标准化制度文件编写培训(PPT 74页)

1、1中国水电建设集团十五工程局有限公司项目管理标准化制度文件编写培训2目录目录第一章：制度文件的编写标准与制度的认识制度编写的工作程序制度编写的做法与要求制度编写的注意事项制度编写的评审与修订第二章：制度编写工具的应用3目录目录第一章：制度文件的编写第一章：制度文件的编写标准与制度的认识制度编写的工作程序制度编写的做法与要求制度编写的注意事项制度编写的评审与修订第二章：制度编写工具的应用4标准、企业标准与管理标准辨析标准标准为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用或重复使用的一种规范性文件。标准可以分国家标准、行业标准、地方标准、企业标准。企业标准企业标准公公司司标

2、标准准体体系系总总结结构构图图管理标准管理标准对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。管理标准针对的核心是“事”。5管理标准化文件的不同表现形式文件类别文件类别功能作用及影响范围功能作用及影响范围制定实施的程序制定实施的程序管理制度管理制度企业管理系统的基本框架，是企业为了保证企业正常生产经营管理秩序的根本性（不可缺少的、影响全局的）的管理制度；对企业全体成员皆须遵循的和企业的专业性职能管理系统工作的职能、管理原则、工作流程、方法等所做出的原则性的要求；是企业与国家、行业性法规相结合的、企业内部可以自成一体的（如档案、保密、防火）专业性管理制度，是企业管理系统的必备组成部分职能部

3、门制订，经制度管理部门评审后，实行主体内审批，上级备案的原则管理规定管理规定对某一个专项的涉及到全公司人员的事情（不是企业管理系统的必备组成要素）或某一个专业系统内的职能性工作所作出的具体要求；或职能部门对其所管辖的、企业全体人员皆会涉及到的环境、资产、工作等所作出的具体要求（严禁吸烟的规定）职能部门制订，经制度管理部门评审后，由各单位负责人批准、实施管理办法管理办法对于一项非企业全体人员皆会介入的、具体工作的控制环节、操作步骤或对于企业一个具体的项目、事物的管理所作出的要求；可以是管理制度、规定中的一个组成部分，也可以从管理制度、规定中分离、延伸出来的独成一项规范性文件职能部门制订，经主管领

4、导批准、实施实施细则实施细则对于企业管理系统内某一个管理制度的具体实施步骤所作出的具体规定由相应的管理制度制订部门经理组织人员制定，常以通知形式下发6制度的定义和作用制度的定义和作用制度的定义制度的定义制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规则。导向作用导向作用: :告诉员工什么事可以做，如何做，也使新员工能熟悉工作。规制作用：规制作用：告诉员工什么事情不可以做，一旦违犯后果将如何。程序作用程序作用: :告诉员工工作的主要程序和工作要求。问责作用：问责作用：告诉员工谁对事情负责，责任是什么，谁来监督。协调作用协调作用: :告诉员工沟通

5、协调，统一行动，使工作更具有系统性。制度的主要作用制度的主要作用注：此处及后面所提的“制度”，均泛指常说的“规章制度”，包括前述的制度、规定、办法、细则等，而本次编写的“制度”，即为本次项目管理标准化各科目的“管理办法”。7十五局管理制度的意义十五局的管理制度是在过去项目管理过程中管理思想与理念、管理方法与技巧的提炼、总结与优化，是十五局项目管理标准化的重要条件，与十五局每个人的切身利益密切相关，因此我们要在思想上做到足够的重视。涉及到具体的项目管理制度，我们作为起草人要把十五局对于这个管理制度所涉及的事项如何正确运作，运作成什么样子等等的一些思想理念、方法技巧融入进这个管理制度中去。8本次制

6、度编写的主要依据本次制度是在本次制度是在大家共同编写完成的项目管理标准化各科目工作程序的基础上，结大家共同编写完成的项目管理标准化各科目工作程序的基础上，结合股份公司、十五局的标准化要求以及十五局现有项目管理相关制度进行编写，合股份公司、十五局的标准化要求以及十五局现有项目管理相关制度进行编写，主要编写依据如下主要编写依据如下：已编写完成且讨论定稿的项目管理标准化科目的工作程序十五局现有项目管理相关制度项目管理标准化各科目当前在十五局内部有效的管理经验股份公司的相关制度同行业其他公司的相关制度与可借鉴的做法最新科技成果、管理要求等相关信息顾客的要求和期望生产和工作实践中积累的相关数据和资料股份

