外贸单证缮制

1、 湖南商务职业技术学院毕 业 设 计外贸函电的缮制实操-以订单函为例 姓 名：黄 丽 学 号：201103007029 院、系：湖南商务职院、人文与旅游系 专 业：商务英语 班 级：11级商英4班 指导教师：毛春华 二 一四 年 三 月 十五 日 1717 湖南商务职业技术学院毕业设计诚信声明 本人郑重声明：所呈交的毕业设计，是本人在指导老师的指导下，独立进行创作所取得的成果，成果不存在知识产权争议，除在说明中已经注明引用的内容外，本设计不含任何其他个人或集体已经公开发表过的作品成果。对本设计的创作做出重要贡献的个人和集体均已在说明中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。

2、毕业设计作者签名：黄丽 二 一四 年 三 月 十五 日 目 录诚信声明 1 页码摘 要 1页码作品介绍 2页码 设计成果 8页码 参考文献 17页码 湖南商务职业技术学院毕业设计诚信声明 本人郑重声明：所呈交的毕业设计，是本人在指导老师的指导下，独立进行创作所取得的成果，成果不存在知识产权争议，除在说明中已经注明引用的内容外，本设计不含任何其他个人或集体已经公开发表过的作品成果。对本设计的创作做出重要贡献的个人和集体均已在说明中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。 毕业设计作者签名：黄丽 二 一四 年 三 月 十五 日摘要外贸函电就是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往

3、来而产生的信件。它是我们建立对外贸易关系和外贸往来的重要手段，也是各国相互沟通、开展业务、达成交易、建立友好合作关系等商务活动的重要媒介。该作品主要论述了外贸函电的内容、特点、写作格式、基本原则与实际操作流程，下面我将以某些具体的订单涵为例说明在此过程中所遇到的问题及对策。 关键词 外贸函电 实际操作 问题及对策Abstract Foreign trade correspondence is an international trade relationship between the two sides due to the business of each other letters. I

4、t is our foreign trade relationship and an important means of foreign trade correspondence, and countries to communicate with each other, conduct business, a deal, and business activities of the important media to establish friendly relations of cooperation. It is introduce the connotation and chara

5、cteristics of business English correspondence, writing format, basic principles and the actual operation process, Below ，I will in some order culvert for example illustrates the problems and countermeasures in the process. Keywords Foreign correspondence actual operation Problems and countermeasures

6、. 作品介绍 一 外贸订单函电产生的背景在国际贸易中，面临很多问题需要贸易双方进行协商洽谈，而国际贸易的全球性，使得贸易双方面临一些不可逾越的限制因素，例如地域方面、空间方面、以及时间方面的限制等等，这些限制因素的存在使得贸易的双方难以顺利进行面对面的交谈，从而在国际贸易的过程中出现很多的问题，阻碍了国际贸易的顺利进行。随着外贸函电的出现，突破了原来开展国际贸易方面的限制，能够及时有效的进行贸易双方的交流沟通，从而能够促进国际贸易在全球方面开展业务，推动贸易全球化的实现。外贸函电是我们建立对外贸易关系和外贸往来的重要手段。外贸函电包括建立客户业务关系，询价，报盘，还盘，订货，接受，签约，包装，

7、装运，支付，结算，保险，商检，索赔，代理及仲裁等到几项特殊贸易形式和经济技术合作。然而，促使贸易双方能够有效进行贸易合作的手段必然是函电，而使双方开展贸易的前提条件是建立贸易关系，所以此时就需要一封完整的建立贸易关系信，当贸易双方建立关系后就会进行下一步贸易合作，在合作过程中必然会出现很多矛盾需要双方调解，例如价格问题、质量问题等，那么则需要双方进行贸易磋商，（贸易磋商是买卖双方为买卖商品，对交易的各项条件进行协商以达成交易的过程，通常称为谈判。交易磋商是签订合同的基础，没有交易磋商就没有买卖合同，交易磋商的程序可概括为四个环节：询盘、发盘、还盘和接受。）继而会出现还盘信函。（还盘又称还价。受

