时间管理与自我管理PPT学习教案

1、会计学1时间管理与自我管理时间管理与自我管理关头最主要的是我要跑得比关头最主要的是我要跑得比你快。你快。”第1页/共60页第2页/共60页时间管理概论时间管理概论第3页/共60页2.时间对您时间对您意味着什么意味着什么1.您有足够您有足够的时间吗的时间吗3.您如何您如何对待时间对待时间4.您还有您还有多少时间多少时间时间圈时间圈第4页/共60页岁岁X220工作日工作日X8小时小时60岁岁现在年龄现在年龄退休年龄退休年龄时时=至退休前的工作时间至退休前的工作时间小时小时X220工作日工作日X3小时小时=X145工作日工作日X12小时小时=小时小时小时小时至退休前的工作时间至退休前的工作时间你的时

2、间资产你的时间资产小时小时_第5页/共60页第6页/共60页2、时间损失分析3、耗时因子分析时间盘点时间消耗的测量时间损失的错误根源不必要损耗时间的原因时间管理方法清 单活 动时间价值分析干扰打断时间盘点的步骤时间盘点的步骤第7页/共60页A.迷惑：目标是什么？迷惑：目标是什么？B.犹豫不决：我们该做什么？犹豫不决：我们该做什么？C.精力分散：精神和体力超负精力分散：精神和体力超负荷？荷？D.消极拖延：可以等明天？消极拖延：可以等明天？E.完美主义完美主义F.逃避逃避G.打扰打扰第8页/共60页第一代第一代备忘录型备忘录型第二代第二代事先规划安排行程事先规划安排行程第三代第三代规划、制定优先规

3、划、制定优先 顺序，操之在我顺序，操之在我第四代第四代强调一切以自然法则为强调一切以自然法则为 中心的罗盘理论中心的罗盘理论第9页/共60页案案 例例 分分 析析 我叫王力，现在一家公司担任销售业务主管，我叫王力，现在一家公司担任销售业务主管，自从我担任这个销售业务主管工作以后，每一天都自从我担任这个销售业务主管工作以后，每一天都感觉非常的疲劳，而且我的上司，销售经理对我的感觉非常的疲劳，而且我的上司，销售经理对我的绩效好像还不是很满意，所以我今天想把制订的一绩效好像还不是很满意，所以我今天想把制订的一份计划出来与大家分享一下，请大家指正一下我的份计划出来与大家分享一下，请大家指正一下我的工作

4、中有哪一些不足。昨天晚上，也就是星期天的工作中有哪一些不足。昨天晚上，也就是星期天的晚上，我自己在家制订了一个一周的工作计划。今晚上，我自己在家制订了一个一周的工作计划。今天上午一上班，一进办公室，首先第一个先修正一天上午一上班，一进办公室，首先第一个先修正一下我的计划，然后再做今天一天的工作计划，下面下我的计划，然后再做今天一天的工作计划，下面是我的一天工作计划的一个清单。是我的一天工作计划的一个清单。第10页/共60页 首先我今天必须拿出首先我今天必须拿出3个小时的时间来制定一份个小时的时间来制定一份与华金公司价格谈判的工作准备，同时还要做出跟他签与华金公司价格谈判的工作准备，同时还要做出

5、跟他签约的准备；约的准备；我还要拿出我还要拿出2个小时的时间做一份给中实个小时的时间做一份给中实公司的合作协议书，而且要在下午上班之前传给对方；公司的合作协议书，而且要在下午上班之前传给对方；另外我还要用将近另外我还要用将近1个小时的时间通过电话拜访十二个小时的时间通过电话拜访十二个客户；个客户；中午的时候我要和我的销售经理共度午餐，中午的时候我要和我的销售经理共度午餐，大概用大概用1.5小时来探讨一个关于促销的活动；小时来探讨一个关于促销的活动；同时我同时我还要阅读一下公司里的内部文件，内部刊物这大概要还要阅读一下公司里的内部文件，内部刊物这大概要10分钟时间；分钟时间；同时因为我并不是每时

6、每刻都在办公室，同时因为我并不是每时每刻都在办公室，我还要接听一下我的电话留言，并且做一下记录，这大我还要接听一下我的电话留言，并且做一下记录，这大概要概要15分钟；分钟；我还要把我的一些工作文件整理归档，我还要把我的一些工作文件整理归档，我估计要我估计要1小时的时间；小时的时间； 第11页/共60页 同时今天还有一个工作计划的改动，原订于周五同时今天还有一个工作计划的改动，原订于周五的一个业务工作会议，被调整到今天下午的三点钟；的一个业务工作会议，被调整到今天下午的三点钟；同时还要处理一下我的一个大客户他原订于本月同时还要处理一下我的一个大客户他原订于本月5号要到号要到的货没有到，我要处理这