7、公司、十五局标准化的要求9本次编写的制度内容的基本要求合法性合法性公司制度应贯彻国家有关政策、法令和法规的相关要求。协调性协调性公司内部制度不应该相互打架，下级制度不得与上级制度相抵触。完整性完整性管理制度在其范围所规定的界限内按需要力求完整。一般来说一个管理对象只用一个管理制度来规定，我们起草编写时考虑要全面完整。准确性准确性文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨；结构合理，条理清楚，要点突出；处理好具体性规定和原则性规定比例关系（简单的事情多一些具体性规定，复杂的事情多一些原则性规定）；处理好定性与定量之间的关系（尽可能多一些定量的东西）。统一性统一性管理制度要有统一的模板和格式，制度中的术

8、语、符号、代号应统一，符合股份公司企业标准化的要求。适用性适用性管理制度应尽可能结合十五局的实情编写，同时应符合股份公司战略规划，力求具有合理性、先进性和可操作性。10对制度的正确认识该说的要说到，说到的一定要有能力能做到；正确认识正确认识制度文件宜简不宜繁；不要试图在制度文件中规定所有的要求；编写制度的目的是为了执行；制度文件必须在实施中进行检验并不断修改完善。不是所有的事情都要有制度文件；不追求制度文件的数量；11目录目录第一章：制度文件的编写第一章：制度文件的编写标准与制度的认识制度编写的工作程序制度编写的做法与要求制度编写的注意事项制度编写的评审与修订第二章：制度编写工具的应用12本次

9、项目管理标准化制度文件的编写按照以下程序进行制度编写制度编写编写前准备编写前准备评审修订评审修订l思想准备l资料搜集l资料分析l标准化模板确定l流程编写l制度构成要素编写l整合、调整形成标准化的制度文件l初次审核与修改l评审与定稿13目录目录第一章：制度文件的编写第一章：制度文件的编写标准与制度的认识制度编写的工作程序制度编写的做法与要求制度编写的注意事项制度编写的评审与修订第二章：制度编写工具的应用14在大家的共同努力下，作为标准化制度基础和核心的流程的编写工作已经完成在大家的共同努力下，作为标准化制度基础和核心的流程的编写工作已经完成流程编写准备流程编写准备编写工作程序编写工作程序（流程描

10、述）（流程描述）绘制绘制流程流程图图流程作用认识流程作用认识工作工作步骤步骤主要工主要工作内容作内容认识和学习Visio软件，在Visio软件中绘制流程图。具体内容详见流程图绘制基本知识。根据攀成德对管理标准化与制度的认识，我们认为制度流程化是标准化的一个关键步骤，所以，管理制度编写前应根据需要标准化管理的事项绘制其管理流程图，然后根据流程图的节点和流向来编写该管理制度。而在制度中也需要附上流程图。在资料搜集和分析的基础上，抽取该制度所描述的流程，确定该管理活动的具体工作事项、这些事项按照什么顺序开展、分别由哪些部门负责和配合，每项工作有什么样的时间要求、每项工作的结果为何，以此作为主要参考。

11、同时需要熟悉、理解已确定的自己负责模块的工作权责在不同组织层级之间的分配、不同层级的组织结构及各部门的职能，以及目前相对先进的做法。在从现行制度中抽取流程之后，根据十五局管理现状结合其他优秀公司的好的做法，编写项目管理体系框架各子模块的工作程序（流程描述），以文字的形式确定下来。参见工作程序编写示例 。15制度与流程的关系辨析制度和流程的关系制度和流程的关系流程是制度的灵魂：如果制度不能反映流程，就像失去了灵魂，它的执行一定会出现问题。所以制度无法执行时，往往是它所包含的流程有问题要么没有明晰的流程去遵行、要么流程本身不顺畅而难遵行。制度是流程得以执行的保证：流程的执行效果取决于相关制度的约束

