文件控制程序(新)

1、第1页共5页文件控制程序（新）天津顺驰物业管理有限公司编号 SW-CHW7-1 名称文件控制 程序版本 A/0第 4页共 3页编制胡文娟更改胡文娟审核关 颖批准刘晶生效期 2003年 7月 18日文件控制程序 1.0目的 为了通过对所有与质量服务有关的文件的编写审批.发放.更改. 保管.借阅和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控环节使用 的文件和资料均适用，并且为有效版本，特制定本程序。2.0适用范围本程序适用于公司所有与质量服务有关的文件 的管理和控制。3. 0职责 3. 13. 2品质管理部负责所有与质量体系运行有关的 文件的指导和监督。3.2各职能部及各项目负责各自相关文件的控制和管理

2、。4.0程序要点 4.1文件分类 4.1.1长期有效文件：质量体系 运行中长期起指导作用的文件，R 质量管理体系文件：质量手册. 程序文件.管理规定，公司长期有效制度；b）公司内部制定的服务标准；c）与质量体系运行有关的外来文件（如：国家行业法令.法规. 制度以及标准）。4. 1.2短期有效文件：内部或外来的一次性短期内有效的文 件，如通知.计划总结性报告等。第2页共5页4.1.3技术资料：如移交的物业资料，工程技术资料等。4. 2 文件的识别.编写。（见附表 1） 4.2.1 外来文件需综合 管理部识别 Z 后，按4. 1 进行分类，进行相应的管理。4.3短期有效文件的控制：包括通知.计划.

3、报告等短期内有 效的文件，由各发出部门统一发放。收文者在文件发放（领 用）登记表上签字，不用控制其收回。4.4技术资料的控制： 包括移交的物业资料， 由各项目自行 管理。工程技术资料由技术业务部进行登记建立清单。合同类， 由技术业务部统一留存。4.5有效文件的管理。4. 5.1文件标识质量管理体系文件封面必须标明文件的编 号，标明其现行修订状态，确保文件使用人使用文件的有效版 本，具体参照质量手册屮有关文件编号的规定； 受控文件必须加 盖红色“受控”印章，此标识由品质管理部统一控制管理；下发 时每份都标有不同的下发编号，并有审批人的签字。部门/项目对于本部门下发文件需要统一编号。4.5.2文件

4、发放品质管理部根据文件执行需求对质量管理体 系文件进行标识，复印相应份数的副本，下发时填写文件发放 （领用）登记表，同时文件持有者在发文本上签字。部门/项目根据需要下发文件，按照公司文件下发统一要求格 式书写。在经过相关负责人批准确认后，方可下发。下发时填写 文第3页共5页件发放（领用）登记表。4.5.3文件更改质量管理体系受控文件更改时，其更改或增 减原因由相关部门提出，必须填写文件更改审批表（附更改 或增减页），上报管理者代表审核，经批准后，及时按上述规定 下发新版受控文件并及时发布新文件目录。通知原文件持有者到 品质管理部换取新版文件，确保各职能部门及管理者使用有效版 本。部门/项目已经

5、下发文件更改时，必须填写文件更改审批 表（附更改或增减页），上报相关负责人批准后，按照4. 5. 2执行。4.5.4文件保管品质管理部负责各类质量管理体系受控文件 受控版本原版统一存档工作，并填写文件目录。受控文件下 发后，各文件持有人负责保管所持受控文件，避免损坏和丢失， 并在收文本上登记。部门/项目负责将收文及发文进行存档。按照综合管理部档案 管理要求执行。4.5.5文件的借阅需借阅的人员填写档案资料借阅登记 表，经管理者代表批准后方可借阅文件。借阅者在规定时间内 归还文件，到期不归还，由文件管理员负责收回。原版文件一律 不得外借，防止丢失和损坏。4.5.6文件的作废和销毁质量管理体系文件

6、管理部门提出文 件废弃申请，经管理者代表审批后，文件管理员负责收回已作废 的文件第4页共5页和资料并填写作废文件记录。如有保存价值的文件和 资料，文件管理员要到品质管理部，在作废文件和资料封面的右 上角醒目位置加盖蓝色“作废留存”章并进行登记，同时确保已 从原文件中及时撤出。已经作废文件需要销毁时，统一交至综合 管理部。由综合管理部执行销毁并填写销毁文件（记录）记 录。对于外来文件的作废.销毁由综合管理部统一管理。4. 5.7文件的丢失与补发质量管理体系受控文件丢失后，应 及时向发放部门书面说明情况，文件发放部门在核实情况后，按 照本程序4. 5. 2 有关规定进行补发。4.6技术类文件由相关

7、部门和文件持有人负责收集，归档管 理。4.7短效文件，不受相关受控文件有关规定控制，仅做发放. 登记管理。4.8与本文件有关质量记录按质量记录控制程序屮相关 规定执行。5.0支持性文件 5.1 质量手册 SW-QM5.2 质量记录控制程 序SW-CHW7-26.0相关质量记录 文件发放 （领用） 登记表 SW-JL-G-1U档案资料借阅登记表 SW-JL-056 文件更改审 批表 SW-JL-G-103作废文件记录 销毁文件（记录）记录 附表 1：一级负责人（总经理）二级负责人管理者代表一级 部门品质管理部 二级部门其他职能部门三级部门各物业管理 屮心长效文件质量手册 程序文件 批第5页共5页准审核编制.更改管理 规定公司长期有效制度 批准审核编制更改薪资.人事及与其 他影响到企业经济利益的文件 批准审核编制.更改公司内部制 定的服务标准批准编制.