关于知识服务的档案管理模式探究运用

1、    关于知识服务的档案管理模式探究运用    苍硕摘 要档案在今天的作用已经不仅是信息的存储、查找、管理，信息技术的发展促进了档案管理的优化，知识服务档案管理模式，简称（rmbks）是指以编码化知识管理模式、档案后保管范式为指导，以用户的需求为导向，通过对档案进行合理的组织、积累、评价及相应企业的文化营造、组织制度建设的配合形成的管理模式，用以满足客户的需要，从而推动企业的发展。关键词知识服务；知识服务；模式运用知识服务的档案管理模式正在被更多的企业推广使用着，曾经的档案管理模式效率低下，不能适应经济发展的要求，因此，必须改变原有的档案管理模式，更多

2、的为用户考虑，最大程度的满足客户的要求，才是企业不断发展的根源。知识服务档案管理模式关注知识价值，以编码化模式为主导，将人性化的模式运用到实际中，为广大的用户提供了最大的使用便利。一、知识服务的档案管理知识服务的档案管理是档案知识积累。主要是指按照企业知识资源的范畴扩大文件归档、档案收集的范围，使企业隐性知识显性化，外部知识内部化，显性知识可控化，各种知识集成化。知识服务的档案管理也是档案知识服务。这是rmbks的核心，主要是指将适当的档案知识在适当的时间通过适当的方式传递给适当的人，满足用户的档案信息、知识需求，充分实现档案的知识价值。上述rmbks的四项基本活动并不是截然区分、线性发展的，

3、而是相互渗透、相互包含的，其出发点、最终目的和核心是档案知识服务。“档案知识积累档案知识组织档案知识评价档案知识服务”，实质上就是一个“知识固化知识序化知识优化知识应用”的过程。二、知识服务的档案管理的运用1、营造促进档案管理的企业文化组织对各部门负责人、主要业务员工的档案知识管理培训，提高全员的档案知识意识；档案部门经常以彩信或短信的形式将档案工作情况发给各位员工了解，推动档案工作的发展；在公司网站、数字档案馆系统上，发布一组档案开发利用案例，提高公司员工对档案价值的重视；倡导“信息传递价值”、“知识创造价值”的企业文化氛围，打造成功的学习型组织。2、建立完善的档案管理组织与制度体系广东移动

4、建立了一套以档案管理室为中心的，包括各公司档案室，各部门、各项目专兼职档案管理人员在内的档案知识管理组织体系，并组织修订了知识管理工作制度、岗位职责、考核指标体系，使形成、积累文件，文件归档知识贡献成为全员职责，这些为rmbks的实施提供了充分的组织保障。3、实施档案人员的知识转型档案管理人员需要对于rmbks进行深入了解和学习，在全面把握和了解的基础上进行操作。一些企业的管理人员因循守旧，仍旧依照就有的管理模式进行管理。因此，公司需要对专职、兼职档案人员有关的专题培训，针对档案知识管理热点难点、档案信息化等专题组织研讨。4、构建先进的数字档案馆系统增加数字档案馆的内容管理功能，实现对各业务系

5、统产生的各种各类数据、文档等的自动获取、充分集成；建设知识门户功能，形成统一的对外服务界面。借助数字档案馆系统，实现档案管理由“纸质化无纸化无址化”的转变。三、基于知识服务的档案管理模式的创新之处1、从知识资产的角度重新认识档案档案曾经在人们的印象中并没有积极地作用，只是被作为资料的统计、收集、整理的工具而已。档案知识管理充分的发挥了知识的作用，将知识的作用以档案的形式加以利用，从而作为企业的信息资源，高效率的档案管理可以有效地支持公司业务运转、有力地推动企业战略落实。2、以人为本的服务理念档案管理以客户的需求为中心，从用户的需要作为搜集材料的方向，充分尊重客户的习惯，满足客户的需求。真正做到

6、了“顾客就是上帝”的服务宗旨，充分体现了以用户为中心、以需求为导向的理念。3、实现从档案实体管理向档案信息管理的过渡。rmbks从传统的对档案实体的关注，转移到了对档案所蕴含的信息、知识的关注；用先进的信息技术、知识技术取代了传统手工管理；从为用户提供浅层的、零散的档案查阅、复制等服务，提升到提供深层的、系统的信息、知识服务，实现了从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。4、实现文档一体化、图书情报档案一体化。rmbks强调运用文件生命周期理论、文件连续体理论和信息全生命周期理论，对文件运动和文件管理实行全过程管理和前端控制，而且强调档案管理与业务流程集成，将文件生成、归档与利用等活

7、动，嵌入业务流程中，从而真正实现了文件、档案一体化管理。rmbks强调将企业外部的信息（图书情报）也纳入档案知识资源范畴，一并管理，完全实现了图书、情报和档案一体化管理。四、基于知识服务的档案管理模式的推广意义1、可以提升企业核心竞争力rmbks将档案视为信息资源和知识资产进行管理，强调充分实现档案的知识价值；rmbks应用先进的技术，创新和拓展档案管理的各项业务环节，使之能更好地提供档案信息、知识服务，满足员工的需求，支撑核心业务的运转，从而可以大大提升企业的核心竞争力。2、可以提高档案工作的地位与作用rmbks强调档案管理与业务流程相结合，为业务活动提供档案信息、知识服务，使档案管理由后台性、辅助性的工作变为前台性、支撑性的工作，可以提高档案工作的地位与作用。3、对于公共机构档案管理也有启示与参考价值rmbks为用户提供知识服务的理念，对档案管理的思想理念创新也具有意义。rmbks所实施的档案知识积累、档案知识组织、档案知识评价、档案知识服务，对于党政机关和事业单位的档案管理的技术方法变革也具有重要的参考价值。五、结束语知识服务档案管理模式在发展，这种模式摒弃了传统管理模式的漏洞，提高了对档案的管理，以优质服务的姿态，崭新的形象出现在客户的面