会计电算化操作管理制度

1、电算化管理制度为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常安全运行，根据财政部的有关规定，结合本公司具体情况制定本规定。一、财务科应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐套文件，根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但已制单或记帐的会计科目不得随意修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）。二、转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。三、任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐

2、凭证，摘要区要规范填制，自动生成的记帐凭证编号应当连续， 凭证作废出现断号时要及时进行整理。四、录入的记帐凭证必须经过审核人员审核签字后，才能登记帐薄，同一张记帐凭证，制单和审核不能是同一人。五、每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存现金日报表，出纳人员在表上签字盖章。六、根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。至少每月核对一次总帐，每季度核对一次明细帐。七、必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿打印间隔时间不得超过一个月，平时可以只打印已满页的帐簿数据，但每年年末必

3、须将全部帐簿数据打印输出。会计电算化操作管理制度为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全特制定本制度。一、操作使用人员操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员。根据会计电算化工作要求财务部门配备以下操作使用人员（一）系统管理人员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的保密字。（二）数据录入员：按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。

4、数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证审核操作。出纳人员，系统维护人员不能担任数据录入人员工作。（三）数据复核员 : 负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核，确保入帐数据的完整与正确。（四）数据管理人员 : 负责已审核数据的入帐、入帐后凭证、帐页的打印输出工作，协助系统管理员定期做好数据备份工作，负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、帐页及其他资料的保管工作，做好软件数据扩资料的安全保密工作。（五）系统维护人员 : 负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障会计电算化工作的正常运行。二、操作使用人员的操作权限 ：（一）系统管理员必须熟悉用友

5、财务软件的特点和本单位会计电算体系与核算方式。会计科目的设置必须符合企业会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必须符合上级主要部门和财政主管部门要求。（二）数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据审核操作，审核人员亦不能进行数据录入操作，审核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，审核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行审核签字操作。（三）系统维护人员

6、除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据、源程序和数据库文件结构；不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏程序、数据文件、账册、软盘等。（四）操作人员应按密码和操作权限操作，对自己的上机注册名与口令要严格保守秘密，不得泄露 ，必须严格履行岗位职责与操作权限，不能越权、越位操作。未经主管领导同意，不能向他人提供各类会计数据。（五）备份数据软盘和存档数据软盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。（六）各岗位操作人员在操作使用计算机过程中，如遇异常情况

7、，要及时联系系统管理员进行解决，不得自行解决和自行处理。（七）任何人员禁止在财务用计算机上使用、打开来历不明的软件及邮件，对外来的存储介质必须先杀毒后才能使用。禁止在财务用计算机上玩游戏，会计电算化系统的服务器不能直接接入互联网，不具备防范条件的会计电算化系统的终端机不允许接入互联网，以保证计算机数据安全和防止感染计算机病毒。三、会计凭证的审核与管理：会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据。必须保证入帐前录入计算机的会计凭证准确、可靠，因此应从以下几方面严格把关：（一）手工记帐凭证的审核：根据审核后的原始凭证手工编制的记帐凭证必须交稽核人员审核后才能交数据录入人员录入。 稽核人员必须认真审核凭

8、证摘要的规范性、 清晰性；凭证分录和数据的合法性、准确性。如无误再检查凭证科目的平衡关系，最后审查制单人是否签字。（二）机制凭证的审核数据录入人员录入凭证数据后，由审核人员对录入的凭证进行审核，确保与手工编制凭证的一致性，审核人员审核无误后在机制凭证上签字。（三）审核后的凭证必须经有关人员（稽核员、制单人员、出纳、数据录入员、数据审核人员、会计主管等）确认签字后方可进行记帐操作。电算化会计档案管理制度电算化会计档案管理是公司重要的会计基础工作，要严格按照财政部会计档案管理办法及相关要求，对电算化会计档案进行管理。一、电算化会计档案管理的内容和范围：电算化会计档案包括存储在磁盘、光盘等介质上的会

9、计数据和计算机打印的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及财务软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。财务软件设计书、软件程序、用户操作手册、本单位电算化系统构成说明和财务软件工作日志等，视同会计档案保管。二、电算化会计档案的日常管理（一）各核算单位使用计算机打印的书面形式的会计凭证、 会计账簿、会计报表，由本单位财务负责人或指定人员负责保管。（二）会计电算化记账凭证制单完成后应有制单人员的签名或盖章、审核人员签名或盖章、财务负责人签名或盖章。收付款记账凭证还应有出纳人员签名或盖章。（三）现金日记账和银行存款日记账可采用计

