档案信息化建设现状、问题与对策

1、    档案信息化建设现状、问题与对策    董洁摘 要 随着我国先进科技的快速发展和普及，档案管理也取得了明显的进步。在档案工作中，信息化建设极大地促进了经济的发展。借助先进的信息技术，档案工作人员也大幅提升了档案工作效率。但在档案目前的信息化建设中，仍然存在一些不足。为此，本文就档案信息化建设的现状，针对其中存在的问题，提出了相应的解决对策，仅供参考。关键词 信息化建设 档案 现状 问题 对策作为我国各个行业可持续发展的关键性依据，档案资料在推动我国社会经济的进步方面具有十分深远的影响。借助信息化技术对档案实行信息化建设，除了可以大幅提升档案资料的质

2、量外，还可以全面提升利用档案资料的效率，从而让档案管理工作越来越规范和便捷。但纵观中国档案目前的信息化建设形势，发现其中存在问题，这不利于档案管理的信息化建设。一、档案信息化建设目的现状目前，我国行政管理部门越来越重视档案管理工作，积极优化了档案管理程序，并获得了显著的成绩。我国自2002年建设首家档案局管理网站以来，也陆续创设了一些档案信息管理网站，并基于互联网技术展开了档案信息化建设。基于对档案信息的有效管理，也进一步改善了档案信息管理环境。此外，还就档案颁布了相关的法律法规，并扩大了档案资源的涉及范围。同时，在档案馆从事工作的人才素养也有所提高，在一定程度上促进了档案的信息化建设。二、档

3、案信息化建设中存在的问题（一）高质素人才依然不足在目前档案的信息化建设中，管理人才问题主要有：一是管理人员的专业技能、信息化技术水平不符合管理标准。在档案馆的工作人员大多并不是毕业于相关专业，以致并不熟悉这方面的专业知识。而专业的档案工作能力与必要的信息技术水平属于信息化建设的基本条件，也即信息化建设的关键是高素质管理人才。二是管理人员越来越老龄化。目前的管理人员普遍缺乏信息化建设经验，且鉴于年龄问题，信息化意识相对薄弱，整体技能培训也相对欠缺，最终导致管理团队的知识结构不健全，且有悖于信息化管理。三是有些档案工作人员在日常的工作中没有精益求精，常常敷衍了事，工作不积极，令工作流于形式化。在收

4、集档案资料时，态度也不够认真，甚至无法及时发现工作中的问题并加以解决，以致放任问题发展延续，而增加档案管理工作的麻烦，最终无法正常管理档案资料。（二）档案信息化管理改革未能与时俱进目前，企业管理正在大力推行改革，但档案信息化管理改革却相对较少。在社会的不断发展中，为了应对经济建设的普遍不确定性，应通过优质的档案管理工作来提升档案信息的利用率，从而分析目前的形势，以更有效地解决问题。但目前的档案管理并未与时俱进，应积极改革并推行可操作的管理机制。目前，管理人员对现代化技术仍然缺乏认知，且所用设备也相对落后，最终导致管理效率低下。基于信息化改革机制的滞后性，给目前的档案信息化建设带来了严重的负面影

5、响。（三）有待提升信息化建设水平有关工作人员在档案管理的现代信息化建设中，并未灵活运用现代信息技术。在收集、登记档案资源时，依然存在很多常见的问题，甚至依旧沿用纸质的收藏方式，而难以推行信息化的操作与记录。这种工作模式势必会降低工作效率，加大查询档案资料的难度。所以，在对档案管理进行信息化建设时，急需全面提升信息技术的利用率以及管理水平，并及时完善相应的信息化平台等。三、解决档案管理信息化建设问题的对策（一）大力培训教育，推行信息化结合传统管理的模式目前，在档案现代化管理中，工作效率低的关键在于目前的管理还是在沿用传统的人工操作模式。要想加强信息化建设，应积极组织工作人员展开专业技能教育，帮助

6、他们提升信息技术水平。目前的管理人员所熟知的专业知识相对落后，拥有的专业技能也偏低，仅极少的档案工作人员能熟练掌握必备的电脑基础知识及其操作技能，所以，应定期培训档案管理队伍，以提高他们的工作效率。只有这样才能做好档案管理工作，加快信息化建设的步伐。（二）树立先进的管理意识在当今社会，信息技术更新越来越快，且涌现出大量的新思想与新观念，加快了对传统工作模式的改革。伴随着先进计算机技术的不断发展与普及，档案管理人员也应顺应社会的变革，及时转变工作意识、优化工作思路，推行现代化的先进办公模式，以适应现代社会。于信息化建设而言，首先要遵守的原则就是及时革新传统管理模式中的落后观念与思想，并树立先进的

7、档案管理意识，以新技术手段来管理档案，从而对档案实行现代化管理。（三）加强信息化建设要加强信息化建设，建立先进的档案管理机制以约束管理人员的行为极为重要。通过完善管理操作与工作流程，来规范档案管理工作，并从单位的实际情况出发，建立可操作的管理制度。此外，还应在工作标准中纳入信息化建設，以调动管理人员积极利用信息化技术，以此提升信息化水平。四、结语信息化建设是档案工作必然的发展趋势，档案工作人员应从信息化建设现状出发，加快信息化建设以推动档案工作的开展。目前，在信息技术高度发达的时代下，档案信息化还应针对自身的建设问题，积极采取行之有效的对策，不断更新档案管理流程，以优质的服务做好档案工作。（作者单位为青岛市市北区人力资源和社会保障服务中心）参考文献1 侯娇娇.如何做好事业单位档案信息安全管理工作j.办公室