记录控制管理标准(修订)

1、q/hdl杭刃、i市电力扃企业标准q/hdl cx202002-2008记录控制管理标准2008-09-20 实施2008-09-20 发布杭州市电力局 发布前言tt1 范围32 规范性引用文件33 术语和定义34 职责和权限34企业管理处34.2 相关职能部门34.3 档案室34.4 科技信息处35 活动的描述35记录的类别35.2 记录控制原则45.3 记录标识45.4 记录的填写45.5 记录的更改55.6 记录贮存55.7 记录的检索（收集、编目、归档、借阅）55.8 记录的保护55.9 记录的保存期限和处置56 报告和记录汇总表67 流程图6a （规范性附录）表格样式 7b （规范性

2、附录）流程图8c （规范性附录）报告、记录和汇总清单 9根据gb/t 19001-2000 idt iso 9001:2000 （以下简称gb/t 19001-2000）质量管理体系 要求 第 4. 2.4 条“记录控制”、gb/t 24001-2004 idt iso 14001:2004 （以下简称 gb/t 24001-2004 ）环 境管理体系要求及使用指南中第4.5.4条“记录控制”、ohsas 18001:2007职业健康安全管理体 系要求中第4. 5.4条“记录控制”及iso/iec 27001:2005信息技术-安全技术-信息安全管理体系 -要求中第4.3. 2条“记录控制”的

3、要求制定本管理标准。本标准是杭州市电力局一体化管理体系标准文件之一，用于杭州市电力局一体化管理体系的运行。 杭州市电力局一体化管理休系是符合gb/t 19001-2000 （iso 9001:2000）质量管理体系、gb/t 24001-2004 （ iso 14001:2004 ）环境管理体系、ohsas 18001:2007职业健康安全管理体系和 is0/iec27001:2005信息安全管理体系要求的一体化管理体系。本管理标准的附录a （本文件不发生）、附录b、附录c为规范性附录。本管理标准由杭州市电力局贯标办公室提出。本管理标准的主要起草单位：企业管理处本管理标准的管理归口单位：企业管

4、理处本管理标准的主要起草人：阮晓松、潘坚跃本管理标准的主要起草单位负责人：董毓华本管理标准的主要审核人：蔡信本管理标准的批准人：赵光静记录控制管理标准1范围本管理标准规定了杭州市电力局一体化管理体系记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置 等方面的控制要求。本管理标准适用于杭州山电力局一体化管理体系文件所要求的记录，其他记录必要时也可参照使 用。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注口期的引用文件，其随后所有的 修改单或修订版均不适川于本标准，然而，鼓励根据木标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的 最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本

5、标准。gb/t 19001-2000质量管理体系 要求gb/t 24001-2004环境管理体系要求及使用指南0hsas 18001:2007职业健康安全管理体系 要求iso/iec27001:2005信息技术-安全技术-信息安全管理体系-要求保密管理标准文件控制管理标准 数据安全管理标准3 术语和定义gb/t 190002000质量管理体系基础和术语、gb/t 24001-2004环境管理体系要求及使 用指南、ohsas 18001:2007职业健康安全管理体系 要求和及iso/iec 27001:2005信息技术-安 全技术信息安全管理体系要求规定的术语适用于本管理标准。相关职能部门：一体

6、化管理体系覆盖的局属各处室和生产单位。4职责和权限4. 1企业管理处a）质量/坏境/职业健康安全/信息安全管理体系记录的归口管理部门；b）负责体系记录管理的组织和协调工作。4.2相关职能部门a）负责本专业记录的收集、更改、整理、标识、保管和使用；b）负责实施记录控制有关规定并做好各种记录；c）记录填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。4.3档案室负责全局各部门有关记录的存档、借阅、集中销毁t作。4.4科技信息处电了媒体传递、保存记录的技术管理指导部门，负责mis系统的可靠运行。5活动的描述5.1记录的类别5.1.1与质量管理体系有关的记录：a）各类管理标准文件规定填写记录；b）各类电能

