云南省专科学校教学档案管理存在的问题及对策分析

1、    云南省专科学校教学档案管理存在的问题及对策分析    吴丽娟 杜运夯 陈川 史亚巍摘要：教学档案是學校重要的档案资源，但是在管理的过程出现了许多的问题，这些存在的问题阻碍了教学档案的科学管理，也不利于学校整体事业的建设和发展。本文主要对云南省专科学校教学档案管理存在的问题进行分析，从而有针对性地提出相应的解决对策，致力于推进教学档案科学管理改革，从而更好地服务于学校的发展。关键词：教学档案  问题  对策教学档案是档案的内容之一，是学校在开展教育教学工作过程中所形成的档案内容，它具有档案的各种属性和特点。教学档案是学校在开展教

2、学、教学管理等活动中形成的具有保存价值的反映教学活动的以文字、图表、声音、图像等形式呈现出料的原始记录材料。教学档案成为一个独立的档案类别，是随着人们对档案的认识和在教学活动中对档案资料的需求及重视程度不断提高而催生的。一、教学档案的重要性教学档案作为学校档案的重要组成部分，反映着学校重要的教育教学管理活动，体现着学校的管理水平，对学校具有重要的作用。（一）教学档案是学校教学活动重要的原始记录。学校在开展教学活动的过程中会形成大量的教学管理和教学实践的教学材料，这些材料是对教学活动的完整而真实的记录，经过系统科学地收集和整理之后形成教学档案，规范保存起来以备今后查考利用。（二）教学档案对学校的

3、管理工作具有重要意义。教学档案完整真实地记录了教学管理和教学实践活动，是我们检测教学质量、评估教学水平的重要依据材料，它反映着学校的教育教学管理水平。教学档案的管理是否科学、规范和完整将影响到学校教学和其他工作的开展，做好教学档案的整体管理工作具有十分重要的意义。（三）教学档案作为学校重要的教学信息资源可以为学校的发展改革提供信息服务和决策依据。教学档案是学校一个完整、系统、真实的信息资源库，这些宝贵的信息资源不仅可以为教师的教学工作提供服务，也可以为学校的教学改革提供依据。教师可以利用教学档案资源了解教学过程、学习教学实践，通过学习、实践和反思，提升自己的教学能力，从而促使学校整体教育水平的

4、提高。同时，教学管理人员通过对教学档案信息的搜集和分析，进行教学评估与诊断，推进教学改革，为提高教育教学水平而提供决策依据。二、云南省专科学校教学档案管理存在的问题（一）对教学档案的重视程度不够教学档案对学校的发展发挥着重要的作用，但是为什么还会存在管理的诸多问题，一个原因就是大家的重视程度不够。专科学校由于经费、人员、基础设施等方面的不足，它不像本科高校那样有条件建立综合档案馆、并且配备专业专门的人员来管理档案，形成规范的档案管理体系。在这样的情况下，专科高校的管理人员把学校管理的重心放到了党政管理、科研、教学实践上，而忽视了档案的管理，特别是教学档案的管理。并且学校也没有专门的档案机构和管

5、理人员来对教学档案进行管理。（二）教学档案规范管理制度不健全目前，对于云南省专科学校而言存在的最为普遍，并且也最为重要的一个问题就是缺乏健全的教学档案规范管理制度。教学档案管理制度是规范教学档案管理的重要依据和要求，它涉及到对教学档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作，是指导教学档案规范管理重要依据材料。由于没有管理制度的规范，使得教学档案管理出现了诸多问题。第一，教学资料被分散于教务处、各二级学院、教研室和部分教师手中。第二，没有明确需要被整理归档的教学档案的内容，使得一些该归档的教学资料没有归档，导致教学档案资料流失。第三，材料在形成过程中缺乏规范，导致各种教学资料内容、形式不统

6、一。第四，缺乏制度规范的约束，管理人员在收集教学资料的过程中面临很大的困难，比如教师不交或拖延。（三）缺乏专门、专业的教学档案管理人员云南省专科学校一个普遍的问题就是人员紧张，主要体现在编制数少，在职在编人员专业、年龄结构不尽合理，合同聘用制人员流动性大。在人员有限的情况下，都把主要工作重心放到教学和学校综合管理工作上去，对于教学档案的管理一方面是没有专门的人员来进行管理，大多数都是兼职;另一方面是缺乏专业的人员来进行管理。目前，学校、教务处、各二级学院负责管理教学档案的人员大多是身兼数职，甚至有的二级学院都没有固定的人员来管理教学资料，使得教学资料收集不及时。并且，教学档案的管理是一门专业性

