(成2)声像档案程序文件

1、第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页声像档案管理程序第一部分宣传部声像档案管理程序一、目的为加强宣传部声像档案管理，保证声像档案完整、准确、系统归档和将来利用安全，特制定本程序。二、范围适应宣传部新闻中心声像档案的收集、分类、整理、编辑、归档、保管和利用工作。三、职责（一）本公司声像档案分室设在党委宣传部新闻中心，由该分室负责其职责范围内声像档案的收集、分类、整理、编辑、归档和保管利用工作。（二）档案馆负责对其职责范围内的声像档案进行业务指导和监督。四、引用标准、照片档案管理规范（GB/T11821-2002）、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）、银光公司电子

2、文件管理程序五、宣传部声像档案的归档范围1 、建设面貌2 、上级领导、专家视察、检查活动及会议3、 本公司职代会、党代会、团代会及其它专题会议4 、自主创新、科研攻关、重要试验、技术鉴定照片5、荣誉（历届领导及省、市先进事迹和先进人物、科技进步奖）6、突发事件（重大安全事故）7、其他六、声像档案的归档与整理：（一）归档时间党委宣传部务必将职责范围内声像资料自形成之日起，一个月内按要求分类、编辑、整理完毕归档，不得擅自保管在其它部门或个人手中。（二）总体要求移交归档的声像档案资料，要能真实反映各项活动、生产建设情况，必备的内容应齐全；要按有关要求整理立卷。（三）传统声像档案的归档和整理、传统声像

3、档案的归档（）传统照片档案的归档要求a.照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。b.以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片），底片与照片影像应一致。c.对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。（）传统录像档案的归档要求主题明确、内容连贯简洁、图像稳定、画面清晰、色彩真实。、传统声像档案的整理（）传统照片档案（底片部分）整理a.按底片形成时间的先后顺序编号入底片册，一本底片册为一卷，底片在每个卷内编一个流水号。装满后换册。底片不需分类，也不需另外制作目录。b.底片档号标识方法（照片编号形式一样）： Sx 1 11（1） 底片张号（一本底片册内编一个流

4、水号，从1起编） 保管单位号（底片册号，从1起编，第一本底片册） 二级属类（底片类代号） 一级属类（照片类代号） 大类代号（声像档案）c.底片册的档号标识方法（像簿的编号形式一样）： Sx 1 1-2 保管单位（底片册号，第二本底片册） 二级属类（底片类代号） 一级属类（照片类代号） 大类代号（声像档案）d.大张的底片一般应尽量装入特制的底片册内，对无法装入册的大底片要单独存放，并在对应年度的底片册内留编一个底片号，注明是“大底片”。每一张底片装入册时要及时地编一个底片号，同时将底片号完整的写在底片袋上以及底片册对应的位置。（2）传统照片档案（正片部分）整理a.照片（正片）按“问题-年度”分类

5、归档，问题参见七条的分类方案，同一问题的照片按时间先后顺序装入同一像册，不同问题的照片不能组合在同一册内。b.照片的入册照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成（按国家档案局要求）。c.说明的格式册内每张照片背面必须标识对应的档号，并填写照片说明。（横式照片文字说明表格）照片档号底片档号时间摄影者d.说明的内容照片册内的每一组照片要编写总说明，将该片反映的时间、地点、人物、主要内容；该组照片、底片的起止张号等概括写成一个简介。总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。单张照片不需形成总说明。e、照片册的册脊、封面照片档案册脊背： 照片档案册封面：全 宗

6、号目 录 号SX-1年 度2010类 别工程照片档 号SX5.2.4 - 1 全宗名称：甘肃银光化学工业集团有限公司题名： 奥克托今工程项目照片全 宗 号档 号SX52.4-1目 录 号SX5-1起止张号 1年 度2004保管期限长期f.目录的编制依据照片分说明打印出照片档案的卷内目录（底片目录已包含其中），“卷内目录”以照片自然张为编目单位，填写相关信息，每组照片均要一个通栏标题（内容可以是总说明），占一个空行，一式两份，一份装订在像簿内前面，一份与照片档案案卷目录一起装订成检索目录(见附录、附录)。（）传统其他载体声像档案的整理传统录音、录像带、磁盘等磁性载体的整理，按行业标准：磁性载体档

