公路桥梁隧道工程中的档案管理的重要性及措施研究

1、    公路桥梁隧道工程中的档案管理的重要性及措施研究    摘 要：为了更好地完成公路桥梁隧道工程，加强档案管理的建设工作是每一个建筑企业必须要重视的。在档案管理的工作中，需保证监理资料的连续性和完整性，充分发挥档案资料在工程建设及建成后维护中的作用。作者结合多年的工程实践，浅谈一下档案管理的重要性，并围绕档案管理为工作人员提供一些可行性的意见，进一步改进工作中的弊端，提供工作效率。关键词：公路桥梁；隧道工程；档案管理当前我国档案管理工作普遍存在这样一些现象，如管理制度不完善，管理人员业务素质偏低，档案检索的效率低下以及信息开发和编制上存在缺陷等等。这

2、些现象在建筑工程项目中也暴露的比较明显，因此，作者针对以上的一些问题提出几点建议，也进一步说明档案管理工作的重要性。1 档案管理的重要性日常监理资料是工程项目实施监理过程中直接形成的，是归档的各种形式载体的原始记录，也是工程建设过程真实、全面的反映。因此，檔案管理也是监理工作重要的工作内容，它是进行目标控制与合同管理的基础工作，同时也是评定监理工作，界定监理责任的重要依据。在施工过程中，对于监理资料要做到及时整理，真实完整、分类有序。由于一般工程建设项目周期长，又涉及多种专业，导致监理资料也会随之漫长的过程而繁杂起来，如不及时的对监理资料进行科学分类，归类管理，势必对日后的竣工资料的整理工作带

3、来困难，影响工程的竣工验收。在工程开工前总监办应根据工程监理文书签批程序与建设单位、承包单位对资料的分类、格式、份数达成一致意见，并建立文件的日常管理台账。因此，对于每一个工程项目来说，建设档案室，设立专门的工作人员开展档案管理工作是必不可少的一个环节。2 档案管理的相关措施作者通过查阅大量的相关文献，再结合自身的工作经验，从个人以及企业两方面谈一下档案管理的措施，旨在加强员工的工作效率，进一步增加企业的效益。2.1 提高管理人员专业水平作为一名档案管理工作人员，需明确自身的本职工作，还需做到职守爱岗敬业，全力以赴地完成自己的工作，为客户提供最优质的服务，尽到为客户高效准确提供信息档案的责任。

4、因此，企业必须要为工作人员提出一些能力的标准，作者也主要从具体的工作内容和工作态度两方面进行总结，如下；2.1.1 工作内容档案是个人的历史证据，管理人员必须要以维护档案及相关资料的完整性为第一工作要务，具备按时完成对档案文件的筛选、签定及保管工作的能力，无论是从历史、法律还是从职能及行政角度，都能以清晰的头脑运用最合理的方式，对其进行分类，同时也切实客观地保证其之间的历史关系。在对档案的整理、保管和利用的工作中，要保证电子及多媒体等非传统文件的档案价值，确保档案具有证据作用。无论在档案的签定、整理还是在著录保管及提供利用的工作中，都能做到以档案的价值性、历史性和证据性为宗旨。管理人员要学会全

5、面考虑文件的各种问题，包括对活动文件的保存，以及根据客户对档案的利用需求随时应变，保证客户的行为活动方便自由。同时，还要经常对自己的行为活动进行记录，做好对文件的生命周期的记录工作，通过与文件工作者合作的工作方式，来更新自己的工作理念，让自己与时俱进，跟上时代的脚步，不与社会脱轨。2.1.2 工作态度作为一名档案管理人员，要坚持专业知识的学习，不断增加自己的阅读量，包括档案管理相关书籍以及成功案例的阅读。努力加强自己的理论知识，结合实践，提高自己的专业知识。并且在周末及各种节假日中，充分利用闲余时间更多的参加专业技能的培训，致力于提高专业水平。同时，也要在工作中保持严肃的工作态度，全力排除一切

6、干扰，只要工作一秒，就要做到心无旁骛。对工作要做到热爱，这在一定程度上也决定着工作效率。2.2 企业的监管企业要对员工起到一个宏观调控的作用，配合并且推动员工进一步加强自身的专业技能，养成一个良好的工作态度。在这个过程中，可以采取制定相应的规章制度，也可以加强员工的素质培训，从宏观上改进档案管理工作中存在的不足和问题，进一步完善档案管理部门的缺陷。具体体现如下；2.2.1 制定有效的管理制度作为企业，要为档案管理人员界定职责范围，明确工作人员要做什么。以企业竣工资料的管理为例，从开工到竣工，整个过程中的工作技术和质量资料如何分类分卷、如何组卷过程检验评定资料、如何以工地拍摄第一手的照片资料反映

7、真实的施工动态，这些都需要进行制定一个工作标准，让工作人员有规可依。2.2.2 加强员工专业技能的培训专业与敬业，是完成工作的两个必要环节，敬业是员工的主观意识，管理层只能采取办法适当的激发，因此工作重点还是要放在如何引导档案管理员加强专业技能这项内容。作者已在上文提到过作为员工本身，如何增进自身的实力，而作为企业的管理层，也要从这几方面着手，双方共同努力，一起完善档案管理工作中存在的不足。2.2.3 普及计算机技术当今是网络信息时代，计算机技术也变得越来越普遍，将计算机技术引用到档案管理工作之中，已是必然的结果。因此，作为企业，必须要提供充足的硬件设施，也要引进专业人才加强对企业内部档案管理

8、员的培训工作，全面掌握计算机技术，实现档案管理的自动化，发挥信息共享来协调个单位内各部门的工作，缩短审批时间，及时有效监控各单位工作进度情况，实时、全面掌握工作办理状态。避免出现了原始书面资料的易丢失损毁等缺点，大大加快监理信息的处理速度，节省了大量的人财力，从而提高档案管理工作效率，使得工作更加系统和规范化。2.2.4 强调档案管理的公正性，激发工作人员的责任感档案是一种机密性文件，其关乎着国家的机密安全，也关系着公民的个人隐私，因此在档案的管理工作之中不能存在任何疏忽，更不能假公济私。所以作为企业，必须要宣传保守档案信息机密的原则，制定档案职业道德的基本规范，并要求员工进行牢记。同时，在档

9、案管理工作中若是遇到透密窃密的行为，一定要严惩不贷。全方位地监控档案泄密行为，确保档案管理人员不从事任何有害于档案组织的活动，更不能做出损害档案用户的事情。3 结语档案是一项机密性文件，作者也阐明了档案管理工作在公路桥梁隧道工程中的重要性，并结合自身的工作经验，通过文献分析和实地调查等方式，总结出一些具有可行性的改进措施。作者认为，企业与员工是一个整体，做好档案管理工作，离不开任何一方。作为员工，除了掌握本职工作的基本技能外，还要提高自身的思想觉悟，激发出自身的事业心和责任心。而作为企业，要结合员工的需求，为员工创造良好的工作环境，推动员工的敬业精神和专业素养进一步完善。只有双方的共同努力，才能使档案管理工作进展的更加顺利，才能为企业创造出更多的效益。作者为公路桥梁隧道工程档案管理工作提出一些不成熟的措施和意见，旨在为中国的建筑行业和档案事业贡献绵薄之力。参考文献1公路工程施工监理规范（jigg10-2006）北京：人民交通出版社.2陈