东莞市政府采购谈判文件

1、 东莞市政府采购谈判文件采购编号：TDGGP200828/东采谈200859号 项目名称：东莞市档案局数字化加工处理项目建设东莞市政府采购中心二八年九月四日目 录第一部分 谈判邀请4第一部分、谈判邀请函5第二部分 报价人须知7第二部分、报价人须知8一、说明81适用范围及资金来源82定义83合格的报价人84合格的货物或服务95谈判费用10二、谈判文件106谈判文件的组成107谈判文件的澄清118谈判文件的修改11三、报价文件的编制129报价文件的语言及度量衡单位1210报价文件的组成1211报价文件格式1312谈判报价1313谈判货币1314谈判有效期1415谈判保证金1416报价文件的份数和签

2、署15四、报价文件的提交1617报价文件的装订、密封和标记1618递交报价文件截止期1719迟交的报价文件1720报价文件的补充、修改与撤回17五、谈判与评审1821谈判1822评审过程的保密1823谈判小组与评审1924报价文件的评审2125报价文件的澄清2226报价文件计算错误的修正22六、合同的授予2327合同授予标准2328采购人拒绝谈判的权力2329成交通知书2330履约保证金2331合同协议书的签订2432付款24第三部分 合同格式25第三部分、合同格式26第四部分 用户需求书31第五部分 报价文件格式55一、报价文件格式561报价总表562二次报价总表57二、谈判承诺书格式59三

3、、谈判授权委托书61四、法定代表人身份证明书62五、资格证明文件格式63六、商务差异表格式65七、其他资料格式66八、技术响应文件格式69十、唱标信封格式75第一部分 谈判邀请第一部分、谈判邀请函东莞市政府采购中心（以下简称“采购中心”）受东莞市档案局（以下简称“采购人”）委托，现就数字化加工处理项目建设进行竞争性谈判式采购，欢迎有供货能力和资质的国内供应商参加谈判。1项目名称：东莞市档案局数字化加工处理项目建设。采购编号：TDGGP200828/东采谈200859号2购买谈判文件时间：2008年9月4日至2008年9月23日，上午8:30至12:00，下午2:00至5:30（公休节假日除外）

4、。3购买谈判文件地点：东莞市政府采购中心，地址：东莞市体育路2号鸿禧中心四层B409411。4.购买谈判文件费用：人民币150元/份（售后不退）。5递交报价文件时间、地址及事宜：递交报价文件截止时间：2008年9月24日14:0014:30（北京时间）。递交报价文件地点：东莞市政府采购招投标服务大厅；地址：东莞市体育路2号鸿禧中心三层B309第二开标室。递交报价文件事宜：所有报价人都必须提交一份金额为人民币贰仟元整（即￥2,000元）的谈判保证金。谈判保证金在谈判截止时间前一天必须到达东莞市会计核算中心（采购中心）账户上。谈判保证金的有关事项按报价人须知的相关规定执行。报价人向东莞市会计核算中

5、心缴纳“谈判保证金”账户：收款单位名称：东莞市会计核算中心（采购中心）收款单位开户行：建行东莞市分营收款单位账号：44001778808053001976收款单位地址：广东省东莞市鸿福路99号东莞市行政办事中心注明：报价人不得以现金形式或委托分支机构汇入谈判保证金，或者汇错账号谈判保证金都作废标处理，各报价人在汇谈判保证金时应在用途栏上写明采购编号。6谈判时间、地点及事宜：谈判时间：2008年9月24日14:30（北京时间）。谈判地点：东莞市政府采购招投标服务大厅；地址：东莞市体育路2号鸿禧中心三层B309第二开标室。谈判事宜：届时请报价人法定代表人或其授权代表务必携带有效身份证明出席谈判会。

6、7采购中心、采购人不负责报价人准备报价文件和递交报价文件所发生的任何成本或费用。8东莞市政府采购中心不收取中标服务费。9有关本次谈判之事宜，可按下列地址以书面形式查询：单位名称：东莞市政府采购中心详细地址：东莞市体育路2号鸿禧中心四层B409411。邮政编码：523009联系人：陈先生联系电话：076922805618 传 真：076922805608 二八年九月四日第二部分 报价人须知第二部分、报价人须知一、说明1适用范围及资金来源1.1本谈判标的为东莞市档案局数字化加工处理项目建设，详细要求见用户需求书。1.2资金来源：财政资金。2定义2.1采购人：东莞市档案局。2.2报价人：指响应谈判、

7、参加谈判竞争的依法成立的公司或其他组织（即向采购人提供报价文件之供应商）。2.3 谈判小组：谈判小组是依据中华人民共和国政府采购法组建的专门负责本次谈判其评审工作的临时性机构。2.4日期：指公历日。2.5时间:指本次谈判文件所规定的时间。2.6合同:指由本次谈判所产生的合同或合约文件。2.7谈判文件中所规定“书面形式”，是指任何手写的、打印的或印刷的通讯，包括传真发送。3合格的报价人3.1具有独立承担民事责任能力的在中华人民共和国境内注册的法人或其他组织。3.2报价人须具备档案数字化加工从业人员中最少有六人以上参加过档案行政管理部门有关档案专业知识的培训、考核，并取得了广东省档案专业人员岗位资

