关于人事档案价值与规范化管理的探讨

1、    关于人事档案价值与规范化管理的探讨    何锋【摘要】人事档案是组织人事部门考察干部，使用人才，选贤任能的重要依据和帮手。这项工作具有严格的政策性、纪律性、专业性。档案专业者应围绕中心、服务大局，做好人事档案工作，充分发挥其鉴证教育的职能，为党中央提出的人才兴国、人才强国战略作出自己的贡献。【关键词】档案；人事工作； 管理；规范化；探讨档案是历史的记录，传承了人类文明，服务现代社会、造福广大人民，具有鉴证教育的职能。人事档案作为档案的重要组成单元，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位，每人一册。它是选贤任能，选拔干部、使用人才的一个重要参考

2、依据和帮手。档案专业者应充分认识其政策性、纪律性，专业性的特点，围绕中心、服务大局，做好人事档案工作，发挥人事档案蕴含的巨大价值，为组织、人事部门选拔干部、使用人才工作提供优质高效的服务。一、人事档案管理存在的问题人事档案产生于上世纪50年代，主要记录干部的家庭关系、社会背景、文化程度、工作能力、工资待遇、个人品德、身体状况等。作为一项公共管理工具，在中国的信用建设、干部职工管理、福利分配、维护国家安全等方面作出过巨大的贡献。但是，随着近年来的人事体制改革的不断深入，干部调动、人才流动的频繁，人事档案工作面临许多新问题，明显不能适应这种快节奏的需要，具体表现在以下方面：（一）档案监督制度和管理

3、人员专业素质落后。1.档案意识淡漠，监督制度不健全。一些领导错误地认为，档案管理并非中心工作，创造不了现实的价值，因而对档案管理工作不够重视。档案材料归档、监督等制度往往得不到有效执行。大量有价值的人事档案材料不能及时发现、完整归档，档案管理部门缺乏有效的制约手段，坐等待收。2.档案管理队伍更换快且文化水平偏低。有的档案管理者是领导带有照顾性质的年龄较大的临近退休人员，这些人员基本上没有参加过业务培训，没有专业基础，都是跟着前任咿呀学步。有些档案管理者是办公室秘书，只是兼管简单的接收。而且，人事档案管理人员更换频繁，年轻有学历的档案专业人员面对枯燥的工作耐不住寂寞、挡不住诱惑跳槽到热门科室。3

4、.档案信息化程度低。由于缺乏高学历档案专业和信息技术人才，大多单位的人事档案仍然延续传统的手工操作，工作进度慢。虽然近年来档案管理部门配备了计算机等设备，但改变不了信息化程度低的现状，导致原始信息多，加工整理的少；手工操作方式多，电子方式的少；独立分散的多，可以共享的少；自我服务的多，可向社会提供的少等弊端。（二）档案材料收集不及时、不规范。人事档案的基本内容包涵履历表、自传等十大项材料。收集材料是人事档案工作的起点和基础，最重要的物质前提，没有这些基础的支撑，档案专业者也会巧妇难为无米之炊。现实环境中，有的人员档案意识淡漠，不了解人事档案的归档范围和归档要求，应该由其提供的材料不及时提供，甚

5、至据为己有，如接受成人教育的学历材料；有的由于工作调动，部分材料滞留在原来各单位，如考核、工资材料，导致年代断档；有的学生参加工作，档案还留在学校，而学校也弄不清学生的情况无法传递；有些档案材料中，字迹潦草模糊、涂涂改改，如有的人出生时间、参加工作时间、入党团组织的时间、文化程度（年龄、工龄、党团龄及学历，简称“三龄一历”）等记载中有前后记载不一致，出現涂改痕迹等；有的档案材料出现铅笔、圆珠笔等易褪色字迹，纸张规格也是五花八门；有的存在着该收集的材料缺失、不该归档的材料而进档，装订顺序也不合规范。（三）档案材料记载的内容陈旧无参考价值。一部分参加工作早的工作人员档案中，由于处在当时的政治环境下

6、，档案中存在很多繁冗的政治历史材料，大多是近亲属的历史背景材料调查记录，有些是犯纪的检讨悔过书等等。（四）反映专业技术人员和学生的价值材料少。对于专业技术人才，反映其个人专业知识水平、科研成果、发明创造、业务能力、工作业绩及个人技术专长等信息方面的材料较少，从档案中不能够客观地、真实地、全面地了解这个人的实际情况。如评审、考试、开展科研活动取得的成果等反映出他具有专业技术能力的材料。而最近几年工作的人员档案中就只有毕业生登记表、学生在校时的成绩单、高（中）考时的体检材料等薄薄几页纸张。毕业生鉴定里班主任、校领导套话、空话多，甚至有一些是打印后粘贴在表格处，千人一面，体现不出个性特色。二、对加强

