浅谈涉外秘书的会议管理

1、诚信声明本人郑重声明：所呈交的毕业项冃报告/论文浅谈涉外秘书的会议管理是木人在指 导老师的指导下，独立研究、写作的成果。论文中所引用是他人的无论以何 种方式发布的文字、研究成果，均在论文中以明确方式标明。本声明的法律结果由本人独自承担。作者签名：摘 要：二十一世纪的今天，在市场经济的形式下，特别是我 国加入wt0后，我国的秘书职业有了飞速发展。秘书开始走向社会 化、职业化。而且秘书职业发展已有千年历史，积累了丰富的经验, 这对于现代秘书很有借鉴与指导作用。如今秘书工作已成为遍及社 会生活各个领域的社会职业。论文从会前准备、会中服务和会后工作三个发面分别来论述会 议管理。从中来了解秘书在会议中所

2、扮演的角色，在不同场合下秘 书所做的工作。怎样才能把会议安排的妥当合理，让领导和上司刮 目相看，本文都捉出了具体的方法和理论。关键词： 会议，策划，服务，总结: twenty-first century's today, market economy that theform moves downwards , our country joins the wto queen especially the secretary has had developing at full speed , and it starts trend socialization , occupation-

3、rization. , as wc know , secretary occupation development already has had history in 1000 and , has accumulated a wealth of experience, this has very much drawing lessons with the directive function to modern secretaryofrom preparing before the meeting , may work after being hit by service peace con

4、ference, three convention who leavens dough coming to comment that respectively manages a thesis, come to know a secretary out of in job done by middle acted as role, under different occasion secretary of convention , how ability holds the appropriate reasonableness that convention lays on , let the

5、 leader and the boss hold a person in high esteem, the main body of a book have brought forward concrete method and theory.:conference, plan, service, summarize9>产门 /!i 1jiangsu food science college1 会议管理511会议概述52. 会前准备52.1会议策划与准备52.2会议策划方案的内容及写作程序52. 3制订会议计划524确定会议时间与地点62. 5准备会议资料与用品72. 6发送会议通知和

6、邀请嘉宾72. 7预算与申请会议经费72. 8会场布置82. 8. 1会场布置的方式82.8.2会场气氛的调节82.8.3主席台的布置82. 9会议筹备情况检查93会川服务与管理93.1接站工作93. 11接待工作要素: 932报到与签到93. 3会场服务工作103.4会议记录103. 5会间的活动安排103. 6会间食宿工作104、会后工作114.1会场善后与安排与会人员离开114. 2会议后的文书工作114.3会后总结114. 4会议后的经费预算与结算工作114. 5会议效果与评估方法115. 总结12参考文献13致谢14"方临4為彳就廉举&jiangsu food sc

7、ience college2011届毕业项目涉外秘书的会议管理1. 会议管理1.1会议概述会议是社会的某一组织为了工作需要而召集相关人员研究并决定重要事项的一种活动 形式。会议的作用主要有：制订行政法规、庆祝纪念节日、开展学术交流、研讨商务活动、部 署各项工作；推广先进经验、表彰英雄模范；协调化解矛盾；促进民众运动。2. 会前准备2.1会议策划与准备会议策划是指为了使会议达到预期冃标，进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的 过程。会议策划的内容主要包括主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公共关系、 媒体报道。2.2会议策划方案的内容及写作程序会议策划的内容：确定会议的主题与议题确定会议的名

8、称确定会议的时间与 会期确定会议所需的设备与工具确定会议所需的文件范国与安排卬制工作确定与 会代表的组成确定宣传和模式确定会议经费预算确定会议餐饮安排确定筹备机 构与人员分工（针对大型会议）会议策划方案的写作程序：根据要求，搜集资料分析材料，写出提纲集思广益, 写成初稿收集反馈，写出定稿。2. 3制订会议计划2. 3.1会议计划的作用预先制订会议计划，可以保障整个会议计划有章可循，目的明确，并一步一步的进行, 有利于一个一个的解决问题。2. 3. 2会议计划的内容会议计划的内容主要包括：会议名称、会议议题、会议日程、议程和程序。 会议名称：一般由会议主办机构名称、会议主题、会议类型、会议的时间

