物业管理公司日常行政工作管理规定

1、物业管理公司日常行政工作管理规定第一条总则为促进物业公司各项工作开展，创造文明、整洁的办公环境，维护正常的 办公秩序，明确职责，做到有章可循，违章必究，树立物业公司形象，提高办 公效率，进一步加强团队建设，结合我公司工作实际，在公司原有的各项规章 制度和职责的基础上，形成了物业公司行政办公管理规定。第二条综合管理1、5s执行要点11成立5s检查小组：组长1人，组员8人。12检查小组严格按照5s检查内容每天检查和监督各部5s执行情况，对未 按照5s要求执行的人员给予及时指正。13整理：将必需与非必需品区分开，在岗位上只放必需物品。1.3.1整理是一个日日在做，天天要做的一项工作，是每天循环的一个

2、过程。1. 3.1离开工作岗位超过3分钟，办公区物品要及时归位。14整顿：将必需物品放于任何人都能立即取到的状态，即寻找时间为零。1.4. 1彻底进行整理1.4.2确定放置位置1.4.3规定摆放方法1. 4. 4进行标识15清扫：将岗位变得没有垃圾、灰尘，干净整洁，将设备保养得非常好，创造 一个一尘不染的环境。清扫除了清除“脏污”,保持工作场所内干干净净、明明 亮亮，而且要排除一切干扰正常工作的隐患，防止和杜绝各种污染源的产生。 清扫要用心来做，必须人人动手，认真对待，保持良好的习惯。16清洁：将整理、整顿、清扫后取得的良好成绩维持下去。不仅仅是“清净整 洁”，而且还包括“美化正常”。耍通过各

3、种目视化的措施进行点检工作，使各 种“异常”情况无所遁形并加以消除，让工作环境保持良好的状态。17修养：对于规定的事情，大家要严格地按要求去执行。养成一种习惯，习惯 会成自然。1.7. 1有强烈的吋间观念，遵守出勤和会议吋间。1. 7. 2工作应保持良好的状态。1. 7. 3每一个员工，衣着要得体。止确的佩戴工牌，待人接物诚恳、礼貌。1.7.4认真、敬业。1.7.5尊重别人、为他人着想、服务。1.7.6领导安排工作时，下级必须服从，如有疑问工作安排结束后，单独沟通。1. 7. 7部门之间团结协作，不拉帮结派，搞小团队。1.7.8同事之间沟通问题时，应木着“换位思考，解决问题”的原则，语言应礼

4、貌、委婉，在公共场合以职位相称。1.7.9办公室应保持安静，禁止人声喧哗、打闹、吃东西，上班时间不准玩游戏、 上网下载电影、上网听歌，不允许做与工作无关的事情。2、工作督办、反馈2. 1综合管理部对物业公司各部门日常工作进行督办并将督办结果于当天下班 前反馈总经理。2. 2综合管理部对物业公司形成的会议决议进行督办并将督办结果及时反馈总 经理。2. 3在督办过程中，各部门负责人应积极配合，从而保证物业公司的工作在有效 时间内完成。第三条人事管理1、考勤管理11遵守公司考勤管理制度，准吋上班、下班，不迟到早退。各部门h常考勤严 格按照公司耍求执行，打卡时间为8:30 （以前）至17:30（以后）

5、。1.2病假、事假需提前一天请假，特殊情况除外。请假单填写按照表格内容填写 完毕后，由部门领导签字，交由综合人事处审核，由本人按照相应审批权限转 交相关领导签字确认后交综合人事处备案。1.3各部门员工外出超过半小吋，须到所属部门内勤处填写外出备案表，由 部门领导签字确认；外出办理与工作相关事情不能按时打卡者，应及时填写出 勤证明。14调休人员必须依据加班工时，提前一天填写请假单，调休原则上不允许 事后补签请假单。1.5t作人员在上班期间不得擅自离岗，不得在工作时间从事上网、打游戏、串 岗、闲谈等与工作无关的活动。1. 6严格遵守公司其他的考勤管理制度。2、人事异动2. 1新员工在办理完公司入职

6、后持公司人资部调令到综合管理部人事专员处报 到并填写汇丰祥物业公司员工信息登记表。2.2公司每月15 h前开支工资。2. 3员工办理离职前需到综合管理部人事专员处领取物业公司离职人员工作交 接表，并同公司离职流程一同办理。24员工调岗须到综合人事处办理调令，由本人、调出部门负责人、调入部门负 责人及总经理签字后方可。2. 5员工职位异动须到综合人事处填写薪职异动单，并按审批流程执行。2. 6严格遵守公司其他的人事管理制度。3、培训管理3. 1各部门于每周五下班前提报下周培训计划及培训课件（电子版）至综合管理 部人事处，由人事专员汇总本周培训计划，签报至物业公司总经理；3. 2培训延期，请提前通