7、人事档案管理的建议人事档案始于一个人的出生后，在此之后的学习、工作、成长的过程均有真实的记载，全面、客观地反映一个人的真实面貌。组织、人事部门在考察、使用干部人才借阅档案时，能够一目了然，见档如见人，防止在考察、选拔使用干部人才时片面、失真。（一）落实各部门各单位档案工作责任制。建立人事档案领导小组和领导责任制，主要负责人要勇于承担责任，将人事档案工作纳入考核过程中，带头落实人事档案工作的各项规定，定期召开档案工作会议，把档案工作与其他业务工作一起研究部署、一起推动落实，建立责任明确、权责清晰的档案工作新机制。（二）收集材料要应收尽收。中组部干部档案工作条例中明确规定：“收集的材料必须经过认真

8、的甄别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案”。人事档案的内容、结构分为干部履历表、（下转第176页）（上接第173页）个人自传、每年的鉴定考核表、政治审查材料、取得的职称登记表、加入党团组织申请表和志愿书、受到奖励和接受惩处的决定，录用、工资待遇、出国及离退休材料、附件等十大类。其中第九类还包含作为代表出席重要会议的材料。要收集完整这些材料，必须要发扬“拿来主义”精神，应收尽收。档案专业者要舍得放下身段和面子，主动催要、催办、收集等，力争保持档案内容的完整。对档案中缺失的部分材料，如入党申请书，调整、增加工资的

9、审批表等，要及时通知组织、人事部门，在规范程序下补充完整。在收集档案材料过程中，要睁大眼睛，认真审核甄别，严把入口关，对手续不完备、材料不齐全、内容不真实、“三龄一历”等关键之处有涂改痕迹的材料坚决拒收。2000年以后毕业的学生的学籍、学历材料可通过上网查询认证，对与档案记载不符的学籍、学历可通过公函进行认证。对调入和新进人员的人事档案一定要核实传输渠道，防止克隆档案。 （三）档案整理、装订要细致整洁。虽然电子档案改变了传统的档案管理方式，但作为备份，纸质档案还是发挥着不可或缺的参考、借鉴作用。因而档案专业者在档案整理过程中，要做到手勤心细，精益求精。对不符合要求的材料要严格标准，实施裁剪、折

10、叠和贴边烘托，做到大小一致，并且保证材料内容的完整；对红色笔和铅笔字迹实行固化，并加盖档案专用章；对“三龄一历”填写处也要加盖档案专用章。按照人事档案管理规范，科学的进行分类、加工、编排、装订，使每卷人事档案都达到高标准。同时要做好档案信息的动态管理，及时补充考核、工资、奖惩等年度及经常形成的新材料，保证档案内容的更新和完整。（四）充分利用人事档案计算机信息网络系统。随着人事管理制度的创新和改革，人事档案走出了神秘思想政治的境地，褪出了束缚的面纱，人们可以根据需要查档、复印、咨询，档案使用率逐渐提高。2016年以来，“互联网+档案”改变了传统的管理和服务方式，通过计算机网络进行档案管理、信息共

11、享和信息交换，“死档案”变成了“活资源”。档案专业者应当积极学习现代信息技术，充分发挥先进的信息技术的优势来构建整个人事档案信息网络系统，通过计算机管理，对人事档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，使档案管理更加科学化。采用信息技术、网络技术对档案信息实行检索，检索方式由单一的脱机检索、简单的联机检索发展为广泛的智能检索，实现检索信息传递网络化。与传统档案资料相比，数字化、信息化档案便于管理，降低了使用和传输成本，提高了利用效率，但同时也带来了不可忽视的安全难题。因此，档案专业者要更加注重档案信息的保密与安全，科学的运用加密、杀毒技术，保护档案的秘密和个人的隐私，在严格界定档案材料密级的基础

12、上，對档案数据库中的每个人的数据进行系统的分类加密，对使用和查阅者的权限施行科学设置，防止信息泄密和丢失，经常升级杀毒软件，严防黑客侵犯和木马植入给单位和个人造成不应有的损失和负面影响。三、不断创新，实现设备档案价值的最大化创新是档案工作充满生机活力的源泉，是档案工作者前进的动力。加强人事档案的管理，目的是让决策者掌握人力资源状况，为选贤任能、知人善任把关。只有得到有效利用，档案才会发挥巨大的价值，否则就成为发黄的纸张。档案专业者一定要增强服务意识，加强业务知识特别是现代信息化技术的学习，拓宽服务领域，把人事档案资料室变成人才信息库，把沉寂的“死档案”材料编研成有价值的“活资源”，开发名人档案，宣传典型事迹，树立社会典范，传承正能量；引入新技术、创新新理念，推陈出新，为推动人事档案工作的科学发展作出自己的贡献。【参考文献】1李小红.人事档案管理应突出"四性"j陕西档案，2004（4）：34.2刘莉.李雪海.浅谈高校人事档案管理的新思维j.科技情报开发与经