[工作计划]21世纪文秘人员素质浅谈

1、21世纪文秘人员素质浅谈（作者未知）内容摘要：秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位，秘书人员口身素质 修养直接影响着所在单位的工作质量与效率。科学技术fi新月界的21世纪，社 会发展把现代企业推到代表社会文明进步的重要位置，也对现代企业秘书人员的 素质提出更高的要求。21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，人类将逐步 进入一个以智力资源的占有、配置，以及知识的生产、分配、使用或消费为最主 要特征的经济时代，即知识经济时代。随着我国政治体制改革和经济体制改革的 不断深入，21世纪需要的是适用型、技能型、复合型的高素质的综合性人才。 与传统意义的“秘书”相比，21世纪更要求秘书应是一个“全才雹本

2、文主要论 述了秘书应具备的以卜几种能力素质，即：前瞻性思维能力、思想素质、知识能 力索质、礼仪索质、身体和人格素质等方面的素质。关键词：秘书思维能力思想素质知识能力素质礼仪素质身体素质 人权 素质21世纪，随着经济全球化的发展和中国加入wto,新的对外开放的格局正 在形成：即由过去有限领域、有限范i韦i的对外开放转向宽领域、多层次的对外开 放；由以试点、试验为特征的梯度开放战略转向在社会主义市场经济体制框架下 的覆盖各地区、各行业的整体开放战略；由以计划、行政命令为基础的政府主导 型对外开放转向以市场、比较优势为基础的市场主导型对外开放；由过去强调国情和按照自己的时间表行事的对外开放转向注重国

3、际规范和与齐成员方i办商 一致的对外开放。这种新的对外开放格局意味着中国经济融人世界经济人潮的进 程将全面提速，将在更人范围和更深程度上参与经济全球化。面对新的时代发展 特点，在以知识与信息为发展动力的时代，人类将逐步进入一个以智力资源的占 有、配置，以及知识的生产、分配、使用或消费为最主要特征的经济时代，即知 识经济时代。随着我国政治体制改革和经济体制改革的不断深入，二十一世纪需 要的是适用型、技能型、复合型的高素质的综合性人才。与传统意义的“秘书" 相比，21世纪更要求秘书应是一个“全才s秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位，秘书人员自身素质修养直接影 响着所在单位的工作质量与

4、效率。科学技术日新月异的21世纪，社会发展把现 代-企业推到代表社会文明进步的重要位置，也对现代企业秘书人员的素质提出更 高的要求。21世纪竞争的最大资本是人才，21世纪人才的支点在于索质。已经 把素质教育列为教育改革的重要内容。人才资源趣？特殊的资源，在企业生存和发 展屮占有十分重要的地位，企业的优势最根木的也就是体现在拥有大量高素质的人才上。随着科学技术和知识经济的发展，对企业 秘书人才提出了更高的要求，企业秘书人才具备怎样的素质才能适应知识经济时 代的需要呢?具备怎样索质的秘书才能在激烈的市场经济竞争中游刃有余呢?笔 者认为，21世纪的企业秘书人员的基本索质应具备前瞻性思维能力、思想索质

5、、 知识能力索质、礼仪索质、身体和人格素质等方面的素质。一、前瞻性思维能力秘书工作是一种对知识、能力和技术要求都很高的专业性工作。有其独特的 性质和规律。参谋、智囊作用是秘帖工作的重要职能。现代秘帖要发挥好参谋智 囊作用就必须具备前瞻性的思维能力。没有思维的前瞻性。就谈不上秘书工作的 预见性，也就很难掌握工作的主动权。现代企业的生命力収决于企业本身的竞争 力，而决定企业竞争力强弱的关键是领导者决策的正确性、科学性和前瞻性。企 业秘帖作为领导的辅助者、献策人，其提出的方案、建议会直接或问接影响领导 者的决策，同时，在决策的实施和对企业内部科学管理过程中，秘书又能够综合 来自各方面的反馈信息，帮助

6、修正、完善和优化决策，所以，现代企业秘书本身 是否有科学预见意识、是否有为科学和真理据理力争的精神，都直接关系企业的 命运。现代企业的发展要求秘书人员要精通秘书专业知识、了解企业运行的方方 面面，还要广泛涉猎和掌握最前沿的新知识，以广博的知识培养自身科学的预见 意识。二、思想道徳素质不管进行什么样的工作，人在其屮都是至关重要的因素。作为一名文秘人员 必须找准自身位置，激发责任心和使命感，积极发挥主观能动性。尽自己的全力, 最人限度地做好工作。更要充分认识到自身工作的重要，加强自身职业道徳的修 养。热爱自己的工作，树立高度的事业心和责任感，从平凡的工作屮去体会自己 的成就，培养对职业的热爱和信心

