第四章信息工作

1、第一节第一节 信息概述信息概述第二节第二节 信息工作信息工作第三节第三节 信息的收集信息的收集第四节第四节 信息稿的写作信息稿的写作第四章 信息工作学习目标：通过本章学习，你应能够掌握1、信息的种类2、秘书信息工作的要求和程序教学重点：信息的收集和信息稿的写作教学难点：信息的加工第一节 概述一、信息的概念二、信息的特征三、信息的种类四、信息的作用第一节第一节 信信 息息“梦断美人沉信息，目穿长路倚高楼” 一、信息的概念牛津词典：信息就是谈论的事情、新闻和知识。韦氏字典：信息，就是在观察研究过程中获得的 数据、新闻和知识日本广辞苑：信息就是可观察事物的知识信息的定义信息是通过各种被传递、被感受的

2、声音、图像、文字所表征，并与某些特定的事实、主题或事件结合的消息、情报、资料、数据、知识的总称。1、信息的载体声音、图像、文字2、信息的内容特定的事实、主题或事件3、消息、情报、资料、知识等是信息形式与内容的统一体，泛指普遍存在的社会现象与自然现象。二、信息的特征二、信息的特征（一）客观性 （二）时效性1、适时性是指信息发生与接受的时间与其利用价值的体现时间是适当的。2、效率性信息最大限度地在适当时间（时机）内发挥效力，体现最大价值。（三）多变性 量变 质变 （四）传递性信源信道信宿 (五）共享性（六）扩散性（七）可加工性（可开发性）秘书部门信息的特点：1、政治性和政策性: 驱动创新2、实用性

3、3、真实性4、内部性三、信息的种类三、信息的种类 信息的一般分类（一）从哲学角度划分1、自然信息是指表征自然界事物特征、变化及事物之间内联系的信息。2、文化信息是指一切经过人类利用语言、文字、符号、图像等加工过的自然信息，它包括各种知识、法令、文学作品等（二）按事物发展过程划分1、预测性信息：预料、构想、设计、规划、方案、部署2、动态信息3、反馈信息：反映、影响、效果、经验教训（三)按内涵和对人类社会的作用划分1、社会信息：人口、就业、工资、教育医疗2、经济信息：工农业生产、商品流通、财政金融、交通运输、基本建设3、科技信息：科技开发、科技交流、科技成果推广应用、先进技术引进等方面的情报、资料

4、、文献、数据4、生活信息：商品、居住、婚姻、娱乐（四）按信息的产生和加工划分（四）按信息的产生和加工划分1 1、一次信息：统计表、调查数据、录音录像、一次信息：统计表、调查数据、录音录像2 2、二次信息：文摘、汇编、提要、二次信息：文摘、汇编、提要3 3、三次信息、三次信息（五）按传递的范围划分（五）按传递的范围划分1 1、公开信息、公开信息2 2、内部信息、内部信息3 3、机密信息、机密信息（六）按接受信息的渠道划分（六）按接受信息的渠道划分1 1、正式信息、正式信息2 2、非正式信息、非正式信息秘书部门信息的分类秘书部门信息的分类（一）按信息来源划分1、上级机关信息2、下级机关或部门的信息

5、3、往来信息4、社会信息（二）按信息内容划分1、行政综合信息这类信息往往涉及全局，或与组织利益有重大关系，多与政策、法规、法律、法规相联系，属于组织行政管理的范畴。2 2、财务经济信息、财务经济信息3 3、业务技术信息、业务技术信息4 4、劳动人事信息、劳动人事信息5 5、福利保障信息、福利保障信息6 6、党群社团信息、党群社团信息四、信息的功能四、信息的功能（一）是人类社会发展所必需的重要资源（一）是人类社会发展所必需的重要资源（二）是决策的基础（二）是决策的基础（三）是科学研究的指路明灯和保障（三）是科学研究的指路明灯和保障信息工作在秘书工作中的作用： 1、信息工作是秘书部门辅助决策的一项

6、重要工作。 领导获取信息的的渠道： 亲自获取 秘书部门提供 职能部门提供 2、信息工作是秘书部门的一项重要业务。 3、信息工作有利于开创秘书工作新局面。(四)秘书部门信息工作的作用（60页）1.为领导决策提供可靠的信息根据2.为科学管理提供良好的条件3.信息工作是秘书部门做好其他工作的重要保证秘书部门信息工作的要求：准确完整及时高效适用适量第二节 信息工作上级机关行政办公室下级机关、群众其他机关机关各部门信息二、信息工作的特点1、服务性 2、普遍性 3、综合性 4、紧迫性5、开拓性温家宝总理谈信息信息的开发和处理，可分为两个层次。初级信息初级信息就是对现有网络上的信息和各地、个部门报送材料的加

