浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新

1、    浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新    郭东妍摘 要：随着社会从传统的纸质时代进入快速的信息化时代，档案管理工作变得重要而繁琐，亟待创新。为了摆脱目前档案管理工作存在的效率低下、数量繁多、管理和条件等现实状况，结合信息化时代的科学技术手段，可针对性地进行管理工作的创新，以便更好地服务于人这一主体。关键词：档案管理;信息化;科学发展;路径;创新1 档案信息化管理的作用1.1 以智能化的管理模式代替传统的管理理念以往的档案保管只是一种简单的存放，是一种不对外开放的管理模式。民众若想借阅档案，通常手续比较繁琐，因此档案的实际利用率非常低，其社会参

2、与性和对社会所起的作用就更小。但是采用智能信息化的档案管理模式后，各个环节都进行了简化，将档案管理公开化、透明化、科学信息化，进而提升了档案的有效利用率，档案也在社会发展中充分发挥了重要的作用。1.2 最大力度的提升档案管理的时新性在现实工作中，实现档案的信息智能化管理，在前期的档案入库、编号到后期的档案调动，均需要科学的安排。如需要借阅档案时，可以通过信息技术非常便捷的检索到想要调动的档案，在一定程度上提升了档案材料管理的时效性。在利用电子档案进行资源整合中，可以最大限度的将资源进行共享，有效的提升资源的利用率1。将档案资料完整的录入计算机后，利用电脑强大的数据库，可以有效的避免资料重复录入

3、，在节约人力资源的前提下又极大的提升的档案管理的工作质量。1.3 最大限度的提升档案的利用率，实现档案的价值档案管理实现智能信息化，最大限度的提升了资源的共享，最合理化的提升了档案资源的有效利用。若将档案资源进行信息化整合，可以有效的提升档案资源的利用空间，能够为各个单位及时有效的利用档案开展工作提供了便捷的途径。2 分析现阶段我国档案管理信息化发展中的问题2.1 档案管理的安全意识对其创新性造成了一定的阻礙不论处于哪个时期，档案管理都具有重要意义，不同的历史时期具有不同的作用。传统的档案管理模式已逐渐被淘汰，现代化的档案管理模式正在完善之中。我们要看到信息化处于飞速发展之中，档案管理事业则不

4、可避免的受到巨大的冲击。但是档案管理体系却存在着较多的问题，不能与我国社会同步发展。可以看到档案管理虽然处于信息化发展阶段，很多问题亟待解决。由此可知实现档案管理信息化的过程是复杂的，在管理创新与传统档案管理之间存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解决2。传统的档案管理目的是明确的，即为了快速查询档案和保障档案的安全性。但在历史档案管理中实现这一目标的难度较大，这对我国现阶段档案管理提出更高的要求，即必须具有多元性。2.2 目前在档案信息化管理方面有待实现标准化和法治化客观的看待我国现阶段档案管理的问题，显然信息化程度不足的情况一直没有解决，档案使用范围有限，资源没有实现共享，究其原因主要集中在

5、以下三个方面：1）由于管理方式与体系上的制约，不同的档案管理部门之间并未形成统一的标准。而从我国政府部门的情况来看，对于档案管理也没有形成规范化的体系，档案管理处于分散状态，不同部门在管理档案时所执行的政策是不同的，甚至出现矛盾和冲突之处。2）从具体情况来看，政府级别不同或者部门不同，对于档案信息化管理的内容也各不相同，有不协调的情况存在。3）我们所处的时代信息化技术飞速发展，而且处于动态变化之中，这对系统建设提出更高的要求，时效性较强，如果失去时效性将会不利于平台的建设。3 加强档案管理信息化建设的路径3.1相关部门要加强对档案管理人员的深入教育随着我国经济的快速发展，档案的种类和数量都大大

6、增加，这就对档案工作等提出了新的挑战，传统的档案管理模式已经不能跟上时代的发展。所以说，档案信息化建设已经是重中之重，这个问题要得到相关负责人的重视，并加大对信息化建设的投入。然后进行规划，并制定出档案信息化进程的长期目标，从而推动档案管理工作的健康发展。3.2 完善档案信息化管理制度不论是哪一种管理，都要有完善的管理制度作为支撑。然而，在档案管理信息化建设中，也是必不可少的。只有健全相关的管理制度，明确相关人员的主要职责，并将工作落实到责任人，才能提高工作效率，才能增加档案管理的信息化水平。具体而言，首先领导要对档案管理工作重视，这是档案管理制度落实的基础条件3。另外，还要制定一些监督制度，

7、这样才能将制度落实到位，从而提高档案信息化管理。3.3 充分的利用数字化技术手段从目前情况来看，我国档案管理信息化还缺少长远的规划。对于这个问题，我们要对档案管理理念进行革新，同时也可以借鉴或者是引入先进的技术，这些技术可以包括互联网技术、大数据技术等，用这些先进的技术对信息资源进行整合，从而进一步的对资源的管理以及利用，实现资源的共享。3.4 对档案管理信息化服务进行创新在社会的发展中，要不断的对档案信息化服务进行创新，这样才能使其符合时代的发展。比如说，可以开通网上检索功能，这样就可以实现资源的共享，同时也可以提高资源的利用率。另外，还可以构建相关的电子文档信息中心，这样用户不仅可以将自己

8、的电子文档进行上传，还可以对自己所需要的文档进行下载。在实际的发展中，要对档案信息化服务内容不断的进行更新，这就要求对其工作职能进行创新，主要是从传统的档案保管转变成现在的档案利用，从封闭的档案管理转为开放的档案共享。3.5 对档案管理信息化机制进行创新对于目前的市场经济而言，企业档案管理制度要做到与时俱进，根据实际情况进行积极的改变和创新，这样才能使企业得到更好的发展。具体而言，企业可以建立奖惩机制以及责任制，将工作细化到每一个部门或者是每一个员工的身上，这样就能保证员工的责任感。通过奖惩制度的制定可以，可以营造出良好的企业氛围，同时也可以激发员工的使命感和责任感4。另外，企业还要加强档案管

9、理信息工作的安全，强化计算机网络的管理工作，将重点内容进行优先管理，以免出现信息的泄露，损害企业的根本利益。3.6 可以实现文件的信息共享目前，我们已经进入到了大数据的时代，为了方便相关人员的工作，我们需要加大对档案信息的共享。在对文件信息共享的时候，我们可以利用先进单独档案管理软件对其进行管理，这样也是保证信息资源共享的基础性条件。然而，在档案信息共享的时候，我们要以档案信息安全为前提。大数据的到来，不仅给我们的工作以及生活带来了更多的便利，同时也带来了一定的威胁，网络安全就是最为常见的一种。所以说，相关部门要确保档案信息不被犯罪分子窃取，就要进一步加强对安全方面的建设。总而言之，档案信息化管理模式的有效运用，可以将档案这一非常重要信息资源的价值，最大程度的在实践工作中加以体现。当今的档案信息管理工作，应不断在完善中创新管理模式，进而有效的促进档案管理工作的开展，最大程度上体现出档案的可利用价值。参考文献1童心.xb企业档案管理信息化建设研究d