7、。(%1) 坚定的政治素质政治上的清醍和坚定，是做好一个合格秘帖人员的首要条件，过硬的政治素 质是秘书人员素质的第一要素。企业秘书一般被视为决策者的参谋、助手，主要 从事决策指挥和管理辅助工作，因此身处重要地位的企业秘书必须具备过硬的思 想政治素质。一是要有较高的政治觉悟和党性观念，坚定的政治立场。在政治上、 思想上口觉与党中央保持高度一致，坚持以邓小平理论和党的“三个代表''觅要 思想为指针，以党的各项路线、方针、政策和法律、法规为准绳，增强贯彻执行 党的方针政策的自觉性和坚定性。充分认识到秘书工作的重要性，自觉服从组织 安排，把秘书工作当作完善社会主义市场经济体制、建立现代

8、化企业制度的需要, 当作党和人民利益的需要，在企业利益和个人利益、工作利益和物质利益冲突时 作出正确选择。二是要确立新的价值观、人生观，增强责任感和事业心。在金业 转换机制、发挥社会主义市场经济建设支柱作用的形势要求下，企业秘书工作的 责任更强，价值要求更高，作用更人。要在思想上树立廉洁勤政的观念，自觉抑 制拜金主义、自由主义和极端个人主义。(-)良好的职业道徳索质职业道徳是在一定的职业活动中所应遵循的行为规范，是社会公徳在一定职 业范围内的具体表现，也是个人的道徳修养最集中、最基本的体现。作为一个秘 书，不仅需更具有高询的社会公徳，而且应当有良好的职业道徳修养。此外，秘 书要有热爱工作、忠于

9、职守、埋头苦干、甘当绿叶、不计报酬、勇于奉献的春蚕 精神，要真正为领导做好政务性、事务性服务。做一个合格的秘书，必须做到： 诚实而不弄虚作假，礼貌而不居高临下，参谋而不自以为是。谦虚而不傲上凌卜, 谨慎而不唯唯诺诺，公正则不见风使舵，原则而不论是非道徳，敬重而不阿谀奉 承，适应而不妄自尊人，本分而不炫耀示人。三、知识能力素质（一）丰富广博的专业知识随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对企业秘书人员知识的要求会越来 越高。秘书人才逐渐向“复合型''通才方向发展，其知识体系趋向庞大和复杂。 现代企业需要具有多种能力的“复合型”人才。日本很早就提出要培养“四合一” 的人才计划即培养有

10、科技内涵、艺术气质、经贸才干、外语本领的复合型人才，认为只有这样才能适应经济全球化和竞争。秘书工作是一项综合性工作，需要掌 握丰富的知识。文秘人员不可能在永远工作在一个单位，各个学科各个专业的知 识无所不包，要当好领导的咨询员和参谋，只具备秘书专业相关知识，而没有足 够的相关专业的知识，是绝对行不通的。在实际工作中，必须有广博的文化科学 知识作为后盾和依托。这里所提到的广博知识包括秘书学专业知识，规范的办公 室工作方法，管理知识，与企业所从事的生产、研究的相关科学技术知识，法律 知识，心理学知识等等。（二）信息技术与计算机网络知识未來的社会是一个信息高度发展的社会，计算机多媒体技术和网络通信技

11、术 飞速发展，谁能以最快捷的方式获取信息，谁就能在信息社会屮占有先机，占据 至高点。信息化、数字化、网络化时代的到来以及知识经济的到来，对秘书工作 形成了一股强大的冲击波，对秘书任职资格捉出了新的挑战。秘书工作是领导的 信息源，作为文秘人员，要充分利用信息技术与计算机网络知识为发挥参谋助手 作用积累丰富的素材。1 注意培养信息化意识在日常工汞中建觴信息兀着识。保持对信息的敏感性，随时随地捕捉有利于工作的信息，从广泛的渠道获取信息，及时把处理后的有价值的信息 提供给领导，使有益的信息充分释放能星。主动了解计算机、网络等的发展状况, 捕捉最新技术用于秘书业务的处理。对日新月片的知识更新速度和汹涌而

12、来的科 技革命浪潮要有所认识，要不断学习和更新自己的知识。2. 计算机、网络的运用能力现代社会，网络技术、数字技术飞速发展，计算机普遍应用，各个金业所面 临的内部环境和外部环境发生了巨大变化。计算机网络运用基本知识更是成为重 屮之重，作为文秘人员，计算机网络运用基本知识是工作的基础，其实这些知识, 对每个人來说都是比较新的，只有加倍努力，不断学习，才可以运用自如，起到 事半功倍的效果。3. 熟练掌握现代化办公设备现代化和电子技术、计算机技术的迅猛发展，使各行各业也发生了翻天覆地 的变化。最为突出的变化是文献的载体由传统的纸介质向光、磁等菲纸介质转变, 载体形式的变化，就要求文秘人员学会使用现代