7、知综合管理部人事专员做备案；3.3每次培训要求必须填报培训项目组织反馈表及培训签到记录表，并 于培训结束1日内将表单提交至综合管理部人事专员处；3. 4物业公司新入职员工的入职培训由综合管理部及员工所属部门共同负责。 第四条行政管理1、各类报表1.1每天下午4点提报工作日志1. 2每周五下午4点提报周工作总结及下周工作计划。1.3每月18日提报各部门次月办公用品计划。1.4每月23 口提报月度工作计划对应的资金预算。1. 5每月29日捉报月度工作总结及次月工作计划。2、报表规范要求：2. 1严格按照各类报表提报时间及时上报至综合管理部。22所中报的办公用品严格按照公司员工、主管级别每人3元/月

8、，经理级别每 人5元/月，总经理级每人7元/月，包干内费用不得超出规定范围。23正确填写5位物料编码。24严格按照办公用品申购单的要求列支物资范围。2. 5各部门申报月度资金计划需依据次月工作实际发生情况认真申报，所报资金 计划须附相关明细。2. 6次月工作计划须根据本部门现阶段实际工作情况联系工作倒排计划上报，做 到工作不脱节，同时，须备注清楚工作内容以及相关工作可能会发生的费用事 项。3、呈批件、工作联系单的办理3. 1各部门日常呈批件、t作联系单的办理由各部门行政人员依据相关情况提出 请示，到综合管理部行政秘书处登记，提报部门经办人、负责人签字后经综合 管理部负责人审核后报总经理审定，并

9、按照审批流程签批，各部门呈批件办理 完毕后交综合管理部统一存档。3. 2物业公司各部门与汇丰祥其他部门联系工作，须填写工作联系单，写清楚联 系部门及联系事项，通过综合管理部审核，马总审批再进行上报、落实。4、行政内、外联4. 1行政接待工作内容4. 1. 1办理各类文件资料的审批工作。4. 1. 2协助办理各类会议的会务工作。4. 1. 3协助开展公共关系工作，协调好外部环境。4. 1. 4坚持综合管理部归口管理，对涉及较强业务性的接待事务，应由牵头部门对接，综合管理部配合。4. 2接待礼仪4. 2.1做好来往信件登记工作，并按信函内容呈送有关领导。根据领导批文意见 催办，尽快答复。4. 2.

10、2来电、接打电话要使用文明语言，所有来电务必在三响之内接答，拿起话 筒统一说“您好，物业公司！”，或者您好"、“请问贵姓、您找哪位、“ 请稍候、"谢谢"等类似的礼貌用语。问清对方出处，如涉及重要事项应认真做 好电话记录单。事后将电话记录呈送有关领导批阅后抓紧办理和答复，或转有 关部门处理答复。4. 2.3来访，热情接待，礼貌在先，问清来访者姓名、单位、身份和事由，认 真做好来访记录单，对来访者提出的问题负责地解答，不能解答的应请示有关 领导，如来访者要求见领导，征得同意后安排会见地点与时间，如领导不在或 不便会见应做好解释工作。4. 2. 4办公人员有事需要暂时离

11、开办公位，应将办公桌上的文件、资料、贵重物 品安放好，以免泄密或丢失。第五条档案管理1、各类办公文件、会议纪要、通知、日志、书籍、图纸资料及各类期刊简报由 综合管理档案管理员负责，集中统一管理。2、汇丰祥公司及物业公司工作人员查阅或借出档案应到档案管理员处进行登 记，经主管领导批准后执行。查阅档案资料，只能查阅有关工作需耍部分，会 计档案不外借。3、传（借）阅文件完毕后及时交回档案管理员处归档。4、各部门对外报送的任何文件等资料必须通过综合管理部审核后方可报送。 第六条资产管理1、资产按照价格及类别分为物料、低值易耗品及固定资产。2、个人办公用品保管好，原则上已中购的个人资产丢失不在另行配备。

12、3、严格按照资产的使用说明操作，并定期保养、维护。4、建立健全的资产台账，资产的领用、调出、报废必须经综合管理部及总经理 批准，未经批准，不得擅自调动、报废，更不能自行外借和变卖。5、定期检查资产的使用情况，做到账、卡、物三相符。6、每月5-10号领取本月办公用品。7、资产由汇丰祥公司统一采购，物业公司综合管理部统一领取，并按计划分配。 第七条会议管理1会议种类、参会人员范围和会议时间1.1周例会1. 1. 1周例会是总结本周工作，计划安排下周工作，提出工作中存在的问题和建议, 并就有关问题做出协调处理。1.1.2周例会由总经理主持，总经理因故不能主持时，会议时间另行安排或委托他 人主持。1.

