办公效率及时间管理

1、第五章 办公效率及时间管理 提高效率、管理时间的一般方法1、认识时间障碍认识时间障碍2、目标管理3、分清工作的轻重缓急4、学会说“不”5、授权6、管理好电子邮件7、积累节约时间小窍门8、结成牢固的社会关系网 日常工作时间安排1、安排商务日程应注意事项2、工作计划的制定3、工作日程安排4、规划器5、工作日志管理6、约会安排第一节 提高效率、管理时间的一般方法u认识时间障碍u目标管理u分清工作的轻重缓急u学会说“不”u委派与授权u管理好电子邮件u积累节约时间小窍门u结成牢固的社会关系网一、认识时间障碍一、认识时间障碍 哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻

2、人，调查发现 ：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标二、目标管理二、目标管理为什么需要目标？为什么需要目标？25年后调查发现 ：27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 二、目标管理二、目标管理为什么需要目标？为什么需要目标？社会的最底层，抱怨整个世界在社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士 像剥洋葱一样，将大目标分解成若干个小目标，再将每个小目标分解成若干个更小的目标，一直分解下去，直到知道现在该干什么。目标管理方法目标管理方法剥洋葱法剥洋葱法 树干代表大目标；每一根树枝代表小目标

3、；叶子代表即时的目标，即现在要去做的每一件事。多杈树法目标分解的原则：小目标是大目标的条件大目标是小目标的结果小目标的实现之和，一定是大目标的实现目标管理方法目标管理方法多杈树法 帕累托法则帕累托法则:又称又称80/20法则、二八法则、二八定律、帕累托定律、最省力法则、定律、帕累托定律、最省力法则、不平衡原则。此法则是由意大利经不平衡原则。此法则是由意大利经济学家帕累托提出的。济学家帕累托提出的。80/20的法的法则认为：原因和结果、则认为：原因和结果、投入投入和产出、和产出、努力和努力和报酬报酬之间本来存在着无法解之间本来存在着无法解释的不平衡。一般来说，投入和努释的不平衡。一般来说，投入和

4、努力可以分为两种不同的类型：力可以分为两种不同的类型：多数，它们只能造成少许的影响；多数，它们只能造成少许的影响；少数，它们造成主要的、重大的影少数，它们造成主要的、重大的影响。响。 你知道你知道圆的面积占圆的面积占正方形面积正方形面积的多少吗？的多少吗？ 你知道去掉你知道去掉圆的面积正方形圆的面积正方形面积还剩下多少面积还剩下多少吗？吗？结论：结论：做重要的做重要的少数事情少数事情帕累托法则帕累托法则 请运用请运用80/2080/20法则，找出自己日常法则，找出自己日常工作任务中重要的工作任务中重要的20%20%。现场思考：现场思考：宏观宏观微观微观从微观从微观到宏观到宏观较重要较重要次重要

5、次重要从次重要从次重要到较重要到较重要重要度取决于任务本身对战略的影响力重要度取决于任务本身对战略的影响力工作任务重要程度分析工作任务重要程度分析时间性强时间性强时间性弱时间性弱时间性从时间性从弱到强弱到强优先优先次优先次优先优先度从优先度从小到大小到大紧迫性取决于任务本身时间性的强弱紧迫性取决于任务本身时间性的强弱工作时间紧迫性分析工作时间紧迫性分析工作优先级综合分析工作优先级综合分析重要度紧迫性A 重要而且紧迫B 紧迫但不重要D 不重要不紧迫C重要但不紧迫 四象限坐标图四象限坐标图请运用四象限方法排列你的工作：请运用四象限方法排列你的工作：紧急不紧急重要A当前面临的危机急迫的问题有期限压力

6、的计划C发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要B不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的活动D一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动案例分析 一天下午，一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加出差来此，约李华晚上参加校友聚会校友聚会。这时主持人宣布，。这时主持人宣布，由于这次会议时