8、盘人在接到发盘后，不能完全同意发盘的内容，为了进一步磋商交易，对发盘提出修改意见，用口头或书面形式表示出来即还盘。还盘是对发盘的拒绝。还盘一经做出，原发盘即失去效力，发盘人不再受其约束。） 二 外贸订单函电产生的过程 （一） 外贸函电的写作格式 商务信函是国际商务往来中经常使用的联系方式，是开展对外贸易业务和有关商务活动的基础及重要工具，因此，熟悉运用并正确理解商务信函的写作格式是顺利进行商务业务活动的前提和条件。其基本要素有信头、日期、封内地址、称谓、正文、结束语、签名及其他。另外有的书信还有投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。商务信函中最通用的格式齐头式。以下为具体注意的地方

9、： 1.信头 信头位于信纸的中上方，包括公司名称、地址、电话号码、传真号以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简介，如临时打印信头，则寄信人的名称和地址应打在右上角位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期。 2.日期 事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来。它有两种写法：英式为19th April,2011, 美式April 19,2011.英式写法日在先，月在后，而美式则相反。 3.收信人名称及地址 信内名称地址仍应重写一次，并

10、与信封上的收信人名称地址一样。通常在信纸的左边，低于日期二三行，也可打在信末端左边，在签名下约二至四行处。收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式。信内地址写法，英式格式差别较大。美式写法门牌号前没有NO.字样，后面也没有逗号，而英式写法则相反。 4.称谓 事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼：Sirs。公司行号等商业书信中多用Dear sirs, 英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用Gentleman称呼公司行号，但仅限于复数，在其后用冒号，Gentleman 和Dear Gentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时，不能单独用单数Sir，而要再Si

11、r签名加上Dear，也可写上姓，Dear Sir Lee。 5.正文 正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始，正文的文字不要太长，尤其是头尾两段，一定要简短些。正文在打字时，普通纸占用信纸的四分之三位置，写作形式上主要有改良齐头式、缩进式。 6.结尾套语 结尾套语相当于文中书信信末的“XX敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号。较常见的有：Yours faithfully, Yours sincerely. 7.签署 签署就是签上发信人的姓名。一般事务书信常在结尾语下面空五行处签名，其签署格式和规则如下：签署者代表公司、行号名义时，应在结尾套语下方打出大写的单位名称。当负

12、责人不在而由经办人代签名时，要加上by、for、per-pro字样。 （二） 外贸函电的书写基本原则 写作商务信函并不要求我们使用华丽优美的词句。所以我们需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解我们到底想说的是什么。需要注意的是：1、 口语化 每一封信函的往来，都是我们跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以我们需要在信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内

13、容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。2、语气语调 由于我们写的信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的语气语调也应该符合我们的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，写这封信函是想达到一个什么样的目的，希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。3、 回复迅速及时 给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。4、标题 也许很多人都

14、没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。 5、 精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。6、针对性 在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。 外贸函电以其体贴、完整、具体、简洁、准确、清楚、礼貌的特性，在对外贸易中发挥着重要用，目的是索取传递信息，进行有效的交流、处理商务交

15、流中有关事宜，维持良好的业务关系和增进正常的商务往来，具有效率高、经济性与简洁性的特点。因此，我们必须还要做到7“C”： 1.Courtesy 礼貌 语言要有礼且谦虚，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 2.Consideration 体谅 写信时要处处从对方的角度去

16、考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。 3.Completeness 完整 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。 4.Clarity 清楚 所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。意思表达明确，要注意：（1）避免用词错误：例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bim

17、onthly direct services.此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.（2）注意词语所放的位置：例如：We shall be able to supply 10 cases of the item only. We shall be able to supply 10 cases only of the item.（3）注意句子的结构：例如：We s

18、ent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.5.Conciseness 简洁 要用简洁朴实的语言来写信函，让信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。 因为这样写会误导读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。（1）避免

19、废话连篇：例如：We wish to acknowledge receipt of your letter.可改为：We appreciate your letter.（2）避免不必要的重复（3）短句、单词的运用：Enclosed herewith->enclosedAt this time->nowDue to the fact that->becauseA draft in the amount of $1000->a draft for $10006.Concreteness 具体7.Correctness 正确 表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的