7、个事情，这两件事总计要的货没有到，我要处理这个事情，这两件事总计要2小时小时的时间；的时间；同时还要跟我的业务人员共同讨论一个索赔同时还要跟我的业务人员共同讨论一个索赔的案件，这个要占用我的案件，这个要占用我1小时的时间；小时的时间；而早上我刚进办而早上我刚进办公室的时候，人力资源部的经理找到我，说在明天上午公室的时候，人力资源部的经理找到我，说在明天上午前一定要我把新员工的工作表现报告写出来交给他，我前一定要我把新员工的工作表现报告写出来交给他，我考虑最起码要占用我考虑最起码要占用我1小时的时间；小时的时间；另外我在写今天的另外我在写今天的工作计划时，我的经理进来了，要求我今天必须拿出近工作

8、计划时，我的经理进来了，要求我今天必须拿出近三个月的业绩报告。三个月的业绩报告。 我没有细算，也没有仔细看具体今天要用多少时间我没有细算，也没有仔细看具体今天要用多少时间，但我知道我今天恐怕又是一个不眠之夜了，但我知道我今天恐怕又是一个不眠之夜了。第12页/共60页第一步第一步:将各项工作按其价值的大小一分为二，将各项工作按其价值的大小一分为二， 1、2象限为重要；象限为重要；3、4象限为不重要。象限为不重要。第二步：根据各项工作的完工期限，远近分为第二步：根据各项工作的完工期限，远近分为 1、4为急迫的；为急迫的；2、3为不急迫的。为不急迫的。第13页/共60页紧急重要重要紧急又重要紧急又重

9、要重要不紧急重要不紧急紧急不重要紧急不重要不重要不紧不重要不紧急急第14页/共60页 造成干扰的事、造成干扰的事、 电话信件、报告电话信件、报告 某些会议某些会议 许多迫在眉捷的许多迫在眉捷的 符合别人期望事符合别人期望事 不不 急急 迫迫急急 迫迫不不重重要要重重要要 忙碌琐碎的事忙碌琐碎的事某些信件某些信件某些电话某些电话 浪费时间浪费时间 逃避性活动逃避性活动 紧急状况紧急状况 危机危机 迫切的问题迫切的问题 限期完成的工作限期完成的工作 准备工作计划准备工作计划 预防措施预防措施 价值观的澄清价值观的澄清 人际关系的建立人际关系的建立 保持身体健康保持身体健康第15页/共60页 重要重

10、要不重要不重要急急不急不急与华金公司的讨论定价3H中实公司的合作意向书2H天际公司的货未到问题？上级要求上报三个月的业绩报表2H周五业务会提前1H 品质部明天要顾客意见反馈总结报告1H共进午餐，讨论促销会1.5H商讨索赔案处理1H 阅读内部刊物10分钟打电话给12客户30分钟聆听电话留言10分钟完成文件归档1H 第16页/共60页第四步：问题与措施第四步：问题与措施第一象限第一象限：抓紧做；返回第二象限第二象限第二象限：重点做,按计划步骤做；为明天准备第三象限第三象限：不花时间；少花时间；授权部下做第四象限第四象限：平衡好被支配的事情；不被迷惑，争取 自由返回一、二象限 第17页/共60页 将

11、4个象限时间合理的科学配置，将会遇到六项阻力，第五步第五步 时间价值时间价值=工作价值工作价值阻力阻力控制控制计划计划组织组织决策决策指挥指挥信息传递信息传递第18页/共60页第六步：系统思维第六步：系统思维 面对变化的环境应变能力要强突出第二象限管理法，牢牢抓住关系企业持续发展，价值创造的大事，上下左右系统思维步调一致第19页/共60页第七步第七步 有效运用工作日程管理表有效运用工作日程管理表分析每项工作的性质，排出优先次序分析每项工作的性质，排出优先次序将每天工作内容列入表格将每天工作内容列入表格拟定处理对策拟定处理对策第20页/共60页时间管理之道时间管理之道第21页/共60页最适状态最

