常用公文管理办法

1、*集团有限责任公司公文管理办法第一章 总 则第一条 为加强*集团有限公司（以下简称“集团公司”）公文管理工作，根据党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）、党政机关公文格式（GB/T97042012）等有关规定，结合集团公司实际，制定本办法。第二条 公文管理指公文的办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条 公文管理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第四条 党政管理中心是集团公司公文的主管机构。其中，党委办负责党群类公文的管理工作；集团办负责行政类及其他公文的管理工作，并对各部门（单位）的公文管理工作进行业务指导和督促检查。第二章 公文种类第五条 集团

2、公司公文种类主要有：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（五）通知。适用于发布、传达下级部门（单位）周知或者执行的事项；批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文。（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。（七）报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。（九）批复。适用于答复下级单位的

3、请示事项。（十）议案。适用于相关部门（单位）向集团公司提请审议事项。（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题；向无隶属关系的单位请求同意；答复下级单位一般审批事项的请示用“复函”；建议任免下属公司人员相关职务。（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章 公文格式第六条 集团公司公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等部分组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密

4、的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（六）签发人。上行文、纪要应当标注签发人姓名。（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简

5、称或者同类型单位统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。（十四）附注。公文印发传达范围、联系人等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称

6、。（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。第七条 集团公司公文的版式根据党政机关公文格式（GB/T97042012）国家标准，参照*集团有限公司公文格式（附件1）执行。集团公司信息管理部门需按照公文格式相关要求，在集团公司OA系统及电脑上安装相应字体及软件。第八条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。第四章 行文规则第九条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。第十一条 向上级单位行文，应当注意：（一）原则上主送一个上级

7、机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。（三）向上级单位行文，常用“请示”、“报告”和“意见”；请求需答复的事项，应用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可用“意见”。（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。第五章 公文办理第十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第十三条 收文办理主要程序是：（一）签收。对收到的公文应逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。（二）登记

8、。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。（三）拟办。集团办负责人根据文件内容、集团公司高管团队成员工作分工、各部门（单位）职权范围及公文审批规定，对需要办理的公文提出拟办意见。（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（五）呈批。呈送集团公司高管团队成员批示的文件应做到资料齐全，需按照顺序附上：文件处理笺（含拟办意见）、来文、有关部门（单位）征询意见材料、有关政策依据材料、有关背景材料等。（六）传阅。根据集团

9、公司高管团队成员批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。传阅顺序按照分管领导相关领导主要领导进行。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。（七）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并及时向集团公司领导反馈办理情况。党群类公文由党委办催办；行政类及其他公文由集团办催办。（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。（九）归档。公文办理完毕后，党委办兼职档案员、集团办文字秘书应当按照有关规定将公文原件、领导批示、办理结果等资料及时登记、归档。第十四条 直接报送给集团公司高

10、管团队成员的文件，除集团公司高管团队成员专门交办的事项和重大、突发事件外，应交由集团办统一处理。凡收到外单位直接送来的需办理的文件，除一般的业务往来文件外，应当交集团办统一处理。第十五条 发文办理主要程序是： （一）起草。公文起草遵循“谁主办，谁拟稿”的原则，涉及两个以上部门（单位）的，由牵头单位拟办，有关部门（单位）协办。涉及其他部门（单位）业务的，需征求相关部门（单位）意见。涉及政策法规性的文稿，需征求法律事务中心意见。征求意见可以书面或电子文档的方式进行，被征求意见部门（单位）需明确回复修改意见。意见不一致的，应积极进行协商。（二）审核。拟文部门（单位）负责人对行文的必要性、行文的规范性

11、、内容的合规性进行审核、确认。（三）会签。提交业务涉及部门（单位）进行会签。已征求相关部门（单位）意见的，可附相关证明材料，不再书面会签。意见未被采纳或部分采纳的，需由拟稿部门（单位）作书面说明。（四）审签。由拟文部门（单位）呈送集团分管领导审签；如涉及其他核心领导分管工作的，需征求其意见或呈其会签。（五）复核。公文文稿签发前，应当由集团办对公文的审批手续、文种、格式等进行复核。拟稿人将*集团有限责任公司公文拟文笺（附件3）交单位负责人、会签单位负责人、集团分管领导签字确认后交集团办复核。经复核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位

12、修改后重新报送。（六）签发。党群类文件统一呈集团公司党委书记签发，行政类或其他文件统一呈集团公司总裁签发。（七）印制，核发。对复核后的公文，由集团办进行编号、印制。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。（八）用印。由拟文部门（单位）将印制完成的文件交印章管理部门盖章后分发。（九）存档。由集团办负责将公文底稿、正式文件、电子文档移交档案室归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。第十六条 发文应当经集团公司相关负责人审批签发；联合发文应当由所有联署部门（单位）的负责人会签。（一）以集团公司名义制发的公文，由集团主要领导签发；涉及多个核心管理

13、团队领导工作的，由相关领导会签。（二）以各子公司名义制发的文件，原则上由各子公司负责人或负责人授权的分管负责人签发。其中，涉及特别重大的，有敏感事项的，与国家法律法规和公司相关规定有冲突的，或其他需要集团公司知晓的文件，拟文单位应报集团公司相关部门（单位）审核签字，并经集团办复核，集团分管领导同意后，各子公司方能印发。（三）领导的签发时间即为公文的生效时间。第十七条 非红头文件的发布采用简化程序办理：拟稿单位在完成拟稿、审核工作后，将单位主要负责人审核同意并签字确认的文稿原件交集团办复核。集团办将复核通过的文件在OA办公平台进行发布，并将文稿原件及电子版存档。第十八条 以集团公司及集团办名义发