9、与范围。 例如电子有限公司2008年新春产品发布会”，其中，“*电子有限公司是会议的主办 机构”，“新产品”是会议的内容，“2008年新春”表面会议的时间和范围，发布会是会议 第5页共14页的性质与类型。 会议议题 指会议集中要讨论的问题。通常，会议的议题必须体现出会议的目的与会 议的主题。 会议议程指根据会议议题对会议内容所作出的具体安排。会议议程一般由主办单位 的领导机构來确定。 会议日程指以天为单位，对会议议程的各项内容做出具体的时间安排。会议日程基 木内容：会议的具体时间、具体内容、会议地点、以及会议主持人或负责人。如下图：*公司关于提高金业核心竞争力的研讨会h程表口期时间内容安排地点

10、参加人负贵人备注6月18日8： 30报到会议大厅全体黄秘书9： 30-10： 00总经理讲话小会议厅全体刘秘书使用投影仪10： 20-11： 50分组讨论小会议厅全体黄秘书副经理主持12： 00午餐宾馆餐厅全体刘秘书1： 30-4:00专题报告小会议室全体组长4:20-5:30代表发言小会议厅全体组长6:00晚餐宾馆餐厅全体刘秘书会议程序：指一次会议的内容按照先后顺序依次安排下来的操作流程。一般会议的主持人员应持有一份程序表，以便据此來主持整个操作会议的进程。24确定会议时间与地点2.4. 1会议召开时间的选择，需要考虑以下几个方而： 是否适合会议组织人员完成全部准备工作。 是否方便与会人员（

11、尤其是会议的核心人物） 会议召开期间的自然因素确定会期的长短2.4.2考察选定会议地点，具体考察的项目主要包描以下儿项： 考察会场大小是否适中，主要包括：会议的人数与会议室的间数 考察会场规格是否合适，主要包括:考察装潢设计水平、考察设施设备档次、考察会 场服务水平。 考察会场环境，主要包括：保持温度适宜、保持空气清洁、保持会场干净与安静。 考察会场交通条件，尽量避免选择偏僻山区、高寒地区和酷热地区。2. 5.准备会议资料与用品2. 5.1会议资料会议所需审核和参考的资料，包括來宾资料、会务资料和沟通资料。2. 5.2会议用品根据会议不同规模而所需的各种设备和物品，包括必备用品中的特殊用品。另

12、外准备好黑板、白板、粉笔、指示棒、板擦等设施，摆放好姓名牌，在每人座位前 摆放纸笔等文具、安放投影机、屏幕、录音等设备。如果有选举、表决、表彰的议程、述 需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品、安排好茶水饮料、提前检查线路等。2. 6发送会议通知和邀请嘉宾2. 6.1拟写会议通知发送会议通知主要目的是为了让与会人员能清楚会议内容及安排，能在到会前做好充 分准备。会议通知一般包括：被通知者、会议名称、会议日期和吋间、会议地点、出席对 象和会议日程、通知者或授权者、注意事项、企业名称、通知日期。2. 6. 2会议通知形式有会议式会议通知、备忘录式会议通知、请柬式会议通知、海报式会议通知与公告式 会议

13、通知。会议通知的发送方式:一般采用书面形式，以邮寄方式传达，临时的或紧急会 议一般采用屯话通知。止式会议的通知，应在前一周或两周内发出为宜，以便参会人员有充分的时间安排好 手头工作做好参会的各项准备。通知附上回执，其好处是便于确认具体到会人数，便于安 排落实诸如接站、食宿、交通等方而的会务接待工作。2.6.3邀请嘉宾会议嘉宾是指会议组织方的上级领导和政府官员、企业的垂要客户和各种利益方、社 会名流、对实现会议目标有潜在贡献的人。2. 7预算与申请会议经费会议经费预算是指对会议收入和会议支出进行理性的预测，估算会议未来的收入额， 并将这些收入合理的分配到各项会议活动的开支中。2. 7. 1会议经