12、适状态效率效率方式方式效益效益时间管理之道时间管理之道第22页/共60页n生物节律n体力周期23天n情绪周期28天n智力周期33天第23页/共60页B、设定目标：规划好您的人生与事业设定目标：规划好您的人生与事业设定目标的意义找到目标境况分析目标表述总结与评估第24页/共60页n(Drop it or Delete it )-是否有必要是否有必要n(Delay it )-为什么是现在为什么是现在n(Delegate it )-为什么是我？为什么是我？n(Do it )-亲自做亲自做第25页/共60页11.等待等待批示批示2.问3.提出提出你最好你最好的想法的想法4.自已判断，自已判断，让我知道

13、你让我知道你做了什么做了什么5.自已判断，自已判断，定期报告定期报告。6.自已判断，不用报告。授权水平等级授权水平等级第26页/共60页（A）列出任务列出任务第二天想要完成和必须完成第二天想要完成和必须完成（L）估计工作需要的时间估计工作需要的时间（P）60：40规划规划预留机动时间经意外事情预留机动时间经意外事情（E）决定优先、删减和授权决定优先、删减和授权（N）事后检查事后检查将未完成的任务转移将未完成的任务转移第27页/共60页得到得到20的效果的效果得到得到80的效果的效果产出产出造成造成消耗消耗80的时间的时间消耗消耗20的时间的时间投入投入帕雷托时间管理原则（帕雷托时间管理原则（8

14、0/20）第28页/共60页A级任务B级任务C级任务极其重要极其重要数量占数量占15价值占价值占65自己干，不授权自己干，不授权重要性一般重要性一般数量占数量占20价值占价值占20策略性规划，规定期限策略性规划，规定期限不太重要，不重要不太重要，不重要数量占数量占65价值占价值占15授权、删减授权、删减任务消耗10035156585100第29页/共60页浪费时间的解决方法浪费时间的解决方法第30页/共60页浪浪费费时时间间的的原原因因害怕冒犯别人希望保持消息灵通自我膨胀享受社交的乐趣解决方法阻绝干扰阻绝干扰集合电话集合电话电话干扰的原因及解决方法电话干扰的原因及解决方法第31页/共60页不速

15、之客的原因及解决方法不速之客的原因及解决方法 （1） 延后处理延后处理 （2） 把访客转交给别人把访客转交给别人 （3） 另外安排时间另外安排时间 （4）学会过滤）学会过滤 （5）不要让别人找到你）不要让别人找到你第32页/共60页用人不当的原因及解决方法用人不当的原因及解决方法1、公司雇人程序出了、公司雇人程序出了错错2、该职位提供了不正、该职位提供了不正当当 的训练的训练1、教导员工善用时间2、提升员工时间管理 的成本意识第33页/共60页社交闲谈的原因及解决方法社交闲谈的原因及解决方法（1） 过滤访客与电话过滤访客与电话（2） 衡量办公地点是否恰当衡量办公地点是否恰当（3） 设置一些暗示

16、社交时间的设置一些暗示社交时间的 结束技巧结束技巧第34页/共60页权责混淆的原因及解决方法权责混淆的原因及解决方法v权责问题主要是发生在工 作项目的说明上，说明 含糊不清就会导致权责 不清。v权责配合不当，会浪费许 多时间，甚至浪费精力。v定期更新所有员工的工作说明， 以保证他们真正的权责得到清楚 的界定v权责对等第35页/共60页沟通不良的原因及解决方法沟通不良的原因及解决方法 1、 不明白事情的重要性不明白事情的重要性 2、 没有时间没有时间 3、 没有倾听没有倾听 4、 沟通的目的不明确沟通的目的不明确 5、 时机不当时机不当 6、沟通的机会不够、沟通的机会不够 （1） 学会倾听学会倾

17、听（2） 使用恰当的字眼使用恰当的字眼（3） 运用非语言式的沟通运用非语言式的沟通第36页/共60页进度失控的原因及解决方法进度失控的原因及解决方法 进度失控造成进度失控造成的浪费时间就是不的浪费时间就是不明白事情的重要性明白事情的重要性，不知道控制的进，不知道控制的进度工具，认为完善度工具，认为完善的计划会自行达成的计划会自行达成目标，没有加强控目标，没有加强控制及提出适当的进制及提出适当的进度报告。度报告。 解决的方法就是拟解决的方法就是拟定计划。什么时候完成定计划。什么时候完成什么事情，由谁来执行什么事情，由谁来执行，完成以后谁汇报等程，完成以后谁汇报等程序，拟定详细的计划。序，拟定详细