13、化办公设备，熟练掌握计算机、 传真机、复印机等办公机具的操作技能，为秘书业务信息化处理奠定坚实基础。 广泛用于秘书业务工作处理和对整体工作进行全方位管理，及时掌握新的通信设 备的使用，保证信息处理及时、快速、准确，这些将对领导决策人有裨益。（三）语言能力1 .语言表达能力和良好的沟通能力人类口从发明了语言，语言就在人们的社会生活中起着无可替代的作用。我 们是生活在社会中，不可避免就要与人交往，所以语言一时一刻都离不开我们的 生活。根据管理学理论，沟通是指信息发送者将信息传递给接受者，并且接受者对 信息做出反映的过程。沟通的过程包括信息发送者、信息传递，信息接受者和干 扰、信息反馈等要索。具体的

14、说，信息沟通的过程为信息发送者将耍传递出去的 思想观念想法感情等信息内容编制成接受者能理解的传递符号，如语言、文字、 图片或身体语言等，通过适宜的传递方式，如文件、报告、谈话、电话、身体语 言等传递给接受者，接受者收到信息后回译成思想反馈给发送者。在信息传递过 程中。还有由多方面因索引起的干扰。信息反馈是必不可少的。它可以检验信息 传递的效果。生活在社会屮的人不可避免的要与各种各样的人沟通。沟通能力强 的人，其工作生活往往是顺心如意的，而不能与他人很好沟通的人却常常四处碰 壁。沟通无论是对一个人的t作、生活，述是对一个组织的管理和运行，都是十 分重要的，一般而言，人与人之间的沟通，能使双方相互

15、了解相互理解相互配合, 协调一致，实现工作目标或解决需要解决的问题。而秘书工作，需要上传下达， 即要充分领会领导的意见，从而向群众传达并解释，又要把下面的意见反馈给领 导，为领导的管理决策提供支持。2.较高的外语水平未来的社会是一个完全开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步推进， 最终会达到全球资源的共享，既然全球一体化是社会发展的必然趋势，那么就必 然耍求秘书人员具备对其它预言的文献信息资源的掌握能力，如能熟练掌握一门 以上的外语，特别是对世界广泛通用的英语，所以秘书工作离不开较高水平的外 语知识，h前许多资料和信息是外文的，其中以英文为主，辅以德文、日文等。 没有较为深厚的外语知识作为语

16、言的工具，就会使工作变得困难重重，寸步难行。（ph）综合分析与决策能力综合分析与决策能力对于21世纪的文秘人员来说至关重要，要想提高金业 秘书的综合能力，需要提高他们对客观事物的观察能力和对具体问题的分析能 力，这就要求企业秘书无论是观察问题，还是分析问题，都必须以系统的观点作 指导，从整体性原则出发，将诸多具有内在联系的能够反映整体的各种因索串联 起來，从屮提炼出可以体现整体精神的精要论点，逻辑地阐明新意义上的整体内 涵。综合协调是现代企业秘书的基本职能，较强的协调能力是对企业秘书高质、 高效、高速完成任务的要求。（五）高效率的办事能力秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，

17、无论是办案, 办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌 握一定的办事方法与技巧。四、礼仪素质从某种程度上说，办公室文员可以算是单位的“门面"。因为他们经常要负 责接待工作，人们通过他们来感知这个单位的整体水准。所以办公室文员必须要 具备较好的礼仪素养，这是成为一名合格的秘书、文员的必要条件。现代社会， 文明程度空前发展，对人类礼仪素质提出了较高要求。良好的礼仪修养，不仅能 折射出一个人的文化素质、道徳修养、精神风貌和工作态度，给人留下深刻的卬 彖，也有助于同他人进行沟通和交流，方便工作开展。在社会经济活动屮，合乎 礼仪的举止在很大程度上影响到活动的成败，

18、秘书人员的性质和特点对文秘人员 的礼仪素质提出了较高的要求。那么，该从哪些方面提升自己礼仪素质呢？(-)尊重领导秘书主要是为领导提供服务的。这种特殊性，决定了秘书有时具有“很大" 的权力。因此，作为秘书人员一定要保持清醒的头脑，充分把握好自己的角色地 位和作用。甘当“绿叶”和“小草j参谋而不决断，服务而不越位。认真做好 本职t作。切实为领导搞好服务。决不能凌驾于领导z上，代替领导决策。(%1) 注意仪表，精通交际礼仪秘书人员在工作和社交场合都应该注意自c的仪表举止，体现出优雅的风度 和较高的修养。人体要求是：穿着要端庄人方，打扮要美观得体，仪容要整洁，举止要文雅，不能标新立异，穿奇装