14、费开支一般包扌乩 会议费：包括场地租金、设备租金、茶水饮料费等。 资料费：购买会议办公文具与印制资料等费用。食宿费：包括会议期间与会人员 的餐饮费和住宿费。 交通运输费：指会议期间接、送与会代表所使用的租车费、邮费、停车费、过桥费、 司机劳务费等。 宣传联络费：指用于会议宣传、新闻发布、联络通信等方而的费用。 其它杂费：包括如安排会议合照、会见活动、雇用会场翻译、会场保安、礼仪小姐、 购买人会礼品赠品等所需费用。2. 7. 2会议经费的來源主要包括： 会议主办单位或主管领导部门拨发的会议专款。与会者提交的会务费。商业赞 助或捐赠。除了以上几个会议经费的主要來源外，如联合主办单位的交费、会议陪同

15、人员的交费、 会议活动的收费、某些有偿服务的收费等。2. 8会场布置会场布置是一项有明确意图的会务工作，其根本目的在于创设与会议主题、性质相适 应的会场氛围，从而有利于会议目标的实现。2. 8. 1会场布置的方式 相对式：弦月式、礼堂式 全围式：圆桌式、椭圆式、方形正空式、多边形式. 半围式：马蹄形、t字型和桥型 分散式：将会场分为若开个中心，每个中心设一个圆桌。2. & 2会场气氛的调节悬挂会标、悬挂会徽、安插旗帜、张贴标语、摆放花卉、调式灯光、调节音响、2.8.3主席台的布置会议主席台是领导人就座之处，也是与会者瞩冃的焦点。一定要根据会议的主题精心 布置，犬型会议的会场多设主席台，

16、和与会人员成面对面的形式，主席台一般设在舞台上, 如果设在舞台下要与与会者近一点，并且稍微垫高些，小型会议一般不设主席台，可在主 席台前幕上方悬挂会标，主席台后幕悬挂会徽，主席台屮央社座位并排座次。主席台下或 周围可适当摆放绿色植物或鲜花作为装饰。会议主席台座次通常安排如门需要注意的是，凡是已固定的座次与座位，应在出席证和签到证上注明座号，并在会 议桌上摆放座签，同时还应印制“座次表”发给与会人员。当与会人员到场吋，会议工作 人员应做适当的引导。主席台53124主席台64212. 9会议筹备情况检查会议筹备要全面周到、注重细节、一丝不苟、乂要眼见为实、实地检验、逐项落实。会议筹备检查的主要内容

17、:会议准备是否充分会议环境是否合乎要求会议用品准 备是否齐全文件材料是否备齐会场布置是否妥当会议保安工作是否落实看接待、 服务的人员是否经过培训、能否使用与会人员的提问。3. 会中服务与管理3.1接站工作接站是会议活动接待工作的第一个环节。会议工作人员应尽可能安排专人、专车接站, 让与会者能轻松顺利地到达会场参加会议，这也有利于会议按时召开。3.1. 1接待工作要素： 掌握需接站人员的人数、身份、职务、级别、年龄、性别等情况 确定需接待人员所乘的交通工具是飞机、火车、汽车还是轮船，弄清楚航班、抵达 fi期和具体时间，提前安排接待人员和车俩。 在接诂现场竖起醒n的标志，以便让与会者辨识。 与会者

18、抵达后，接站人员主动上前询问，握手致意，并介绍其它接站人员的姓名、 身份、职务，对待来宾礼貌热情、细致周到，用语亲切自然。让客人感受到自己被重视和 尊敬。 出站后要主动为客人提行李及引路。 乘车返回时，需有主人陪车，工作人员要引导客人上车，为其打开车门，准确安排 主客的座位。在我国，一般原则：让与会者坐在车的后排右侧，与司机成对角线位置，主 人坐在后排左侧，秘书陪同坐在副驾驶的座位。3. 2报到与签到报到是指与会者在到达会议所在地吋办理的登记注册手续。报到工作内容有：设置报 到处和路标、查验有效证见、登记与会人员的个人信息、接受和发放资料、预收费用、安 排住宿。签到是指与会人员正式进入会场要做