12、条件是否明确、客观、切实、完善，没有制度性文件支持和约束的流程很难得到彻底的执行。流程按逻辑描述了活动的环节和步骤，制度则对环节和步骤的具体规则进行规范。我们提倡制度流程化我们提倡制度流程化制度编写以流程（工作程序）为导向，特点是以完成工作步骤、顺序为核心，提倡以“对岗位职责尽本分”、“对上下游工作尽信任”的协作态度有效运作，同时对主要步骤需进行详细说明并提出要求以利于标准化执行。注：上述的制度泛指常说的“规章制度”。16标准化制度文件所包含的内容标准化制度文件所包含的内容要素要素要素类型要素类型 要素名称要素名称 要素性质要素性质 （标准化规定）标准化规定） 本次编写必写本次编写必写 本次编

13、写根本次编写根据情况决定据情况决定是否编写是否编写 资料性概述要素资料性概述要素封面必备 目次可选 前言必备 引言可选规范性一般要素规范性一般要素标准名称必备 范围必备 规范性引用文件 可选 规范性技术要素规范性技术要素术语和定义可选 职责可选 管理活动的内容与方法可选 报告与记录可选 规范性附录可选 资料性补充要素资料性补充要素资料性附录可选 17一、封面（含名称）的编写（一、封面（含名称）的编写（1/3）封面封面为必备要素为必备要素，它应给出标准的信息。对比国家标准、行业标准与地方标准，十五局的企业标准省略没有实际意义的ICS（国际标准分类法）与CCS（中国标准文献分类号），保留标准的名称

14、、标准编号、发布日期、实施日期、发布部门等。本次文稿版次统一选择“征求意见稿”项，本稿完成日期统一选择编制当日。标准名称为必备要素标准名称为必备要素，它应简明、确切地反映管理活动的主题。本次除项目管理大纲外，标准化管理制度统一编写名称为“项目XX管理办法”，编写方法如下：项目管理标准化科目名称项目管理标准化科目名称标准名称标准名称项目部组建项目部组建管理办法图纸会审项目图纸会审管理办法分包商现场管理项目分包商现场管理办法18一、封面（含名称）的编写（一、封面（含名称）的编写（2/3）标准编号统一命名为：Q/ZSD15 212XX-XXXX，其中各个代码的解释如下：Q表示企业标准；ZSD15（十

15、五局的英文简称）作为企业代码；2表示管理标准（0表示基础标准，1表示技术标准，3表示工作标准）；12表示公司管理中的建设与服务管理大类；XX表示标准顺序编号，从01-99；XXXX表示编写或者修订年份，本次统一填写“2013”。19一、封面（含名称）的编写（一、封面（含名称）的编写（3/3）封面样例封面样例20二、二、目次目次的编写（的编写（1/2）目次为可选要素。目次为可选要素。为了显示为了显示标准标准的结构，方便查阅，设置目次是必要的。目次所列的的结构，方便查阅，设置目次是必要的。目次所列的各项内容和顺序如下：各项内容和顺序如下：前言章带有标题的条（需要时列出）附录附录中的章（需要时列出）

16、附录中带有标题的条（需要时列出）图表目次不应列出目次不应列出“术语和定义术语和定义”一章中的术语一章中的术语，只列出章标题。只列出章标题。在使用软件进行编写时，在使用软件进行编写时，目次目次最后将会最后将会自动生成自动生成。详见详见标准编写软件介绍标准编写软件介绍。本次制度编写目次项统一只显示章与一级条标题，不显示附录的条标题。本次制度编写目次项统一只显示章与一级条标题，不显示附录的条标题。21二、二、目次目次的编写（的编写（2/2）22三、前言的编写（三、前言的编写（1/2）前言前言为必备要素，为必备要素，可以可以包括以下内容：包括以下内容：标准结构的说明标准所依据的起草规则（如：“本标准是

17、按照Q/ZSD15-001022013标准编写规范给出的规则起草”）标准所代替的文件的说明与国标文件、国外文件关系的说明有关专利的说明标准的提出信息或归口信息（如：“本标准由中国水电建设集团十五工程局有限公司标准化管理委员会提出；本标准由中国水电建设集团十五工程局有限公司标准化管理委员会办公室归口；本标准审核人：吴德涛；本标准审批人：孟繁逵”）标准的起草单位和主要起草人（如：“本标准由局商务部起草；本标准由刘杨俊起草”）标准所代替标准的历次版本发布情况（如：“本标准为首次发布”）23三、前言的编写（三、前言的编写（2/2）本次标准化制度编写的前言部分只包含以下内容本次标准化制度编写的前言部分只