19、界服，也不要扭扭捏捏，矫揉造作，不管什 么场合，都应站有站相，坐有坐姿，精神饱满，以显成熟、精干、高效，给人以 良好形象。交际礼仪是必修课之一，秘书在工作中的走姿、站姿、坐姿及怎样接待宾客、 怎样接物递物等直接影响工作效果。接待來访者是很多秘书的日常工作之一，也 是最能体现一个秘书职业礼仪水平的工作。秘书的接待工作要求中就专门有接待 礼仪这一项，如“对预约或未预约的来访者热情友好、接物与递物举止不失礼仪、 能够按照礼仪规格以礼送客”等。但这只是一个秘书最基本的接待工作要求，屮、 高级秘书还应该在接待工作中能够妥善地处理或解决來访者的要求和意见，能够 安排好领导与外宾会见、会谈并根据涉外礼节、外

20、宾所属国文化传统、民族习惯 安排好迎送外宾工作。(%1) 热情文明要塑造良好的交际形象，必须讲究礼貌礼节，注意行为举止落落大方，遵守一般的进退礼节，尽量避免各种不礼貌、不文明习惯。秘书人员 经常要与各方面、各层次的人群接彳 疣彳巳河捎诘匚弧14.(13) 丁 胶？修养的不同。性格各异，感悄丰富，这就对秘书人员的待人接物提出了较高要求。秘书人员决不能因为自己处于领导身边，就自我感觉特殊，趾高气扬。要坚持做 到尊重他人、热情亲切、诚恳友善，办事耐心，努力为每一个对象提供最佳服务。 此外，秘书人员还应该养成说文明话、办文叨事的良好习惯，多讲文明用语，谈 笑要有节制，处事休现水平，努力做到亲切、准确、

21、得体、诚挚、热情，充分表 现良好的道徳素养。如果一个人个性张狂，语言粗鲁，爱指手划脚，就不适合做 秘书工作。五、良好的人格素质高尚的人格能产生巨大的人格力量。优良的人格是秘书人员成就事业的道徳力量，是树立良好形象的重要条件，是做好秘书工作的基础。秘书人员要有效地 辅助领导工作，就必须树立优良的人格。（一）要有独立的人格秘书工作从属于领导工作， 但是秘书人员在人格上应该是独立的，不存在 任何依赖性。秘书人格的独立性具体表现在口立、口制和自主能力上。自立表现 为独立处理问题能力，自制即自我控制能力，自主是指敢于坚持原则和正确的意 见。在重大原则性问题上，尤其是在领导者之间意见不统一的情况下，秘书人

22、员 能够做到坚持原则和坚持正确意见更是难能可贵。（-）要有正直的人格诚实正直，说老实话，做老实人，办老实事，是做人的基本准则，也是秘书 工作最基木的行为规范。诚实正直的人格主要体现为两点。一点是敢讲真话。秘 书人员向领导劝谏必须要以事实为依据，注意场合时机，讲究说话艺术，使领导 能愉快地接受你的意见。一点是廉洁自律。秘书身份特殊，地位特殊，但绝不能 利用特殊身份谋取个人利益。（三）把握角色，实事求是都说秘书是领导、老总身边的人，很多时候单位中的一些重要事件、重人决 定在公布之前只有领导层和秘书知道，所以，秘书一定要做好保密工作，对单位 忠诚，这是秘书的一条职业操守。虽然是领导身边的人，但秘书仍

23、然扮演的是一 个执行者的角色，不应该借着领导的名义在其他员工面前表现出一种高高在上的 姿态，而应该起到上下级沟通的桥梁作用，把领导的指示、要求传达给员工，把 员工的声音反映给领导。秘书是领导“身边"的人，£1然就得多为领导考虑一些。但是，这并不是说 当秘书的凡事都要向着领导说话、处处说领导好话，而是应该做好领导和同事z 间的沟通工作，在遇到不理解的情况下，向同事做好解释工作，同时，将同事们 的意见、建议、需求恰当及时地反映给领导。总之，好秘书绝对不应该是在领导 面前一套、在其他同事面前又是一套，心口不一，两面三刀。（四）心理品质现代社会，市场经济越来越显示出它的巨大作用，人类社会经济活动的各个 领域都充满了竞争，金业更甚，那么就要求秘书人员要有好的心理品质，如志向 坚定，具有不达日的决不罢休的精神，具有刻苦钻研锲而不舍的