解析网络资源共享在档案管理中的应用

1、    解析网络资源共享在档案管理中的应用    王永君摘 要：中国现在正经历着信息化快速发展时代，越来越快的发展脚步给中国的档案管理工作带来了挑战和机遇。因此，本文分析了现今档案管理工作的现状，并明晰了网络资源共享在档案管理中的作用，提出了在档案管理工作过程如何更好地发挥网络资源共享的优势，旨在助力于发展一种与时俱进、紧跟时代潮流的档案管理手段，进而优化档案管理工作环节，提升档案管理的工作效率。关键词：互联网；资源共享；档案管理在现今中国的发展中，档案管理工作占据着越来越重要的作用。自档案管理工作在中国发挥作用以来，因为档案管理工作越来越涉及到细节，其

2、分支越来越多，所以工作过程越来越繁琐。因此，相关部门正在探讨寻找一种适合于中国档案管理发展体制的方法，目的是简化档案管理中繁重的工作过程，提高档案管理的工作效率。1 基于网络资源共享的档案管理现状分析研究表明，建立基于网络资源共享的档案管理工作制度是一种有效的方法。有了网络资源共享，各相关部门能够建立一个基于网络资源共享的数据库，从而简化了工作环节。另外，当档案管理工作人员出现工作调动时，其工作的交接会显得更为方便。因为有了网络资源共享，很多事物的存放、整理会按照一定规则，从而能够帮助新的档案管理工作人员尽快适应工作环境，保证工作的顺利进行。出现了基于网络资源共享的档案管理工作体制，简化了工作

3、环节，进而能够节省工作人员，使国家政府部门更加廉政清洁，不养闲人。尽管如此，基于网络资源共享的档案管理工作仍然存在以下问题，有待改善。（一）档案信息资源共建共享观念意识有待提高在中国的档案管理工作过程中，存在着很多年龄偏大的员工，他们与时俱进的思维不够，不能够利用网络资源共享对自己所负责的工作进行简化。这是由于这些人档案信息资源共建共享的观念和意识较为淡薄导致的。这些人意识较弱，从而不能真正理会网络资源共享的方便性、有效性，会给基于网络资源共享的档案管理工作带来障碍。（二）缺乏统一的标准，没有建立健全的网络资源共享机制基于网络资源共享下的档案管理手段是近年来新兴的一种档案管理方式，新兴事物的发

4、展和进步往往需要一个过程，在这个过程中，会出现弊端并不断修复进而形成完善的体制和方法。现今基于网络资源共享下的档案管理缺乏统一的标准，且因为地理位置的不同，不同地方对这种政策的贯彻执行力不同，进而导致即使有了统一的标准，也很难做到一致，不能真正发挥网络资源共享在档案管理工作中的优势。再者，由于没有建立健全的网络资源共享机制，从而使得档案管理工作中会遇到重重困难，这也是现今基于网络资源管理在档案管理工作过程中亟待解决的难题。2 发挥网络资源共享作用，提高档案管理工作效率要想真正发挥网络资源的共享作用，提高档案管理工作的工作效率，国家及其相关应该注意以下几点：（一）增强管理人员的网络资源共享意识要

5、想真正发挥网络资源共享在档案管理工作中的作用，增强管理人员的网络资源共享意识是首要任务。面对至今仍有很多档案管理人员不能够有效利用网络资源共享的手段来简化档案管理工作环节的现象，增强管理人员的网络资源共享意识势在必行。首先，国家及其相关部门要定期组织相关档案管理人员的培训，增强网络资源共享意识。其次，需要相关技术人员定期组织档案管理人员，学习档案管理技能，精化基于网络资源共享的档案管理过程的工作环节，让每个档案管理人员在应用网络资源时都能信手拈来，不会不知所措。再者，相关媒体和网络要积极宣传基于网络资源共享下的档案管理工作，将其高效性、便捷性得以有效宣传，使基于网络资源共享的档案管理工作能够为

6、更多的人所接受，同时强化管理人员的网络资源共享意识，帮助其更好地完成档案管理工作。（二）建立健全档案管理体制对于一种新兴的事物来讲，要想安全有效的顺利实现其应用，必须有一套健全的管理体制机制做保障。首先，建立健全的基于网络资源共享的档案管理机制能够帮助档案管理人员在完成档案管理工作的过程中，做到“有法可依，有制度可言”。这样以来，不仅能够帮助管理人员解决一些有问题的档案工作，同时也能让办事者能够对规定更加明白，舍去繁琐的咨询环节。其次，有了健全的档案管理体制做保障，一旦某个档案管理环节出现问题，国家及其相关部门能够根据规则制度对其进行责任追究，这样以来，档案管理工作体制能够在一定程度上对档案管

7、理工作人员的工作起到监督作用，从而更有利于保证所有档案工作的顺利进行。再者，在健全的档案管理体制中，体制内人员能够依据体制来做好档案管理的工作，减少一些繁琐复杂的工作，从而使档案管理工作更加完善。（三）将档案进行统一管理，便于网络资源共享下的档案管理要想基于网络资源共享下的档案管理工作能够顺利进行，作为相关部门的负责人，要能够将自己工作的档案管理处的档案进行统一管理，进而便于网络资源共享下的档案管理工作发展。相关部门负责人要将档案进行统一整理，按人分责，让每一位工作者负责专门的工作，进而达到细化工作、提升效率的目的。将档案进行整理归纳后，将每一份档案的信息都登记到互联网上，实现网络资源共享，同

8、時也便捷档案管理工作处的工作。每一份档案都具有自己的档案编号，建立一个基于网络资源共享的大数据库，一旦需要寻找档案时，只需输入档案编号或档案名称，均能够快速的查找到所需的档案，大大的提升了档案管理工作的工作效率。（四）坚持统一标准，发挥网络资源共享的优势中国的档案管理工作处要坚持统一的工作标准，才能充分有效的发挥网络资源共享的优势。有了统一的工作标准，档案管理者能够根据标准统筹安排好管理工作，不仅能够提升工作状态，更能够使档案管理工作井井有条，从而简化档案管理的工作环节，提升档案管理的工作效率。（五）提高工作人员的素质，助力档案管理工作要想切实有效地发挥网络资源共享的优势，必须注重提升工作人员

9、的素质。首先，国家和政府相关部门要注重在档案管理体系中，引入年轻的能够将计算机网络熟练应用的当代高材生。其次，要对已在岗的档案管理工作人员定期进行培训，提升档案管理人员的综合素质。再者，政府及其相关部门要定期对档案管理工作人员进行业绩和业务熟练度的考核，进而选择更加优秀的档案管理人员来从事工作，做到“不留闲职，不养闲人”。3 总结本文立足于中国档案管理的现状，分析了网络资源共享下档案管理工作过程中存在的弊端，进而对如何提升基于网络资源共享在档案管理工作中的作用提出了可行性建议。旨在提升网络资源共享下档案管理工作的工作效率，进而助力于中国档案管理体系的简况顺利发展，让中国的档案管理体制部门真正做到将工作化繁为简，不留闲职，不养闲人