8、格证书（上岗证），并要求取得时间超过二年。3.3报价人须具备档案信息资源的整理、入库能力，有一套完善的管理制度，三年以上的档案整理与数字化加工经验。3.4报价人必须具有软件认定企业证书，并至少取得二项档案类软件的软件产品登记证书，能够按东莞市档案馆要求开发档案著录与扫描加工完全集成的处理软件。3.5凡两家或以上公司同一法人代表或其中一家公司为另一家公司单一最大股东的，不能同时参与同一采购项目相同标段的投标活动，一经发现，将视同串标处理。3.6报价人应在报价文件中须主动填报投标之前三年内有无受各级管理部门的处分或处罚（含其授权服务的子公司、分公司等），如果不主动填报而被事后发现的，将取消其投标资

9、格，并按有关规定从重处理。4合格的货物或服务4.1供应商提供的货物必须是原厂生产的、全新的、未使用过的(包括零部件)，并完全符合原厂质量检测标准和国家质量检测标准 、行业标准。供应商负责办理所有货物的进口及商检手续。4.2供应商必须保证提供的所有货物或货物的任何部分均为最新正式版本。4.3进口的货物及其有关服务必须符合原产地和中华人民共和国的设计和制造生产或行业标准。进口的货物须是具有合法的进口手续和途径，并通过了中华人民共和国商检部门的检验。4.4报价人应保证,采购人在中华人民共和国使用货物或货物的任何一部分时,采购人免受第三方提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权的起诉。4.5投标价应包括

10、所有应支付的对专利权和版权、设计或其他知识产权而需要向其他方支付的版税。4.6货物验收。4.6.1验收工作由用户（或用户指定的单位）和供应商共同进行。4.6.2在验收时，供应商应向用户提供货物的相关资料。4.6.3由用户对货物的质量、规格和数量进行检验。如发现质量、规格和数量等任何一项与谈判要求规定不符，用户有权拒绝接受。5谈判费用5.1报价人应承担一切与准备和递交之报价文件有关的费用。5.2不论谈判的结果如何，采购中心、采购人均无义务和责任承担这些费用。5.3东莞市政府采购中心不收取中标服务费。二、谈判文件6谈判文件的组成6.1谈判文件包括：6.1.1 谈判邀请；6.1.2 报价人须知；6.

11、1.3 合同书格式；6.1.4 用户需求书；6.1.5 报价文件格式。6.2 报价人应认真阅读谈判文件中所有的事项、格式、条款和规范等要求。报价人没有按照谈判文件要求提交全部资料或者报价文件没有对谈判文件在各方面都做出实质性响应是报价人的风险，没有实质性响应谈判文件要求的谈判将被拒绝。7谈判文件的澄清7.1 报价人若对谈判文件有任何疑问，应于谈判截止日期前 5日以书面形式（须加盖报价人公章）向采购中心提出澄清要求，送至东莞市政府采购中心。无论是市采购中心根据需要主动对谈判文件进行必要的澄清，或是根据报价人的要求对谈判文件做出澄清，采购中心都将于谈判截止时间3日前以书面形式予以澄清，同时将书面澄

12、清文件向所有报价人发送。该澄清作为谈判文件的组成部分，具有约束作用。8谈判文件的修改8.1 谈判文件发出后，在提交报价文件截止时间3日前，采购中心可对谈判文件进行必要的澄清或修改。8.2谈判文件的修改将以书面形式发送给所有报价人。谈判文件的修改内容作为谈判文件的组成部分，具有约束作用。8.3谈判文件的澄清、修改、补充等内容均以书面形式明确的内容为准。当谈判文件、谈判文件的澄清、修改、补充等在同一内容的表述上不一致时，以最后发出的书面文件为准。8.4为使报价人在编制报价文件时有充分的时间对谈判文件的澄清、修改、补充等内容进行研究，采购中心将酌情延长提交报价文件的截止时间，具体时间将在谈判文件的修

13、改、补充通知中予以明确。三、报价文件的编制9报价文件的语言及度量衡单位9.1 报价人提交的报价文件以及报价人与采购中心就有关谈判的所有来往函件均应使用简体中文书写。对于任何非中文的资料，都应提供简体中文翻译本，在解释时以简体中文翻译本为准。9.2 在报价文件中以及所有报价人与采购中心和采购人往来文件中的所有计量单位和规格都应按国家有关规定使用公制标准。10报价文件的组成10.1 报价文件主要包括下列内容：1）唱标信封一份（独立密封）；2）报价总表； 3）谈判承诺书（报价人应完整地填写报价文件格式中规定的谈判承诺书）； 4）法定代表人授权委托书；5）资格证明材料。6）谈判保证金。7）对谈判文件第

14、四部分作出的响应，包括但不限于技术文件及图纸等。11报价文件格式报价文件包括本须知第10条中规定的内容，报价人提交的报价文件应当使用谈判文件所提供的报价文件全部格式（表格可以按同样格式扩展）。12谈判报价12.1本次谈判，报价人必须就所有内容进行报价，少报无效。本次谈判将进行二次报价，报价人应预先准备第二次报价的有关资料。12.2报价应包括设备购置费、加工处理费、调试费 (含一切必须的辅助材料费用)和售后服务费等。 12.3以上报价为交钥匙价，含一切税费。以人民币为报价和结算货币。确定中标供应商后，中标供应商不得以任何理由追加设备费用、辅材费用或其他费用。若报价小写与大写存在差异，以大写为准。

