外贸单证流程

1、一、跟 单 1、制作合同：客 户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱 是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入外贸专家软件里做出口合同给客户确认，如是 做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前 T/T， 则可直接安排生产。无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数 量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不上交期。下购货合同到 工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。 2、商 检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就

2、可以办理商检了。如 果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂 在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。换证凭条只显示 实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额可以小于换证凭 条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。3、办理C/O或Form A:看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理 C/O 或 Form A。 Form A 是普惠制 产地证书，目前给予 我国普惠制待遇的国家共 36个，可以享受减免关税待遇。C/O是一般性原 产地证书，只是证明货物是产自中国的。一般原产地

3、证书得到贸促会办理，而普会制的话在商检局办理就可以了。在装 运期至少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网 上制作好资料（包括合同，发票，装箱单等）后再发过去,待机器 检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次 ,合格后就可以去 领取单证了。 4、 验货订舱:经常注意工厂订单生产进 度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人 员验货。验货合格后，向货代订舱。如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人 员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛 重，体积等，让其

4、代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截 柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自己安 排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电 话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。5、 报关: 订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。 报关资料包括:外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单（注意核销单在寄给报关行或货代 前，必须先向商检局备案），报检委托书，换证凭条，C/O或Form A等。6、拿单：货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核

5、对提单草本。船开后两三天内，货代会列出 费用清单来，包括文件费， AMS费用，清关费，操作费等。安排工厂付款，并将水单传给货代。 货代在钱到帐后，就可以向其拿正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可以出一份寄 单委托书给货代让其直接寄到公司。如果提单电放，出提单电放申请，盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档7、通 知客 户：货物开船后，发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时购买保险。8、催款寄单：拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。客户货款到帐后，再寄正本提 单，装箱单（数据应与提单上一致），发票给客户，

6、在发票装箱单上写明柜号，封条号及发票 号，虽然不太重要，但我觉得写上还是比较好。9、退税：在 报关后一个月后，报关行或货代会将报 关底联及核销单退税联退还给你，拿上这些单据与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理 退税了。 注意： 1、有些 产品比较工艺比较复杂，在生产前可以要求工厂打产前样，或为了控制 质量，在出货前要求工厂出具船前样。 2、跟 单工作是需要很细心跟耐心的，时时刻刻注意工厂 的生产进度，及时安排船期，在制作各种单证时，一定要特别小心，所有单据都很重要，一定要 检查检查再检查才行，我就会经常出错，不过庆幸还没给公司造成损失，都是及时发现了。我觉 得如果不急的单证，可以自己事先准备

7、好，在拿出去前再仔细检查一遍，就可以避免不少错误。 可以每 隔一段 时间对自己的工作总结一下，有哪些货要出，哪天要准备哪些文件，哪些样品在打 样，哪些事情要回客户等等。 二、客 户来样工作程序 收到客户要求打样的新产品时，首先拍照存 档，在样品上做好标签，注明几月几号哪个客户寄样，以便日后查询。然后填好打样单及打样要 求并将样品寄与工厂，要求其打样。如是比较重要的样品，还必须要求工厂在打好样后退还样 品。 三、寄 样工作程序工厂打好 样品后，根据实际情况，自己留样一份或拍照存档，以便日后与客户商讨。包装样品时 特别注意包装盒不要过大，量好外箱尺寸称好重量自己记录存档（以方便后与快递 公司核 对

8、月结 清单）。易碎物品在外箱上贴上易碎标志，或为防止快递人员弄错，可自己再用白纸打上发件人 收件人联系电话，地址贴在外箱上。自己也须做好记录，寄给谁，寄与目的，所寄物品，快递单 号等等，以便日后查询。样品寄出后，写邮件通知客人所寄物品，快递追踪单号等。外 贸公司外贸操作流程与技巧详解 外贸的流程是怎么样的？是要从跟单做起吗？跟单人员跟对外贸易基础性的专业人才，从跟单做起有什么好处呢？跟单人员本身就是已经对客 户接到的定单、落实和安排可以先从产品熟悉，对外推销贸易首先对自己产品不熟悉的话，就很 难向客户进行推销， 因此我 认为，从跟单员做起的话，个人的定单进行工厂的落实和安排，首先 基础的熟悉零