7、间紧，请全体与会人员晚上要参加由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨分组讨论论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在工发生纠纷，现在打起架来打起架来了，车间主任和在场的保安制了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。止不了，因此派一个班长来找李经理。 假如你是李华，此时此刻你该怎么办？假如你是李华，此时此刻你该怎么办？案例分析 M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加公司是一家生

8、产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干向市场部经理张文斌提出辞职申请。为稳定员工队伍，张文斌已干向市场部经理张文斌提出辞职申请。为稳定员工队伍，张文斌已约定今晚同这两人约定今晚同这两人谈话谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的客商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个话，一位西安的客商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个跟进了很长时间的跟进了很长时间的大客户大客户，总经理特别强调要张经理代表他亲自去，总经理特别强调

9、要张经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接待。其实，张文斌的机场迎接并配合办公室搞好接待。其实，张文斌的MBA论文论文尚未完尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让在本市某大学工作的妻子成，这两天也到了最后的期限，他曾想让在本市某大学工作的妻子帮忙，妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟帮忙，妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟张文斌就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然张文斌就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：“你是张文斌吗？你母你是张文斌吗？你母亲在

10、菜市场前面的马路上被亲在菜市场前面的马路上被汽车撞伤汽车撞伤，我是路边商店的售货员，你，我是路边商店的售货员，你母亲现在被扶到了我店里，她让我给你打电话，你赶快来！母亲现在被扶到了我店里，她让我给你打电话，你赶快来！” 假如你是张文斌，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？假如你是张文斌，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？四、学会说四、学会说“不不”拒绝的学问拒绝的学问不要立刻就拒绝 不要轻易地拒绝不要盛怒下拒绝 不要随便地拒绝 不要无情地拒绝 不要傲慢地拒绝 要能婉转地拒绝 要有笑容的拒绝 要有代替的拒绝 要有出路的拒绝 要有帮助的拒绝 l下列情况应考虑拒绝违背自己做人的原则 不符合自己

11、的兴趣爱好违背自己的价值观念 可能陷入关系网 有损自己的人格 助长虚荣心 庸俗的交易违法犯罪的行为拒绝常用方法和语言p谢绝法：对不起，谢谢，这样做可能不合适。p婉拒法：哦，是这样，可是我还没有想好，考虑一下再说吧。p不卑不亢发：哦，我明白了，可是你最好找对这件事更感兴趣的人吧，好吗？p幽默法：啊！对不起，今天我还有事，只好当逃兵了。p无言法：运用摆手，摇头，耸肩，皱眉，转身等身体语言和否定的表情来表示自己拒绝的态度。p缓冲法：哦，我再和朋友商量一下，你也再想想，过几天再决定好吗？ p回避法：今天咱们先不谈这个，还是说说你关心的另一件事吧 p严辞拒绝法：这可不行，我已经想好了，你不用再费口舌了！

12、p补偿法：真对不起，这件事我实在爱莫能助了，不过，我可帮你做另一件事！p借力法：你问问他，他可以作证，我从来干不了这种事！p自护法：你为我想想，我怎么能去做没把握的事？你让我出洋相啊。五、 授权授权的定义和原因 委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它通常与一个领导者的责任以及决策权利有关 委派授权是帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个领导者的聪明才智 授 权 应 有 的 心 态 把工作授权给下级, 应该存在一个给下属发展的机会 它不是用来惩罚下级 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情 主要可以分成两种形态： 委派授权技巧预期的成果解释所分配工作的重要性订出需要的结果询问下属的意见及疑问

13、应守的规则应守的规则订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识订出跟进时间表肯定成就, 提高士气如何介定哪些工作委派必须自己做应该做, 但有些人可以帮助你可以做, 但如果其他人有机会也可以做其他人应该做, 但情况紧急时你可以帮他其他人必须做六、管理好电子邮件如何有效过滤电子邮件如何书写电子邮件的内容见教材112113页七 、积累节约时间小窍门1.不要把等待的时间白白浪费 2.2. 参加一个快速阅读班3.3. 当你拜访顾客时，总要先打电话4.4. 总是把汽车停放在易于驶出的位置 5.5. 谈话时记笔记 、汇报时抓要点6.6. 避开浪费时间的人7.7.将表拨快三分钟 8.8.随身携带空白卡片，