15、若谈判报价没有大写金额的，其谈判报价无效。12.4报价人所报的谈判价在合同执行期间是固定不变的，不得以任何理由予以变更。谈判报价不是固定价的报价文件将作为非响应性谈判而予以拒绝。12.5中标后开出的所有发票都须与成交供应商的名称一致。13谈判货币报价人提供的货物或服务价格必须用人民币报价。14谈判有效期14.1 报价文件应根据报价人须知的规定在报价截止日后的90天内保持有效。谈判有效期比规定期限短的将被视为非响应标而予以拒绝。14.2 特殊情况下，在原有谈判有效期截止之前，采购人可要求报价人同意延长谈判有效期。这种要求与答复均应以书面形式（须加盖采购人公章）提交。报价人可拒绝采购人的这种要求，

16、其谈判保证金将不会被没收。接受谈判有效期延长的报价人将不会被要求和允许修正其报价文件，而只会被要求相应地延长其谈判保证金的有效期。在这种情况下，根据报价人须知有关谈判保证金的退还和没收的规定将在延长了的有效期内继续有效。15谈判保证金15.1 报价人必须提供金额为人民币贰仟元整的谈判保证金，谈判保证金作为其报价文件的一部分。15.2 谈判保证金是为了保护采购中心和采购人免遭因报价人的行为而蒙受损失，采购中心在因为报价人的行为受到损害时可以没收报价人的谈判保证金。15.3报价人应按要求提交谈判保证金，报价人必须采用银行转账或电汇方式缴交，其它以现金形式汇入或委托分支机构汇入谈判保证金，或者汇错账

17、号谈判保证金一律作废标处理，各报价人在汇谈判保证金时应在用途栏上写明采购编号。15.4 提交保证金时应符合下列规定：15.4.1收款单位名称：东莞市会计核算中心（采购中心）收款单位开户行：建行东莞市分营收款单位账号：4400177880805300197615.4.2 在谈判截止时间前一天必须到达东莞市会计核算中心（采购中心）账户上 。15.5 对于未能按要求提交谈判保证金的谈判，采购人将视为不响应谈判文件而予以拒绝。15.6报价人的谈判保证金将按照本须知第14条采购人规定的谈判有效期满后30日内或发出成交通知书后5个工作日内予以退还（不计利息）。15.7成交供应商的谈判保证金，在成交供应商按

18、本须知第30条规定提交履约保证金后5个工作日内予以退还（不计利息）。15.8如报价人发生下列情况之一时，谈判保证金将被没收：15.8.1报价人拒绝按本须知第26条规定修报价；15.8.2在谈判截止时间至谈判有效期满之前，报价人撤回其报价文件的。15.8.3成交供应商未能在规定期限内提交履约保证金。15.9 成交供应商在规定期限内未能签订合同,或未能接受对错误的修正。16报价文件的份数和签署16.1 报价人应提交一份正本和五份副本的报价文件。16.2 报价文件的正本和副本均需打印，并应在报价文件封面的右上角清楚地注明“正本”或“副本”。正本和副本如有不一致之处，以正本为准。16.3报价文件正本均

19、须用不褪色墨水书写或打印。16.4报价文件副本，所有资料都可以用报价文件的正本复印而成。16.5报价文件的正本内容须由报价人加盖报价人公章或授权委托人签字。16.6 除报价人对错误处须修改外，全套报价文件应无涂改或行间插字和增删。如有修改，修改处应由报价人加盖报价人的印章或由报价文件签字人签字或盖章。四、报价文件的提交17报价文件的装订、密封和标记17.1报价文件的装订要求。所有报价文件必须装订成册，出现掉页和漏页的由谈判单位自己承担。17.2报价人应将所有报价文件的正本和所有副本分别密封，并在密封袋上清楚地标明“正本”或“副本”；17.3在内层和外层报价文件密封袋上均应：17.3.1写明采购

20、人名称和地址；17.3.2注明下列识别标志：(1) 采购编号： ；(2) 项目名称： ；(3) 年 月 日 时 分谈判，此时间以前不得开封。 17.4 如果报价文件没有按本谈判须知第17.1款、第17.2款和第17.3款的规定装订和加写标记及密封，采购人将不承担报价文件提前开封的责任。对由此造成提前开封的报价文件将予以拒绝，并退还给报价人。17.5所有报价文件的外层密封袋的封口处应加盖报价人印章。18递交报价文件截止期18.1本次谈判的递交报价文件的截止期为2008年9月24日14:30（北京时间）；18.2 采购人可按本须知第8条规定以修改补充通知的方式，酌情延长提交报价文件的截止时间。在此