7、案管理与保护规范的要求进行，每个载体外加塑料盒面贴上如下标签：题 名奥克托今项目档案档 号Sw52-4责任人项目办制 作 时 间2011-11-25密 级秘密应用软件（版本）应 用 环 境 卷内目录和案卷级目录格式参见（附录1、附录）。（四）以光盘为载体声像档案的归档和整理、以光盘为载体声像档案的归档要求a.近期需永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像档案原则上要求制成光盘，按光盘的归档要求归档。b.使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得低于00万有效像素。c.录像档案资料应当使用DVCOM摄像机或比DVCOM摄像机拍摄效果更好的机器拍摄。（）以光盘为载体

8、声像档案的整理a.分类标识标识为年度月份档号以光盘为载体声像档案（件级）档号标识方法： SX 511 （1） 光盘号 光盘碟包号 二级属类（照片类代号） 一级属类（光盘类代号） 大类代号（声像档案）以光盘为载体声像档案（案卷级）档号标识方法： SX 5 2 2 光盘碟包号 （一册光盘包编一个流水号，从起编。） 二级属类（影像类代号） 一级属类（光盘类代号） 大类代号（声像档案）b.光盘标识：在每张光盘圆孔下方，用不粘胶贴纸按年度月份档号逐张标识。c.将光盘实物载体分照片、影像、音像三种类别按不同年度、月份分别进行整理，同一类别中按年度和月份分开，原则上刻满一张碟片顺次刻录下一张碟片，不同月份要

9、求分盘刻录。光盘为最小保管单位，装满一个碟包装下一个，依次排序。d.光盘档案碟包正（侧）脊格式如下：档号Sw52-2年度2010案卷号2保管期限永久立卷单位宣传部e.目录的编制将光盘按其文件夹所涉及的问题和相关信息录入卷内目录，一份放入所在的碟包内，一份与对应声像档案案卷目录一起装订成检索目录参见(附录、附录)。f. 光盘包卷内备考表格式如下： 声像档案卷内备考表 本卷光盘档号标识，光盘号从第张到第张，共 张光盘。 光盘更改记录： 整理人： 审核人： 立卷时间：年月日 七、宣传处声像档案的分类方案SX 声像档案（一）SX1 照片档案（传统声像档案）SX11 底片SX12 正片SX12.1 建设

10、面貌SX12.2 上级领导、专家视察、检查活动及会议SX12.3 本公司职代会、党代会、团代会及其它专题会议SX12.4 自主创新、科研攻关、重要试验、技术鉴定照片SX12.5荣誉（历届领导及省、市先进事迹和先进人物、科技进步奖）SX12.6突发事件（重大事故、重大事件）SX12.7其他SX2 录音带SX3 录像带（含录音文字整理材料）SX4 软盘（二）以光盘为载体声像档案SX5 光盘SX1 照片SX2 影像SX3音像SX.1 建设面貌SX.2 上级领导、专家视察、检查活动及会议SX.3 本公司职代会、党代会、团代会及其它专题会议SX.4 自主创新、科研攻关、重要试验、技术鉴定照片SX.5荣誉

11、（历届领导及省、市先进事迹和先进人物、科技进步奖）SX.6突发事件（重大安全事故）SX.7其他注：以上保管期限均为永久保存。八、宣传部声像档案保管、声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。、保管条件底片、胶片库温度应保持在13-15之间，相对湿度应保持35%-45%；照片库温应保持14-24，相对湿度应保持7.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24，相对湿度应保持40%-60%。、底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好用声像档案专柜。、对库存的照片档案，要两年检查一次。、归档保存的声像

12、档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。、建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。第二部分项目办公室声像档案管理程序一、目的为加强固定资产投资项目中声像档案（以下简称项目声像档案）的管理，确保项目声像档案完整、准确、系统归档和将来利用安全，特制定本程序。二、范围适应项目办公室对项目声像档案的收集、分类、整理、归档工作。三、职责（一）在固定资产投资项目建设初期由项目办公室设专人负责整个项目建设过程中声像档案的收集、分类、整理和归档工作。（二）档案馆负责对整个

13、项目建设过程中产生的应归档的声像档案进行业务指导和监督。四、引用标准、照片档案管理规范（GB/T11821-2002）、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）、银光公司电子文件管理程序五、项目办公室声像档案的归档范围、反映工程建设前、建设中、竣工后工程情况的声像资料。、反映工程项目建设期间，上级领导、建设单位、施工单位主要负责人，以及专家、学者视察、检查、研究工作等重要活动内容的声像资料。、反映在工程重要阶段、重要环节、重大技术改造和技术引进的主要声像资料，其中包括现场原貌、基础工程、施工过程中关键工序、重要部位隐蔽工程、重要设备安装、新结构、新技术、新工艺、新材料等施工方法、开