7、很强的工作，需要专业人员来进行管理。但是，目前的管理人员大多都是非专业人员，且又缺乏专业知识和技能培训。（四）教学档案管理的硬件设施落后教学档案是学校宝贵的档案资源，需要被长期保存起来以备今后查考利用。在保管过程中，需要有安全的环境和适宜的温湿度，要保证档案的齐全完整和安全，延长档案的寿命，需要有相应的设施设备来妥善保管档案。目前对于云南省专科学校资金紧张、教学设施有限的情况，很难保证相应的硬件设施，现有的条件已无法满足档案保管的需要。（五）教学档案的信息化程度低随着科学技术的不断发展，档案管理的信息化建设也成为必然的趋势。但是，目前云南省专科学校在对教学档案管理的过程中信息化建设主要存在三个

8、问题。一是由于缺乏规范的教学档案管理制度，教学档案在收集和整理的过程中出现资料不齐全、整理不规范的问题，这就影响了教学档案信息化的开展。二是许多学校教学档案的信息化工作仍未有效开展起来。没有对教学档案进行专门的信息化，只是在收集教学资料的过程中对于电子资料进行了收集，没有采取系统的数字化整理方式对教学档案进行数字化。三是教学档案的信息化建设缺乏长效性。在对教学档案进行管理时，档案信息化工作滞后，一方面导致工作积压，影响信息化质量;另一方面影响教学档案的查找和利用。三、改善云南省专科学校教学档案管理存在问题的对策（一）加強宣传教育，提高认识要改善教学档案管理存在的问题，首先要加强宣传教育，提高大

9、家的认识。对于学校领导要转变管理理念，加以重视，为教学档案的规范化建设创造有利条件。可以通过开展档案管理专题讲座，组织档案管理知识学习，提供档案参与学校管理、决策和学校活动等方式加强档案相关知识的宣传，在促使大家了解档案的同时，认识到档案的重要性，从而提高大家的认识。（二）建立健全教学档案管理制度教学档案管理制度是规范教学档案管理的重要依据，教学档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和提供利用工作都要有相应管理制度来进行规范，各学校都应该有相应的教学档案管理制度。对于已经有相应管理制度的，要结合新形势下关于档案管理的新要求，结合学校发展的实际进行完善。对于还没有相关教学档案管理制度的，要认真学习有

10、关规定，结合新形势下关于档案管理的新要求和本校教学档案的实际情况，尽快建立教学档案管理制度。（三）以引进和培养专业人才相结合的方式优化管理队伍结构针对目前普遍存在的教学档案管理人员缺乏、专业性不高的问题，可以以引进和培养专业人才相结合的方式优化管理队伍结构。学校领导要提高对教学档案的认识，了解教学档案管理存在的困难，大力支持。通过专业教育培养现有的教学档案管理人员，提高其专业性，积极引进专业人员来专门管理教学档案，实现专人专岗，提高教学档案管理的质量和效率。因为教学档案来源于各教学学院，所以在管理教学档案时除了学校教务处专门负责学校总体教学档案管理人员外，各二级教学学院和教研室也应该配备教学档

11、案管理人员。学校教务处负责全校教学档案的收集、整理、保管和提供利用。各二级教学学院和教研室负责日常形成的教学资料的收集、整理和归档。各部门各司其职，共同做好学校的教学档案管理工作。（四）转变管理模式，增加教学档案管理投入学校在管理的过程中，要转变管理模式，要立足学校长远发展的实际，总体考虑，推进学校各项工作的整体发展。首先，学校要重视教学档案的管理工作，创造条件予以支持，加大投入。其次，教学档案管理部门也要转变管理模式，把被动的提供利用向主动提供利用转变。一方面可以通过主动提供教学档案资源为学校决策提供依据，把教学档案管理和学校有关活动的开展结合起来，服务于学校的管理工作，从而提高大家对教学档案的了解和重视，从而促使增加投入。另一方面可以对教学档案资源进行编研和开发，对社会提供利用，吸引赞助和投资，增加必要的教学档案管理收入。通过学校投入和自己创收两种方式增加经费，保证教学档案规范管理所需的经费保障。（五）大力推进教学档案信息化建设现代社会是一个信息化高度发达的时代，教学档案的管理也要紧跟时代的潮流，积