7、供应和服务过程及管理过程原始记录；c）各类统计报表。5.1.2与环境管理体系有关的记录：a）各类管理标准文件规定填写记录；b）产品信息、垂要环境因素信息、投诉记录、有关供方与承包方信息记录、有关法律与其他要求 的信息记录；c）内部信息交流记录、检查、维护与校准记录、应急准备与响应记录、事故报告、审核结果记录。 5.1.3与职业健康安全管理体系有关的记录：a)b)c)d)各类管理标准文件规定填写记录；职业健康安全检查检验记录、会议纪要；个体防护设备发放和维护记录、医疗测试、健康监视、培训记录；危险源辨识记录、风险评价、控制记录、应急响应演练、事故/事件跟踪报告、协商与交流记录、审核报告。5.1.

8、4与信息安全管理体系有关的记录：a）各类管理标准文件规定填写记录；b）信息安全管理体系标准规定的记录；c）与信息安全管理（包括所有过程）业绩有关的记录、信息安全检査记录、会议纪要；d）资产识别、风险管理记录、应急响应演练、信息安全事件记录、协商与交流记录、审核报告。 5.1.5记录的载体介质质量管理体系要求、环境管理体系要求及使用指南、职业健康安全管理体系要求、信 息技术女全技术信息女全管理体系要求及体系运行保障中产生的数据记录，可以采用任何一种媒介 形式，记录的载体介质可为纸质、磁性、感光载体等。磁性、感光载体记录即通常称谓的声像记录，如 照片记录、影片记录、录像记录、录音记录、磁光盘记录等

9、。5.1.6记录的形式记录可为文字记载、图表图样、数据计算、统计表格记录以及数据库等。凡标准条款规定的记录均为受控记录，按文件控制管理标准执行。记录按照专业分工实行统一归口、分级管理的原则进行控制。记录的发放、评审、更改、作废、保留、归档均釆用文件控制管理标准规定执行。 采用电子媒体形式的记录，应做好备份，重要记录要作双重备份，使用和维护过程中应注意5.2记录控制原则5. 2. 15. 2.25. 2.35. 2.4防范病毒侵害，纳入局信息系统管理的记录按数据安全管理标准要求执行。5. 2.5纳入局信息系统管理的记录，应根据记录性质，根据不同工作岗位耍求设置和应的访问权限。 记录的检索权限由记

10、录主管部门确定，由局科技信息处负责按用户访问管理实施。5. 3记录标识5. 3.1所有记录都应有标识，标识应具有以下功能和特点：a）具有唯-性和可追溯性；b）必要时能反映记录的出处和來源；c）便于查阅、检索。5. 3.2记录的标识工作，由记录所出自的文件的归口部门负责，记录一般用编号进行标识。5. 3.3记录编号一般标在记录标题的正下方居中位置，用“（）”将记录编号括起。5. 3.4需整册装订的记录（如各种记录簿册、台帐），其编号一般标识在封页上，以便于记录使用 者査阅、检索。5.3.5记录出自文件给出的记录表格样式上，应标注记录编号，便于文件使用者识别和使用。5. 3.6记录的密级分类及标识

11、办法按保密管理标准规迢进行，涉密信息的密级标志应标识在记 录上。5.4记录的填写5.4.1记录填写时必须实事求是、认真详细、字迹淸晰、内容齐全，重要记录一般情况下由专职填 写，不得擅自更改，只有在经过专业人员复查确实有谋的，必须经过部门负责人批准后才可更改，必 要吋需附有充分的证据。5.4.2记录填写人、审核人、批准人要对记录中的数据和文字内容的准确性、完整性及书面质量负 责，凡要求填写数据的，必须填写数据、凡要求签名的，必须签全名，填写记录时要严格履行审批手 续，并签注日期。5.5记录的更改记录若修改较多或变动较人时，要重新填写，原记录作废，新记录重新履行编制审批手续。5. 6记录贮存5.