14、工仪式、竣工仪式以及竣工后的工程全貌。、反映工程中重大工程事故形成的声像资料。、其它与工程有关的并有保存价值的声像资料。六、项目办公室声像档案归档（一）归档时间项目办公室务必将项目建设过程中形成的声像资料于形成之日起，一个月内按要求分类、编辑、整理完毕，于项目不同阶段连同纸质文件材料分期、分批一并归档，不得擅自保管在其它单位或个人手中。（二）总体要求、移交归档的声像档案资料，要能真实反映项目建设情况，必备的内容应齐全，要按有关要求整理立卷。、需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等。、照片的数量视情况而定，一般一

15、个工程不少于30张。声像档案的保管期限原则上与所反映的文书、科技、专业等档案保管期限一致。、需永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的项目声像档案原则上要求制成光盘，按光盘的归档要求归档。、使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得低于00万有效像素。、录像档案资料应当使用DVCOM摄像机或比DVCOM摄像机拍摄效果更好的机器拍摄。七、项目声像档案整理：项目声像档案均要求以光盘为载体，按光盘整理方法进行。、筛选：按不同问题筛选出典型的有代表性照片若干张，以说明问题为基准进行归档，同一专题照片、影像和音像不应拆开。 、分类标识标识为年度月份档号以光盘为载体声像档案（件

16、级）档号标识方法： SX 511 （1） 光盘号 光盘碟包号 二级属类（照片类代号） 一级属类（光盘类代号） 大类代号（声像档案）以光盘为载体声像档案（案卷级）档号标识方法： SX 5 2 2 光盘碟包号 （一册光盘包编一个流水号，从起编。） 二级属类（影像类代号） 一级属类（光盘类代号） 大类代号（声像档案）、光盘标识：在每张光盘圆孔下方，用不粘胶贴纸按年度月份档号逐张标识。、排序：将光盘实物载体分照片、影像、音像三种类别按不同年度、月份分别进行整理，同一类别中按年度和月份分开，原则上刻满一张碟片顺次刻录下一张碟片，不同月份要求分盘刻录。光盘为最小保管单位，装满一个碟包装下一个，依次排序。、

17、光盘碟包正（侧）脊格式如下：档号Sw52-2年度2010案卷号2保管期限永久立卷单位项目办公室、光盘包卷内备考表格式如下： 声像档案卷内备考表 本卷光盘档号标识，光盘号从第张到第张，共 张光盘。 光盘更改记录： 整理人： 审核人： 立卷时间：年月日 、目录的编制将光盘按其文件夹所涉及的问题录入卷内目录，填写相关信息，文件夹均要标识（年度月份档号）题名，一式两份，一份装订在碟包内最前面，一份与对应声像档案案卷目录一起装订成检索目录参见(附录、附录)。八、项目办公室的分类方案SX 声像档案以光盘为载体项目声像档案SX5 光盘SX1 照片SX2 影像SX3音像SX.1 反映工程建设前、建设中、竣工后

18、工程情况的声像资料。SX.2 反映工程项目建设期间，上级领导、建设单位、施工单位主要负责人，以及专家、学者视察、检查、研究工作等重要活动内容的声像资料。SX.4反映在工程重要阶段、重要环节、重大技术改造和技术引进的主要声像资料，其中包括现场原貌、基础工程、施工过程中关键工序、重要部位隐蔽工程、重要设备安装、新结构、新技术、新工艺、新材料等施工方法、开工仪式、竣工仪式以及竣工后的工程全貌。SX.5 反映工程中重大工程事故形成的声像资料。SX.6 其它与工程有关的并具有保存价值的声像资料。注：以上保管期限均为永久保存。九、项目声像档案的保管、项目声像档案归档前要进行检查，对已被污损的，要求其进行必要的技术处理。、保管条件底片、胶片库温度应保持在13-15之间，相对湿度应保持35%-45%；照片库温应保持14-24，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24，相对湿度应保持40%-60%。、底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放项目声像档案最好使用声像档案专用柜。、对库存的光盘档案，要两年检查一次。、归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必