住宅区档案资料管理设想规范

1、住宅区档案资料管理设想规范 住宅区档案资料管理设想 1档案管理运作环节 1.1资料的收集 1.1.1建立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理,建立相应的规章制度,对全部档案资料进行严格管理。 1.1.2资料的收集坚持系统、完整的原则,依据实体资料和信息资料的内容,从实际需要动身,扩大信息资料的来源,从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术修理资料,从空间上讲是指物业构成的方方面面,大到房屋本体、公共设施,小到一树一木都有具体的资料收集。 1.2资料分类整理 1.3资料归档管理 归档就是根据资料自身规律、联系进行分

2、类保存。依据实际需要,xxxx一期的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存,如录像带、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。 档案的出、入室都有严格的规定:出室必需由具备资格的人员经登记后方可借出,入室时须由专人进行检查,如有破损,马上修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需准时收回在外文件,严防文件的流失。 档案的管理环境必需做到“三防”,即防火、防潮、防变质。 1.4档案的运用 采用先进的检索软件,逐步建立电脑网络系统,充分发挥档案的

3、贮存和使用价值。 1.4.1外部网:与广阔业户、主管部门进行联网,全部管理资料如 住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督和检查。 1.4.2内部网:管理处内部联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理、分层使用。 2档案资料的类别 档案资料大体分为物业管理政策、法规资料,竣工验收资料、房屋的单体竣工图、住户档案、装修管理档案、修理档案、巡察记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理服务活动记录及档案。 2.1竣工验收资料(如下表) 名称资料内容 工程建筑 产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文 b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证 c:拆迁安置资料

4、工程技术资料a竣工图-总平面图、建筑、结构、设备、附属工程及隐藏管线的全套图纸; b地质勘察报告; c工程合同及开工、竣工报告; d工程预算 e图纸会审记录 f工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录); g隐藏工程验收签证; h沉降观看记录; i竣工验收证明书; k新材料、构配件的鉴定合格证书; l水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备检验合格证书; m砂浆、混凝土试块试压报告; n供水、供暖的试压报告; o园林绿化的图纸和清样; p设备清单、安装调试记录、使用留意事项说明、质保书和保修单,操作手册等; q有关工程项目的其他重要技术打算和文件 2.2管理档案资料(含业户档案、装修管理档

5、案巡察记录) 名称资料内容 物业资料小区基本资料、分区资料、环境文化设施资料 住户资料a:住户迁入资料 b:住户人员档案 c:住户修理档案 事务资料a:事务值班表b:事务交接记录表 c:业户搬出(入)物品登记表d:日常事务巡察记录 e:业户回访登记表 合格分承包方资料a:修理申请表(附图纸)b:修理工程队安全责任书 c:临时施工人员登记表d:施工单位营业执照 2.3投诉与回访及其他管理服务 名称资料内容 修理资料a:修理申报表b:修理服务派工单 c:修理回访记录表d:公共设施修理记录 治安交通 管理资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录 b:查岗记录、闭路电视监控系统录像带 c:物资搬运放

6、行记录、紧急事件处理记录 d:车辆管理记录、车辆具体资料、车位使用协议 设备管理 资料a:公用 设施保养修理记录 b:各项机电设备保养修理运行记录 c:设备分承包方修理保养记录 d:设备检查记录 社区文化 资料a:活动计划实施方案、总结记录 b:文化活动图片及录像记录 c:传媒报导 员工管理 资料a:员工个人资料、聘用表b:员工业绩考核及奖惩记录 c:员工培训计划及实施记录d:员工培训考核记录 e:员工外出考评及参与演练记录f:员工住房及内务管理记录 业户反馈 资料a:服务质量回访记录表b:业户意 见调查、统计记录 c:业户投诉及处理记录表 行政文件 资料a:管理处主管值班及督察记录 b:政府部门文件 c:物业公司及主管领导部门文件 d:管理处规章制度、通知