采购管理制度

1、徐州精艺成食品有限公司采购管理制度为了规范公司物资采购流程， 提高物资采购效率， 控制物资采购成本， 确保采购的各种物料及外协工程及时有序开展，特制定本制度。本制度适用于徐州精艺成食品有限公司，涉及采购部业务范围内的物资采购、外协维修、物资报废处理、外协施工队伍、外部租赁等, 不包含商品鸭的采购但包含鸭苗的采购。本制度所称货物或物资， 是指各种形态和种类的物品，包括生产用物料、 工程用材料、电信类商品、工器具等 , 货物或物资的具体分类见 常规物资规划表 。本制度所称工程，是指各类外包工程，如建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等，机电设备类的安装、维修、技改等，网络施工工程，通

2、信施工工程等电子信息化软硬件工程。本制度所称服务， 是指除货物和工程以外的其他采购对象， 包括运输、广告宣传、咨询等。本制度所称供应商指材料供应商、设备供应商、服务提供商、工程施工方等与公司发生业务往来的单位或自然人；一、采购计划管理采购计划按照实施周期分为月采购计划和半月采购计划，除此之外， 为管理特殊情况下物资需求， 增加了临时请购和紧急请购。常用物资， 对生产经营活动影响不大，应按月制定采购计划，主要包括：办公用品、清洁用品、机电物料、基建物料等。对于生产经营有较大影响的物资应按半月指定采购计划，主要包括：原辅材料、包装材料等；1、月采购采购的实施对于常规按月采购的物资，由每月25 日物

3、资需求管理单元填写月需求计划表按照需求物资类别分别提交到相应物资归口管理部门，物资归口管理部门核对库存情况后，制定出月采购计划申请单和当期采购预算，于每月28 日前经过归口管理单元负责人审核、分管高管审核，总经理审批后交采购部采购。2、半月采购计划的实施对于常规按半月采购的物资，由每月11 日物资需求管理单元填写半月需求计划表按照需求物资类别分别提交到相应物资归口管理部门，物资归口管理部门核对库存情况后，制定出半月采购计划申请单和当期采购预算，于每月13 日前经过归口管理单元负责人审核、分管高管审核，总经理审批后交采购部采购。逾期未报的采购项目安排至下一个采购周期采购或按临时请购流程请购。由于

4、请购计划性不强导致物资到位不及时影响工作正常开展的，责任由需求管理单元承担。各类物资计划请购流程见物资请购计划操作细则。4、临时采购对于公司的急需物品和紧急的采购项目，按公司的临时采购流程执行， 以下出现的情况可视为需要临时采购：（1）公司出现的突发、紧急事件（2）需求量超过原申报使用量且急需；（3）总经理或董事长的直接指示。临时物资采购的请购审批由部门负责人、分管高管、归口管理部门负责人，归口管理部门分管高管审核，最后由总经理审批。5、紧急电话申请采购。特别紧急的物资采购可以通过电话申请，电话申请采购时的审核审批使用电话办理；电话申请采购发生后24 小时内需求管理单元要补齐采购手续，如因采购

5、手续不齐全或不及时导致的一切后果由需求管理单元申请人负责；每个部门每月紧急电话申请采购的次数3 次，否则部门经理承担责任。6、物资采购计划执行采购部在接到月采购计划申请单半月月采购计划申请单后，必须分析物资的类别、品种、规格，以及是否为初次采购，按流程要求执行，同时考虑临时采购是否可以纳入； 采购组织的优先顺序为招标采购、合同采购、比价采购、询价现购。 对工程服务类的采购定价亦须制定月度计划，报采购部门知悉， 以便于工作调度。二、物资采购管理为了提高采购及时性， 降低采购价格， 提高采购效率， 有必要对采购形式进行梳理，按照采购集中性， 可以分为打包采购和分散采购，打包采购是指同类物资或者同种