20、内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。 (三) 外贸函电的流程 在涉外经济活动中，外贸函电具有联络业务、沟通交流的作用，作为一种常用的英语应用文体,对于国际贸易商进一步开拓国际市场、发展对外贸易更有着重要的促进作用。外贸函电包括建立客户业务关系，询价，报盘，还盘，订货，接受，签约，包装，装运，支付，结算，保险，商检，索赔，代理及仲裁等到几项特殊贸易形式和经济技术合作。对外贸易过程中商务信电最常用的内容包括：建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等。想要撰写一封完整的外贸函电，我们应该从以下方面考虑其具体流程：1、建立业务关

21、系 首先应该介绍进出口贸易的种类，步骤，掌握如何撰写有关建立业务关系的函电。 2、询价与答复 其次我们应该掌握进出口贸易的几种基本价格条件，相关函电的撰写，并熟悉询价与答复的常用句型。 3、报盘与递盘 然后应该掌握报盘中实盘与虚盘两大种类，如何报盘与递盘及相关函电的撰写。 4、还盘，反还盘和接受 再应该掌握还盘，反还盘的技巧， 了解什麽是有效的接受， 并掌握相关函电的撰写及还盘，反还盘和接受。 5、订货和签约 了解订货单及合约一般事项，掌握相关函电的撰写及订货和签约。 6、包装 了解包装的目的，形式，什麽是合理的包装，及唛头。7、装运 了解装运的种类，工具及提单，掌握相关函电的撰写及装运。 8

22、、支付与结算 掌握常用的付款条件和结算方法，相关函电的撰写，及支付与结算。 9、保险 了解风险和损失的种类，常用的保险条款及保单。10、商检 了解商检的种类，商检条款及商检单。 11、抱怨，索赔,理赔 及仲裁设计成果作品的名称外贸订单函电实操范文11商英_四_班 _黄丽(下页起为作品展示)以下是几篇我们在外贸中所遇到且常用的范文实例：1.建立与发展关系：Dear Sirs,We have your name and address from the Commercial Office of Chinese Embassy in Pakistan.We takes this opportunit

23、y to write to you with a view to set up friend business relations with you.We are a state-owned company dealing specially with the export of tablecloth. We are in a position to accept orders according to the customer's samples. In the customer's samples, request about the assorted pattern, s

24、pecification and package of the needed goods can be indicated particularly. In order to give you a general idea of various kinds of the table-cloth we are handling, we are airmailing you under separate cover our latest catalogue for your reference. Please let us know immediately if you are intereste

25、d in our products. We will send you our price list and sample to you as soon as we receive your specific inquiry.Looking forward to your early reply, we are.Yours faithfully尊敬的先生：我们从驻巴基斯坦使馆商务参赞处得悉贵公司的名称和地址，现借此机会与你方通信，意在建立友好业务关系。我们是一家国营公司，专门经营台布出口业务。我们能接受顾客的来样定货，来样中可具体需要产品的花样图案，规格及包装装潢的要求。为使你方对我各类台布有

26、大致的了解，我们另航寄最新的目录供参考。如果你方对产品有兴趣，请尽快通知我方。一俟收到你方具体询盘，即寄送报价单和样本。盼早复。2.还盘Dear Sirs：Thank you for your letter of 20 January 2004. We are disappointed to hear that our price for Flame cigarette lighters is too high for you to work on. You mention that Japanese goods are being offered to you at a price appr

27、oximately 10% lower than that quoted by us.We accept what you say， but we are of the opinion that the quality of the other makes does not measure up to that of our products.Although we are keen to do business with you， we regret that we cannot accept your counter offer or even meet you half way.The

28、best we can do is to reduce our previous quotation by 2%. We trust that this will meet with your approval. We look forward to hearing from you.Yours faithfully，尊敬的先生：二零零四年元月二十日来函收到，不胜感激。得知贵公司认为火焰牌打火机价格过高，无利可图，本公司极感遗憾。来函又提及日本同类货品报价较其低近百分之十。公司认同来函的说法，然而，其他厂商的产品质量绝对不能与本公司的相提并论。虽然极望与贵公司交易，但该还盘较本公司报价相差极大

