新时期高校干部人事档案信息化管理研究

1、    新时期高校干部人事档案信息化管理研究    邱银燕【摘要】信息化管理是新时期高校干部人事档案工作的重要发展趋势，也是档案管理水平提升的重要措施。因此，本文以新时期高校干部人事档案信息化管理为研究要点，结合新时期高校干部人事档案管理现状，阐述了新时期高校干部人事档案信息化管理的必要性。并对新时期高校干部人事档案信息化管理措施进行了简单的分析。【关键词】新时期;高校干部人事档案;信息化管理高校干部人事档案主要是对高校干部人事相关信息、工作表现形成的记录，可以为高校干部选拔提供有效的参考。高校干部人事档案信息化管理工作的开展，不仅可以提高整体高校干部人

2、事档案管理效率，而且可以保证高校干部人事档案管理的精确性。因此，对高校干部人事档案信息化管理措施进行适当分析非常必要。一、新时期高校干部人事档案信息化管理的必要性（一）提高安全性。人事档案是高校在人事管理活动中直接产生的单位人员个人情况客观历史真实记录，其涵盖了干部履历资源、考核情况、学历学位、组织鉴定、考察资料及政审材料、入党材料、奖励材料、工资级别调整材料，内容较多，管理难度较大。将信息化管理模式应用于新时期高校干部人事档案管理中，可以避免外部因素导致的信息受损情况。如传统纸张受潮、破损等，提高整体干部人事档案保存的安全性。（二）提高便捷性。高校干部人事档案可以全面反映个人经历、工作表现、

3、行为轨迹、工作经历及工作背景，通过在高校干部人事档案管理中运用信息化管理技术，可以将整体档案内容归档在计算机系统内。帮助管理人员快速查询、检索，了解相关干部工作情况，不仅可以为工资待遇问题、职称评定问题、干部提拔问题的有效解决提供凭证，而且保证整体信息查询检索的高效、便捷性。二、新时期高校干部人事档案信息化管理现状在近几年发展进程中，我国政府不断加强对机关工勤人员、参公人员档案管理的重視，区域内干部人事档案管理工作逐步朝着规范化、标准化方向发展。而在区域内干部人事档案制度改革不断深入的背景下，高校干部人事档案管理弊端逐渐突出。具体如下：（一）人档分离现象突出。在市场经济体制运行过程中，人才流动

4、方式灵活程度进一步提升。由于多种原因影响，档随人走人事档案管理模式应用受限，高校内干部人档分离现象逐渐突出。无档人员的增加，也制约了高校人事档案信息化管理工作的顺利开展。（二）信息化管理标准缺失。受我国质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式影响，在后续收集干部人事档案材料中，超出16开规格材料逐步增加。再加上国际统一标准的限制，现阶段信息化管理过程中没有明确的档案管理标准，导致档案材料整理难度较大。（三）软硬件基础设施滞后。现阶段多数高校人事档案管理工作仍然停留在原始手工检索模块。工作量大、效率及准确性较低，阻碍了高校干部档案信息化管理工作进一步开展。三、新时期高校干部人事档案信息化管理措施

5、（一）统一领导规划。高校干部人事档案信息化管理涉及了组织、劳动、教育、人事等多个部门，而为了保证信息化管理期间各部门信息的有效收集利用，高校需要以深入开发利用干部人事档案信息资源为目标。首先，逐步明确各部门工作任务及职责，构建完善的干部人事档案数据库。随后以全校联网的形式，完善干部人事档案信息管理中心。保证干部人事档案信息的高效共享，为高校干部人事管理提供依据。其次，针对人档分离问题，在干部人事档案信息管理中心运行过程中，高校可在内部成立以信息化管理为主要责任的人事档案信息化领导组织。将各级干部人事档案信息化管理纳入整体管理体制内，为干部人事档案信息化管理提供良好的氛围。最后，在干部人事档案信

6、息化领导小组统筹规划的背景下，高校可结合自身特点，与有关部门沟通。将总体信息化管理目标划分为不同时期的具体发展目标，逐层实施。并开发相应的电子文件、计算机辅助管理系统，为相应目标的有效实现提供依据。（二）明确信息化管理标准。依据中共中央组织部、国家档案局下发的干部档案工作条例及干部档案的整理工作细则的相关规定，在高校干部人事档案信息化管理期间，一方面，高校相关人员应制定明确的管理需求，严格遵循规范性、易用性、安全性、可扩充性、灵活性原则。在一般档案管理工作开展的基础上，依据干部人事档案信息采集及网络化利用需求，从信息化管理法则、信息化管理技术两个方面入手。结合前期调研结果，制定与档案信息资源多

7、元化需求相符合的制度。如高校人事档案电子文件归档及管理制度、人事档案信息资源标识制度、人事档案信息资源管理与使用制度等;另一方面，高校可利用现代化高科技技术，依据标准性、系统性原则，对干部人事档案信息化管理方式及内容进行规范设置。即针对干部人事档案信息化使用管理情况，设定明确的权限标准。如可阅读干部人事信息化档案的人员名单、有权调用干部人事信息化档案的人员名单等。同时为保证干部人事信息化档案的真实完整性，高校可利用计算机技术及信息技术，针对已变更的档案信息，进行相关资源的校对管理。并创建规范、严格的电子档案信息化应用整理标准。如对于近几年新进青年干部，可全部依据a4纸张标准规格进行信息化保存。

8、同时在干部人事档案资料应用打印时，可将纸张打印参数设置为16k纸张范围内打印a4纸张模式，以保证干部人事档案信息化管理的标准规范性;而对于部分无法利用a4纸张印制格式进行打印的干部人事资料，可以利用缩印技术进行处理。并加盖红色印章。此外，信息化管理人才队伍建设是干部人事档案信息化管理工作高效开展的保障。因此，高校应依据干部人事档案信息化管理需要，培养一批信息化管理系统开发维护、档案数字化加工及相关技术应用的人才。为干部人事档案信息化管理工作开展提供充足的人力支持。（三）加大软硬件建设力度。在经济科学不断发展的背景下，高校干部人事档案信息化管理目标也在不断丰富。因此，为保证现有基础设施与高校干部

9、人事档案信息化管理目标相一致，高校可从软、硬件两个方面，加强基础设施建设。一方面，在软件建设期间，高校可根据干部人事档案管理、编目、信息查询及维护功能需求，开展干部人事档案管理人员筛选、测评作业。即在定性分析干部人事档案管理软件创新性、适用性、可推广性的基础上，依据客观、公正的原则。从软件系统人为操作差错性及数据结构入手，优中选优，以保证最终应用干部人事管理信息化系统与干部人事档案管理工作要求相符;另一方面，在高校人事档案资料不断发展的背景下，资料信息量、内容种类量不断增加，对高校干部人事档案信息管理硬件也提出了更高的要求。因此，高校应结合现阶段干部人事档案管理要求，加强电脑、扫描机、复印机、打印机等档案资源基础设施建设。并定期对干部人事档案信息化管理硬件基础设施进行维护、检查、保养、维修，保证干部人事档案信息化管理工作正常开展。此外，在基础软、硬件设施配置的基础上，高校也可以利用干部人事档案信息化管理模式，对现有干部人事档案进行适当创新。如引入互联网管理思维模式，利用条形码，对现有干部人事档案信息进行更新完善，以提高档案管理效率。四、总结综上所述，信息化管理是高校干部人事档案管理效率提升的主要渠道，因此，依据现阶段干部人事档案管理工