18、包含以下内容：标准所依据的起草规则标准的提出信息或归口信息标准的起草单位和主要起草人标准所代替标准的历次版本发布情况举例：举例：本标准是按照Q/ZSD15-001022013标准编写规范给出的规则起草。本标准由中国水电建设集团十五工程局有限公司标准化管理委员会提出。本标准由中国水电建设集团十五工程局有限公司标准化管理委员会办公室归口。本标准起草部门：局商务部。本标准起草人：刘杨俊。本标准审核人：吴德涛。本标准审批人：孟繁逵。本标准为首次发布。24四、范围的编写四、范围的编写范围为必备要素范围为必备要素，置于标准正文的起始位置。范围应明确界定标准对象和所涉及的各，置于标准正文的起始位置。范围应明

19、确界定标准对象和所涉及的各个方面，由此指明标准的适用界限。必要时，可指出标准的不适用范围。个方面，由此指明标准的适用界限。必要时，可指出标准的不适用范围。范围的陈述应简洁，以便能作为内容提要使用。范围的陈述应简洁，以便能作为内容提要使用。举例：举例：本标准规定了局合同管理的职责、管理内容和要求等内容。本标准适用于局项目运营期的合同管理工作。25五、五、规范性引用文件规范性引用文件的编写（的编写（1/2）规范性引用文件为可选要素规范性引用文件为可选要素，它应列出标准中规范性引用其他文件（这些文件一经引用便成为标准应用时不可缺少的文件）一览表。引用的所有规范性文件一定要在标准中提及，没有提及的文件

20、不应作为规范性引用文件。不要将资料性引用的文件列入到规范性引用文件中去。 用摘抄的形式将引用的内容已抄录到标准中，则不应将被抄录的标准列入规范性引用文件中。不要将尚未发布过的文件或不能公开得到的文件，列入到规范性引用文件中去。引用的文件应是最新版本的，不引用已被代替或废止的文件。在标准中不应引用下列文件：法律、法规、规章和其他政策性文件；含有限制竞争的专用设计方案或属于某企业所有的文件。26五、五、规范性引用文件规范性引用文件的编写（的编写（2/2）每个文件之后不加标点符号，所列标准的编号与标准名称之间空一格汉字的间隔。每个文件之后不加标点符号，所列标准的编号与标准名称之间空一格汉字的间隔。举

21、例：举例：下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。Q/CDT-IPSPC 2043 档案管理标准标准编号与标准名称之间空1格汉字的间隔不加标点在书写规范性引用文件时，这段话必须有27六、六、术语和定义术语和定义的编写的编写术语和定义为可选要素术语和定义为可选要素，它给出为理解标准中某些术语所必需的定义。每个术语均应编号，只有一个术语时也应编号。可以用如下引导语引出：“下列术语和定义适用于本标准。”举例：举例： 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。3.1 管理标准 对企业

22、标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。3.2 工作标准 对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。术语黑体五号，空两格开始开始编排回行时顶格编排28七、职责的编写七、职责的编写本部分明确由哪些部门实施此项管理活动及他们的职责。职责的排列顺序为：局领导、二级公司领导、负责部门（归口部门）、配合部门，各领导按照职位大小依次排序。该管理活动涉及的部门职责在该章节用“负责（或参与）过程或接口事项的主题名称”简练表述。例如“负责发电运行可靠性指标汇总分析”。举例：举例：6.1 局领导（主管合同）6.1.1负责重大合同评审的组织。6.1.2负责重大合同签订的审批。 6.2 局财务产权

23、部6.2.1负责保险、资金运营管理（包括借贷、担保）类合同的主办和执行。6.2.2参与审查合同中的商务相关条款、支付事项、担保方式。具体编写时根据工作程序表的负责部门与配合部门的相关内容进行综合概括。具体编写时根据工作程序表的负责部门与配合部门的相关内容进行综合概括。29八、八、管理活动的内容与方法管理活动的内容与方法的编写的编写本部分给出管理活动所依据的流程图和工作程序、管理活动目标，并按照管理流程的顺序描述涉及的各项管理活动。其中管理活动主要包括：应详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法；逐步列出开展此项活动的细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容。其中包括物

