档案编研工作常见问题及解决对策浅析

1、    档案编研工作常见问题及解决对策浅析    沈慧君+高锡琴摘 要：随着档案文化建设一词被越来越多的提及，作为企业档案文化建设与档案提供利用重要形式的档案编研工作在单位内也得到了越来越高的重视。本文将从近年来编研过程中遇到的实际问题及困难出发，结合本单位航天企业特点，浅析档案及其他编研工作相关部门为了更好地做好档案编研工作，而应在日常工作中采取哪些相应措施，解决目前编研工作中常见的问题，进一步提升编研成果质量。关键字：航天企业；档案编研1 档案编研在企业档案文件建设中的意义及开展情况1.1 企业档案编研的意义近年来，企业档案利用工作的重要性已经得到了

2、越来越多的重视，把提供高质量档案利用服务作为开展企业档案工作的目标已成为一种共识。档案编研，作为档案提供利用的重要形式，是充分发挥档案价值的重要手段。企业档案编研，是指以本企业馆（室）藏档案资料为主要对象，以主动提供或报道档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上围绕一定题目范围而从事对档案文献收集、整理和加工，并使之转化成不同形式的编研成果，提供档案利用的工作过程，是企业档案工作水平與档案文化建设的体现。1.2 本单位档案编研工作的开展本单位档案工作近些年一直呈平稳发展的趋势，各门类档案从预立卷到上架，有近五十位专、兼职档案人员负责收集、整理、核对、录入、归档，层层把关，确保了各门类档案的完

3、整、齐全与准确。领导重视，制度明确，确保了档案部门在出色完成上级档案机构进馆要求的同时，也丰富了本所档案馆藏。为发挥馆藏档案潜在价值，档案编研工作在本单位得到了积极展开，编研成果数量与质量都呈现出上升趋势，摆脱了以往编研层次低，精品少，编研成果以年度大事记为主，载体形式单一，利用范围也较小，价值有限等等的状态。近三年本单位编研作品在航天科技集团公司优秀档案编研成果评选活动中获奖情况：题名 编研成果形式 获奖等级“金牌蓝领”圆满航天全国劳模唐建平和劳模班组成长足迹 纸质 一等奖xxx所xx型号产品研制史 纸质 二等奖上海新江机器有限公司简史 纸质 二等奖xxx所档案室指南 纸质 三等奖坚持工艺研

4、究 促进技术进步记xxx所集团公司重大工艺研究项目 录像片 鼓励奖2 企业档案编研工作常见问题根据近年档案编研工作经验体会，尤其是结合型号产品研制历程编研工作遇到的一些问题，谈谈航天企业档案编研过程中一些比较常见的问题及阻碍。2.1 研制周期长，编研材料收集难度大航天型号产品普遍具有研制周期长，阶段多的特点，尤其是一些年代较早的型号，在档案归档材料的完整性上存在欠缺，声像档案材料收集方面更是具有一定难度。此外，由于研制时间长，出现较频繁的人员流动情况，从型号指挥到档案部门工作人员的大量人事变动，都对第一手编研材料的收集、整理及准确性存在一定的影响，如上述某型号档案编研工作，就遇到了当年该型号指

5、挥已退休多年的情况，采访及获取相关资料非常不便。同时，因为过去档案人员很少参加型号工作会，因此对型号产品研制进程也不甚了解。这些因素，都对当前的档案编研工作形成了一定的阻碍，为编研材料的收集增添了难度。2.2 编研队伍弱，档案部门独木难支航天企业档案工作部门的职能不同于其他综合性档案机构，档案部门掌握的大多是与科研生产息息相关的档案资源，工作量和工作压力都很大。而企业为档案编研而组成的工作队伍中，普遍存在任务重、人手少的现象，同时，档案编研队伍中也极为缺少专业编研人才，档案工作经验丰富，但编研水平一般，无法提高编研成果质量。另一方面，编研工作常常出现档案部门单打独斗的局面，编研过程中与相关部门

6、缺乏合作，或相关部门不愿主动提供人力、物力等，白白错失对编研工作有用的各项资源。2.3 缺乏宣传，编研成果利用范围小由于各种因素的影响，档案部门对自己的编研成果普遍缺少宣传，编研工作成了档案部门的又一种“默默奉献”。编研成果知晓率低，也同时影响到了其使用率，很多的档案编研成果，如年度大事记等，都只在有限范围内得到利用。而类似型号研制大事记、纪录片等编研成果，更多的只在相关会议及年度工作总结会议上被使用到，“公开露面”的机会只有一次，影响范围可想而知。在这样的情况下，对档案编研的持续发展以及编研人员对此项工作的热情都存在着负面作用，长此以往，将对编研工作产生不利影响，导致编研质量越来越低，成为一

7、种恶性循环。3 提高企业档案编研工作质量对策浅析档案编研工作应迈向更高的水平，这是各级领导对档案部门的要求，也是档案文化建设发展的必然趋势。因此，如何提高企业档案编研水平，是每一个参与编研工作的档案工作者应该思考的问题。下面，就结合本单位特点，及在近期编研工作中得到的一些经验，浅析提高企业档案编研工作水平几项对策与方法，以供参考。3.1 坚持档案预立卷，参与型号工作会议前文所述的归档不完整情况，主要存在于一些年代较早的型号产品文件资料归档中，近些年的归档工作中已不存在这类情况，但因我所综合档案室正对某年代较早型号开展大事记编研及声像片制作工作，切身感受到了归档不完整这一问题对编研工作带来的困难

8、。众所周知，航天档案都是集国家最新科技成果之大成，普遍具有技术难度大，专业性强，研制周期长的特点，其生产是一个复杂的系统工程，其文件资料的产生也不是一蹴而就的。以型号档案为例，一个型号一般要经过可行性论证、方案设计、工程研制、设计定型、生产定型等多个阶段，其档案的收集整理过程相当漫长与繁琐。因此，为确保档案归档完整与准确，近年来，我所坚持推广档案预立卷工作，由型号师、项目或课题相关人员在文件产生时就对文件资料进行管理，其专业性更是优于档案专业人员，对文件资料归档的准确性和完整性都有着十分重要的提高。这样的提高，对于编研素材的收集，起到了保障作用，对编研质量的提升不可或缺。3.2 充实编研工作队

9、伍，加强业务部门合作企业档案人员大多没有经过专门的编研工作学习，都是在编研的过程中一步步成长起来的。为切实提高编研工作理论水平与基础知识，参与编研工作的人员应积极寻求参加档案编研培训课程的机会，学习编研工作方法与知识，并运用到编研工作中去。值得一提的是，声像档案工作者应该提升自身视频编辑水平，丰富编研成果的形式，亦是提高编研工作质量的重要方式。3.3 优化档案编研选题，加大编研工作宣传加强档案编研成果的宣传，可以更充分发挥其作用，同时，一个更贴近企业发展的编研选题，也可以让企业全体员工更需要接触到编研成果，提高档案工作的知晓率，增强编研人员的成就感，进一步激发编研工作热情。在确保做好保密工作的基础上，可以把单位年度大事记在内部刊物上发表，或组织职工观看型号研制纪录片等，利用内部网络传播，让编研成果变“活”，而不是仅仅出现在年度总结会或者型号工作会上。4 结论与展望档案编研，是衡量企业档案部门专业水平与能力的一项越来越重要的标准