12、6.1记录按其用途、保存期限、重要程度的不同，按局、部门、班组三级储存。储存分工与权限 如表1所示：表1 记录储存职责表序号名称责任部门上报耍求1班纽在体系运行保障屮产生的记录班组冇上报要求的记录，按规定上报2基层单位上报的和处室（部门）形成的记录主管处室有上报要求的记录，按规定上报3信息系统形成的记录科技信息处4各处室形成的阶段性体系运行记录档案室定期汇总5.6.2书面记录应与文件分开，单独存放，电子文档记录应备份后单独存放。记录种类较多时，应 区分类别做好标识。5. 6. 3记录的收集归档要严格按照相应的档案管理制度要求执行。5. 6.4记录的贮存、保管应满足适宜的环境条件要求，存放软盘、

13、光盘、磁带、录像带、照片等媒 体记录的场所和设施，应有防火、防盗、防潮、防虫霉、防尘、放晒和防磁等措施以防止记录的损坏、 变质和丢失。5.7记录的检索（收集、编目、归档、借阅）5.7.1记录要按相应的档案管理制度进行实行分类编目管理，并按时间顺序立卷归档，以方便检索 和查阅。5. 7.2书面记录应字迹淸楚，统一编目，以便于识别、查阅与检索。5. 7.3纳入公司m1s系统管理的记录，应根据记录性质，给不同的使用对彖设置不同的检索访问权 限，记录的检索权限山记录主管部门确尬，山公司信息小心负责实施。5.8记录的保护5.&1记录的使用者或保管人员均不得随意更改己形成或确定的记录，以确定其具备

14、对相关活动、 产品或服务的可追溯性。5. 8.2书面记录一般可以用文件夹加以保护，也可以用其他方便、有效的措施加以保护。软盘、光 盘等记录应做好备份，重要记录要作双重备份。使用和维护过程屮应注意防范病毒侵害。5.8.3部门、班组资料管理员应根据档案管理制度耍求，对记录及时上报、保存和归档，避免丢失 或损坏。5. 8.4记录应ft!部门、班组的资料管理员负责整理、编号后登记到“记录清单”，记录应进行分门 别类、按顺序装订或放入资料盒，妥善保管，确保记录不被损坏、变质或遗失。5.8.5局有关人员或外部人员在需要查（借）阅有关记录时，应经过部门领导及相关部门负责人同 意后方町查（借）阅，同时应办理借

15、阅登记手续，具体手续与文件借阅登记手续相同，按文件控制 管理标准文件的相关规定执行，记录在查阅（借）时不得做任何标记，更不能涂改及自行复制。5. 8.6有合同要求时，在商立期内，记录可以提供给供方评价时查阅，但仍执行本管理标准所规尬 的要求。5&7确需复印或拷贝的记录，山记录的归口管理部门负责人批准，涉密记录应经局分管领导批准。 5.8.8重要记录应备份并有加密措施。5.9记录的保存期限和处置5.9.1根据记录的性质、用途和相关方的要求，质量、环境、职业健康安全管理体系文件所要求的 记录保存期限一般规定为三年，其他记录根据有关规定和要求确定。5.9.2凡己到期或超过保存期的记录，经保存部门负责人确认厉按照本标准中5. & 2、5.&3、5. 8.4 条款的有关规定负责审核批准销毁。5. 9.3各部门将准备销毁的记录经部门领导审核批准后，处期送交档案管理部门集中销毁。记录的 销毁工作具体按照杭州市电力局档案管理制度要求执行。5. 9.4销毁方式采用烧毁、粉碎或加盖“作废”章等，电子类记录的销毁控制办法采用删除、重命 名、备份光盘、磁盘销毁筹。6报告和记录汇总表本管理标准形成的报告和记录表格样式种类见表2。表2报告和记录汇总表序号记录编号记录名称保管场所保期限保存形式备注c. 1jl202002. 01记录清单全局各处室、单位长期电子文档7流