13、 1. 3周例会由主管级以上人员参加，必要时可邀请其他有关人员列席。1. 1. 4周例会暂定于每周一下午14点召开。1. 1. 5周例会由综合管理部负责会议组织及会议服务。1.1. 6周例会参会人员必须严格保守会议秘密及遵守会议纪律，在会议决议未正式 公布之前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。12晨会1.2.1晨会是当天各部门工作安排、布置和落实，传达公司会议精神和贯彻公司规 章制度。1.2.2晨会由物业公司各部门负责人主持，部门负责人因故不能主持时，会议时间 另行安排或委托他人主持。1. 2. 3晨会由部门内相关责任人或部门全体员工参加。1. 2. 4晨会根据各部门工作安排于当天10点前

14、召开，原则上晨会时间不超过30分 钟。1.2.5晨会由各部门自行组织安排，如需形成会议纪要，抄送综合管理部备档。1. 3专题会1. 3. 1专题会是研究、落实和解决物业公司经营活动有关问题的会议。1. 3. 2专题会是由物业公司分管领导或总经理主持。1. 3. 3专题会由汇丰祥公司领导、物业公司相关部门负责人及其它有关人员参加。1. 3. 4专题会会议时间根据实际情况而定。3. 3.3专题会由相关部门牵头，做好会议记录并形成会议纪要，抄送参会人员和综 合管理部。1. 4工作协调会1.4.1工作协调会是沟通、协调和解决公司各部门之间，物业公司与宝丰集团有关 单位之间具体工作事项的会议。1.4.

15、2工作协调会由汇丰祥公司分管领导或物业公司总经理主持。1.4.31作协调会由汇丰祥公司分管领导、物业公司总经理、相关部门负责人及其 他有关人员参加。1. 4. 4工作协调会会议时间根据实际情况而定。1.4.5协调会由综合管理部负责会议组织及会议服务，并做好会议记录形成会议 纪要，抄送参会人员。1. 5临时工作会1.5. 1临吋工作会是对各部门突发工作事项进行安排、解决、探讨。1. 5. 2临时工作会议是各部门负责人及相关人员参会，部门负责人主持。1. 5. 3临时工作会会议时间不确定，根据实际情况而定。1.5.4参会人员必须严格遵守会议纪律，根据工作需要做好会议记录，如需形成会 议纪要抄送综合

16、管理部。1. 6其他临时性会议。根据公司管理和经营需要临吋组织召开的会议。2. 会议准备2.1接到会议安排的部门填写会议通知单，包括会议议题、召开时间、地点、主持 人、会议物资需求、确定参会人员、议题相关事项准备等。2. 2会议组织部门要根据会议内容、范围做好准备工作。2. 2重要会议应提前布置会场、备好桌椅、安排座次、茶水、投影仪、白板等。23会前完成会议签到、人数统计等工作，重要会议，设专人负责录音、录相、照 相等工作。3. 会议安排3.1为了达到会议预期效果，避免在时间上发生冲突，各类会议没有特殊情况须按 规定时间召开。3. 2对于参加人员相同、内容接近、吋间相适的儿个会议，综合管理部可

17、以安排合 并召开。3. 3各单位会期必须服从物业公司统一安排，坚持小会服从大会，局部服从整体的 原则。4. 会议纪要4.1会议结束后，会议组织部门要根据会议记录及时整理和编撰会议纪要，会议纪 耍应在会后一个工作日内下发参会人员，抄送公司相关领导。4. 2形成的会议纪要由会议主持人签发。4. 3会议纪要的发放范围由会议主持人确定。4. 4会议所形成的决议，相关责任部门或责任人必须无条件服从并贯彻执行。5. 会议纪律5.1严格遵守会议时间，不得迟到，提前5分钟到场，做好会议准备。52如有事不能参加会议，必须在会前向主持人请假，会后主动阅看会议记录和有 关材料。5. 3会场内禁止吸烟、交头接耳、来冋

18、走动，通讯工具一律设置为静音或关机，违 者罚款50元。5. 4会议正在进行吋，不得擅自离开会场，确实不能继续参加会议时，应向主持人 讲明原因，待其同意后方可离场。55不得无故迟到、早退或缺席会议。迟到、早退一次罚款50元；无故不参会者, 一次罚款50元；无故离开会场者罚款50元。5. 6召开公司例会、集体会议时，应着正装参加会议。5. 7对以上违反会议纪律行为，会议组织部门做好记录，由违纪部门开具罚款单， 总经理审定，综合管理部通报执行。6. 会议注意事项6.1参会人员确定会议主题，严禁无准备的发言。6. 2对重要或者有分歧的议题，有关人员在会前单独联络、沟通，而在会议上争执 不休，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。6. 3会议发言应言简意赅，相对控制发言时间，对发言罗嗦者应巧妙地制止。7. 会议管理7.1会议室、会议器材由综合管理部专人管理，各部门会议所需由综合管理部统筹 安排，如造成损坏由相关责任人照价赔偿。7. 2会议室要保持干净、整洁，随吋达到会议状态。7. 3各部门开会所需会议室及相关会议设备时，应提前一天向综合管理部提出书面 的中请，由综合管理部统一安排、调配。第八条后勤管理1、物业公司各部门因业务需要派车可到综合管理部报备行车路线，综合管理部以 此为依据报马总签批，再提报汇丰祥公司办公室派车，派车单由