10、算机打印的活页账页装订成册，应每天登记并打印，做到日清月结。对每天业务较少、不能满页打印的，也可按旬打印。一般账簿按年打印，遇税务、审计等管理部门检查时，应按其要求，及时打印有关账簿、报表等。（四）各类账簿在每一会计年度结束后一个月内必须完整打印，装订成册存档。发现已打印的纸质会计档案有缺损时，必须补充打印。所有记账凭证数据和明细分类数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。（五）每月结束后 10 日内、年度结束后 30 日内，财务人员应将打印的记账凭证分月、按凭证序号整齐装订成册，由财务负责人或财务主管、审核人员和装订人员签名或盖章，存档妥善保管。（六

11、）每月结束后 15 日内、年度结束后 45 日内，财务人员应将打印的会计报表和有关会计资料整齐装订成册， 并加盖单位公章由单位负责人、财务负责人或财务主管签名或盖章并加盖单位公章，存档妥善保管。（七）存储在磁盘、光盘等存储介质上的会计电子文档由档案管理员保管。（八）保存的会计档案应为本单位积极提供利用，档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。三、电算化会计档案的保管要求（一）电算化会计档案存放地点应达到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求，重要会计档案应准备双份，并尽可能存放在两个不同建筑物内。（二）对纸质会计档案和存贮介质保存的会计档案应分类保存。（三）

12、会计电算化档案的保管时间计算机打印的会计凭证、会计账簿、会计报表的保管期限及电子会计档案的保管期限与手工账保管期限一致；购买会计电算化专用的计算机、打印机的报价单、保修单、使用说明书、购机清单等资料作为会计电算化硬件档案保管，保管期限至相应硬件被出售、报废等处置完毕；电算化系统软件的程序盘、使用说明、合同等全套软件档案应妥善永久保存。（四）日常备份存贮介质由档案管理员妥善保管、统一编号，应装在保护封套或包装盒中，并置于保存柜中。年度以存贮介质保存的会计数据备份盘交由纸质档案管理员统一归档保存。四、电算化会计档案必须严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。各种会计资料

13、（包括纸质和用存贮介质保存的会计数据），未经单位领导同意，不得外借和带出单位。经单位领导同意借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续。存放在存贮介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查其安全性和完整性，防止感染病毒和数据丢失。五、电算化会计档案保管期满后，按财政部会计档案管理办法的要求进行销毁。计算机上机操作记录制度会计核算软件管理的几项规定（试行）中对会计核算软件的使用单位有明确要求要有必要的上机操作制度。为了更好地完成系统维护的任务，了解故障发生的原因、地点、时间，以及如何处理和处理结果等情况，并作为下结段合理调整机时分配的依据，严格财务微机管理制度，现规定如下：一、计算机操作人员必须登记当

14、天所有上机操作情况。 要求填写日期，操作员姓名，操作内容，运行时间和运行情况。二、操作过程中没有问题则在运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题发生则应及时登记记录并向系统管理员报告。三、不得进行末作登记记录的任何软硬件维护工作。四、系统管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。五、操作记录每月装订成册，日常由档案管理人员妥善保管，年终整理归档。六、要真实完整地填写操作记录，发生总是不登记者，按经济责任制有并条款处理，以上规定由系统管理员监督执行，请所朋操作及维护人员遵照执行。会计电算化岗位经济责任制随着我公司会

15、计电算化进程的不断加快，电算化的应用在财务会计核算管理方面无论在范围上还是在层次上都有很大的发展，为了使我公司会计电算化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，特制如下会计电算化岗位经济责任制。一、会计电算化管理岗位：根据本企业的管理核算特点及上级对会计电算化管理岗位设置的要求，为了稳妥地进行以计算机替代手工帐的过渡，在总会计师领导下，本着财务会计岗位围绕电算化开展工作，更好地发挥会计电算化为财务管理，核算服务的原则，以计算机替代手工帐后本公司设置如下管理岗位：岗位：会计主管、岗位主管、系统管理、稽核、底稿制作、计算机操作、传票复核、软件开发、出纳、内

16、勤、成本管理、内部银行管理、往来帐管理岗、专用基金管理、销售管理。二、岗位职责：（一）总会计师 : 对企业会计电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用项目进行决策，保证会计电算化工作的健康发展。（二）会计主管：制订会计电算化发展规划，为总会计师提供重大硬件、软件使用，应用项目和决策依据，根据企业特点合理的设置电算化管理岗位及配备岗位人员，检查岗位人员工作情况。严格执行责任制对各岗位人员经济现任的约束条款。（三）会计电算化管理岗： .参与制订本厂会计电算化发展规划及电算化管理制度。 . 执行对操作人员的管理和计算机档案管理职责，对会计软件进行日常维护运行。保证计算机软件及硬件的财产。 .