21、情况下，报价人的所有权利和义务以及报价人受制约的截止时间，均以延长后新的谈判截止时间为准。18.3 到递交报价文件截止时间止，采购人收到的报价文件少于3个的，采购人将依法重新组织采购。19迟交的报价文件采购人在本须知第18条规定的递交报价文件的截止时间以后收到的报价文件，将被拒绝并退回给报价人。20报价文件的补充、修改与撤回20.1 报价人在提交报价文件以后，在规定的递交报价文件截止时间之前，可以书面形式补充修改或撤回已提交的报价文件，并以书面形式通知采购人。补充、修改的内容为报价文件的组成部分。20.2 报价人对报价文件的补充、修改，应按本须知第17条有关规定密封、标记和提交，并在内外层报价

22、文件密封袋上清楚标明“补充、修改”或“撤回”字样。20.3在递交报价文件截止时间之后，报价人不得补充、修改报价文件。20.4 在递交报价文件截止时间至谈判有效期满之前，报价人不得撤回其报价文件，否则其谈判保证金将被没收。五、谈判与评审21谈判21.1采购人按本须知所规定的时间和地点谈判，并邀请所有报价人参加。21.2按规定提交合格的撤回通知的报价文件不予开封，并退回给报价人。21.3 谈判程序：21.3.1 谈判由采购中心主持谈判会，谈判法定代表人或其授权代表务必携带有效身份证明准时参加谈判会并签名报到，以证明其出席。谈判法定代表人或其授权代表未参加谈判会的，其谈判将被拒绝；21.3.2报价文

23、件的密封情况由东莞市政府采购中心委托的公证机构检查并公证或由投标人推选代表检查报价文件的密封情况；21.3.3 经确认无误后，由有关工作人员当众拆封，宣读报价人名称、谈判价格和报价文件的其他主要内容。21.4采购中心在谈判文件要求提交报价文件的截止时间前收到的报价文件，谈判时都应当众予以拆封、宣读。21.5 采购中心对谈判过程进行记录，由报价人签字确认，并存档备查。22评审过程的保密22.1谈判会后，直至确定成交供应商为止，凡属于对报价文件的审查、澄清、评价和比较的有关资料以及成交候选人的推荐情况，与评审有关的其他任何情况均严格保密。22.2 在报价文件的评审和比较、推荐以及确定成交供应商的过

24、程中，报价人向采购人和谈判小组施加影响的任何行为，都将会导致其谈判被拒绝。22.3成交供应商确定后，采购中心和采购人不对未成交供应商就评审过程以及未能中标原因作出任何解释。未成交供应商不得向谈判小组人员或其他有关人员索问评审过程的情况和材料。 23谈判小组与评审23.1谈判小组1）谈判小组依法组建，负责评审活动。2）谈判会后，谈判小组对所有的报价文件进行审查。3）谈判采用保密方式，由谈判小组与每个报价人分别进行谈判，然后报价人以书面形式以予确认。23.1.1本次谈判将进行二次报价，报价人预先准备第二次报价有关资料；二次报价时只报项目的总价（详见二次报价总表格式），且报价总表须盖报价人公章或谈判

25、负责人签字，二次报价为最后报价。23.1.2经谈判小组对所有报价文件进行详细评审，只有通过符合性检查的报价文件，才可以进行二次报价。所有参加谈判的报价人，按照谈判小组的要求，在规定时间内进行二次报价（即最后报价）。23.2评审原则和评审方法23.2.1评审基本原则:评审工作应依据中华人民共和国采购法以及国家和地方政府的有关规定，遵循“公开、公平、公正、择优、信用”的原则进行。谈判小组将按照规定只对通过初步评审的报价文件进行评审和比较。23.3评审方法和谈判程序23.3.1评审方法：采用最低评标价法确定成交供应商，即在完全符合采购需求、质量和服务相等的前提下，报价最低者（二次报价）为成交供应商。

26、23.2.3谈判程序: 第一阶段：谈判小组对每个报价人的报价文件进行初步审核。第二阶段：谈判小组所有成员集中与单一报价人分别进行谈判（谈判的内容主要是对报价方案的澄清、修正、补充、确认以及价格的调整等。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有报价人）。如谈判小组认为有必要，可进行二轮及以上轮次的谈判，如谈判文件、报价文件没有重大修改，后一轮报价不能高于前一轮报价。第三阶段：谈判结束后，谈判小组要求所有报价人在规定的时间内提出最终总报价及承诺，包括：最新方案、最终报价及有关承诺等。第四阶段：谈判小组对报价人的最终报价进行初步评审。 第五阶段：详细最终报价价格评审谈判小组对通过详细商

27、务、技术评审的报价人的最终报价进行复核，看其是否有计算上的错误或工程范围上的错误，修正错误的原则如下：(1)如果用数字表示的金额和用文字表示的金额不一致，应以文字表示的金额为准；(2)当单价和数量的乘积与总价不一致时，以单价为准，并修正总价；(3)如某报价人的报价有漏项或报价不合理，采用通过详细评审商务、技术的报价人中该项报价最高的价格计入报价总价。（4）谈判小组依据谈判文件认为应该调整的价格。谈判小组将按上述修正错误的方法调整报价文件中的报价，调整后的价格对报价人具有约束力。如果报价人不接受修正后的价格，则其报价将被拒绝。第六阶段：谈判小组从通过详细商务、技术评审的报价人中报价最低的为第一成

