完善总结快速汇集修改意见

1、完善总结快速汇集修改意见我们平常编写的各种总结、报告类的文档，在初步完成后 往往还要先征求一下各级领导的修改意见后才能最终定稿 成文。那么我们该如何从领导修改发回的文档中找出并汇总 各位领导所做的修改，以确实领会领导的意思，更有针对性 地进行修改编辑呢？办公室的小陈现在正好有一份写好的总结报告需要交 给分管王经理、办公室黄主任和财务科陈科长三位主管查看 征求意见，以参照各位领导的意见修改整理。让我们一起来 看看经验丰富的小陈如何搞定这个麻烦问题吧。自动记录修改内容首先是要给王经理看的总结文档，王经理比较熟悉电 脑，所以只要让他先启动修订功能再修改，word就会自动记 录对文档的所有修改。当然直

2、接要求领导在修改前启动修订 功能显然有点失礼。还是事先对文档设置一下限制编辑权 限，让文档自动就以修订的方式打开为好。用word2010打开总结文档，切换到"审阅”选项卡， 单击“保护”区域的“限制编辑"。在"限制格式和编辑” 窗格中单击选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选项， 在下面的下拉列表中选择“修订”。然后单击“是，启动强 制保护”按钮，在“启动强制保护”窗口中输入两次密码（如图8）,确定完成设置，保存文档。0k,把这文档发给王经理，他打开文档时就会自动启动 修订，他所做的修改都会以红色标出。删除的内容打上删除 线，新增加的内容加下划线，格式修改则会在右

3、边标注说明。 小陈回收文档打开后，只要先在“审阅”选项卡中单击“限 制编辑”，在“限制格式和编辑”窗格中单击“停止保 护”，输入原先设置的保护密码确定停止保护，就可以关闭 修订模式进行正常的修改编辑了。快速找出修改意见来要考虑的是给黄主任和陈科长修改的文档。启动修订 后页面看起来比较杂乱，黄主任和陈科长对电脑又不是太熟 练，估计可能不喜欢在修订视图下编辑，就不要碰钉子了， 直接给他们原文吧。对于这种在没有使用修订下进行修改的文档，要找出 领导所做的修改似乎不太容易吧？对此小陈还有一招，他事 先保留了一份'总结报告.docx”的原文档，准备通过与修 改后的文档“修改总结报告.docx”进

4、行比较来找出修改内 容。当然自己比较显然很难，这种事交给word就行了。打开word2010,切换到“审阅”选项卡，单击“比较"， 在下拉列表中选择“比较”。在打开的“比较文档”窗口中 单击“原文档”后的“打开”图标，选择打开"总结报 告.docx",“修订的文档”则选择打开"修改总结报 告.docx” o在“修订者显示为”中输入修改领导的名字， 这个名字在后面合并修订后是很重要的区分标记。单击“更 多”按钮以显示高级选项，在"修订的显示位置”下单击选 中'修改后的文档”（如图9）o最后单击“确定”，word 就会打开“修改总结报告.d

5、ocx"并在其中标出领导所做的 全部修改，其显示效果就和在启动修订下进行修改的效果完 全一样。最后关闭word确定保存"修改总结报告.docx" 即可。汇总各级修改意见现在小陈手里已经有包含黄主任、王经理、陈科长三位 领导修订记录的三篇文档。这样，在综合考虑所有领导意见 进行修改编辑时，就需要同时打开这三篇文档和原文进行查 看，不仅费力还很容易弄混。小陈的对策还是很简单，先把 多个文件的修订记录全部合并到同一文件中，不就可以在一 篇文档中兼顾所有修改记录了吗？在此把三篇修订文档分别命名为修改总结1、修改总结 2、修改总结3以便说明。打开word 2010,切换到“

6、审阅” 选项卡，单击“比较”从下拉列表中选择“合并”。在打开 的“合并文档”窗口中单击'原文档”后的“打开”图标， 选择打开“修改总结l.docx” ,再单击“修订的文档”后的 “打开”图标，选择打开“修改总结2. docx”。按实际情况 输入“修订者显示为”中的姓名。单击“更多”按钮，在“修订的显示位置”下选中'原文档”（如图ll）o确定后 就会打开“修改总结l.docx”集中显示两文档中的所有修 订。先保存关闭'修改总结l.docx"文档。在word中再次 单击“比较/合并”,原文档仍选择“修改总结l.docx”，“修订的文档”则打开“修改总结3. doc

7、x”，再次重复合并 操作后'修改总结l.docx”中就会包括三个文档中的所有 修订了。现在打开"修改总结l.docx”就能同时看到三个人的 修改记录，效果和多人修订同一文档一样。合并后不同人的 修订会显示成不同颜色，把鼠标指向修改处则可看到相应修 改内容和修改者。此外有的领导喜欢以批注的方法提出修改 意见，这些批注也同样会被合并在一起显示。综合处理修改意见记录下领导的所有修改后，接下来就是要视情况决定是 否接受这些修改了。你只要把输入光标定位到被修改处，单 击"审阅”选项卡下的“接受”或“拒绝”图标，即可接受 或拒绝修改意见。不管选择接受还是拒绝，word都会在接受

8、、 拒绝的同时消除该项修订记录，以后就不能再对此修改进行 恢复了。因此建议只选择拒绝，至于需要接受的就不必去特 意接受了。只要在“审阅”选项卡中单击“最终：显示标 记”的下拉列表选择''最终状态”，即可隐藏所有修订，看 到接受所有修改后的效果。若选择“原始状态”则可查看到 全部拒绝后的修改前原文效果。显示“最终状态”虽然使屏幕显示和打印页面上看不 到那些修订记录，但别人打开时还是会自动显示修订记录。 因此在完成所有编辑后，需要在"审阅”选项卡中单击'接 受”的下拉按钮选择“接受对文档的所有修订”来消除所 有修改记录，然后才能保存文档上交。在接受所有修订前最 好先另存一个备份文档，以便将来查看修改时使用。tips事实上修订记录中删除的文字只加了删除线，并不会消 失，这一点才是让原文变得杂乱的主因。相对来说，格式修 改和添加文字的记录倒不怎么影响显示效果。在word中我 们可以设置让删除文字从原文中消失。在默认的“最终：显 示标记”显示状态下，你只要单击“审阅”选项卡的"显示