水利工程重点建设项目档案管理工作初探

1、水利工程重点建设项目档案管理工作初探2009年增刊海河水利?19?水利工程重点建设项r档案管理工作初探周卿(天津市水务局引滦工程管理处，天津301900)摘要:水利工程重点建设项目的档案管理是工程项目建设与管理的重要组成部分, 贯穿于工程项目建设与管理的始终.结合天津市引滦入津水源保护工程档案管理工作实际，详细介绍并总结了天 津市引滦水源保护工程建设过程中的档案管理经验，以期对大型水利工程档案管理工作有所裨益.关键词冰利工程;重点健设;档案;管理中图分类号:tv512文献标识码:b文章编号:10047328(2009)增刊一 001902 1前言水利工程重点建设项目是投资额度巨大，关系 国计民

2、牛的建设项目在工程立项，审批，招投标， 勘查，设计，施工，监理，验收等工程建设管理过程 中形成了大量的档案资料，这些档案资料涵盖了文 字，图表，声像等各种载体，数量巨大，种类繁多，十 分复杂，其管理水平的高低直接影响档案价值的实 现做好水利工程项目的档案管理,对促进工程建 设,监督工程质量，保障工程运行及维护管理都具 有十分重要的意义.天津市引用水源保护工程项目总投资23.994 亿元,其中利用亚洲开发银行贷款8.59亿元，国家 开发银行贷款7.28亿元，项目资木金&214亿元.该工程包括于桥水库水源保护工程，新建州河暗渠 工程和引滦专用明渠治理工程,是天津水利”十五”期间大型重点建设

3、项目.下而以天津市引滦入津水 源保护工程档案管理为例，介绍水利工程重点建设 项目档案管理的几点成功经验和体会.2项目建设过程中档案管理工作的成功经验2将工程建设管理档案的系统性,连续性和完整性作为档案管理的出发点在组建天津市引用水源保护工程建设管理公司时，项目部专门设立了工程档案管理组,并明确 了一名专职，两名兼职档案管理员,具体负责工程 项目资料的整理归档工作对立项，设计，施工中形 成的报告，批复，图纸，合同，标书，帐册，备忘录，协 调文件及领导视察活动等资料悉数归档一线工程 收稿日期:20090525作者简介:周卿(i960).女.馆员，主要从事水利档案管理工作 技术人员，坚持做好施工记录

4、，工程阶段验收以后， 即将记录移交档案室归档.对一时难以判定的材料，先整理归档,3个月后经项目部分管领导审查后 再决定取舍.2.2建立健全档案管理的制度体系,确保工程建设档案管理规范化,标准化为规范档案资料的管理，项目部根据国家档案法，保密法及水利部科学技术档案管理暂行 规定等有关法规,制订了档案员岗位责任制，档案管理制度，档案借阅制度，档案鉴定销毁 制度，档案保密制度等规章制度,对档案资料的 收集，立档，管理，利用及安全保密等方面作了严格 规定为提高工程档案管理水平，建设处采取走出 去,请进来的办法，派人赴有关单位学习档案管理 经验，到市档案局参加档案业务培训，并请档案业 务专家指导,帮助建

5、档立册为改善档案保管条件， 做好档案室建设，配备了铁制橱,灭火器，吸尘器， 空调，裱糊等一系列设备，保证档案管理达到防盗， 防鼠，防虫等八防要求同时，还配备了计算机，录 像机，照相机等现代化管理设备，基本上实现了档 案管理与利用现代化，使齐类档案资料条目清楚， 存放有序，管理规范，从未发生过档案资料的丢失， 损坏,泄密等现象.2_3加强档案的有效利用，发挥档案存史资政的积 极作用随着工程建设的进展，新的档案材料在不断增 加.同时，查询，借阅，复制档案资料的工作明显增 多围绕工程建设的实际，档案管理人员广泛收集 资料,尽力提供资料，注意用活档案,让档案从工程 920?周卿:水利工程重点建设项目档

6、案管理工作初探2009年8月 建设屮來，再服务于工程建设在工作屮,注意腿勤，口勤，手勤，讲究热心，细心，耐心.不论是领导 还是一般技术人员查阅档案资料,均做到热情服 务，不仅提供直接材料，还根据需要提供相关材料； 不仅提供文字材料，述尽量提供图片，录像等直观 材料;不仅提供现有工程材料，还相应提供外地优 质工程材料在严格履行审批手续,切实做好安全 保密工作的同时，注意发挥档案的服务功能，在服 务中收集档案，在服务中完善档案，努力提高档案 的管理水平.2.4对工程建设过程屮档案管理信息化建设进行 了有益尝试和探索随着办公自动化的普及推广，产牛了大量电子档案，胶质缩微品档案，不可避免的形成了不同载

7、 体档案文件同时保存的问题，即纸质档案和电子档 案双轨制管理问题虽然电子文件大量产生和应 用，但是其法律地位和凭证作用尚未取代纸质文件 的地位在较长的时期内，纸质文件和电子文件还 会继续共存.按照国家档案管理局规定，电子文件 和纸质文件必须同版本同归档在工程建设过程 中，特别注意电子档案的收集整理,除了对电子表 格，声像文件进行数字化管理之外,还利用高速扫 描设备，将重要文件利用jpg格式进行数字化处 理，并建立了数字检索.还利用磁带，光盘，胶卷，实 物等多种形式，尽量全面系统地记录工程建设原 貌,展现工程建设风采.3做好建设项目档案管理工作的几点体会3要注重建立档案管理的组织，制度等机制保障

8、 大型水利工程一般都是国家重点工程,其建设 规模大，时间长,要求严，在施工屮还会创造许多新 工艺，新技术,如不及时记录，收集，归档，对工程建 设和运行管理将会造成不可弥补的损失而详细， 全面地记载施工过程，并及时收集归档，没有领导 的高度重视，没有施工一线技术人员的认真负责， 没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能做到的. 要定期对国家制定的档案管理制度和法规进行研 究学习，不断完善建设项目档案工作的规章制度， 是管好建设项目档案的前提.3.2要注重档案管理人员的素质培训，提高重点建 设项r档案管理人员的业务能力对于大型水利工程的建设，在基层工作的同志 般都很少参与，对其中的档案管理更是陌生.因

9、 此，工程档案管理人员要不断加强业务学习，可以 通过委培，进修，培训，不断拓宽知识面，优化知识 结构，掌握管理项目档案所需要的相关知识和计算 机管理档案的技能以及一定外语水平，提高业务素 质和工作能力在工作中，注意遵循档案材料形成 规律，保持材料z间的有机联系，使大型水利工程 建设的档案管理达到高标准的管理水平.33要注重建立工稈档案管理网络体系，抓好档案 的收集，保管，利用大型水利工程的效益大，风险也大，其档案资 料不同于一般的历史资料，对工程的运行,安全有 直接影响因此，搜集与管理好工程建设时期的档 案资料至关重要同时，要增强服务意识,注重运 用,发挥好工程档案作用，实现工程档案管理由封 闭型向开放型，由保管型向利用型的转变，在工程 档案的利用与服务屮体现其价值.3.4要注重计算机技术在档案管理工作中的应用 做好重点工程项目档案工作信息化，网络化建 设大力推行对缩微档案，磁介质档案，电子文件档 案在工程档案中的运用.特别在工程档案转入工管 单位管理使用以后，要注重从计算机管理人手，利 用网络和多媒体技术，丰富信息资源，建立专题数 据库,逐步实现档案管理的自动化，现代化,减轻管 理人员的工作强度,提高存档质量和工作效率.4结语