28、交候选人，次低的第二成交候选人。23.3.3谈判小组将出具评审报告，向采购人推荐成交供应商，报价超出财政批复预算不能成为成交供应商。24报价文件的评审24.1 评审。24.1.1谈判小组根据谈判文件检查报价文件提供的资格证明文件是否齐全、是否满足谈判文件的要求、报价文件是否编排有序。24.1.2谈判小组根据谈判文件对报价文件的商务技术部分进行初步审查，检查报价文件提交的内容是否齐全、是否能证明有能力承担本项目的任务、是否按谈判文件的要求作出相应的承诺。24.2 无效报价文件的认定报价文件出现但不限于下列情况被认定为无效报价文件:1) 报价人未提交谈判保证金或金额不足的;2) 谈判有效期不足的;

29、3) 谈判价格（最终报价）超出财政批复预算;4) 不按谈判文件规定的谈判的样式和签署要求,且经谈判小组认定为无效报价文件的;5) 主要技术规格和参数不满足用户需求书的要求以及商务有重大偏离或保留的;6) 不具备谈判文件中规定资格要求的；7) 谈判小组认为构成谈判未实质性响应谈判文件的要求。24.3谈判小组经评审，认为所有谈判都不符合谈判文件要求的，可以否决所有谈判。所有谈判被否决后，采购人应当依法重新采购。25报价文件的澄清为有助于报价文件的审查、评价和比较，谈判小组可以书面形式要求报价人对报价文件含义不明确的内容作必要的澄清或说明，报价人应采用书面形式进行澄清或说明，但不得超出报价文件的范围

30、或改变报价文件的实质性内容。根据本须知第26条规定，凡属于谈判小组在评审中发现的计算错误进行核实的修改不在此列。26报价文件计算错误的修正26.1谈判小组将对确定为实质上响应谈判文件要求的报价文件进行校核，看其是否有计算或表达上的错误，修正错误的原则如下：26.1.1如果数字表示的金额和用文字表示的金额不一致时，应以文字表示的金额为准；26.1.2当单价与数量的乘积与合价不一致时，以单价为准，除非谈判小组认为单价有明显的小数点错误，此时应以标出的合价为准，并修改单价。26.2 按上述修正错误的原则及方法调整或修正报价文件的谈判报价，报价人同意后，调整后的谈判报价对报价人起约束作用。如果报价人不

31、接受修正后的报价，则其谈判将被拒绝并且其谈判保证金也将被没收，并不影响评审工作。 六、合同的授予27合同授予标准采购人将按谈判小组推荐的结果确定成交供应商，并将合同授予之。28采购人拒绝谈判的权力采购人不承诺将合同授予报价最低的报价人。采购人在发出成交通知书前，有权依据谈判小组的评审报告拒绝不合格的谈判。29成交通知书29.1采购结果经采购人确认后，以书面形式通知所有参加谈判的供应商，如无实质性问题，采购中心将向成交供应商发出成交通知书。29.2采购结果预公示结束后3个工作日内，预中标供应商须提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证和在报价文件中提供的资质证明文件、合同等主要证明文件的原件进行

32、核对，经核对无误后才发成交通知书。如授权其分支机构进行项目实施或提供售后服务的，亦应提供其与分支机构关系的法律证明材料。29.3中标人如在中标结果预公告结束后15日内不按规定领取成交通知书的，则视为自动放弃中标资格进行处理。30履约保证金30.1成交供应商须按成交通知书上的规定日期内向东莞市会计核算中心提交履约保证金，履约保证金金额为合同价的5。收款单位：东莞市会计核算中心，履约保证金缴交账号：44001778808053001387，开户行：建行东莞市分行营业部。30.2成交供应商在领取成交通知书后10日内，应及时将履约保证金进账单用A4纸复印件（加盖公章，一式五份）交给东莞市政府采购中心。

33、30.3 若成交供应商不能按本须知第30.1款的规定执行，采购人将有充分的理由解除合同，并没收其谈判保证金，给采购人造成的损失超过谈判保证金数额的，还应当对超过部分予以赔偿。30.4履约保证金待验收合格后无息退回。31合同协议书的签订31.1 采购人与成交供应商必须按成交通知书规定时间内，按照谈判文件和成交供应商的报价文件订立书面合同，采购人和成交供应商不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。31.2 成交供应商如不按本谈判须知第31.1款的规定与采购人订立合同，则采购人将废除授标，履约保证金不予退还，给采购人造成的损失超过履约保证金数额的，还应当对超过部分予以赔偿，同时依法承担相应法律责任

34、。32付款中标供应商交货、安装调试完毕，开具有效发票后，并经招标人验收合格再支付合同总价的95%，余下的5%款项一年质保期后付清。第三部分 合同格式第三部分、合同格式（仅供参考）甲方：乙方：根据中华人民共和国合同法及东莞市政府采购中心（TDGGP200828/东采谈200859号号）项目的谈判文件和成交通知书的要求，甲方向乙方订购下列货物及服务，经双方协商一致，签订本合同，共同遵守如下条款：一、货物名称、品牌、型号、规格、数量及交货时间 序号货物名称型号规格制造商单位数量单价金额交货期备注金额合计二、价格1.合同总价： （人民币）大写出 （¥ ）。其中：货物总价： （人民币）大写出