29、，未能接受贵公司定单。特此调整报价，降价百分之二，祈盼贵公司满意。敬候佳音 以上实例是我们在外贸中所经常涉及的，但同时也会面临一些相关的问题，例如：函电中语言表达不够礼貌体贴，生硬直接。比如我们在收到客户的函电，出于礼貌我们要及时的答复对方，否则就会失去商机。此外，在贸易活动中难免会产生争议和纠纷，但是运用恰当的策略和委婉的辞令可以妥善解决问题。这就要求在撰写函电时站在对方的角度思考问题，以对方的需求、兴趣与困难为出发点；函电中语言表达不够简洁明确，冗长繁复。信函邮件，因此开门见山、直截了当的表达比罗嗦冗长的信函更受欢迎。外贸英语函电的篇幅应以一张纸为限，不宜拖拖踏踏好几页纸，应该短小精悍。一

30、个段落最好不超过1O 行，否则给人以沉闷的感觉。如果段落太多字数太多这样会浪费对方很多时间，让对方觉得我方的函电不够到位，并以为我方的贸易合作愿望不是很真诚。所以我们应该开门见山，直截了当，切不能拐弯抹角。建立与发展信、询盘回复信一般要客气，表达感谢；平常业务联系要细心、信任；催促付款要紧急而不失礼貌；客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。 在撰写外贸函电的过程中我总结了以下经验，首先遇到得更多的困难当然是外贸函电在贸易应用过程中所出现的问题：一是贸易双方有文化背景差异。在与外国人进行沟通时肯定会遇到文化差异这一阻碍，我们业务员不熟悉对方国家的文化，有时候发了一句中国式的玩笑话，或者是措辞不当

31、，客户就消失了，好一点的可能比较恼怒，但这都会对双方之间的贸易产生影响。因此，我们需要了解客户的文化，在写邮件时避免触及到这些，引起不必要的误解。例如：在与美国人沟通时，对方开出了新的条件，我方不能接受，就直接说：“No”，而不是拐弯抹角地说：“thats difficult”，这会让直爽的美国人觉得你很不干脆，回复：“no, but.”时则可以表示还可以继续谈谈。相反，在与日本人沟通时，他们往往会处于礼貌回答：“是”，但这并不代表他赞同你的意思。第二点当然是贸易双方没有良好沟通。利用外贸函电我们可以与外商交换信息、单据、资料、合同等，从与外商建立业务关系时的沟通到签订合同到办理保险、报关直至

32、最后获得货款，一笔外贸业务的完成离不开商务英语函电。它使用简单、投递迅速、收费低廉，保存方便、全球畅通无阻，并且内容可以是文字、图象、声音等各种方式，是商务人员进行信息交流和沟通的主要手段。但是，如果贸易双方沟通过程将某个环节漏掉了，如装船方式，装船的确切日期，包装方式，付款条件，装船期限等之中的一个环节忘记解洽谈了，刚好在贸易过程中某个环节出现了问题，那么买卖双方会为由谁来承担损失发生纠纷。而这个沟通前期准备工作不充分就是导致贸易合作关系僵化的一个关键原因。 遇到的困难、各种原因虽然是颇多，但还是有其解决的办法。首先需要我们掌握和熟悉外贸函电的相关业务和知识。从事外贸业务需要我们对进行外贸业

33、务的主要流程及相关的知识有深刻地了解和掌握。什么时候把业务的进程信息发送给客户，怎样运用专业的贸易术语写一封简洁、得体的商务英语函电等等这些都是在对外贸易业务中，这是我们商务人员运用函电必须传达的。然后我们应该注重商务英语函电写作理论与实践相结合。只有通过系统地学习、不断地操练、模仿和实践，才能更好地巩固所学的知识，最终达到能够正确翻译并能拟写相关的外贸信函。再好的理论倘若不与实践相结合也是毫无意义的。因此，应首先充分了解英语函电的语言特点、写作格式、写作技巧和规则，以及相关商务知识等理论基础上进行大量的操作练习，从而更好的培养和有效地运用英语函电的能力。通过本次毕业实习我了解到英语函电在商务

