第13章 电算化会计系统制度设计

1、第十三章第十三章 电算化会计系统制度设计电算化会计系统制度设计第一节第一节 电算化会计核算系统设计电算化会计核算系统设计 第二节第二节 电算化会计系统组织管理制度设计电算化会计系统组织管理制度设计 第三节第三节 电算化会计系统安全控制制度设计电算化会计系统安全控制制度设计 第一节第一节 电算化会计核算系统设计电算化会计核算系统设计一、会计科目设计一、会计科目设计 二、会计凭证设计二、会计凭证设计 三、会计账簿设计三、会计账簿设计 四、会计报告的设计四、会计报告的设计 一、会计科目设计一、会计科目设计固定明细科目固定明细科目顺序编码顺序编码半变动明细科目半变动明细科目分组编码分组编码按业务核算的

2、内容编码按业务核算的内容编码变动明细科目变动明细科目不宜采用数字代码，不宜采用数字代码，仍使用汉字较好。仍使用汉字较好。根据会计电算化的特点以及企业会计信息系统的根据会计电算化的特点以及企业会计信息系统的要求，增减某些明细科目的设置。要求，增减某些明细科目的设置。明细科目编码明细科目编码设计设计：二、会计凭证设计二、会计凭证设计（一）自制原始凭证的设计（一）自制原始凭证的设计 （二）记账凭证的设计（二）记账凭证的设计 （一）自制原始凭证的设计（一）自制原始凭证的设计操作人员根据原始凭证的内容操作人员根据原始凭证的内容将数据通过键盘输入到计算机中将数据通过键盘输入到计算机中将数据通过一定的机器可

3、读媒体输入计算机将数据通过一定的机器可读媒体输入计算机电算化会计系电算化会计系统中，可充分统中，可充分利用原始凭证利用原始凭证代替记账凭证，代替记账凭证，直接将会计数直接将会计数据输入计算机。据输入计算机。两种输入方法：两种输入方法：（二）记账凭证的设计（二）记账凭证的设计应采用复式记账凭证，应采用复式记账凭证，最好采用简单会计分录最好采用简单会计分录记账凭证上的原始数据要完整，应包括记账凭证上的原始数据要完整，应包括某项经济业务所要求处理的全部内容某项经济业务所要求处理的全部内容记账凭证记账凭证可手工编制可手工编制可计算机编制可计算机编制三、会计账簿设计三、会计账簿设计（一）总账文件的设计（

4、一）总账文件的设计 （二）明细账文件的设计（二）明细账文件的设计 （三）日记账文件的设计（三）日记账文件的设计 （一）总账文件的设计（一）总账文件的设计总总账账文文件件的的设设 计计 建立全部记录文件建立全部记录文件并逐笔登记并逐笔登记 建立全部记录文件建立全部记录文件并累计登记并累计登记 建立期末余额文件建立期末余额文件 三栏式账簿三栏式账簿或日记总账或日记总账账簿格式可简化，账簿格式可简化，仅需设置会计科仅需设置会计科目代码、期末余额目代码、期末余额 棋盘式账簿棋盘式账簿 （二）明细账文件的设计（二）明细账文件的设计管理需要管理需要 登记方式登记方式 设置方式设置方式 代表代表只需了解借贷

5、只需了解借贷发生额和本期余额发生额和本期余额 累计登记累计登记 固定资产、固定资产、产成品、材料等产成品、材料等提供本期发生额每提供本期发生额每一次登记的业务详一次登记的业务详细资料及当前余额细资料及当前余额 逐笔登记逐笔登记与建立全部记录的总账文件与建立全部记录的总账文件设置在一起，并按明细科目设置在一起，并按明细科目代码建立数据库检索文件代码建立数据库检索文件 制造费用、制造费用、管理费用等管理费用等 经常变动，经常变动，不便编号不便编号分类登记分类登记按一级总账科目设文件名，按一级总账科目设文件名，以明细科目汉字代码为标志以明细科目汉字代码为标志分类记录，并建立检索文件分类记录，并建立检