35、（¥ ）。2.总价包括了货物及所需附件、包装、运费、安装调试、税费、资料、质保期内等的全部费用。3.本合同价为固定不变价。三、货物产地及标准1、货物为 （填写制造商名称） 全新的（原装）产品（含零部件、配件、随机工具等），表面无划伤、无碰撞。2、标准 本合同所指的货物及服务应符合合同附件的技术规格所述的标准：如果没有提及适用标准，则应符合中华人民共和国国家标准或行业标准；如果中华人民共和国没有相关标准的，则采用货物来源适用的官方标准。这些标准必须是有关机构发布的最新版本的标准。3、进口产品必须具备原产地证明和商检局的检验证明及合法进货渠道证明。4、国内产品或合资厂的产品必须具备出厂合

36、格证。5、乙方应将所供物品的用户手册、保修手册、有关资料及配件、随机工具等交付给甲方。四、交货1、合同签订后 天内交货，并负责设备的安装调试。 2、交货地点：东莞市档案局。五、付款中标供应商交货、安装调试完毕，开具有效发票后，并经招标人验收合格再支付合同总价的95%，余下的5%款项一年质保期后付清。六、验收方式及质保期、售后服务要求1、甲乙双方按用户需求书及本合同的有关规定验收。2、乙方应提供交货地点所在地的设备报修电话及联系人。七、违约责任1、乙方交付的服务或货物不符合合同规定的，甲方有权拒收，乙方向甲方支付货款总金额5%的违约金。2、甲方无正当理由拒收服务或货物，拒付货款的，甲方向乙方偿付

37、货物总金额5%的违约金。3、乙方逾期交付服务或货物，则每日按合同总额2向甲方偿付违约金。逾期交付超过15天，甲方有权终止合同。4、甲方逾期付款，则每日按合同总额2向乙方偿付违约金。八、争议的解决1、凡与本合同有关而引起的一切争议，甲乙双方应首先通过友好协商解决，如经协商后仍不能达成协议时，任何一方可以向法院提出诉讼。2、本合同发生的诉讼管辖地为东莞市有管辖权的法院。3、在进行法院审理期间，除提交法院审理的事项外，合同其他部分仍继续履行。4、本合同按照中华人民共和国的法律进行解释。九、知识产权1、报价人应保证，甲方在使用货物或货物的任何一部分时，甲方免受第三方提出侵其专利权、商标权或其它知识产权

38、的起诉。2、谈判价应包括所有应支付的对专利权和版权、设计或其他知识产权而需要向其他方支付的版税。十、税和关税1、中国政府根据现行税法对甲方征收的与本合同有关的一切税费均应由甲方负担。2、中国政府根据现行税法规定对乙方或其雇员征收的与本合同有关的一切税费应由乙方负担。3、在中国境外发生的与本合同执行有关的一切税费均应由乙方负担。十一、合同生效本合同经双方授权代表签字盖章后生效，生效日以最后一个签字日为准。十二、其它1、本合同之所有附件和成交通知书均为合同的有效组成部分，与本合同具有同样法律效力。2、在执行本合同的过程中，所有经甲乙双方签署确认的文件（包括会议纪要、补充协议、往来信函）即成为本合同

39、的有效组成部分，其生效日期为双方签字盖章或确认之日期。3、除甲方事先书面同意外，乙方不得部分或全部转让其应履行的合同项下的义务。4、本合同一式 份，双方各执 份。市政府采购中心、市采购办和市会计核算中心各存一份。本合同合计 页A4纸张，缺页之合同为无效合同。甲方（盖章）： 乙方（盖章）：买方法定代表(签字)： 卖方法定代表(签字)：地址： 地址： 电话： 电话：传真： 传真：开户银行： 开户银行：账号： 账号：签约时间：签约地点： 合同附件(合同编号 )附件1 .技术规格及供货范围附件2 .技术文件(包括图纸、手册等)备注：本合同所有附件均在签订合同时编制，其编制依据是谈判文件“用户需求书”中

40、的要求和成交供应商的报价文件中的相应内容； 合同附件的具体内容由双方在签订合同时确定。第四部分 用户需求书2008年度东莞市档案馆馆藏纸质档案数字化处理服务招标需求书一、项目概况一）、项目名称: 东莞市档案馆馆藏纸质档案数字化处理及档案目录著录处理服务项目；二）、项目性质：数字化处理（续建，第四期），目录著录服务（新建，第一期）；三）、项目建设依据Ø 全国档案信息化建设实施纲要（国家档案局）；Ø 关于加强信息资源开发利用工作的若干意见（中办、国办发布）；Ø 关于加强档案信息资源开发利用工作的意见（国家档案局）；Ø 广东省档案局关于档案信息化建设的要求；&

