商街物业公文处理工作规程

1、商街物业公文处理工作规程 步行街物业公文处理工作规程 1目的 使公文的形成、办理、立卷、归档和销毁更准时、精确、规范、保密。 2适用范围 全部外来及本公司文件。 3公文的处理 3.1公文种类:除外来函外,本公司的公文是公司及所属单位在企业管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻公司政策、执行上级和主管部门的指示、发布规章制度、实行行政管理措施、请示和答复问题、报告状况和交流经验,协调内部和对外交往的重要工具,也是公司行使职能的重要手段和依据。依据实际工作需要,根据公文使用范围和作用主要使用下列文种: 3.1.1决议:凡经过会议争论通过,要求所属部门贯彻执行的事项。 3.1

2、.2打算:对某些重要事项或重要问题做出支配或处理。 3.1.3通知:是"发布行政法规和规章,转发上级机关(部门)、同级机关(部门)和不相隶属机关(部门)的公文批转所属单位,要求属下单位(部门)办理或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种"。常用"会议通知"、"任免通知"等。 3.1.4通报:通报工作状况或好坏典型事例及经验教训,表彰先进、批评后进等用"通报"。 3.1.5报告:向上级机关(部门)汇报工作,反映状况,提出建议,答复上级机关(部门)的询问等。 3.1.6请示:恳求上级机关(部门)对某些重要工作做出指示

3、、答复和批准事项时用"请示"。 3.1.7批复:批准或答复下属单位(部门)请示的事项。 3.1.8函:与不相隶属机关(部门)或本系统单位之间相互商洽和联系工作,询问和答复问题等用"函"。 3.1.9会议纪要:记载或传达会议主要精神和打算事项。 3.2公文格式撰写公文,应遵循惯用的格式; 3.2.1发文机关标识:*有限公司行政管理文件 3.2.2发文字号:包括发文年度、发文机关代号和发文顺号,按序在发文机关标识下方,如"*字第*号" 3.2.3公文标题应精确、简要地概括公文的主要内容,标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书

4、写; 3.2.4主送机关是指收受、办理或执行公文的机关,一般在公文标题左下方正文之前第一行顶格书写,其他需要了解公文内容的上级、同级或不相隶属机关,应在"抄送机关" 栏目内写明,标注在主题词下方; 3.2.5公文署名,分为机关署名和领导署名,标注在正文或附件说明右下方,印章必需与署名相符,盖在单位名称的正中位置,上不压正文。 3.2.6成文日期,一般以领导签发或会议通过的日期为准,亦可以印发时间为准,成文日期要完整写出年、月、日,标注在发文单位或领导署名下方; 3.2.7凡需联系办理的公文,要在公文末页下端,标注承办单位、联系人及电话号码。 3.3公文的起草和审批签发 3.

5、3.1公文起草的基本要求是: 1)重点要突出,观点要鲜亮,论理要清晰,文字要精练,用词要精确,篇幅要简短,结构要严谨,层次要分明; 2)拟搞人必需要按公文的文种格式行文,用钢笔书写或打印,不得用圆珠笔或红笔书写; 3)文稿在呈送领导审批签发之前,负责拟稿的人员要对公文进行专心核对。 3.3.2公文的审批签发程序为: 行文稿先由行文部门负责人审核签名,再送行政人事部核稿,不属急件,一般不得直接将文稿呈送领导;如需会签的,送会签部门审稿,然后由行政人事部将符合要求的文稿送有关领导签发。"请示"、"报告"和对外行文由公司总经理签发,一般例行事务性公文,由部门主

6、管领导签发,最终支配打印。 3.4公文办理 公文办理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。 3.4.1登记公文,应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、页数、份数、收发时间及办理状况等逐项记载清晰,填写外部文件清单,以便今后核查收回和销毁。 3.4.2分发公文 1)一切外来公函,统一由综合文员签收、登记并依据实际需要准时分送(各部门应签收),同时,应填写文件发放/领用登记表; 2)依据公文性质和内容,由行政助理提出处理意见,送领导阅示,如文件涉及公司机密但依据需要交有关业务部门办理,则附文件传阅单; 3)凡需业务部门经办的公文,由行政助理负责催办,并将落实结果报告主管领导。 3.4.3承办公文是指接受办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文,以及转发翻印的公文等。承办请示的公文,凡属本公司权限范围内能批复的事项,一般先由业务部门提出意见,经领导审批或会议打算后再批复呈文单位,时限一般不得超过一周,重要 事项和重要问题