24、资、人员、信息和环境等方面应该具备的条件，与其他活动接口处的协调措施；明确每个过程中各项工作由谁干、干什么、干到什么程度、何时干、怎么干以及为达到要求应该如何进行控制，并注明需要注意的任何例外和特殊情况。必要时可以辅以程序或者流程图；内容复杂的管理标准，当条的层次太多时，可根据管理活动的特点或者类别分别列出若干章，分别表述；管理要求宜量化，不应使用无法操作和评价的表达。不能量化的要求应用可比较的特性表述。不正确的示例：“定期”、“及时”、“加强”、“健全”、“完善”、“做好”；正确的示例：每半年不少于2次、收到通知三日内、会议前10日、不低于上年度水平值。所有规范性引用文件、职责、报告与记录等

25、都应在这一章中有所体现。本次管理活动的内容和方法的本次管理活动的内容和方法的 编写以大家编写的各工作程序的成果为基础，贯穿流程的编写以大家编写的各工作程序的成果为基础，贯穿流程的思想。思想。30作为制度核心内容的流程（工作程序），是标准化制度文件中“管理活动的内容和方法”的主体，在将其编写入标准化文件时应遵循以下基本要求 （1/7）本次制度编写管理活动的内容和方法章节内容分为三个方面：本次制度编写管理活动的内容和方法章节内容分为三个方面：本标准依据的流程和工作程序管理活动目标管理活动：该管理工作的工作程序该工作步骤工作内容及重点该工作步骤工作依据及条件该工作步骤工作方法及要求特殊事项：例外事件

26、的处理或者奖罚的规定“本标准依据的流程和工作程序本标准依据的流程和工作程序”按照如下样例进行编写：按照如下样例进行编写： 本标准依据合同管理流程图（见附录A.1）和合同管理工作程序（见附录B.1）编写。“管理活动目标管理活动目标”按照如下样例进行编写：按照如下样例进行编写： 加强合同管理，指导公司对外各项经济活动的开展，规范其对外经济往来中的行为，明确各部门在合同管理工作中的职责，保证合同依法签订和履行，避免和减少因合同管理不当造成的损失，维护公司的合法权益。31作为制度核心内容的流程（工作程序），是标准化制度文件中“管理活动的内容和方法”的主体，在将其编写入标准化文件时应遵循以下基本要求 （

27、2/7）“管理活动管理活动”的编写的编写首先确定管理活动子项：管理活动子项按照工作程序步骤展开即可，暂不需要进行合并，后期咨询公司根据需要统一进行合并与调整。具体写法：根据工作程序表将该步程序的责任部门和工作内容连起来编写成一句话，并按照语句根据工作程序表将该步程序的责任部门和工作内容连起来编写成一句话，并按照语句习惯进行修改润色。习惯进行修改润色。如下表的内容可以 编写为：“项目总经济师负责草拟分包合同”。管理活动中每步活动的内容可以从工作内容和重点、工作依据及条件、工作方法及要求工作内容和重点、工作依据及条件、工作方法及要求三个方面展开编写，每个方面具体内容的编写可以参考局现有相关制度参考

28、局现有相关制度。并不是所有工作程序的步骤都需要展开，如审核、审批、备案等步骤可以不展开。对一些重要工作或关键活动，如：“拟定项目部成员人选”、“召开支部团员大会，选举支部委员”、“成立工会筹备小组”、 “制定评估计划”、“进行初步成本分析”、“拟定目标责任书指标和目标值”、“编制施工组织设计”、“组织技术交底”、“提出出库申请”、“领用出库”、“提出分包款支付申请”、“收集投标资料”、“编制项目成本计划”、“编制结算资料”等，则有必要展开说明，根据实际需要从一个或者几个方面展开编写。32作为制度核心内容的流程（工作程序），是标准化制度文件中“管理活动的内容和方法”的主体，在将其编写入标准化文件

29、时应遵循以下基本要求 （3/7）“管理活动管理活动”编写的样例如下：编写的样例如下：5.3.1项目总经济师负责草拟分包合同5.3.1.1工作内容及重点 分包合同条款一般明确如下内容：当事人的名称或者姓名、住所、标的、数量和质量、价款和报酬 、履约的期限、地点和方式及解决争议的办法等，具体参见附录C：合同拟定参考格式；合同重点内容是双方的权利与义务、双方的违约责任。5.3.1.2工作依据及条件 与建设分包单位接触的情况、承诺书、招标文件和投标文件的内容，及计费标准、付款方式、材料供应等条款和工程分包合同示范文本。5.3.1.2工作方法及要求 拟定出来的合同要求如下： a）采用合同示范文本时，可以