17、 报告计算机故障并采取相应的处理措施，遇重大的系统运行故障必须根据故障的发生，自理情况填写报告单并及时报予电算化主管。 . 正确分配系统操作人员的使用权限，参与软件开发的管理。 . 保证各种电算化管理规定的正确实施。（四）岗位主管： . 电算化、成本、计划岗位主管：协助会计主管制订电算化发展规划及总会计师提供重大硬件。软件使用及应用项目的决策依据，负责软件开发的管理。协调系统管理与会计管理岗位工作，保证计算机辅助财务管理工作的正常过渡及协调发展，保证各级电算化管理制度的正确执行。本公司成本管理及财务计划的制定、预测。组织各岗位对公司经济活动进行准确及时的分析。为会计主管提供岗位经济责任制考核依

18、据。 . 资金、专用基金岗位主管：负责银行、现金出纳岗、销售岗、往来岗、专用基金岗的日常管理。上缴利润、税金、留利及货款的管理。流动资金的日常核算管理。配合电算化主管使本主管岗位的电算化应用不断完善。为会计主管提供岗位经济责任制考核依据。（五）系统操作岗位： . 执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。 . 及时准确地输入及生成各种会计凭证、帐簿、报表。 . 通过系统管理员及时准确地为领导提供所需的查询数据。 . 系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人。 . 正确执行电算化管理规定中有关操作、使用、备份等条款。（六）软件开发岗： . 执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。 .

19、 末经电算化主管、系统管理员核准的开发项目不得上机。 . 开发的软件应充分利用本公司已经应用信息系统、报表系统的功能并应易接受、掌握。（七）档案管理岗： .执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。 . 对存储在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、帐、报表等 要及时备份。备份软盘要编号及加盖印章归档，对企业会计核算结果的历年资料要备份三份，分别存放在不同地点。 . 对购置或自行开发的会计软件的软件文本要人作为会计档案永久妥善保存，并负责督促计算机凭证、帐簿、报表的装订归档。 . 对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作。 . 注意保管查看

20、计算机操作记录，发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理装订，归档。（八）稽核岗： . 审核原始凭证的合法性及是否有经办人、 验收人、主管领导签字。 . 审核凭证制作底稿是否规范，运用会计科目是否合理，借贷是否平衡。 . 发现不合理的原始凭证及传票制作底稿，及时退回业务发生岗位进行合格性处理。 . 签于业务处理时间问题至少一周内对所有原始凭证及凭证制作底稿全面审核一次，确保凭证制作质量。 . 稽核后的凭证要加盖岗位人名的印章，并对所有因人为因素造成又无及时稽核发现的凭证制作质量问题负责。（九）复核岗： . 保证计算机记帐前凭证制作质量起到把关的作用 . . 复核计算机凭证与作主制作底稿

21、的一致性，配合稽核人员及时发现原始凭证，凭证底稿的质量问题。 . 按日整理当日所有原始凭证、凭证底稿及计算机凭证，完整的交付装订人员进行装订。 . 按日进行每笔经济业务凭证的复核，发现问题后属于操作问题通知操作人员进行处理，属于系统维护问题通知系统管理进行处理。 . 负责审核计算机操作人员的操作结果并对审核结果负责，复核后的凭证要加盖岗位人员印章。（十）其他业务岗位： . 其他业务岗位按原经济现任制规定内容开展工作，发生问题按原条款处理。 . 其他业务岗位要全力配合电算化工作，执行领导对各岗位指定的有关电算化管理方面的要求。 .末经系统管理人员允许，不得私自上机操作。 . 现金及银行出纳岗协助档案管理员暂时负责每日凭证的装订工作并负责凭证封面要求内容的填写。 . 各岗位要及时发现本岗位不适于计算机管理方面的问题，并努力提出有利于会计电算化发展的建议。六章 软件和数据管理制度一、会计核算软件必须有独立的硬盘或子目录。不得与其他软件混淆放置；二、计算机硬件和软件出现故障时， 电算维护员在确认有关数据已作备份后， 可进行排除障碍的有关措施； 如无法解决，可根据情况通知计算机中心或金蝶公司有关人员，寻求解决办法；三、软件操作员根据审核通过的原始凭证编制记账凭证并及时打印， 附上原始凭证并经审核员