41、#216; 东莞市档案信息化建设项目可行性报告；四）、项目建设规模、周期。1、合同签定日起三个月内完成东莞市档案馆馆藏纸质档案约30万页的数字化处理服务。2、2008年12月31日前完成东莞市档案馆馆藏档案约50万份档案文件材料的目录著录处理服务（含著录、页码检查及重编页码等）。五）、项目建设内容。 （一）、档案数字化处理服务内容： 1、服务范围：序号类别内容范围1文书档案部分东莞市政府组成部门在馆全宗的档案（不少于30万页的纸质档案实体，详细见附件三）2、服务内容：序号类别内容范围1档案整理档案原件检查，是否存在缺页、打错页码、未裱糊等错误，并改正。2档案著录1) 立卷归档：案卷目录、卷内目

42、录重新著录；2) 单件归档：归档文件目录重新著录；3) 提供双机著录方式3档案扫描将整理、著录好的档案扫描形成影像文件4目录制作将著录结果打印装订成册，按档案局规范制作档案目录3、影像文件保存方式：存储的文件类型采用国际通用的文件格式，采用二种格式，列表如下：1) Tiff (*.tif)：适合保存多页图像文件；2) PDF (*.PDF)：适合保存不同页数的图像文件; 4、处理成果表达数字化处理服务完毕后提供的成果以二种形式表达： 以只读DVD光盘承载的档案条目数据或扫描文件； 装订成册的纸质档案目录；包含：序号提供的成果数量/单位1档案著录数据只读DVD光盘二套2扫描文件只读DVD光盘按全

43、宗单位，每全宗二套3经编研的电子文件汇编光盘根据各全宗的需求，每全宗若干套4装订成册的档案目录按全宗单位，每全宗二套（二）档案目录著录处理服务内容。 1、服务范围：序号类别内容范围1文书档案市委、市府各组成部门全宗在馆的档案（约50万份文件材料的纸质档案实体著录） 2、服务内容：序号类别内容范围1)、1988年前档案目录著录服务估计立卷归档：10771卷，单件归档：6922件页码检查、修改，自拟标题检查档案原件案卷或文件的页码编制是否正确，如有漏编、错编的情况，则重新对案卷或文件编制页码。部份文件无标题，需自拟标题。档案著录1) 立卷归档：案卷目录、卷内目录重新著录；2) 单件归档：归档文件目

44、录重新著录；3) 提供双机著录方式。2)、1988年后（含1988年）档案目录著录服务估计立卷归档：4376卷，单件归档：3704件页码检查、修改，自拟标题检查档案原件案卷或文件的页码编制是否正确，如有漏编、错编的情况，则重新对案卷或文件编制页码。部份文件无标题，需自拟标题。档案著录1) 立卷归档：案卷目录、卷内目录重新著录；2) 单件归档：归档文件目录重新著录；3) 提供双机著录方式。3）、将著录结果打印装订成册，按档案局规范制作档案目录遵从不改变原档案结构的原则：立卷归档案卷不拆卷、不重新组卷、不理原先档案的档案分类或期限是否正确。单件归档档案尊重原档案的组织，不改变件号。3、著录数据保存

45、方式：处理的档案文件目录采用SQL数据库进行存储。 4、处理成果表达处理服务完毕后提供的成果以二种形式表达：1）.以只读DVD光盘承载的档案目录数据；2）.装订成册的纸质档案目录；包含以下成果内容：序号提供的成果数量/单位1档案著录数据只读DVD光盘二套2装订成册的档案目录按全宗单位，每全宗二套二、总体处理要求1、“馆藏纸质档案数字化处理及档案目录著录处理”是一个技术性很强的项目，延续性强，要求成交单位不仅要具备先进的数字化加工设备、完善的管理流程，更应具备的是深厚的档案整理能力与软件开发实力。要求按附件一的纸质档案数字化处理参考流程，编制符合市档案馆实际、可操作性强的工作流程，确保档案原件及

46、扫描质量。同时要提交一套健全、合理、可行的项目管理制度，确保工程顺利开展。工作流程及管理制度须交市档案馆审批，并在市档案馆的监督下执行。2、时间要求：· 工作时间为每天8：3017：30。节假日休息。· 自谈判成功，按项目概况第四条的约定时间完成本项工程。· 签约之日起的一周内相关设备及人员必须进场(设备包括电脑，服务器，一套经优化后的档案扫描加工处理软件，A3彩色高速文档扫描仪、A4彩色高速文档扫描仪、A0大幅面扫描仪等；人员不少于10人)。3、场地：必须在采购方指定工作场地（约50平方米房间）。4、设备：工作设备、工具及耗材（包括电脑、扫描仪、刻录设备、盘片、

47、装订耗材、其它工作用具等）全部由中标方自行提供。完成本项目的设备须放置在用户指定地点，项目完成后中标方自行撤离相关人员和设备。5、中标方要求：中标方不得将本项目分包或者转包，由中标方为其工作人员提供食宿及国家规定的劳动保障。6、数字化处理主要流程质量要求：档案调卷：中标方工作人员在库房工作时间在市档案馆库房管理员带领下进入库房搬运档案，对提取的档案逐页清点，办理出库手续，填写档案出库单。案卷整理：首先进行原件拆卷，将档案原件的装订线拆除，排好顺序，期间不得出现任何漏缺页及顺序差错。之后按照档案整理的标准对照案卷目录逐份逐页检查案卷原件，发现错误遗漏时，在市档案馆工作人员的指导下进行改正或者作出