30、根据所订合同的具体情况依法作出补充约定； b）应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。 c）在该立项工程施工前12天内必须完成，并提交分包合同草案。在这一过程中项目经营核算部必须全力配合。33“管理活动方法及要求”编写示例 （1/2）34“管理活动方法及要求”编写示例 （2/2）35作为制度核心内容的流程（工作程序），是标准化制度文件中“管理活动的内容和方法”的主体，在将其编写入标准化文件时应遵循以下基本要求 （4/7）关于审核、审批管理活动的编写关于审核、审批管理活动的编写审核、审批不需要按照工作内容及重点、工作依据及条件、工作方法及要求三个方面来展开。只有审核

31、或者审批工作程序，按照“负责部门+工作内容”方式编写。例如： 5.3.7 项目经理审批项目月成本管理分析总结。 审批未通过的返回给项目成本管理小组进行修改完善。如同时有审核、审批工作程序，两者合并且无主语，按照下面的表述样例进行编写：5.3.8 审核、审批分包合同 由局分管副总经理审核通过后提交给局总经理，由局总经理审批。 审核、审批未通过的返回给项目总经济师进行修改或重新拟定。36作为制度核心内容的流程（工作程序），是标准化制度文件中“管理活动的内容和方法”的主体，在将其编写入标准化文件时应遵循以下基本要求 （5/7）关于关于分条件情况分条件情况下审核、审批管理活动的编写下审核、审批管理活动

32、的编写分条件的审核审批也需要合并审核、审批步骤，分条件按照上述规定进行编写。例如：5.3.7 审核、审批工程量清单 根据工程量超出合同的范围，分两种情况进行审核、审批： a )超出合同范围15%以内的： 依次由项目生产副经理、项目总工审核通过后提交给项目经理，由项目经理审批。 审核、审批未通过的，返回给项目经营核算部进行重新汇总、复核。 b)超出合同范围15%以上的： 依次由项目生产副经理、项目总工、项目经理审核通过后提交给二级单位工程技术部，由二级单位工程技术部审批。 审核、审批未通过的，返回给项目经营核算部进行重新汇总、复核。依次依次37作为制度核心内容的流程（工作程序），是标准化制度文件

33、中“管理活动的内容和方法”的主体，在将其编写入标准化文件时应遵循以下基本要求 （6/7）关于评审管理活动的编写关于评审管理活动的编写评审活动需要写清楚由谁从哪个方面来进行评审，不需要展开说明，例如：5.3.8 项目总经济师组织评审分包合同 各部门分别从各自职能范围角度进行评审： 项目总经济师负责从分包合同的整体情况来进行评审； 项目副经理负责从生产管理方面来进行评审；项目安全总监负责从安全管理方面来进行评审；项目总工负责从技术方面来进行评审； 项目工程管理部负责从进度管理、现场管理等方面进行评审；项目经营核算部负责从合同管理、计量管理、结算管理方面进行评审；项目质量管理部负责从质量管理方面进行

34、评审；项目安全环保部负责从安全、环保管理方面进行评审；项目物资设备部负责从物资设备管理方面进行评审；项目财务资金部负责从财务资金管理方面进行评审；38作为制度核心内容的流程（工作程序），是标准化制度文件中“管理活动的内容和方法”的主体，在将其编写入标准化文件时应遵循以下基本要求 （7/7）关于备案管理活动的编写关于备案管理活动的编写备案不需要按照工作内容及重点、工作依据及条件、工作方法及要求三个方面来展开，直接按照“负责部门+工作内容”编写即可。 分条件审核、审批下的不同备案步骤编写按照前面分条件下的审核、审批编写规则编写即可。关于关于“特殊事项特殊事项”的编写的编写例外事项：说明例外事项的状

