房地产公司信息管理数据统计管理制度

1、房地产公司信息管理数据统计管理制度 房地产开发公司信息管理与数据统计管理制度 1目的 通过对沟通管理、信息管理、数据管理,准时、精确地收集、传递及反馈有关信息,开展数据统计和分析,识别改进的机会,确保质量管理体系持续的相宜和有效。 2范围 适用于对内、外部信息的管理以及对数据分析的管理。 3职责 3.1总经办是本公司信息和数据分析的管理归口部门。负责有关质量管理体系的信息管理、外部有关信息数据收集和分析管理。 3.2各职能部门依据其职能管辖范围,收集和分析相关信息、数据,并实施管理。 4程序 4.1沟通管理 4.1.1总经办是公司信息管理中心,依此建立的信息网络构成了内、外部沟通的系统,通过内

2、外部沟通实现本公司质量管理活动。 4.1.2各部门负责按本规定要求,开展内外部沟通活动,实施信息管理和数据分析、处理和利用。 4.1.3内部沟通 a)内部沟通的形式: 纵向沟通:适用于在行政、业务管理中上下级之间的信息流传递。主要沟通形式有员工大会、经理例会、工作会议、请示汇报、文件、报表; 横向沟通:适用于在业务管理中同级之间的信息流传递。主要沟通形式有内部网络、电活、内部刊物、工作联系; 员工大会-向全体员工通报公司经营活动信息、传达各项政策法规、下达经营工作和质量管理工作的要求、实施思想意识教育、宣传满意法律、法规和顾客要求的重要性; 经理例会-总经理了解各分管副总经理及各部门的阶段工作

3、内容和工作进展状况,布置工作任务、处理落实措施、检查贯彻执行 工作会议-向下属传达公司政令、工作要求。布置阶段工作任务、处理问题、障碍,落实实施方案、检查实施效果; 请示汇报-超出自已的职责权限范围,需要得到上级指示后才能进行工作的,应向上级请示。下级应当向上级汇报下列事项:上级布置的工作及交办事项的完成状况、在质量活动过程中,所遇到的问题、难点、经验教训及改进建议。请示汇报的方式有口头或书面请示汇报; 内部网络-发布共享信息,实现行政、业务管理沟通; 内部刊物-是公司信息交流平台,传布企业文化、宣扬公司经营理念、发布行业信息,开拓内部论坛,供应综合信息; 文件沟通-总经办以行政文件的形式向各

4、部传达有关政策、董事会或公司的工作要求。实现上下信息的传递沟通; 表式文件沟通-公司的表式文件依据其作用不同,可分为业务报表和体系表式二大类,执行记录掌握程序的要求,各职能管理部门负责设计并规定业务报表及其传递要求,实现业务和体系信息的沟通和传递。 4.1.4外部沟通 通过外部沟通,了解和把握顾客的需求、市场需求和市场动态,并准时将顾客的需求转化为对服务质量掌握的要求。 4.2信息 信息是以事实为依据,实施质量管理、进行决策的基础资源,信息由量化信息和非量化信息构成。 4.2.1信息源的分类 a)内部信息源:来自公司内部的信息;(管理活动、内部沟通的信息) b)外部信息源:来自公司外部相关方的

5、信息(供方、顾客、合作者或社会等方面的信息)。 4.2.2外部信息主要包括: a)法律、法规及行政管理部门的信息; b)市场情报和业内动态的信息; c)相关方的信息: 供方的信息(物资供方、施工方、供应服务供方的资信、能力、业绩) 投资商、业主、社会的信息(需求、期望、社会发展及趋势) d)顾客对本公司供应的工程产品、营销服务的评价信息(顾客满足、顾客投诉、顾客建议)。 4.2.3内部信息主要包括: a)公司质量方针质量目标贯彻、实施方面的信息; b)质量管理体系运行方面信息(内审、管理评审); c)工程产品质量的监测及其分析、处置方面的信息; d)营销服务过程及服务质量的监测及其分析、处置方

