邮件合并(相关教学及应用 针对Office2010)

1、邮件合并邮件合并1131000202-代雨萌代雨萌1131000207-高灵燕高灵燕1131000210-李岚李岚1131000220-汪逸凡汪逸凡什么是什么是“邮件合并邮件合并”什么是什么是“邮件合并邮件合并”呢？为什么要在呢？为什么要在“合并合并”前加上前加上“邮件邮件”一词一词呢？呢？其实其实“邮件合并邮件合并”这个名称最初是在批量处理这个名称最初是在批量处理“邮件文档邮件文档”时提时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表

2、、表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，提高工作的效率，“邮件合并邮件合并”因此而得名。因此而得名。显然，显然，“邮件合并邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。单等。Word2002以上的版本中新增了以上的版本中新增了“邮件合并邮件合并”任务窗格式的任务窗格式的“邮件邮件合并向导合并向导”，这让我们在使用，这让我们在使用“邮件合并邮件合并”操作时

3、更加方便和容易。操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并邮件合并”功功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。的实际工作当中。什么时候使用什么时候使用“邮件合并邮件合并” 我们可以通过分析一些用我们可以通过分析一些用“邮件合并邮件合并”完成的任完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律：具备两个规律：

4、 一是我们需要制作的数量比较大；一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。录表表示。邮件合并的三个基本过程邮件合并的三个基本过程 上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我上面讨论了邮件合并的使用情况，

5、现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。解决实际任务了。(一)建立主文档 “主文档主文档”就是前面提到的固定不变的主体内就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适

6、合使用方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。数据源的建立或选择提供了标准和思路。(二)准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或或Outlook中的联系人记录表。中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况

7、下，客户信息可能早已被客作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的表格，其中含有制作信封需要的“姓姓名名”、“地址地址”、“邮编邮编”等字段。在这种情况下，你直接等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用根据你的习惯使用Word、Excel

8、、Access都可以，实际工都可以，实际工作时，常常使用作时，常常使用Excel制作。制作。(三)把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可以将数据前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。进行，使用非常轻松容易。实例详细剖析 明白了原理和使用过程之后，我们进入实际操作。这里明白了原理和使用过程之后，我们进入实际操作。这里我们

9、提出三个实际任务：我们提出三个实际任务： 如何根据已有的如何根据已有的Excel客户资料表快速批量书写信函？客户资料表快速批量书写信函？ 如何根据已有的如何根据已有的Excel客户资料表快速批量制作信封？客户资料表快速批量制作信封？ 如何根据已有的如何根据已有的Access工资数据表快速批量制作工资条？工资数据表快速批量制作工资条？ 关于这三个例子我们都提供了主文档和数据源案例文件，关于这三个例子我们都提供了主文档和数据源案例文件，利用案例操作将更容易理解和掌握邮件合并功能，具体利用案例操作将更容易理解和掌握邮件合并功能，具体开始之前请开始之前请先先下载案例文件下载案例文件 包括：信函包括：信

10、函(主文档主文档).doc、信函和信封信函和信封(数据源数据源).xls、员工工资管理、员工工资管理(数据源数据源).mdb、工资条工资条(主文档主文档).doc。 第一和第二个任务中我们提供的数据源是第一和第二个任务中我们提供的数据源是Excel表格，第表格，第三个任务提供三个任务提供Access表格，操作完成之后你会发现过程表格，操作完成之后你会发现过程都是大同小异，使用非常简单。都是大同小异，使用非常简单。 此处详细讲解此处详细讲解 WORD2010 WORD2010操作步骤操作步骤第第1 1步，打开步，打开Word2010Word2010文档窗口，切换到文档窗口，切换到“邮件邮件”分组

11、。在分组。在“开始邮件合并开始邮件合并”分组中单击分组中单击“开始邮件合并开始邮件合并”按钮，并在按钮，并在打开的菜单中选择打开的菜单中选择“邮件合并分步向导邮件合并分步向导”命令。如下图命令。如下图第第2 2步，打开步，打开“邮件合并邮件合并”任务窗格，在任务窗格，在“选择文档类型选择文档类型”向导页选中向导页选中“信函信函”单选框，并单击单选框，并单击“下一步：正在下一步：正在启动启动文文档档”超链接超链接。第第3 3步，在打开的步，在打开的“选择开始文档选择开始文档”向导页中，选中向导页中，选中“使用使用当前文档当前文档”单选框，并单击单选框，并单击“下一步：选取收件人下一步：选取收件人

12、”超链接。超链接。第第4 4步，打开步，打开“选择收件人选择收件人”向导页，选中向导页，选中“从从OutlookOutlook联系联系人中选择人中选择”单选框，并单击单选框，并单击“选择选择联系人联系人文件夹文件夹”超链超链接接。第第5 5步，在打开的步，在打开的“选择配置文件选择配置文件”对话框中选择事先保存对话框中选择事先保存的的OutlookOutlook配置文件，然后单击配置文件，然后单击“确定确定”按钮按钮。第第6 6步，打开步，打开“选择联系人选择联系人”对话框，选中要导入的联系人对话框，选中要导入的联系人文件夹，单击文件夹，单击“确定确定”按钮。按钮。第第7 7步，在打开的步，在

13、打开的“邮件合并收件人邮件合并收件人”对话框中，可以根据对话框中，可以根据需要取消选中联系人。如果需要合并所有收件人，直接单击需要取消选中联系人。如果需要合并所有收件人，直接单击“确定确定”按钮按钮第第8 8步，返回步，返回Word2010Word2010文档窗口，在文档窗口，在“邮件合并邮件合并”任务窗格任务窗格“选择收件人选择收件人”向导页中单击向导页中单击“下一步：撰写信函下一步：撰写信函”超链接超链接。第第9 9步，打开步，打开“撰写信函撰写信函”向导页，将插入点光标定位到向导页，将插入点光标定位到Word2010Word2010文档顶部，然后根据需要单击文档顶部，然后根据需要单击“地址块地址块”、“问候问候语语”等超链接，并根据需要撰写信函内容。撰写完成后单击等超链接，并根据需要撰写信函内容。撰写完成后单击“下一步：预览信函下一步：预览信函”超链接超链接。第第1010步，在打开的步，在打开的“预览信函预览信函”向导页可以查看信函内容，向导页可以查看信函内容，单击上一个或下一个按钮可以预览其他联系人的信函。确认单击上一个或下一个按钮可以预览其他联系人的信函。确认没有错误后单击没有错误后单击“下一步：完成合并下一步：完成合并”超链接超链接。第第1111步，打开步，打开“完成合并完成合并”向导页，用户既可以单击向导页，用户既可以单击“打印打印”超链接开始打印信函，也可以