6、物资不同型号打包在一起采购，以增加采购量获得采购优势， 除了打包采购外的即为分散采购，具体见常规物资规划表。按照采购形式可以分为询价现购，比价采购，合同采购和招标采购。1、询价现购询价现购是指单价小于100 元，批次总价价值 0.5 万元，采购员需进行口头的货比三家，采购员报销时附上询价现购比价表的采购形式，禁止不进行货比三家直接采购物资， 导致采购价格不合理， 除固定资产类的物资原则上不需要签订采购合同，固定资产类或有售后服务期的采购原则上需签订采购合同。2、比价采购当单价 0.01 万单价 0.2 万元， 或 0.5 万总价 2万时要进行比价采购。比价采购是指找到至少三家供应商，对供应商的

7、商品的价格、规格、性能、配送能力、 材质、质量等因素进行对比， 选择最适合我公司要求的供应商作为我公司合作供应商的采购形式。报销时应附上采购价格审批表，固定资产类的采购原则上需签订采购合同， 其余物资是否需要签订采购合同， 由分管高管认定。货比三家时要注意以下几点：（1）货比三家要尽量选用能够提供同品牌同型号的三家供应商进行比价；（2）当无法满足同品牌同型号进行比价时，要尽量选择质量和使用性能相当的物资进行比较，并在价格申报表中注明主要参数和使用性能；（3）货比三家不仅仅要比较物资的价格，供应商的供货能力、结算方式、开票种类、运输方式和能力等都应作为比价时综合考虑的因素；（4）采购价格审批表由

8、采购员填写，经采购部经理、分管高管审核后由财务电话询价，最后由总经理审批。3、合同采购当单价 0.2 万单价，或 2 万总价 50 万时要进行比价采购。合同采购除了要进行货比三家外，还必须与合作商签订合同， 约定双方责任和义务，通过对比价格初步确定供应商后，必须及时与供应商签订合同。合同尽量选用公司批复的标准合同， 并按照部分负责人、 分管高管、 归口管理部门负责人、分管高管、 财务部负责人和总经理的顺序进行报批。严禁达到签订合同标准的采购项目不签订合同。合同审核、审批、盖章时及付款、验收、决算时必须附上货比三家的采购价格审批表；合同采购特殊规定 : 基建、机电施工和基建维修合同不论金额大小,

9、 必须签订合同. 服务类合同金额 5000元时必须签订合同。4、招标采购（按打包采购 , 50 万价值）当单价 50 万总价时要进行招标采购。招标采购是通过招标的方式确定合作商的采购形式。招标由采购部分管高管主导，财务部、物资归口管理部门参与，组成招标小组，按照一事一议的原则具体展开招标工作。 招标分为公开招标和邀请招标两种方式。招标的立项、 公告发布、标书发放、收取、开标、评标、考察、定标等各个主要环节都应形成书面材料由招标小组签后报总经理审批。招标定标后， 应签订采购合同， 采购合同审批时应附上定标报告。三、物资验收入库（固定资产、低值易耗品的验收由财务部拟定固定资产管理制度进行规定）物资

10、的验收入库一般由仓储部门、采购部门、 物资管理归口管理单元一同进行，验收结果分为以下三种：1、接收入库：物资规格型号、质量、数量均符合要求，办理入库手续；2、让步接收：物资规格型号、质量与合同或订单要求有出入，但其能暂时满足我公司使用要求， 不影响正常使用的， 由物资归口管理单元及使用管理单元决定可以让步接收， 但需要供应商给予让价等优惠条件，具体条件由采购部与供应商协商并按物资价格申报流程逐级报批完毕后方可办理让步接收入库手续；3、拒绝接收：物资规格型号、质量与合同或订单不符，且不能让步接收的物资要拒绝接收。 对于规格型号、 质量符合要求但多于订单数量的物资原则上拒绝接收，但确实存在货已到公