35、况及处理的办法奖罚规定：说明奖罚的事项及奖罚的办法39本次标准化制度文件中管理活动内容编写时特别强调要注意的问题开门见山，直奔主题开门见山，直奔主题编写制度不是作秀、不是抒情、不是表决心、不是做论文，它的作用是帮助企业实实在在地解决问题，所以制度应该直面事情、直截了当、直奔主题，而不需要像其他文艺作品那样，在切入正题之前大肆喧染一番气氛或者高呼一番口号。只写是什么，不写为什么只写是什么，不写为什么制定企业规章制度的目的是为了规范员工的行为，指导员工的行动，它主要告诉员工应该怎么做以及有何要求，至于为什么要这样做和如此要求，可以在制度宣讲和培训时告之，而不必写在制度里。就事论事，一事一议就事论事

36、，一事一议如何把握制度编写的边界，正确处理本制度与其他制度的关系，是制度编写的又一个重要问题，把握的原则应该是就事论事，一事一议。如果牵涉到其他方面，而篇幅又长，就在此处扎住它，留一个接口，或“打一个包”，说明“关于某某问题，请详见公司的某某制度”，否则，支流变成了主干。40九、九、附录附录的编写（的编写（1/3）本部分应给出条文中所涉及的所有图表、资料、流程等内容。附录又分为规范性附录本部分应给出条文中所涉及的所有图表、资料、流程等内容。附录又分为规范性附录和资料性附录和资料性附录，附录的性质是由提及该附录的条文确定的。，附录的性质是由提及该附录的条文确定的。规范性附录规范性附录为可选要素，

37、它给出标准正文的附加条款。附录的规范性性质（相对资料性附录而言）应通过下述方法加以明确：条文中提及时的措辞方式，如“遵照附录A的规定”，“符合附录A的规定”，“见附录C”等；前言中的陈述；目次中和附录编号下方标明。资料性附录资料性附录为可选要素，它给出对理解或使用标准起辅助作用的附加信息。该要素不应包含要声明符合标准而应遵守的条款。附录的资料性性质（相对规范性附录而言）应通过下述方法加以明确：条文中提及时的措辞方式，如“参见附录B”；前言中的陈述；目次中和附录编号下方标明。 41九、九、附录附录的编写（的编写（2/3）编排格式编排格式应按条文中提及附录的先后次序编排附录的顺序。每个附录应有一个

38、编号。附录编号由“附录”和随后表明顺序的大写拉丁字母组成，字母从“A”开始，例如“附录A”。如果只有一个附录仍应标为“附录A”。附录编号下方应标明附录的性质，即“（规范性附录）”或“（资料性附录）”，再下方是附录标题。每个附录中章、图、表和数学公式的编号应重新从1开始，编号前应加上附录编号中表明顺序的字母，字母后跟下脚点。例如：附录A中的章用“A.1”、“A.2”、“A.3 ”等表示；图用“图A.1”、“图A.2”等表示。 根据前期工作程序编写的统计以及攀成德的分析，本次项目管理标准化制度文件中需要涉及的表单及其状况如下：42九、九、附录附录的编写（的编写（3/3）规范性附录，其效力等同于标准

39、的正文，要遵照执行资料性附录，仅作推荐性参考，可以执行，也可以不执行43编写完成后，根据股份公司及局的要求进行编写完成后，根据股份公司及局的要求进行整合与调整整合与调整，以符合统一格式要求，以符合统一格式要求完成构成要素的编写后，应该按照股份公司和十五局标准化模板要求的格式，对各要素进行整合，并编写必要的其他构成要素，形成管理制度标准化文件。目前股份公司标准化模板尚未完全确定，所以十五局制度标准格式须待股份公司完全确定后进行相应调整。 44目录目录第一章：制度文件的编写第一章：制度文件的编写标准与制度的认识制度编写的工作程序制度编写的做法与要求制度编写的注意事项制度编写的评审与修订第二章：制度

40、编写工具的应用45编写时应注意的规范性事项：悬置避免引用时混淆，不能在章或条标题与下一层次条之间设段。 46编写时应注意的规范性事项：列项列项是段的另外一种表示形式，一般没有编号，是编写标准时常常用到的一种方法，列项对于标准中某些内容的表述十分方便。列项是段中的一个子层次，作用是突出并列的各项，强调各项的先后顺序。项的引导语不能省略，引导语与内容不应重复。 举例： 标准中的条款可以分为：要求型条款推荐型条款陈述型条款本次制度编写，列项符号做如下规定如果列项不需要识别或者进一步说明，统一用破折号作为列项符号。如果列项里面还有列项，统一为第一级为字母项，如“a）”，第二级为数字项，如“1）”。 这