7、工，领导机关可以用它了解动态，但不能仅仅据此决定决策。高层信息高层信息是对原始信息的归纳、综合、分析，并在次基础上提出的对策、意见和处理方案，也包括经过调查研究对某一问题写出的有深度的材料。初级信息是信息工作的基础；高层次信息是初级信息的开发和深化，有更大的参谋咨询作用。在实际工作中，两者相辅相成，不可偏颇。二、信息工作的基本要求：准确二、信息工作的基本要求：准确 及时及时 适用适用（一）准确：“热点、新点、难点”（二）及时：快：收集快、传递快、整理快（三）适用：组织类型不同，决定了追求目标不同组织规模不同，工作内容和时间上分布组织决层不同，工作重点不同组织环境不同，管理哲学和管理方式不同四、

8、信息工作的程序（一）信息的收集（二）信息的整理（三）信息的传递（四）信息的利用和储存（一）信息的收集A；收集内容；收集内容1、党中央、国务院公布的方针、政策法规性文件、党中央、国务院公布的方针、政策法规性文件2、上级机关或领导部门发布的直接与生产、工作、上级机关或领导部门发布的直接与生产、工作有关的指导、指挥性文件，如指示、决定、决议、有关的指导、指挥性文件，如指示、决定、决议、批复批复3、本机关、本企业和所属各部门的机构、人员、本机关、本企业和所属各部门的机构、人员、财力、物力、工作、生产等情况以及生产计划、财力、物力、工作、生产等情况以及生产计划、指示、统计数据、改革状况、科技发展、典型经

9、指示、统计数据、改革状况、科技发展、典型经验、工作总结验、工作总结 4、本机关执行政策、推行工作以及本企业产品销售后的反馈信息，如群众（用户）的反映、意见、建议、要求。 5、与本机关、本企业业务有关的外界情况和新信息，如社会动态、思想倾向、城市与农村经济改革、经济发展情况、原材料提供以及市场需求等 6、与本机关工作、本企业业务性质相同的其他地区、单位，以及国外同行业可供比较的情况资料 7、与本机关、本企业业务未来发展有关的科技新成果（新产品、新工艺、新材料）以及先进的经验、方法等信息资料。、特点：1、领导者要求秘书人员提供的信息、资料大多带有全局性、方向性、综合性与社会组织的整体发展情况和大局

10、相关。2、秘书人员要为换着中心工作和领导者的临时索要等突发性任务做好信息资料准备3、秘书人员收集储存的信息资料大多具有较长时期的使用价值。、收集渠道建立信息网调查渠道会议渠道信访渠道（二）信息的整理 、筛选： 、加工：充实内容分析综合提出意见 、编写（三）传递 传递途径：单通道传递多通道传递 、传递方式：口头传递书面电讯 传递要求：迅速准确保密 （四）信息的利用和储存五、信息工作的作用1、参谋作用2、指导作用3、解难作用4、控制作用第三节 信息的获取 一、获取信息的意义（一）获取信息是信息工作中的基础工作（二)获取信息是信息工作的主要方面（三）获取信息能够锻炼和提高信息工作者的综合素质二、获取

11、信息的原则（一）要坚持目的性的原则1、要明确所服务组织的利益所在，明确它的追求目标和发展方向2、要清楚领导的关注点，以及组织当前和今后一段时间内的中心工作3、还要关注国际国内相关的形势变化及其发展趋势4、综合分析后，找到获取信息的着眼点和着力点（二）要坚持全面性原则（三）要坚持系统性原则（四）要坚持时效性原则（五）要坚持真实性原则三、获取信息的主要渠道三、获取信息的主要渠道（一）文书渠道1、法定的正式文件：红头文件2、常用的处理公务的通用文书： 计划 总结 领导讲话、规章制度3、某些带有专门性特点的文书： 经济来往文书、法律事务文书、具体业务文书（二）会议渠道（三）调查和信访渠道（四）书刊渠道（五）大众传媒渠道（六）信息传递网络渠道（七）档案渠道四、获取信息的内容四、获取信息的内容（一）国家和地方的权力机构及权力执行机关的决策情况（二）社会对国家或地方决策的反映（三）与本组织有直接关联的组织情况1、当地的权力机关2、合作单位3、竞争对手（四）本组织内各职能 部门和下级单位执行决策和完成目标的情况（五）组织内各成员对组织的意见、建议（六）社情民意四、获取信息的常用方法（一）观察法一）观察法 观察法是人们获取信息最基本的方法，即人们直接通过感官或借助其他工具来认识客