34、活动中的广泛应用以及准确熟练使用函电技巧的重要性了，更显对掌握和熟悉外贸函电的相关业务和知识是函电应用中重要部分。对外贸易的成功进行要考虑到很多因素，但是，不管怎么说，都是有章可循的。在信息化时代，要能高效率的筛选信息，抓住需求，这是商务英语函电的第一步，也是最重要的一步。其次，要充分考虑到贸易对方所在地的商业习惯、民族习惯和文化习惯等，这些都是对外贸易成功与否的非常关键的隐性因素。比如，有些国家在周五不工作，如果你把重要的会议安排到了这一天，那么很显然，会议是没有人参加的，这时候如果时间安排的非常紧，彼此间的贸易自然就不可能进行了。还有在某些国家认为荷花是不吉祥的，常用来作为祭祀器具的图案，

35、如果这时候贸易的对象上有这图案，并在商务英语函电中把这些表达出来，那么自然的，这笔对外贸易也就不可能成交了。由此可见，这些隐性因素是非常关键的，而且对商务英语函电的作用巨大。最后，一定要按照英语国家的信函格式书写商务英语函电，并要简洁、清晰的表达出合作意图与目的。这是对外贸易的双方彼此间交流的基础，决不能马虎。为了贸易的成功进行，这些准备工作必不可少。所以我们一定要将商务英语函电的写作理论跟实践现实相结合，这样才能达到利用商务英语函电完成贸易合作的目的。在写完一封完整的外贸函电后，我们千万要切记写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们

36、都会犯错，但即使在您的外贸函电里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。通过这么多日子的实习我深刻体会到，外贸函电具有的独特功能：物色贸易伙伴、咨询、洽谈、网上订购与支付、交易管理等，让我们足不出户谈生意。它还有其优越性：1、提高了通信速度，外贸函电一方面破除了时空的壁垒，另一方面又提供了丰富的信息资源，为各种社会经济要素的重新组合提供了更多的可能，这将影响到社会的经济布局和结构。2、节省了潜在开支，如电子邮件节省了通信邮费，而电子数据交换则大大节省了管理和人员环节的开销。3、增加了客户和供货方的联系。4、提高了服务质量，能以一种快捷方便的方

37、式提供企业及其产品的信息及客户所需的服务。5、提供了交互式的销售渠道。使商家能及时得到市场反馈，改进本身工作。外贸函电重新定义了传统的流通模式，减少了中间环节，使得生产者和消费者的直接交易成为可能，从而在一定程度上改变了整个社会经济运行的方式。6、提供全天候的服务，即每年365天，每天24小时的服务。7、最重要的一点是，外贸函电增加了企业的竞争力。与传统的国际贸易业务运作方式相比，外贸函电在国际贸易中的优势十分明显，具体表现在： （1）显著降低国际贸易成本 与国内贸易相比，国际贸易的单证数量繁多，处理费用高昂。通过外贸函电进行国际贸易，既可节省大约90%左右的文件处理费用，又可缩短交单、结算、

38、汇款的时间，加快资金周转，还可节省利息开支，成本优势十分显著。交易成本的降低还表现在由于减少了大量的中间环节，使买卖双方可以通过网络直接进行商务活动，交易费用明显下降。（2）交易效率显著提高 利用外贸函电开展国际贸易，买卖双方可采用标准化、电子化的格式合同、提单、保险凭证、发票和汇票、信用证等，使各种相关单证在网上即可实现瞬间传递，大大节省了单证的传输时间，而且还能有效地减少因纸面单证中数据重复录入导致的各种错误，对提高交易效率的作用十分明显。在传统的国际贸易中，全部程序包括签约、洽谈、报关、租船订仓、保险以及支付结算等都必须由人工参与，交易效率低，错误发生率高，受时间的局限性大。而通过网上办理相关业务，可以最大限度地减少人工参与，并且不受时间限制，提高了业务处理的灵活性，为客户带来更多的便利。 （3）全天候业务运作，提高客户满意度 由于世界各地存在时差，进行国际商务的谈判就相当不便，对企业来讲，在传统的条件下，提供每周7天、每天24小时的客户服务往往感到力不从心。而利用外贸函电可以做到7×24的全天候服务，任何客户都可在全球任何地方、任何时间从网上得到相