中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨

1、    中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨    何文仙【摘要】中职学校档案类型涵盖行政档案、人事档案、教学档案、学籍档案、教务档案、基建档案、实用档案等，由于档案管理内容纷繁复杂、千头万绪，如果仅仅依靠于传统的人工管理模式，不但工作效率低，人为失误率高，而且档案的利用价值也被封存。因此，将计算机技术、大数据技术、云计算技术等信息化管理手段融入档案管理当中，势必会收到事半功倍的理想效果。本文结合中职学校档案信息化管理的必要性，针对档案管理的信息化及科学化建设策略展开全面论述。【关键词】中职学校;档案管理;信息化;科学化中职学校档案管理涉及档案信息收集

2、整理、价值信息筛选、档案编目、检索、借阅、保管等工作，随着信息技术的快速发展，目前，中职学校档案管理已经建立了高效便捷的档案信息化管理系统，档案管理逐步朝着科学化、规范化、标准化、智能化方向迈进。因此，在这一大好形势下，档案管理人员应当依托于先进的科学技术，加快推进中职学校档案管理的信息化及科学化建设进程，为学校其他各项工作的顺利开展保驾护航。一、中职学校档案信息化管理的必要性分析（一）改善存储环境，节省存储空间。由于档案资料保管具有长期性特征，在一段时期内，档案资料的使用频率相对较低，这就对档案的存储环境提出了较高的要求，档案存储空间必须同时满足防热、防潮、防湿、防腐、防火、防盗、防蛀的条件

3、。但是，随着学校规模的不断扩大，档案类型以及数量也不断攀升，学校原有的存储空间已无法满足档案的存储条件，极易造成档案资料丢失或者破损，进而使学校蒙受损失。而实施档案信息化管理，多数纸质档案完全转变为电子文档格式，借助于大数据技术海量容量的特性，电子版档案资料全部存储在档案数据库当中，存储空间只需要一个虚拟的云存储空间，不再占用大量的实体空间面积，保障了档案存储安全性。（二）简化借阅流程，避免原件受损。过去，档案借阅流程较为繁琐，过程审批手续占用时间长，给档案借阅人带来诸多不便，同时，在查询与借阅档案过程中，档案原件极易丢失或者受损，给档案管理人员带来诸多困扰。而建立档案信息化管理系统后，借阅人

4、只需要按照管理系统提示进行操作，就可以完成借阅流程，大大节省了借阅时间，如果借阅人需要查看纸质档案，利用打印设备输出纸质材料即可，无须借阅档案原件，确保档案的完整性。（三）检索路径便捷，服务理念升级。中职学校档案室作为服务机构，主要为档案资料需求者提供便捷的档案信息服务，保证为各项工作的开展提供有力的数据支持以及资料参照。当信息化技术与档案管理融为一体后，档案资料需求者可以随时随地利用档案信息管理系统查询检索相关的档案信息，快速查找到所需资料，使工作效率得到大幅提升。此外，档案管理人员也可以根据需求者的主观需要，为其提供个性化服务，比如档案信息的推送服务、档案资料的更新情况等，档案管理的人性化

5、服务价值逐步突显。二、中职学校档案信息化管理现状（一）思想意识守旧，管理方式落后。由于中职学校档案室的多数管理人员文化知识水平低，专业管理知识肤浅，个人职业素养不高，导致在档案管理工作当中，思想意识过于保守，对信息技术的认知度较低，与当下的社会发展形势严重脱节。部分管理人员缺乏主动学习意识，对新事物、新理念、新方法、新技术的接受能力较差，使档案信息化管理进程严重滞后。比如将原有的纸质档案材料转变成电子档案，存储在档案数据库当中，但是，管理人员无法掌握扫描仪的操作技能，因此，这项工作也迟迟没有进展，学校档案从表面看已经实施了信息化管理，但实际上却是换汤不换药。（二）资金投入少，重视力度小。部分中

6、职学校的相关领导将关注焦点往往集中在教学管理、学生管理以及校风建设方面，而忽略了档案管理的重要性，在资金投入方面，用于档案管理信息化建设的资金少之又少，这就使得档案信息化管理系统的建设工作始终不见成效，甚至一些基础硬件设施也严重缺失。此外，在专业人才引进方面，往往只是招录一些档案管理专业的应届或者往届毕业生，而缺少专业的信息技术人才，這样一来，档案信息管理系统的日常维护、维修以及系统建设等项工作严重滞后，档案管理工作始终没有实质性进展。（三）安全防范意识淡薄，系统整合速度缓慢。档案信息化管理系统能够方便借阅人进行档案查询工作，进而达到省时省力的目的，但是，由于部分中职学校的档案信息系统建立时间