6、索文件应收款、应收款、应付款等应付款等按一级总账科目设文件名，按一级总账科目设文件名，以其所属的每一个明细科以其所属的每一个明细科目代码设置记录目代码设置记录（三）日记账文件的设计（三）日记账文件的设计可采用顺序文件形式建立可采用顺序文件形式建立现金和银行存款日记账文件，现金和银行存款日记账文件，一般按月设置、按日打印输出一般按月设置、按日打印输出四、会计报告的设计四、会计报告的设计报表报表设计设计与与账簿账簿文件文件设计设计联系联系起来起来报表报表输出输出格式格式应考应考虑计虑计算机算机设备设备的的条件条件企业企业内部内部报表报表可可适当适当增加增加种类种类内容内容和报和报送的送的次数次数报

7、表报表文件文件格式格式和编和编法应法应作出作出统一统一规定规定建立建立报表报表审核审核制度制度第二节第二节 电算化会计系统组织管理制度设计电算化会计系统组织管理制度设计一、电算化会计系统组织结构及岗位责任制设计一、电算化会计系统组织结构及岗位责任制设计 二、会计电算化操作管理制度设计二、会计电算化操作管理制度设计 一、电算化会计系统组织结构一、电算化会计系统组织结构 及岗位责任制设计及岗位责任制设计（一）电算化会计系统组织结构设计（一）电算化会计系统组织结构设计（二）电算化会计系统岗位责任制设计（二）电算化会计系统岗位责任制设计（一）电算化会计系统组织结构设计（一）电算化会计系统组织结构设计财

8、务部门与信息中心财务部门与信息中心（计算中心）并列（计算中心）并列财务部门下设计算机应用组财务部门下设计算机应用组不设独立的信息部门，财务部门不设独立的信息部门，财务部门内仅配以专职维护员、操作员内仅配以专职维护员、操作员一般适用于大中型企业一般适用于大中型企业过渡形式过渡形式主要适用于小型企事业单位主要适用于小型企事业单位（二）电算化会计系统岗位责任制设计（二）电算化会计系统岗位责任制设计岗位岗位 基基 本本 职职 责责 适适 任任 人人 员员系统系统管理管理员员负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的有效、负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行；负责组织和

9、监督系统运行环境的建立，以安全、正常运行；负责组织和监督系统运行环境的建立，以及系统建立时的各项初始化工作；负责协调系统各类人员之及系统建立时的各项初始化工作；负责协调系统各类人员之间的工作关系，规定机构内各使用人员的权限等级；负责系间的工作关系，规定机构内各使用人员的权限等级；负责系统各有关资源的调用、修改和更新的审批；负责做好系统运统各有关资源的调用、修改和更新的审批；负责做好系统运行情况的总结，提出系统更新或修改的需求报告等。行情况的总结，提出系统更新或修改的需求报告等。 可由会计主管兼任，也可可由会计主管兼任，也可指定专人担任。但要注意，指定专人担任。但要注意，不能由软件开发人员（包不

10、能由软件开发人员（包括系统分析师、设计人员、括系统分析师、设计人员、编程人员）担任。编程人员）担任。系统系统操作操作员员有权进入电算化会计系统调用系统的全部或部分功能，但不有权进入电算化会计系统调用系统的全部或部分功能，但不能调用非自己权限内的功能；负责系统的数据登录、数据备能调用非自己权限内的功能；负责系统的数据登录、数据备份和输出凭证、账表的打印工作；严格按照系统操作要求进份和输出凭证、账表的打印工作；严格按照系统操作要求进行部分会计数据处理操作；负责系统维护操作，包括各环境行部分会计数据处理操作；负责系统维护操作，包括各环境库的修改和更新操作等等。库的修改和更新操作等等。 一般由经过计算

11、机和会计一般由经过计算机和会计两类训练的会计人员或计两类训练的会计人员或计算机专业人员担任，但算机专业人员担任，但不不能由系统开发人员担任。能由系统开发人员担任。数据数据分析分析员员主要负责会计信息的分析、整理工作，并负责向管理层提出主要负责会计信息的分析、整理工作，并负责向管理层提出参考性意见。参考性意见。此岗要求熟悉会计业务，此岗要求熟悉会计业务，有经验，达到会计电算化有经验，达到会计电算化中级知识培训水平。中级知识培训水平。（二）电算化会计系统岗位责任制设计（二）电算化会计系统岗位责任制设计岗位岗位 基基 本本 职职 责责 适适 任任 人人 员员数据数据审核审核员员负责对输入各种凭证单据

