浅谈高校校史档案管理的价值及有效路径

1、    浅谈高校校史档案管理的价值及有效路径    李风雷【摘 要】校史档案是学校历史的真实记录，本文通过解读校史档案管理的内容，指出校史档案的价值和管理有效路径。【关键词】校史档案；价值；有效路径近年来，随着高校规模和数量的不断发展壮大，校史建设逐渐成为各高校发展规划的一部分。有条件的院校相继成立了校史办，专门负责校史建设工作。校史档案见证了学校发展的沧桑巨变，承载着弥足珍贵的文化信息和大学精神。本文通过解读校史档案管理的内容，指出了校史档案的价值和管理的有效路径。一、高校校史档案管理的内容高校校史档案管理是高校档案管理的一个特殊的组成部分，它不等于高

2、校档案，并不是所有的高校档案都可作为校史档案，它也不局限于高校档案。高校档案是高校校史档案的主要来源，入选校史档案的材料都经过严格的筛选、整理。一般来说，校史档案主要包括以下四类。一是声像档案，比如，上级领导、专家学者及重要外宾来校指导工作、参观、视察、访问时的照片、音像资料、题词、手迹等，在我校召开的各种重要会议的照片、音像资料等。学校历届毕业生合影照片、通讯录、纪念品等。反映或记载学校、校友、师生员工各个时期的重要成就或在社会上产生过重大影响的事迹材料。二是实物档案，比如，学校早期购买或制作的具有代表性的教具、模型、仪器设备类实物、办公用品等物品的实物或照片。早期形成和使用过的有史料价值的

3、教案、教材、试卷等，学生证、借书证、记分册、成绩单、录取通知书、毕业证书、学位证书、获奖证书等。三是名人档案，如，历届校领导、教职员工和校友出席、参加国内外召开的各种重大活动形成的文稿、证书、纪念品和照片、音像资料等，学校集体和师生员工个人获得市级以上的各级各类奖杯、奖状、奖章、荣誉证书和科研成果奖励证书等。四是其他具有现实查证作用的档案。二、校史档案的价值所在校史档案管理是高校档案管理工作中相对独立而又非常神圣的一部分。随着校史编研工作的蓬勃开展，校史档案的整理显得尤为重要。因此，在新的历史条件下，校史档案的价值日益凸显。首先，校史档案反映高校发展历程，具有见证校史的功能。校史档案可以直观地

4、反映学校的各个发展历程和变迁，见证了学校不同时期的历史风貌。它涵盖了学校发展过程中教学、科研、服务社会等多方面的工作，记载了历届领导、教职工、学生的不同层面的活动，内容包罗万象，生动详实。一方面可以使广大师生对学校的办学历史，不同时期的办学理念和规划以及取得的辉煌成绩有一个更加全面和深刻的理解。另一方面，为编研校史、撰写年鉴以及重要会议的简介等提供真实的依据和有力的凭证。其次，校史档案可以丰富校史建设内容，充分发挥校史建设教化育人功能。校史档案，尤其是实物档案生动记录着学校发展历程，能使广大师生更加真切地了解学校过去的辉煌，历届名师校友所取得的荣誉证书和奖品记录能够充分激发师生教与学的积极性和

5、主动性，充分激发师生“以校为荣、为校争光”的主人翁意识。第三，校史档案是校园文化的特殊载体，对校园文化起着保存和传承的功能。校史档案管理不仅是校史工作的一部分，同时它还是校园文化建设的组成部分，是校园文化保存、传承的特殊载体。校史档案对校园文化具有显著的文化积淀功能，它真实地记录了学校各个时期的办学传统和精神风貌。校史档案对校园文化具有特殊的传播功能。它是校园文化传播的一个特殊媒介，是对高校形象的一次全描。第四，校史档案能够为校史研究及其他科学研究提供有力佐证材料。毋庸置疑，校史编研工作的第一手资料来源主要是校史档案。校史档案反映了学校不同时期的教学、科研、党政管理等一切实践活动，是当时各项活