41、句话作为引导语不能省略，不能与后面的内容重复47编写时应注意的规范性事项：表每张表在条文中都要提及；不允许表中有分表或次级表，但允许有续表，如：“表1（续）”；每张表都应有编号，如：“表1”，“表2” ，只有一个表也要标为“表1”，表号与章节无关；表题在表上方居中位置；表头：不允许有斜线；表允许有表注，在表的最下方通栏。表的脚注在表注下方与注通栏分开。 48编写时应注意的规范性事项：助动词含义含义表述表述在特殊情况下使用在特殊情况下使用的等效表述的等效表述注注要求要求应应该、只准许（1）不使用“必须”代替“应”；（2）表示禁止时，不使用“不可”代替“不应”；（3）使用祈使句表示直接的指示。不应

42、不得、不准许推荐推荐宜推荐、建议不宜不推荐、不建议允许允许可可以、允许（1）在“允许”的情况下，不使用“可能”或“不可能”，也不用“能”代替“可”；（2）“可”代表标准所表达的许可，“能”指主客观原因导致的能力，“可能”则指主客观原因导致的可能性。不必无须、不需要能力和可能力和可能性能性能能够“能”涉及标准使用者的能力或其面临的可能性不能不能够可能有可能“可”代表标准所表达的许可，“能”指主客观原因导致的能力，“可能”则指主客观原因导致的可能性。不可能没有可能49编写时应注意的规范性事项：层次编号1、本次制度编制条的编号层次只到条三，如13.3.3.1。2、附录里如有层级，也按照正文格式编制层

43、级50编写时应注意的规范性事项：字号与字体（1/2）51编写时应注意的规范性事项：字号与字体（2/2）52目录目录第一章：制度文件的编写第一章：制度文件的编写标准与制度的认识制度编写的工作程序制度编写的做法与要求制度编写的注意事项制度编写的评审与修订第二章：制度编写工具的应用53咨询小组初步审核，反馈意见给编写人员进行修改咨询小组进行初步审核，包括审核编写的规范性、科学性和合理性；咨询小组审核有问题的，返回对应的编写人员，讨论确定修改思路；编写人员根据确定的修改思路进行修改，完成后再次提交咨询小组审核；如果还不能达到要求的继续进行修改。 54组织专家对修改后的标准化制度文件进行评审，并最终定稿

44、咨询小组审核通过的制度由领导小组根据模块内容组织相关领导/专家进行会审，提出修改意见；咨询小组与对应编写人员对修改意见进行分析、讨论，有疑义之处与相关领导/专家进行沟通，确定修改思路或内容；编写人员根据确定的修改思路或内容进行修改，确定制度内容与格式。制度评审的主要内容：制度是否符合国家相关法律法规；制度和现有管理体系和流程体系相关规定是否有重叠和冲突；制度中各责任单位和岗位权限是否符合规定；制度内和制度之间的行文用语是否统一；制度内各项行为的主体是否明确，有无缺失；制度之间是否相互抵触；制度内容是否严密：如表达是否清晰、严密、无歧义、无遗漏；是否在关键环节缺乏控制（如是否明确时点控制）或控制

45、不足；是否存在多余控制。 55最终编写形成的项目管理标准化制度文件示例56目录目录第一章：制度文件的编写标准与制度的认识制度编写的工作程序制度编写的做法与要求制度编写的注意事项制度编写的评审与修订第二章：制度编写工具的应用第二章：制度编写工具的应用制度编写软件的安装1.制度编写软的使用指南57安装软件双击setup，开始安装58软件安装成功后显示在加载项里安装好后安装好后显示在这显示在这里里59目录目录第一章：制度文件的编写标准与制度的认识制度编写的工作程序制度编写的做法与要求制度编写的注意事项制度编写的评审与修订第二章：制度编写工具的应用第二章：制度编写工具的应用制度编写软件的安装1.制度编写软的使用指南60双击软件快捷方式图标，进入软件界面如下61点击新建，输入标准名称，生成如下TCS文件621、点击封面按钮，选择企业标准，生成如下封面页面，编写内容和要求如右框点击“取消保护”，选中该框，右键选择剪切，去掉该框，然后点击“保护文档”按键填写代码“ZSD15”填写企业名称“中国水电建设集团十