6、面的信息; e)开发项目调研、策划方面的信息; f)工程产品特性、服务特性实现及其开发策划方面的信息; g)工程产品质量动态、销售动态分析及其掌握方面的信息; h)持续改进,纠正和预防措施及实施方面的信息; i)员工的信息(员工满足及合理要求); j)人力资源管理方面的信息。 4.3信息的管理 4.3.1各职能管理部门负责收集各自职责范围内相关的信息。 4.3.2信息的识别 a)信息的形式可以是书面材料及其他介质形式; b)对收集的信息,收集部门应进行核证,把由于人为原因造成的失真信息筛选剔除,保证传递信息的真实性。 4.3.3信息的分类 依据信息的特征及其对质量活动的影响程度,信息可分为常规

7、信息和异常信息。 a)异常信息 重大的工程质量、安全事故:(包括施工单位) 突发性事件且构成对公司的声誉和形象影响的事件; 违反有关管理规定构成的责任事故(质量、安全); 顾客投诉或埋怨并已构成严重不合格事件; 体系发生严重不合格。 b)常规信息 经营活动、质量活动中获取的大量的非异常信息。 4.4信息的受理和处置 4.4.1常规信息的受理和处置 a)常规信息发生后,应按相关质量活动的规定进行沟通和传递。由相关职能部门处理并作好记录; b)对于本部门无法处理或必需跨部门衔接的,信息获得部门应以"信息单"报总经办,由总经办组织协调处置; c)信息的沟通和传递 由上向下传递的信

8、息:由上级主管部门审批后,层层向下传递,由相关职能部门进行监督检查; 由下往上传递的信息:经主管部门审核后逐级向上传递,由职能管理部门进行监督检查; 横向传递的信息:经部门负责人审核后按质量活动规定的沟通渠道,在相关部门间交流。 4.4.2异常信息的受理和处置 由信息获取部门编制"信息单": a)顾客投诉-报营销部受理处置; >b)工程质量、安全质量事故-报工程部处置,处置部门必需在二小时内到达现场处理,工程部应即时报总工办、总经理; c)其他信息-由总经办受理处置。异常信息处置部门必需在受理后24小时内进行处理; d)异常信息的全部处置资料必需报总经办备案。 4.5

9、数据分析 数据即量化信息。对量化信息的开发和利用,应采用数理统计技术,从中查找数据变化的规律。 4.5.1数据的范围 数据主要来自对市场的调研和预估、体系运行过程的监视和分析、工程建设管理营销过程的监测和分析、工程产品和服务结果的监测及分析、顾客反馈的统计和分析等活动。 4.5.2数据的收集 通过信息网络渠道,系统地收集数据,应做到:精确、完整、准时。使数据能照实地反映客观事实的特征及变化状况,便于准时分析、有效地确定并采取改进措施。削减或避免损失。 4.5.4数据的分析和利用 执行统计技术的应用的相关要求,对收集的各类数据正确运用数理统计技术进行数据分析,寻求数据变化的规律,以便在以下方面供

10、应证明或应用; a)质量管理体系的相宜性,有效性和充分性,以及识别体系持续改进的机会; b)销售趋势以及对营销策略的调整; c)顾客满足程度与公司管理目标的符合性,以及识别顾客的期望并转化为管理和工程技术掌握要求,持续提高工程产品质量; d)质量意识、经营理念与市场规律的符合性,以及企业文件建设; e)持续改进的有效性的必要性; f)对供方掌握的有效性,以及战略上的调控; g)经营活动的决策。 4.5.4信息、数据管理有效性评价 a)部门应定期向职能管理部门提交各类报表、分析报告。职能管理部门应进行汇总、分析、提炼、积累素材,呈报总经办备案,供应高层领导决策; b)总经办应于每年十二月份定期评

11、估信息管理在质量管理工作中的作用,找出存在的问题,持续改进信息管理工作。 4.6有关信息及数据按记录掌握程序,由相关部门予以保存。 5相关文件 5.1记录掌握程序dh/qp-4.2.4 5.2与顾客有关要求的评审程序dh/qp-7.2 5.3统计技术的应用dh/qc-8.4-01 6相关记录 6.1信息单qr/zb-35 图例:信息工作流程示意图 重要问题 部门或分公司自报 重要问题 总经办对口信息员 总经办综合信息科科长 总经办主任 总裁助理级部门经理级 董事长 备注: 1、信息管理的原则是客观性、真实性、准时性、公正性、有效性。 2、信息的流程首先是各部门、分子公司当天将各部门、分子公司所完成的工作状况传递给总经办对口信息员。 3、总经办信息员对信息去伪存真、删减增加,并至少能够作出浅度分析,最终