12、的审核工作，包括各类负责对输入各种凭证单据的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性审代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性审核，对不合要求的退回有关人员更正，再行审核；核，对不合要求的退回有关人员更正，再行审核；负责对计算机输出各种凭证、账表的审核工作，负责对计算机输出各种凭证、账表的审核工作，不合要求的返回不签章。不合要求的返回不签章。 要求熟悉本单位全面的会计业要求熟悉本单位全面的会计业务并具备一定的计算机知识，务并具备一定的计算机知识，可由主管会计兼任。可由主管会计兼任。系统系统维护维护员员负责系统的安装和调试工作；负责定期检查系统负责系统的安装和调试工作；负责定期

13、检查系统运行情况，对运行中软件、硬件故障及时进行排运行情况，对运行中软件、硬件故障及时进行排除，对由于故障而产生的数据混乱丢失等情况负除，对由于故障而产生的数据混乱丢失等情况负责恢复工作；负责各种共享代码设置及维护工作责恢复工作；负责各种共享代码设置及维护工作等等。等等。 要求具备计算机和会计知识，要求具备计算机和会计知识，经过电算化中级知识培训，能经过电算化中级知识培训，能熟练地编制程序，了解所用软熟练地编制程序，了解所用软件的结构，可由软件开发人员件的结构，可由软件开发人员或相应的合格人员担任。或相应的合格人员担任。档案档案管理管理员员负责系统的各种开发文档、数据软盘、系统软盘负责系统的各

14、种开发文档、数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的备份和存档工作；负及各类账表、凭证、资料的备份和存档工作；负责各类数据、账表、凭证、资料的安全保密工作。责各类数据、账表、凭证、资料的安全保密工作。 要求具备计算机常识，如软盘要求具备计算机常识，如软盘的使用与保护等，一般应由能的使用与保护等，一般应由能做好安全保密的人员担任。做好安全保密的人员担任。二、会计电算化操作管理制度设计二、会计电算化操作管理制度设计操作人员职责操作人员职责操作规程操作规程其他操作管理制度（如操作日志制度）其他操作管理制度（如操作日志制度）各类操作人员操作基各类操作人员操作基本规范，数据输入操本规范，数据输入操作规

15、程，计算机计算、作规程，计算机计算、转录及查询操作规程转录及查询操作规程操作人员权限操作人员权限操作人员权限操作人员权限系统管理员系统管理员权限较大，但不能调用系统的权限较大，但不能调用系统的源程序及详细的技术资料。源程序及详细的技术资料。系统维护员系统维护员只能对系统进行管理和维护，只能对系统进行管理和维护，不能从事系统的任何操作使用工作。不能从事系统的任何操作使用工作。除系统维护员外除系统维护员外，其他人员不得直接打开库文件操作，其他人员不得直接打开库文件操作，不允许随意增删和修改数据、源程序和库文件结构。不允许随意增删和修改数据、源程序和库文件结构。未经许可，未经许可，除档案管理员之外除

16、档案管理员之外的其他人员不得擅自复的其他人员不得擅自复制、修改和带出存档的数据、账表、凭证及其他资料。制、修改和带出存档的数据、账表、凭证及其他资料。第三节第三节 电算化会计系统安全控制制度设计电算化会计系统安全控制制度设计一、计算机软、硬件安全控制制度设计一、计算机软、硬件安全控制制度设计 二、会计数据安全控制制度设计二、会计数据安全控制制度设计 一、计算机软、硬件安全控制制度设计一、计算机软、硬件安全控制制度设计经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生防止意外事故的发生确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和确保会

17、计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份存双备份对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升级和计算机硬件设备更换过程中，要保证实件进行升级和计算机硬件设备更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性施，保证会计数据的完整性 健全必要的防止计算机病毒的措施健全必要的防止计算机病毒的措施 二、会计数据安全控制制度设计二、会计数据安全控制制度设计数据存贮控制制度数据存贮控制制度数据丢失或非法修改的防范制度数据丢失或非法修改的防范制度数据备份控制制度数据备份控制制度数据删除控制制度数据删除控制制度数据恢复控制制度数据恢复控制制度复习思考题复习思考题1 1电算化会计核算系统设计的主要内容？电算化会计核算系统设计的主要内容？2 2总账文件的建立主要有哪两种方式？总账文件的建立主要有哪两种方式？3 3电算化