19、的第一件事，会场签到就是为了能及时、准确地 掌握到会人数，如实反映会议实际缺席情况，以便确定会议能否按时召开。会议签到的工 作耍求：认真准备、有序组织、及吋统计。常见的签到方法：薄式签到、卡片签到、会议 工作人员代为签到、电了签到。3. 3会场服务工作会间服务工作中的一个重耍环节是会场的服务工作，会场服务的质量好坏会-直接作用 到每一位与会代表身上，直接影响到会议的每一个具体流程，最终影响到整个会议的进程 与质量。会场服务的工作内容一般包插一下儿项：引导座位，维持会场秩序保持会场内外的联络保持会议上下的沟通做好会议 值班，电话接听工作操作与维护会议设备会场保卫工作会场的清洁卫生工作会间 茶水点

20、心等的供应工作。3. 4会议记录会议记录指在会议过程中，由记录人员把会议的基本情况、大会报告、代表发言、决 议等内容记录下来形成的重耍会议资料，是反映会议客观进程的原始而真实的信息记载。会议记录不但能在会后更好的传达会议精神，使会议的各项决议在今后的工作中得到 充分贯彻与执行，而且也能给以后的检查会议决议的执行情况提供依据。会议记录的要求：项h过程耍完整内容真实准确，语言表达清楚简洁，格式名称规范, 笔记快速，而ii会议记录要使用统一的形式，应使用a4型纸记录，便于口后立卷归档。会议记录的基本格式：一般包括三部分基木情况：会议名称、会议性质、会议次数、 开会的时间与地点、出席会议的人数与缺席人

21、数、主持人、记录人会议内容与会场情况 结尾3. 5会间的活动安排会间活动形式：组织观看电影、组织单位参观活动、组织外出考察、组织户外游览活 动、组织户内口娱自乐活动。3. 6会间食宿工作会议餐饮安排要量入为出，食品要安全卫生，在选菜上要注意体现顾全大局的原则,第10页共14页注意餐饮礼仪。会议住宿要了解住宿宾馆的档次，了解房间的设备与设施，了解宾馆提供的和关服务, 了解住宿者有无特殊要求。4、会后工作4.1会场善后与安排与会人员离开会场善后工作是把会中的讨论决定布置下去贯彻执行的先决条件。会场善后包括：清 理会场（拿走通知牌和方向标志、清理会场内的其它物品、通知配电人员和服务人员）， 归还所借

22、物品，结算会议开支费用。安排与会人员离场：首先了解外地与会人员对时间的安排、交通工具的要求，根据会 期的长短，外地与会人数的多少等实际情况，及早安排他们的回程事宜。其次，编制与会 者离开的时间表与安排好送行车辆。4. 2会议后的文书工作会后文件要及时清退，点清剩余份数，逐号核对。同时也要及时做好会后文件的立卷归 档工作。会议文件的立卷程序：收集资料f甄别整理f分类组卷f文件编目f拟写标题f 填写封面一案卷排列。4. 3会后总结会议总结目的：是通过对本次会议的优点与缺点的冋顾分析，吸取经验教训，并把感 性认识上升到理论认识的高度，以便做好今后的工作。会后总结结构：标题、止文、落款。会后总结形式：

23、座谈会、表彰会、书面总结。会后总结程序：征求意见、拟写总结、领导审阅、修改定稿、大会总结报告、归档。4. 4会议后的经费预算与结算工作会议经费的结算是指办会者在会议结朿后对整个经费使用情况即会议开支费用的结 算。会议经费的结算程序：清点费用支岀和核实发票通一知与会人员结算的时间与地点一 填写报销单将发票按财务上的规定粘贴好签上姓名主管领导签字到财务部门报销 相一关部门及人员结清费用。4. 5会议效果与评估方法会议评估是指与会人员对会议的评价，这有助于对会议组织实施过程进行总结，以便 改进会务工作，实现有效会议的目标。会议评估的主要内容：目标评估、时间评估与主持人评估。会议评估的程序：分析影响会议效果的主要因索一设计会议效果评估表f评估f汇总 评估结果。会议评估方法：数据与图表分析法、座谈分析法、表格分析法。5.总结通过浅谈涉外秘书的会议管理来了解秘书在会议管理小的工作进程与安排。对于企业 來说，这