7、较晚，系统内部的资源整合情况不容乐观，比如文档一体化系统，纸质文档与电子文档的匹配率依然较低，导致系统的部分功能无法应用。此外，当计算机系统接入互联网后，系统极易被病毒侵蚀或者黑客攻击，而造成档案资料丢失或者被恶意盗取，这主要是由于系统操作人员安全防范意识淡薄，并未设置专用的防火墙以及病毒消杀软件，而一旦遭遇病毒感染，后果将不堪设想。三、中职学校档案管理信息化及科学化建设的有效策略（一）加快电子档案建设步伐，完善档案目录数据系统。电子档案既能够节省存储空间，同时，也能够提高档案检索与借阅效率，因此，档案管理人员应对以往的纸质档案与当下符合存档要求的资料制作成电子档案，录入信息管理系统当中。同时

8、，建立一个完善的档案目录数据库，并严格区分开每一个档案种类的名称，避免发生重复录入现象，而增加工作量。比如学校教学档案的子目录应当包括教学业务档案、教学计划档案、学籍档案、学生活动档案等，在建立该类别的档案目录时，需要在系统当中标注每一个类别的目录明细。此外，档案管理人员制作电子档案时应借助于计算机系统以及扫描仪，值得注意的是，在扫描纸质资料时，应当扫描资料全文，建立全文资源数据库，避免遗漏档案资料的一些重要信息，确保档案资料的完整性与实用性。（二）应用多种存储方式，避免档案资料丢失。在建立档案信息化管理数据库时，档案人员对已经录入数据库的档案资料，应当采取多样化的存储方式，对档案资料进行备份

9、，防止档案资料丢失。比如可以利用大容量u盘、移动硬盘、光盘等方式，这样能够保证学校档案资料的双保险，当系统中的电子档案资料丢失时，完全可以调用第三方存储介质，将存储介质的档案资料再次录入信息管理平台。此外，为了保障档案资料的安全性，信息系统的专业技术人员根据档案资料的保密级别，设置系统登录浏览权限。比如各专业的任课教师只可以浏览教学业务类档案，包括任教学科计划、总结、公开课教案、教育教学论文、教学经验总结等。因为工作原因，需要借阅和浏览其他类型的档案时，必须经过主管领导审批，才可以对其开放浏览权限。通过这种方式，档案管理逐步趋于规范化，避免了重要信息泄漏情况的发生。（三）加大投入力度，完善基础

10、设施。中职学校档案信息化与科学化管理需要一套完备的硬件设施，比如信息管理系统的操作机房、计算机硬件以及软件、网络通信设备以及打印、扫描等附属设施，因此，中职学校应进一步加大资金投入力度，保证信息管理系统的硬件设施齐全，为档案管理的信息化建设提供重要的硬件资源保障。（四）培养复合人才，提高职业素养。传统的档案管理模式与现代信息化档案管理模式的融合，对专业型人才、复合型人才的需求量也大幅提升，因此，中职学校可以利用互联网的第三方招聘平台，或者借助于社会招聘平台，公开向外界招募档案信息化管理人才，并对从业人员的岗位技能、管理经验、个人职业素养进行全方位考量，在实际工作当中，深入挖掘专业人才的个人潜质

11、。此外，利用内部培训、外部培训、远程授课的方式，对新上岗的管理人员以及在职人员进行岗位培训，为了验证培训效果，学校可以结合各个岗位的工作性质与工作强度，制订科学合理的工作考核计划，对考核不合格的管理人员，遵循“能者上、平者让、庸者下”的用人原则，给一些管理经验丰富、专业技术水平高、个人职业素养高的优秀人才提供一个展示个人才能的舞台，以加速推进学校档案管理信息化与科学化建设进程。四、结束语中职学校档案管理信息化与科学化建设工作是一项长期而艰巨的任务，不仅要求档案管理人员时刻秉持与时俱进的态度，而且也需要学校各级领导的大力支持，既要保证档案管理的先进性、完整性、安全性，同时，也要体现档案资源高效实用的利用价值，为开启中职学校档案现代化管理模式打