6、动的历史记录，真实地反映了高校工作的真实面貌教育史和学术史的研究离不开校史的研究，因此，离开校史档案，校史、教育史和学术史的编撰便无从谈起。同时，校史档案中的教学科研档案资料是高校进行教学科研改革的重要参考资料，对于高校的教科研发展具有极高的参考价值。三、发展完善校史档案管理的有效路径一般而言，校史档案管理主要包括校史档案的征集、校史档案的科学管理以及校史档案的开发利用三个方面。因此做好校史档案管理工作应该从这三个方面入手。首先是，做好校史档案的征集工作。档案征集工作是档案管理的前提，没有认真细致的征集，档案管理工作就无从谈起。校史征集工作是一项复杂、艰苦而又细致的系统工程，牵涉到各个时期的方

7、方面面的人、事、物，需要周密安排，广泛搜集。具体可如下进行。一是，组建征集工作小组，征集人员必须具有高度的责任心和较强的理论文字功底，在工作中能够做得住，走得动，写得好。二是，制定科学的工作方案。一个学校的工作具有延续性，因此，校史资料的征集工作也应保持稳定性和延续性。对于阶段性的校史资料征集工作，如应校庆需要编写的校史等则需另行制定工作方案。方案的内容主要包括：征集的目的、起止时间、工作人员构成、计划任务、主要内容、主要来源等。三是明确征集内容。根据笔者多年经验，校史征集内容分为以下几类。按表现形式分为文字类、实物类、图片类和其他。文字类，如各类文件、讲稿、会计记录、信件等。实物类如各类证件

8、、教案、名人题词等。图片类如在领导视察、各类活动时拍摄的图片等。其他如录音、录像等。按照内容分为反映教科研成果的、反映历史传统的和其他。反映科研成果的，如专利证书、荣誉证书等。反映历史传统的，如学校的校训、校规，学校的大事记等。其次，提高与加强校史档案的科学管理。校史档案繁杂多样，时空跨度大，涉及不同时期的各类事件，这就给校史档案的管理提出了更高的要求。因此，要做到校史档案的科学管理，必须做到以下几点。第一，在学校统一领导下，实行校史档案校院二级管理制度。即在学校及上级专业主管机构的共同管理和监督下，认真贯彻落实党和国家有关档案工作的方针政策、法律法规，指导各院系科学规划管理有关档案资料。第二

9、，确保校史的档案的完整性。在日常校史的档案的归档中，应努力确保各类资料来源、发生时间及地点等背景资料的完整。第三，校史档案管理应便于学校各党政机关及院系使用和利用。校史档案的开发利用是校史档案管理工作的最终目的。它贯穿于学校档案管理工作的各个环节。校史档案的管理要能够服务于学校的各项工作，甚至服务于社会。第三，重视校史档案的开发利用。校史档案的开发利用是校史工作的中心工作和最终目的所在，是衡量校史工作水平的重要指标。校史档案的开发利用主要包括以下三点。一是校史的编研。校史编研是在校史档案实体整理的基础上，通过对校史档案中的信息进行分析、研究、筛选、汇集和编撰，编辑成各类成果，为不同用户提供档案信息服务。二是建立校史人物档案。高校校史人物档案是高校档案的重要部分，它主要记录了再高校工作、学习过的著名人物的各种事迹。此类档案具有教化育人的功能，对于编写校史，进行教科研研究也具有重要的历史价值。第三，成立校史馆。校史馆是传承校史档案的有效窗口。校史馆的馆藏不等于校史档案，并不是所有校史档案都可以做为素材。馆藏的选择要做到以下几点。一是尊重历史，精心选材。要有针对性的选择能体现关键史实的素材。二是要具有自己的特色。要把能体现学校独特之处的素材挖掘出来。三是要充分利用现代多媒体技术。校史馆是学校各个时期和阶段历史的浓缩，要充分利用声音、光线、文字、图片等