11、司回运条件代价大时，可让步接收。不得多于订单数量， 少于订单数量的原则上亦须接收，但只有在补齐数量后才允许报销。四、费用结算1、费用报销计划采购费用的报销 : 由采购员发起， 月度、半月度计划采购物资， 填写报销单，并将需求材料请购单 （或月计划采购单 半月计划采购单 ）、 采购价格审批表、询价采购询价表( 比价采购比价表或合同采购报价表或定标报告）、入库单、发票、一同审核审批，经过采购部经理审核、分管高管审核、财务经理审核到财务出纳会计处领款或汇款至供应商帐户。请购单（或月计划采购单半月计划采购单 ）在报销时不要粘贴。 汇款帐户尽量选择供应商公户，私户汇款需供应商开具书面证明并加盖公章。具体

12、流程见财务相关管理制度。供应商无法开具发票的， 可用加盖供应商财务专用章或公章的收据报销，连收据都无法开具的， 需供应商填写领款单按报销流程签批后自行至财务中心管理部资金科现金会计处办理领款手续。2、预付账款和应付账款由采购员填写预付账款申请单或应付账款申请单，经采购部经理审核、分管高管审核、财务经理审核、总经理审批后，到财务出纳会计执行付款。公司有合同的，应将合同作为申请单附件。3、保证金的退还（质量保证金、投标保证金、履约保证金、图纸押金）质量保证金： 按合同在货款中扣款作为质量保证金的，保证金到期后由采购部按应付账款流程支付给供应商；供应商交现金到我公司并有收据的，保证金到期后凭收据经过

13、归口管理单元负责人、财务经理审核、 总经理审批后支付； 如无法提供收据原件， 供应商应开具收据， 注明收款原因为退质保金并附原收据复印件；投标保证金： 公司未中标的供应商， 凭财务中心开具的收据经归口管理单元负责人、财务经理、总经理审批后支付；如无法提供收据原件，供应商应开具收据，注明收款原因为投标保证金并附原收据复印件；中标供应商投标保证金转为质量保证金的，待质量保证金到期后按质量保证金退还；履约保证金： 为完成某项任务， 供应商向本公司缴纳的保证金，该项保证金在完成约定的任务后退还。 凭财务开具的收据经归口管理单元负责人、财务部经理、总经理审批后支付；如无法提供收据原件，供应商应开具收据，

14、注明收款原因为履约保证金并附原收据复印件；图纸押金：在工程类管理中，为了保证供应商退还图纸向其收取的保证金。凭财务开具的收据经归口管理单元负责人、财务部经理、 总经理审批后支付。 如无法提供收据原件， 供应商应开具收据， 注明收款原因为退图纸押金并附原收据复印件。五、现金采购借款采购由采购员填写借款单经采购部经理、分管高管、 财务经理、 财务总监、总经理批准后至财务出纳会计处领款。现金采购由采购员， 按规定程序实施采购业务后， 按正常费用报销流程报销费用并冲抵借款。六、后付款采购对供应商较多，所采购物资替代性较强的物资采购, 我公司对供应商易于控制的情况下， 要进行后付款采购， 即物资在公司入

15、库后再付款。工程类和服务类必须要求采取后付款方式；采取其他方式必须经总经理审批。七、预付款采购供应商较强势， 市场上又没有替代物品和供应商代替，采购部采购难度大及紧缺物资时，可以进行预付款采购， 原则上预付款采购必须签订采购额合同。合同签订后依据合同要求进行付款。八、供应商管理为了了解供应商情况，建立公司的供应商信息体系，应由采购部牵头建立集团公司的供应商数据库。 对长期合作的供应商， 应每月对其资质、 价格、供货、售后等情况进行考核，并形成资料更新数据库。. 根据考核结果要对供应商进行优化，利用扩大从优质供应商处采购量来奖励优质供应商，逐步减少一般供应商采购量，淘汰劣质供应商。九、发票的开具要求1、固定资产类必须取得正式发票；2、后付款业务必须全部货款的发票到位后再付款