14、布的文件，除集团公司高管团队成员要求或紧急事项外，原则上报集团办对行文的规范性进行复核。第十九条 纪要遵循“谁主办、谁拟稿”的原则，即由牵头召开会议的部门（单位）根据会议内容拟制初稿，并根据发文处理流程，报集团公司领导签发。第二十条 各部门（单位）报送公文有下列情形之一者，予以退回并通报、处罚：（一）公文格式不完整，不符合行文规则的。（二）文种使用不当或事项表述不清的。（三）行文中出现错别字的。（四）未经规定流程审签的。（五）其他不符合公文管理规定的行为。第六章 公文管理第二十一条各部门（单位）应指定专人负责公文管理工作，并做好日常公文、资料的归档工作。第二十二条加强公文的保密管理工作。严禁翻

15、印标有密级的各类文件及资料；涉密公文的交接移交需建立专门台账，实行专人管理；涉密文档严禁网上传输（含内网）；严禁在非保密计算机及存储介质上存储、编辑；由上级机关下发，并需要清退的保密文件，应由专人建立专门台账进行管理，并按相关要求及时清退；销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。销毁绝密公文应当进行登记。第二十三条单位合并时，全部公文应当合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案室。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第二十四条公文办理完毕后，档案室应根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理、归档。个人不得保

16、存应当归档的公文。第二十五条在OA电子文件传阅、签审流程运行时，公文管理部门应根据其相互联系、内容和保存价值等对每份传阅、签审的文件及时进行电子文档及纸质文件的收存、归档。第二十六条 会议组织单位和参会人员需妥善保管会议文件材料。属于保密范围的文件，不得向非参会人员泄漏，会后由会议组织单位统一回收。第二十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限，属永久保管的，各主办部门（单位）需按照有关规定定期向档案室移交。第二十八条 拟制、修改和签批公文，原则上用A4规格的纸张,特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定；书写、签名必须使用黑色、蓝色墨水的签字笔、钢笔。第七章 附 则第二十九条 本办法由党政管理中

17、心负责解释。第三十条 本办法自公布之日起执行。原*集团有限责任公司公文处理办法（*集发201012号）文件同时废止。附件：1. *集团有限责任公司公文格式 2.*集团有限责任公司收文处理笺 3.*集团有限责任公司公文拟文笺 4.收发文管理流程*集团有限责任公司办公室 2016年4月7日印发 （共印1份）附件1*集团有限责任公司公文格式根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）、党政机关公文格式（GB/T97042012）的有关规定,对集团公司公文拟制中涉及的，对纸张、排版、印制、装订、格式及编排规则等的要求进行规定。本标准适用于以集团公司及各下属单位

18、名义制发的公文。各下属部门拟制的公文也应遵照本标准执行。一、公文用纸幅面及版面要求（一）幅面尺寸:公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。（二）版面:1.页边与版心尺寸：在word文字处理系统中，版心尺寸约156 mm×225 mm（不含页码）；上边距一般为37mm+1mm，左边距一般为28mm+1mm。 2.字体和字号：除另行说明外，公文格式各要素中的中文用3号仿宋GB2312字；英文、数字推荐用3号Times New Roman字体。3.文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。4.行数和字数:一般每面排22

19、行，每行排28个字，行间距用固定值28.8磅，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。二、印制装订要求（一）印刷要求双面印刷，版面干净，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。（二）装订要求1.公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm。2.骑马订或平订的公文应当：（1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；（2）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；（3）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；（4）包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。三、公文格式各要素编排规则（一）公文格式

20、各要素的划分本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。（二）版头1.份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2.密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3.紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级

21、和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用加粗长城小标宋字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则，一般应小于22mm×15.33cm(高×宽)。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。5.发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括

22、入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如“*集发20131号”。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋GB2312字，签发人姓名用3号楷体GB2312字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。7.版头中的分隔线：发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线（在word文字处理系统中推荐高度为2.2

23、5 磅，宽度15.33 厘米）。（三）主体1.标题：一般用2号长城小标宋字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋GB2312字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层一般用楷体

24、字、第三层和第四层一般用仿宋GB2312字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章（1）加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

25、联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（2）不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。（3）成文日期中

26、的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（4）特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。（5）附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（6）附件：附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，不加标点符号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（四

27、）版记1.版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。2.抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋GB2312字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐。抄送机关名称之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之

28、间不加分隔线。3.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋GB2312字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。（五）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、公文中的横排表格A4纸型的表格横

29、排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。五、汇报及讲话材料推荐格式（一）标题：一般用2号长城小标宋字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（二）发文机关署名、发言人署名、使用日期1.发文机关署名或发言人署名一般用3号楷体字，在标题之下、在成文日期之上，居中编排。2.使用日期一般用3号楷体字，在发文机关署名或发言人署名之下居中编排，并以“（）”括入。（三）主送机关、称谓语：编排于成文日期下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关、称谓名称后标全角冒号。（四）正文：一般用3号仿宋GB2312字，编排于主送机关、称谓语下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、