浅议海外工程商务信函写作及策略

1、浅议海外工程商务信函写作及策略摘要：海外项目的商务信函写作，需要有合同条款的理解 深度、项目本身的认知能力和信函写作水平都是必要的基 础。有了这些基础，再运用正确的策略，为撰写好一篇商务 信函创造一个好的条件。关键词：合同管理商务信函格式，开篇和结尾，写作 策略，深刻理解合同条款中图分类号：k826. 16文献标识码：a文章编号：从事过海外工程项目的管理人员都会对工程中纷繁复 杂的书面文件有深刻的印象。出来双方签订的合同外，商务 信函和各类文件的书面往来是各方沟通的主要方式。一般合 同方之间的通知（notice）、提议（proposal）、递交 （submission）、批准同意（approv

2、al）、决定（decision）、 索赔（claim）等，都应该采取书面方式。合同各方往来的 商务信函对双方具有法定约束力，不得随意更改。对商务信 函的管理是合同管理的重要组成部分。在此，本文就结合笔 者近十几年在海外工程实施和合同管理的实践和体会，对海 外工程中的商务信函实务写作做些简单的探讨：写好信函的知识基础首先，写好商务信函应具有以下基础：深厚的合同功底，了解国际通用条款（如fidic合同条 款)、熟知本项目所采用的合同文件。对所从事的工程行业有较好的了解和认知，能了解、掌 握本项目的全面工作进展情，知道事件的前因后果，并能分 清楚主次关系。良好的语言表达能力和写作能力。二、信函的基本

3、格式在工程项目中使用的商务信函都应该是正式的书面信 函。相对与国内的中文信函，英文信函在格式和语言上都有 比较固定的格式和规范。信头(letter heading),主要包括发信人公司名称， 标识(logo),地址，电话，传真等基本信息，一般在信函 的最上方。信函编号(reference no.):由于一个项目工程信函一 般都会比较多，通常发信人都会为信函编号，一般来说，信 函的编号不应该紧紧是一个数字，而应该也有一个比较固定 的格式，并在这个格式中反映较多的信息。如某信函的编号 为 cfmcc/bd/dwasa/120817/01,其中 cfmcc 代表发函公司， bd代表国家，dwasa代

4、表部门，120817代表年月 日，01则 为编号。信函编号一般放在信头下方。日期(date):即发函的具体日期，通常在信头的下方并 和编号平行。收信方(to whom):是指接收信函的公司或机构名称， 如业主、监理或分包商，通常用to： xxxx的形式指定，收 信方一般要有对方名称(全称)，地址的详细信息。收信人(attention):指的是信函指定的接受人，通常 是合同中约定的各方授权代表，通常用attention： xxxx的 形式指定，收信人一般要有收信人的姓名(全名)和职务。主题(subject):是指信函所包含的主要内容，即标题。 通常以subject或sub的形式来引出信函标题。正

5、文(body of letter):信函的主要部分和内容。结束语(complementary close):即一种客套语，类似 于中文中的“此致敬礼”或“谨启”，常用的有“您真实 的"yours truly,"您真诚的"yours sincerely 等等。发信人(from whom):是指以其名义发信的人。在这里 需要注意的是，海外项目中通常发信人是合同中约定的项目 授权代表，而不是信函的起草人。发信人一般要包括发信人 的姓名和职务，并要有发信人的亲笔签名或印章。附件(enclosure 或 attachment):海外项目商务信函作为一种十分正式的文件，应设计

6、得 清楚、简练、实用、美观，并一般应要求计算机打印。打印 时，信函的各个部分要安排得当，字体不能太小、太密。三、信函写作中的策略常见的开篇句一一开篇明义在海外工程实施的实际工作中，工程商务信函的数量非 常之多，为了方便各方清楚递交本信函的来由和原因，并能 迅速引起收信人的注意，通常在信函的第一句都要说明所要 回复的信函编号、日期并重申一下该信函的内容或观点，并 紧接着表明自己的态度。例如：with reference to your letter ref no dwasa/cn/cfmcc/120506/02 dt 6 may, 2012 regarding the issuing the p

7、erformance guarantee and advanee payment guaranteeby our company for the project,we regret to inform you that we cannot agree with the content of your letter and would like to respond as follows：(根据你方2012年5月6日信函 dwasa/cn/cfmcc/120506/02,关于由我公司为项目开具履约 包含和预付款保函一事，我方很遗憾的告之你，我们不同意 你在此信函中的内容，并答复如下)这里必须强调

8、的是在引用对方信函的时候约定要写明 信函的编号和日期，但如果信函上表明的日期和受到的日期 间隔太久，比如信函上日期是5月6日，而收到日期是5月 10日，则约定要加上注明"收到日期为5月10日” (received on 10th may, 2012)o因为很多的合同条款都 有明确的时间限制，比如说索赔必须是在收到通知一定时间 内才有效，这样可以赢得时间。常见的结尾句一一需有所求工程商务信函的结尾应能使用较为客气的语言并能提 出具体的要求，以提醒对方能去及时解决或回复，例如：我方等待着贵方在两周内关于此事进一步的指令。we look forward to your further in

9、struction on this matter within next two weeks预先感谢贵方对此事宜将采取的迅速行动your prompt action regarding this issue will be highly appreciated.终上所述，我们要求贵方考虑我们的延长时间的要求， 并期待贵方in view of all of the above, we therefore request that you review our claim for an extension of time and look forward to your favorable response.深刻理解合同条款紧扣条款有理有据在海外工程中，合同管理是项目管理的核心。对参与工 程建设的各方，尤其是业主、监理和承包商三方，合同管理 尤为重要。合同文件是国际工程合同管理的基础，也是我们 在写作信函和起草相关文件的主要依据，大部分的信函都会 和合同事宜紧密相连。所以在起草商务信函前，相关的合同 条款