档案资料的建立管理

1、档案资料的建立管理一、 档案资料的建立管理1、档案的建立1 .项目部设立专门的档案室，由专人负责管理。2 .建档流程： 收集一整理一分类一编号一登记一输入电脑一入柜。3 .档资料的分类：将收集到的资料整理后分类，做到条理清晰、分类合理、便于查阅类别资料内容项目概况A:服务项目合同行政义件资料A：政府部门及主管领导部门文件B:公司及服务单位相关文件C:规章制度、通知、通报等文件D:接待来访参观记录表E：员工工作考核办法人事资料A:员工个人资料、聘用表、员工持证上岗情况B:员工劳动合同文件C:员工业绩考核及奖罚记录D:员工培训计划和个人成长记录E:员工培训考核记录F:员工外出考评及参加演练记录用品

2、用具资料A:物品米购记录表B:物品入库登记表C:物品领取登记表巡检记录A:日常巡查记录、交接班记录B:安全防范措施C:查岗记录D:紧急事件处理记录投诉与整改记录A：接待记录表B:投诉处理意见汇总表C:回访记录表车辆管理资料A:车辆管理记录B：车辆保养维修记录会计账目A:会计凭证B:会计账簿C:财务会计报告D:其他会计资料2、档案资料的管理1 .档案室、使用部门双档管理制为避免档案的损坏、遗失、使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案对重要原始档案进行严格管理，办公室保存复印 件的存档管理制度。2 .管理要求(1)建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管

3、理。(2)采用多种形式信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、U盘或者光盘等。(3)确保档案在使用过程中安全、不丢失、不泄密。(4)坚持档案资料收集的系统化。(5)做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存。6）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查。（ 7）档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理手续。3、档案管理制工作流程3.1 立卷归档档案室将文件材料收集整理分类录入机读目录将档案整理完毕整理装订档案制作检索工具档案入库分类上架。3.2 借阅1. 本单位人员借阅档案由本人提出书面申请办公室主任审

4、核主管领导签字批准档案室负责查找有关档案借阅人填写借阅档案登记薄借阅人填写档案利用效果登记表档案室填写归还日期。2. 外单位人员查阅档案查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单办公室主任审核主管领导签字批准档案室负责查找查阅人填写借阅档案登记薄查阅人填写档案利用效果登记表档案室填写归还日期。3. 3 收集、交接、整理、统计工作1. 立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2. 兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3. 次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初

5、步立卷）4. 三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5. 兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6. 兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7. 档案室对案卷进行分类、整理。8. 编制档号。9. 编制案卷目录等各种检索工具。10. 入库。11. 做好档案的统计12. 开展档案的利用13. 进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工4 鉴定销毁档案销毁提出申请办公室主任审核主管领导签字批准档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记办公室主任签字批准主管领导裁签字批准总经理签字

6、批准档案室及相关部门到指定地点 2 人以上监销档案室及相关部门办理销毁清册档案室归档。四、档案管理员岗位职责1. 负责收集公司分散在各部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、保存。2. 做好公司立卷档案的鉴定和保存期限。3. 负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计。4. 负责保管档案系统完整和安全5. 负责编辑档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等；6. 负责建立档案借阅管理制度；7. 遵守国家和公司的保密规定及有关规程；8. 定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符。9. 每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防

7、高温、防 尘、防虫、防霉等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制。五、档案借阅1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、