18、的计划。第37页/共60页会议耽误的原因及解决方法会议耽误的原因及解决方法v会议没有适当的准备，或者没有会议没有适当的准备，或者没有会议目的会议目的v会议没有议程会议没有议程v开会找错人参加，或者是参加的开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人人太多或太少，或者是关键的人没有到会没有到会v开会没有计划开会没有计划v会议过多或会议时间过长会议过多或会议时间过长v不能准时开会，或者不能准时散不能准时开会，或者不能准时散会会v开会时有外来干扰开会时有外来干扰v讨论脱离议程的内容浪费时间讨论脱离议程的内容浪费时间v会议没有结论，甚至会而无议，会议没有结论，甚至会而无议，议而未决议而未决

19、v没有追踪对会议的执行情况没有追踪对会议的执行情况1、会议要有目的，没有目的就不开会、会议要有目的，没有目的就不开会2、召开会议首先安排会议的议程、召开会议首先安排会议的议程3、对找错人参加，参加的人数太多，太少的、对找错人参加，参加的人数太多，太少的解解 决方法决方法4、 安排适当的计划安排适当的计划5、会议的时间和次数要适当、会议的时间和次数要适当6、务必准时开会与散会、务必准时开会与散会7、应付干扰、提高效率的办法就是制定规则、应付干扰、提高效率的办法就是制定规则8、对于脱离讨论议题的解决方法、对于脱离讨论议题的解决方法9、会要有议，议要有决，决要有行、会要有议，议要有决，决要有行10、

20、追踪会议决议的执行、追踪会议决议的执行第38页/共60页搁置的原因及解决方法搁置的原因及解决方法v不明白问题所在不明白问题所在v没有目标，优先的次序、完成的没有目标，优先的次序、完成的期期 限不明确限不明确v没有自我奖励没有自我奖励v遇到急事立刻反应遇到急事立刻反应v桌上一片混乱，没有条理桌上一片混乱，没有条理v缺乏完成工作的决心，缺乏目标缺乏完成工作的决心，缺乏目标， 懒惰成性懒惰成性v没法把事情分派出去，授权不当没法把事情分派出去，授权不当v接受干扰接受干扰v变更优先程序变更优先程序v不完全，或者不可靠的资料妨碍不完全，或者不可靠的资料妨碍了了 工作的完成工作的完成1、 应明白问题所在2、

21、 对于没有目标、先后次序、完成期限的解 决方法3、 自我奖励4、 遇到急事不立刻反应5、 对于桌上一片混乱，没有条理的解决方法6、对于缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰 成性的解决方法7、 学会授权8、排除干扰9、保持优先程序10、对于不完全和不可靠的资源妨碍工作的完 成的解决方法第39页/共60页危机应付的原因及解决方法危机应付的原因及解决方法v不明白事情的重要性不明白事情的重要性v没有预期会发生问题没有预期会发生问题v反映过度把问题当危机看反映过度把问题当危机看v忙着救火忙着救火v做事拖延做事拖延v工作时间预算的不切实际工作时间预算的不切实际v机械故障，人为错误机械故障，人为错误v部属不愿

22、透露坏消息部属不愿透露坏消息v因重要人物提出要求而引起的过因重要人物提出要求而引起的过度反应度反应v 进度失控进度失控1、 解决方法是记录危机工作日志，分析危机解决方法是记录危机工作日志，分析危机 的来源、原因、重要性以及可控制的因素的来源、原因、重要性以及可控制的因素2、把潜在的问题列出来，根据严重性及可能、把潜在的问题列出来，根据严重性及可能性性 分门别类，然后提出可能的防范的措施，分门别类，然后提出可能的防范的措施，或或 不可能防范的状况下减轻不良后果的步骤不可能防范的状况下减轻不良后果的步骤。3、反应不要过度、反应不要过度4、事前预防、事前预防5、做事不拖延、做事不拖延6、工作时间预算

23、的要切实际、工作时间预算的要切实际7、减少机械故障、人为的错误、减少机械故障、人为的错误8、部属要透露坏消息、部属要透露坏消息9、因重要人物提出要求而不要引起过度的反、因重要人物提出要求而不要引起过度的反应应10、进度的失控要防范、进度的失控要防范第40页/共60页事必躬亲的原因及解决方法事必躬亲的原因及解决方法1、管理人员的上级引导、管理人员的上级引导v学会让他独当一面v不断地教他要接纳错误，从错误中学习v引导他如何授权，去信任部属，利用进度报告加以控制2、管理人员自身应注意、管理人员自身应注意v 学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容v 把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现，并适当的控制工作进度v 如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一具阶段完成，而不要一次性的赋予他们更多的任务或事情第41页/共60页第42页/共60页心心心灵净化理财规划休闲艺术家庭和谐身体健康事业工作心智成长人际关系第43页/共60页Spec