试析档案信息化管理的优势及安全问题

1、    试析档案信息化管理的优势及安全问题    钟琴摘 要：随着社会时代的不断发展，我国经济也开始飞速的增长，社会的风貌与以前大不相同，现如今，我国档案管理工作和以前存在很大差异。档案信息化现在作为档案管理工作的主要手段相比于传统的档案管理方法有着更好的质量和效率，但是档案信息化同样有着自己的缺点，如今网络黑客多、技术高超，给档案信息安全带来了很大的隐患，所以网络监察部门与档案管理的相关部门一定要做好此类安全防护工作。关键词：档案；信息化管理；优势随着社会的不断发展前进，曾经隐匿起来的档案信息化管理逐渐出现在大众视野中，这是如今社会发展的必然产物，而我

2、国今后档案事业的发展也离不开档案信息化管理。虽然档案信息化管理相比较传统的档案管理有很大的优势，例如更加高效、更加便捷，同样档案信息化管理也有其致命的弱点，首先最需要注意的就是安全问题，只有加强了档案信息化管理在安全方面的监管力度，才能得到更好的发展。本文就档案信息化管理的优势和安全问题进行如下探讨分析。1 档案信息化管理的优势在如今的社会中传统的纸质档案需要占用很大的面积，而且查阅起来非常的不方便，所以更加便捷高效、只需要将相关的档案信息传到电脑储存介质中的电子档案就受到了人们的欢迎，成为了当下档案管理的主流方式。而曾经的纸质档案就自然而然的被淘汰了，电子档案是一种人工智能化的管理方式，属于

3、自动化管理的一种，其在检索速度上有着很大的优势，相对于传统纸质档案它可以直接用关键字搜索相关信息轻松找到，能够快速的实现对档案的传输工作。相较于传统纸质档案，它具有如下优势。1.1 节省国家资源首先对于纸质档案来讲，我们需要大量并且长时间的复印才能将档案的材料制作出来，这就需要大量的纸张，进而浪费国家的资源。并且在复印的过程当中，操作是非常复杂的，又需要浪费很多的电力，浪费不必要的能源，过多的纸张同样会对环境造成污染，所以现在的档案办公不再使用纸质档案了，而采用以信息化档案管理的方式，节约国家能源资源，保证工作效率的提升。1.2 提高速度按照以前的传统纸质档案管理方式，在进行检索的时候，往往需

4、要人们查找翻阅大量的文件，这种方式不仅会产生误差，并且耽误很多查找的时间，倘若用信息化档案管理的方式，只需要在计算机中查找关键词，相关的当然信息就会出现在视野内，不仅高效便捷，还节省了人力，这样对比来看，相较于传统档案管理，信息化管理方式的工作效率是远远高出的。1.3 信息传输方便在以前用纸质档案管理方式的时候，如果使用者需要用档案，必须要通过档案管理部门邮寄或者传真的方式，或者使用者亲自上门的方式。而如今档案信息化管理方式，使用者不需要出家门，直接用电脑便可获取想要的档案资料，减少了很多不必要的麻烦。1.4 提高管理效率在档案管理的过程中，最主要的一点就是要实现更加高效的办公，信息化的档案管

5、理中，主要采用的是数字化的管理手段，通过检验、整理以及存储等相关手段加以输出利用，这样就能减少工作人员的数量，其工作效率能够获得显著的提高，尤其是对于一些企业来说，时间就是金钱，只有把握住机遇才能占据市场。所以在现代化的档案管理过程中，以自动化的手段完成档案管理是具有现实意义的，在使用等众多方面都发生了质的改变。2 档案信息化管理存在的安全问题2.1 电子档案存在真实性和合法性隐患按规定，传统的档案管理模式中，纸质档案必须交由该单位有关领导签字盖章之后才正式生效，档案真实与否、合法与否很明显很直接就可以得到答案，其真实性和合法性可以得到很好的保证。档案信息化管理之后，电子档案可以自由复制粘贴，

6、内容改动起来也很方便，这在很大程度上影响了档案的合法性和真实性。2.2 管理过程中存在安全性问题虽然档案信息化管理不会出现纸张破损而导致档案失效的情况，但是在现实生活中，档案信息化管理也会受到很多因素影响。比如：计算机软硬件老化、平台和电子档案之间的一致性等。这些问题的存在，要求档案管理工作人员改进管理方式，提高管理质量，保证管理质量不出问题。2.3 受到计算机病毒的威胁如今社会已进入信息时代，各行各业的人们必须面对的一个难题是如何防止计算机病毒的侵害。电子档案作为安全系数要求非常高的资料，需要极高的安全保障。但是难以避免的是，其在传输途中一样承受着被病毒侵袭的危险。此外，电子档案除了在传输过

7、程中容易受到病毒侵害，在管理过程中也可能存在病毒威胁，档案信息化管理中病毒是必须注意的一个问题。3 如何提高档案信息化管理的安全性3.1 采用加密技术，提升电子档案的真实合法性对电子档案采用加密技术能提高其真实合法性。现阶段我国使用的加密技术主要有两类构成，一种是对称类，另一种则是非对称类。对称类加密技术主要指的是对于文件的加密和解密需要一种相同的秘钥，查看文件只需知道其中一个的秘钥就可以得知另一个的秘钥，这种加密技术目前运用范围比较广泛。非对称类加密和对称类不同，其需要同时知道加密和解密两个秘钥，只知道其中一个不行。档案信息化工作管理中，特殊情况下，可以公开加密或解密秘钥其中的一个，但是一定

8、不能两个都公开，否则给不法分子可乘之机，擅自更改重要档案信息。3.2 采用先进的管理技术与理念我国科学技术水平不断提高，每个行业都要根据自身实际情况将科学技术融入到企业管理中。档案信息化管理工作者也要结合自身工作的特点，紧跟时代发展趋势，吸收借鉴先进的管理模式，对传统管理模式存在不合理的地方加以改進，创建既符合自身特色又不失社会要求的管理模式。加大人力、物力和财力的投入力度，从本质上实现对档案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理内容是监控技术和权限问题。档案管理毕竟对安全性要求高，不像其他出入自由的部门一样，访问者进出查找档案时要进行严格的身份验证，避免无关人员进出。同时，在档案信息化管理中，可以建立防火墙来保障对数据的监控，杜绝非法访问，提高电子档案安全性和隐秘性。结束语随着我国信息化时代的来临，相较于传统档案管理，信息化的管理方式给人们的工作带来了极大的便利性，但是在安全方面却存在了很大的弊端，例如在互联中有大量的计算机病毒，以不法目的盗取档案信息资料，所以档案管理部门要做好安全防范，利用先进的计算机技术保全档案信息。在新的市场竞争中，加强对档案的有效管理也是提升企业发展的重要手段，这才能在目前的市场竞争中占有优势。参考文献1