48、正确标识。中标人必须有熟悉档案著录的专业人员管理整理核对工作。差错率不得超过1%（以份为单位计，即一份文件只要发现一处错误就算该份文件错）。目录数据、图像文件、数据挂接：参照附件二东莞市档案馆数字化加工验收标准（试行稿）。光盘刻录：将扫描形成的图片文件全部用索尼/明基品牌原装光盘刻录，一式两份并连同详细目录清单移交给市档案馆。原件装订：按拆卷前的原样装订，不得有差错。完整归还：对档案逐页清点，办理归还手续。6、保密性要求：所有进行档案目录录入及档案数字化扫描的工作人员必须具有保密意识。对馆藏档案中的信息和内容不得外泄，否则将追究相关人员的责任。7、扫描完成后，由实施单位向市档案馆移交除档案扫描

49、加工硬件设备和工作人员外的生产流程及配套扫描处理软件。8、关于上述流程中差错率的抽样校验以及相应的处罚细则由采购双方在合同签定时约定。三、 商务要求1、资格要求：（1） 要求投标人的档案数字化加工从业人员中最少有六人以上参加过档案行政管理部门有关档案专业知识的培训、考核，并取得了广东省档案专业人员岗位资格证书（上岗证），并要求取得时间超过二年。（2）要求投标人具备档案信息资源的整理、入库能力，有一套完善的管理制度，三年以上的档案整理与数字化加工经验。（3）投标人必须具有软件认定企业证书，并至少取得二项档案类软件的软件产品登记证书，能够按东莞市档案馆要求开发档案著录与扫描加工完全集成的处理软件。

50、2、项目检验：项目中标人在项目的实施过程中始终提供2人协助采购人进行认真细致的检查验收。3、对投标人的其它要求：Ø 中标人必须遵守广东省档案管理规定的有关规定。Ø 档案原件处理完成后须原样归还，不得损坏和丢失原件，否则按照有关法律进行处理。Ø 中标人工作人员应保持工作环境的整洁卫生。自备无袋工作服工作，不得携带包、钱包、磁盘、纸张等任何物品进行工作间，更不得将工作间任何物品带出工作间外。Ø 中标人不得随意更换工作人员。如需更换须提前通知采购人。Ø 中标人工作人员必须遵守机关制度和保密制度要求。Ø 在全部工作中，中标人需指定专人负责管理

51、和协调数字化处理过程中的各项工作。Ø 违反以上要求的，按照有关规定进行处罚。附件一：东莞市档案馆馆藏档案数字化处理服务参考流程档案库房 1. 档案调卷，清点和接收 10. 影像处理质检 12. 数据固化、光盘刻录 2档案整理:(1)立卷归档拆卷、修复、裱糊；(2)单件归档拆件、修复、裱糊；(3)纠正错误11.数据、图像总质检 5.扫描初检与档案补充著录6.著录质检与扫描质检不合格合格、打印相关表格 补扫 合格3. 划分处理批次 下一批次4. 档案批量扫描与元数据提取 不合格9.影像深处理 不合格 7.档案装订 8. 档案入库 主要服务流程说明:1、档案调卷，清点与接收 数字化加工工作

52、人员在库房工作时间在市档案馆库房管理员带领下进入库房搬运档案，每次选择的档案必须是同一全宗内、同一目录内的档案，不可多全宗、多目录。立卷归档方法：每次提取不超过100卷；单件归档方法：每次提取不超过1000件； 对提取的档案逐页清点，检查是否存在少卷、少页等情况，办理出库手续，填写档案出库单。2、档案拆卷、整理 档案分拆v 原件拆卷/件，将档案原件的装订线拆除，排好顺序，期间不得出现任何漏缺页及顺序差错；v 每份档案必须单页分开，无连页，纸张平整，无卷角。 档案检查、整理 由熟悉档案整理的专业人员进行检查核对，按照档案整理的规范对照档案目录逐份逐页检查档案原件，发现错误遗漏时，在市档案馆工作人

53、员的指导下进行改正或者作出正确标识；同时对破损档案进行修复，对小于16K的档案进行托裱，以便扫描。3、划分处理批次 为确保档案处理的完整性，并落实中标人工作人员责任制，要求中标人对库房领取的档案以原始盒为单位进行批次分组，即：§ 立卷归档方式以一盒几卷为一批；§ 单件归档方式以一盒几十件为一批；4、档案批量扫描与元数据提取 采用专业高速文件扫描仪与A0大幅面扫描仪或照片扫描仪相互配合进行扫描加工，按照CCITT Group4压缩标准TIFF格式或者标准TIFF格式，250-300DPI 分辨率，黑白为主，根据原件清晰程度个别采用灰度或者真彩扫描，要求视觉清晰，页面完整，不得漏页，基本不存在黑边和杂点，扫描影像文件大小每页平均不大于60KB；个别需特殊处理的文件大小不限。4.1根据实际情况选择适用的扫描仪 4.1.1 普通纸质文件，采用高速A3文件图像扫描仪的自动进纸模式。4.1.2 纸张过薄或过厚的文件，采用高速扫描仪的平板模式。4.1.3 大幅面档案文件，如某份档案