酒店管理公司行政管理制度

1、第二章行政管理行政管理制度中的公文、档案、印章、名片、办公用品及设备、办公车辆、值班、会议、 办公规范、商务公出、商务接待、保密及企业文化等内容参见股份公司行政管理制度，本系统 补充规定如下：第一节公文1文件分类分类定义红头文件管理公司就重大或关键事项的发文会议纪要由管理公司或各酒店领导主持的公司级会议纪要内联单管理公司内部及与股份公司其他部门的日常工作联络公函管理公司或各酒店与外单位的日常工作联络2总部人力资源行政部根据事项类别统一确定文件编号及格式3 收发文管理文件类别负责部门最终审批人基本要求红头文件总部人力资源行政部管理公司总裁确认文件传阅范围和期限，并 进行登记、分文、传递、催办、

2、归档、移交和销毁。会议纪要总部人力资源行政部酒店人力资源部酒店总经理内联单总部各业务部门管理公司总裁公函总部各业务部门酒店各业务部门酒店总经理第二节档案1管理机构与职责1.1管理公司档案工作接受股份公司行政部指导（行政部档案室负责日常检查监督）;1.2总部人力资源行政部对总部各部门、各酒店档案管理工作进行指导检查；1.3各酒店人力资源部具体负责酒店档案工作。2 酒店重要档案资料移交2.1移交要求：移出部门接收部门移交时间各酒店人力资源部总部人力资源行政部每月5日前2.2各酒店如需延期向公司总部移交档案的，需报至管理公司总裁批准。特殊的、及时性 文件需要在收到后一个工作日内移交；2.3档案移交须

3、履行移交手续（一式两份，双方各存一份）。第三节印章1印章分类及保管人分类印章名称保管人管理公司公章人力资源行政部总经理财务专用章财务部总经理发票专用章财务部总经理法人代表章财务部出纳各自营酒店公章人力资源总监财务专用章财务总监发票专用章财务总监法人代表章财务部出纳各委托管理酒店公章业主代表财务专用章财务总监发票专用章财务总监法人代表章财务副总监2 公章使用责任人2.1管理公司总裁是管理公司公章使用审批第一责任人；2.2各自营酒店总经理、委托管理酒店业主代表是本单位公章使用审批第一责任人。3 公章使用审批流程（行表020301）,所有用印申请必须将用印文件作为附件上传至流程中， 如有用印文件的相

4、关审批流程也需一并上传4 非财务部人员申请使用本单位财务类印章的，须提前进行登记（行表1）第四节 办公用品、低值易耗品及办公设备1基本规定11总部人力资源行政部和各酒店人力资源部为本单位管理责任部门；1.2办公用品按需购买，库存小于一个月用量；1.3配备个人使用的低值易耗品和办公设备，实行“谁使用，谁负责”的原则。2 办公用品2.1办公用品采购年度预算需逐级报管理公司总裁审批；2.2每月根据需求，制定购买申请报告，总部行政经理报人力资源行政部总经理审批，各 酒店人力资源部经理报酒店总经理审批；2.3采购人员要根据订购送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量无误后签收；2.4办公用品采购人员与

5、管理人员不能为同一人；2.5采购人员和管理人员一起验收入库；2.6办公用品仓库每半年盘点一次；2.7办公用品按月发放，使用部门签字领取。3 低值易耗品及办公设备3.1须建立并完善管理台账及标签制度（行表2）；3.2领用或借用时，必须登记（行表3）；3.3总部人力资源行政部负责各酒店间调拨管理；3.4员工跨公司调动或离职时，领用的低值易耗品及办公设备须经清点并移交后（见行表 3）,方可办理相关手续。第五节车辆1管理权限1.1总部人力资源行政部负责车辆总体管理；1.2各酒店人力资源部负责酒店车辆的日常管理、维护与使用。2车辆购置与维修保养管理2. 1各酒店车辆配置由公司总部统一上报董事长审批。2.

6、 2各酒店车辆维修保养费审批（行表020501 ）o第六节值班1国家法定节假日（春节、国庆节除外）及周六、日期间，各自营酒店总经理和委托管理酒 店业主代表为总值班并安排一名部门经理级（含）以上人员现场值班。春节及国庆节期间， 各自营酒店总经理或驻店经理，委托管理酒店业主代表或财务副总监在酒店营运期内需现 场总值班。2 各酒店须按照总部人力资源行政部要求，在国家法定节假日放假前制订值班表并落实安全 巡检工作。第七节员工文化活动1公司总部、各酒店组织文化活动审批（行表020701）序号文件名称印章名称申请部门申请人用印次数用印日期审批人12行表2低值易耗品及办公设备管理台账序号登记号物品名称规格型

7、号数量价格状态存放处责任人购置日期12行表3员工低值易耗品、办公设施设备领取/借用登记表序号物品编号物品名称规格型号数量领取日期员工签字备注12寥貂期：固定资产移交清单固定资产 编号资产名称规格型号购置日期单位数量单价总价资产状况备注移交签字由：转至：发起人：日期：发起人：日期：注：一式三份，总部人力资源行政部、总部财务部、酒店人力资源部各一份编号审批事项权限最终审批人审批流程总部使用管理公司公 章用印审批发起人一部门总经理一分管副总裁一人力资源 行政部总经理一管理公司总裁一人力资源行政 部行政经理备案各自营酒店使用管理 公司公章用印审批发起人一部门负责人一人力资源总监一驻店经 理一酒店总经理

8、一报管理公司：主管部门总经 理一分管副总裁一人力资源行政部总经理一管 理公司总裁一人力资源行政部行政经理备案020301各委托管理酒店使用 管理公司公章 用印审批管理公司总裁发起人一部门负责人一酒店总经理一酒店业主 代表一报管理公司：主管部门总经理一分管副 总裁一人力资源行政部总经理一管理公司总裁 人力资源行政部行政经理备案自营酒店总经理或委 托管理酒店业主代表 使用本单位公章 用e卩审批报管理公司：主管部门总经理一分管副总裁一人力资源行政 部总经理一管理公司总裁一人力资源行政部行 政经理备案各自营酒店使用本单 位公章用印审批酒店总经理发起人一部门负责人一人力资源总监一驻店经 理一酒店总经理一人力资源部备案各委托管理酒店使用 本单位公章用印审批酒店业主代表发起人一部门负责人一酒店总经理一酒店业主 代表一人力资源部备案020501各酒店车辆单次维修保养费w10000 元自营酒店总经理 委托管理酒店业主代表发起人一报管理公司：人力资源行政部总经理维修保养费审批单次维修保养费10000 元管理公司总裁财务部总经理一管理公司总裁公司总部、各酒店各酒店企业文化活动 费用w10000元自营酒店总经理委托管理酒店业主代表发起人一报管理公司：人力资源行政部总经理 财务部总经理一管理公司总裁各酒店企