探究电力企业数字化档案信息资源开发利用的策略

1、    探究电力企业数字化档案信息资源开发利用的策略    何青摘 要：当前，我国信息化技术不断发展，档案数字化管理与应用趋势日益明显，电力企业档案信息利用工作迈入新阶段。本文主要分析了电力企业数字化档案信息利用的新特点以及存在的问题，提出了数字化档案信息资源开发利用的有效策略。关键词：电力企业；数字化；档案信息资源；开发利用；策略在当前数字化发展的背景下，电力企业数字化档案信息资源的应用，能够更好地促进电力企业发展，提高社会效益和经济效益。近几年来，一些电力企业利用现代信息技术，对档案管理进行了信息化改造，形成了较为系统、完善的电子文件管理系统和数字档

2、案系统。这不仅能够更加充分地利用档案信息资源，还可以提高电力企业的竞争力，促进电力企业的快速发展。但是，由于种种原因，在电力企业数字化档案信息资源利用过程中，仍然存在一些普遍的问题，降低了数字化档案信息资源的实际利用效果。1 电力企业数字化档案信息技术利用的新特点在信息技术快速发展的条件下，电力企业档案管理已经改变了过去的传统方式，数字化档案信息技术的使用，无论是在管理上还是在应用上，都呈现出新的特点。首先，随着电力企业的不断发展和壮大，档案信息数据也呈现快速的增长，使得数字化档案信息资源的应用和管理工作难度更高，面临的挑战更大。其次，在应用数字化信息资源的过程中，需要更多地依赖信息化设备，对

3、硬件建设提出了新要求。第三，在档案管理的全过程中对技术的要求不断提高，从收集环节到加工环节、再到应用环节，都需要使用网络和信息技术，对电力企业的软件和人员素质的要求都不断提高。2 电力企业数字化档案信息技术利用存在的问题虽然部分电力企业实现了数字化档案信息资源管理，但是其综合应用水平较低，没有实现对数字化档案信息资源的充分利用，难以满足实际工作的需要。这主要体现在三个方面：一是在电力企业的数字化档案信息资源管理中，档案资源的利用程度低。大部分电力企业都是集中在对财务、人事，以及法律信息等进行的档案信息资源管理，范围太小，并且很多工作人员对数字化档案信息没有清晰的认知。二是在数字化档案信息资源利

4、用中，方式单一，难以取得理想的效果。有些电力企业虽然进行了数字化档案信息管理，然而在实际应用中，仍然沿袭传统思维和工作习惯，较多地低利用原件借用和复印等方式开展工作，难以充分发挥数字化档案信息资源的有效作用。三是在档案信息的整理过程中存在问题。随着电力企业的规模扩展和业务发展，其档案信息的数量也不断增加，而档案信息加工和处理的滞后，已经影响到信息开发应用效率和效果，并且给后续档案信息管理工作带来压力。3 电力企业数字化档案信息资源开发利用的策略3.1 提高档案资源利用意识，促进部门之间档案资源管理的沟通和利用第一，电力企业的数字档案信息资源开发，必须要与企业经营发展相融合，围绕企业发展要求和经

5、营任务开展档案管理工作，以提高企业经济效益为最终目的，不断促进电力企业快速发展。第二，电力企业的数字化档案信息资源应用并不是综合档案室独立存在的工作，而是与其他部门的工作开展息息相关，在档案信息资源管理和应用过程中，档案管理者应当与其他部门加强沟通交流，提高档案管理的协同性。第三，不断优化档案数字化管理工作，扩大档案信息资源开发应用的范围和水平。第四，档案资源管理与其他工作有共性，但更多的是特殊性，有其鲜明特点和独特价值，虽然不能在短期中获得“明显”收益，但是对电力企业的长远发展却有着不可替代的积极推动作用。电力企业管理者需要意识到开展数字档案信息资源开发和利用的重要性。3.2 加强复合型档案

6、管理人才的培养，提高档案的利用率在电力企业档案管理各个要素中，人才是最具决定性作用的因素。作为现代科学技术的有效载体，提升人的素质，培养复合型档案管理人才，是提高档案管理水平的关键所在。数字化档案信息资源开发方式下，要不断加强数字化档案信息队伍的建设，档案管理者不仅要通晓档案管理专业知识，还要掌握相关的信息技术知识和计算机知识，熟悉电力企业发展背景和相关政策。通过复合型人才的培养给数字化档案资源的开发利用提供智力保障。3.3 建立数字化档案管理信息系统，促进档案信息资源共享随着数字化档案管理系统的建设和发展，越来越多的软件档案管理软件也应运而生。因此，在实际的档案管理工作中，必须要针对企业的档

7、案管理实际情况，选择有效的档案管理软件，建立统一的档案管理信息系统，提高档案信息资源的管理和利用效率。3.4 拓展数字化档案信息资源的利用方式3.4.1 线上借阅在对数字化档案资源的利用中，最为基本的方式是借阅。在该应用下，数字化档案能够实现对用户需求的准确定位，借助网络技术，解决异地检索以及信息获取的问题，给使用者带来更为便捷的档案信息获取方式。其中，数字化档案最为常用的检索方式是目录检索、縮略图检索和全文检索，能给用户的信息查询带来很大的便利。3.4.2 远程参考咨询在档案信息中，给用户提供的参考咨询服务是最为常见的。档案数字化的应用，改变了传统的方式，使用网络完成参考和咨询，大大提高了咨

8、询服务的范围，使得咨询种类也不断丰富，提高了咨询的效率。3.4.3 综合编研编研服务是一项系统化的服务。在数字化的档案管理背景下，丰富了编研的形式，可以将图像、文字以及声音等等应用在编研工作中。编研工作能够实现信息的快速传播，带来更多的优质档案信息。4 结束语综上所述，与过去相比电力企业数字化档案信息资源的管理应用发生了很大的变化。有效开发利用数字化档案信息资源，应当从企业发展的高度出发，提高认识，强化部门协同，培养复合型专业化人才队伍，构建专门的档案信息系统。还应当针对档案数字化特点拓展新型的利用方式，提高利用档案信息资源利用的效率和使用过程的便捷性，从而在电力企业的发展中最大限度地发挥档案信息资源的全部价值。参考文献1任越，倪丽娟.大数据背景下档案信息资源开发与利用面临困境与解决对策以黑龙江省地市级综合档案馆调研为例j