14、随时记录自己的想法 9.9.尽量早睡早起 10.10.要依靠各种长处，自己的、上司的、同事或下级的长处 八、结成牢固的社会关系网1、以个人利益和个人职业利益为中心2、正确评估对方利用价值3、专门记录，并不断巩固4、保持经常联系（充分利用节假日）5、热心为他人办事，尤其是私人之事6、真诚待人，要有亲和力7、所有的见解，正确与否，不在于你说什么，而在于你怎么说，什么时候说 8、建议阅读厚黑学9、学会交际的其它技巧和方法第二节 日常工作时间安排一、安排商务日程应注意事项l 时间要科学合理（准确、紧凑、严密、有弹性）l 按活动性质（轻重缓急）排定先后次序l 同等条件下，注意内外兼顾l 积累城市交通、宾

15、馆、火车、航班等信息l 日程要适当保密l 要征得领导的同意l 合理编制日程表一、安排商务日程应注意事项一、安排商务日程应注意事项外事安排外事安排n 回避节假日 n 明确领导的意图n 上下班时间 n 守时与不守时n 注意时差和时间换算 n 了解当地风俗民情n 接待外商要准备的13项事二、工作计划的制定（一）、什么是计划？计划是对即将开展的工作预先提出目标，制定出步骤、方法、措施，并用书面语言表达出来的应用文。（或计划是单位、部门或个人，在一定的时间内，为完成某项任务或为达到既定目标所作的打算和安排。）（二）、计划的特点：全面性、时限性、科学性(指导性和可操作性）、预见性（前瞻性）、针对性（三）、

16、计划的作用 ： 1、可以做到心中有全局，奋斗有目标、行动有遵循，避免或减少盲目性和被动性，增强主动性2、可以使行动有条不紊，能合理安排人力、物力、财力和时间，避免出现轻重倒置和先后不分。3、可以预先估计可能出现的问题和情况，提前做好安排，取得应变的主动权。4、便于总结，推动工作的全面进步。（五）、条文式计划的格式和写法1、标题：第一行 居中（1）、全称标题：单位+时限+内容+文种（2）、非全称标题：党政机关为指导下级机关相应部门的工作而发的，可以省略单位或时限（3）、需经讨论或批准的，在标题后用括号加“草案”、“初稿”“讨论稿”字样2、正文 （1）、前言部分：指导思想、制定的依据、基本情况、总

17、目标、工作的简单回顾等（2）、主体部分：目标明确（任务和要求）做什么 措施得力（方法和措施）怎么做 步骤合理（时间和进度）何时做何事（3）、其它事项：注意事项、检查办法、修订办法、重难点说明等3、附件说明4、具名和日期（落款）（1）、不要与标题重复 （2）、是单位的要加公章三 要 素几种计划的区别 规划：是具有全局性的、较长时期的设想，内容粗略涉及面广，只是 交代工作的大概的轮廓。 方案：从目的、要求、方式、方法、步骤等方面作全面而细致的安排。 安排：是对短期内工作进行具体布置的计划，内容单一，措施具体。 设想：是初步的草案性的计划，是一种粗线条的非正式的工作安排。 打算：是短期内工作的要点式的计划，它的指标和措施都较为粗略，具有草案性。 要点：是列出工作的主要目标的计划，它只是交代政策，提出原则性的要求。它可以是上级对下级的，也可以是本单位内部的。 意见：是上级对下级布置任务，交代政策，提出要求，制定措施的计划。学校20122013学年度第二学期工 作 行 事 历三、日程安排的形式三、日程安排的形式u年计划表u季计划表u月计划表u周计划表u日程表日程计划表的编制步骤年度和季度1