9、售商的产品，包括产品在整个工厂生产运作当中的外贸操作流程，更有利与从事对 外业务谈判当中怎么向客人进行介绍，包括产品的流程，性能、特性，更有利于向客人推销，客 人跟你谈判是购买你的产品的， 如果你 对你产品很熟悉，客人就会认为你非常懂行，懂产品的知 识，这是很重要的。 外 贸上的发票有三种，一种叫形式发票，供外商汇款，一种是商业发票报关 用的，一种是税务所购买的。是这样的吗？ 首先一种叫形式 发票，形式发票是在跟客人谈判签定 合同，在合同没 有正式的被确 认之前，有的国家的客户，有的地区、有的国家的人在合同正式落 实之前要你先传真一份形式发票给他， 目的是用来申 请外汇，或者是申请进口许可证，

10、还有就是 用来办理申请，先做这方面申请的用途，这种叫形式发票，因为是一种形式上的发票，所以不能 作为正式发票来使用，因此这种形式发票对买卖双方都是没有约束力的， 合同正式 执行过以后， 当合同正式签订以后要向客户开具一份商业发票，客户用来报关，用来银行结算的。应该是两种 发票。 形式 发票只是一种形式上的，用来对方申请外汇，或者办理进口许可证，或者向银行开出 信用证的申请，是 一种形式上的， 对买卖双方都是没有约束力，货物正式交出以后我们就要开出 一张发票叫商业发票，主要是用来货物结算的。英文水平的高低是否 对外贸工作有至关重要的影响？ 英语水平的高低当然对外贸会有至关重要的 影响了，因为作为

11、一个对外贸易的人员，是需要有一定的英语基础的，尤其是英语口语，因为你 要和客户交流洽谈， 所以不光是能看得懂，关 键是要用口号表达，本身对外贸易就是与客户的沟 通与交流，对英语口语水平的交流是有一定要求的，要能够表达。老 师您好，我刚刚涉足外贸，今年刚刚毕业，现在做跟单，但是我还没有明确的目标，您可以给我一些建 议吗？ 我想 给这位学员建议，跟单员本身是从基础工作做起，本身是基础性的人才，所以我就建议他首先从本人刚刚 进入这个领域来说，首先要培养自己一种开朗、善于育人沟通的性格，因为跟单员刚刚进入这个 行业，首先要了解自己的工厂， 了解他的 产品，对工厂的生产操作流程，先从这方面开展工作， 在

12、与人的交往当中，与各个部门的人员交往当中，要锻炼自己与人沟通，打交道的方式，培养这 方面的性格，另外我还建议他，跟单工作刚刚开始做的时候，一定要准备好各种资料， 包括 产品 资料，价格单，产品各方面的性能，特性、作用等等，这是产品资料， 还要建立客户档案资料，产品是卖给哪些国家和地区的，卖给哪些客户的，也要做好这方面的工作。所以这方面对刚刚入 行的人是比较重要的一点。 能否介 绍一下外贸交易过程中的合同陷阱？在外 贸交易的整个过程当中，因为合同上的诈骗有时候是很多的，我们跟对方谈判的时候一定要 把各种合同条款，因为合同里面主要的交易条款，我们一定要很明确具体，必须要掌握合同当中 最主要的几个交

13、易条款， 比如 说品名、价格、特别是对外贸易有一个价格条款，对外报的价格用 的是什么价格数必须要明确，因为刚刚涉足外贸的业务人员，往往对这一点，比如说一个商品每 一打五 块美金，这五块美金是哪一个价格条件下的美金呢，价格俗语要明确，比如 说是装运港的FOB价格，因为FOB价本身就是在我 们这边装运港装船，这个价格分包多，运费、保险费都是由 对方办理的，如果是 CFR价，我们需要支付到目的港的运费，我就讲常用的三个，在外贸当中这是最基本的还有一种我们叫 CIF价，这个价格我们不仅要承担到目的港的运费，我们还要支付保 险费，首先要防止合同上面的一些诈骗， 如果合同上面的 东西不明确的话，很可能对方

14、说我当时报的是FOB价，结果对方会说我要求的是 CIF价，现在怎么是FOB呢，就会发生纠纷了，因为CIF价我们不仅承担运费，我们还要负担保险费，按照道理来说，我们应该是报FOB的话这两项费用我们都不用做了，都是对方的，定价格条款的时候一定不能忘记合同的价格条款，用什么价 格条款报的什么价。这一点作为新手是比较注意的。 我再举一个例子，关于合同上面的欺诈，产 品采用什么包装，包装条款也很重要，我现在讲的例子就是说我们在订合同的时候，每一项条款 要很明确，这里面最容易带来合同上面的支付条款，包括用什么方式来支付等都要清晰得在合同 中反应出来。国际货物的结算用什么方法进行货款结算，国际买卖当中用现金

15、支付 是很少的，都 是用票据，如果你是刚刚从事外贸，而且开始谈第一笔交易的时候，你坚持要对方的支付方式是用信用证 L/C，这种方式也要很明确，所以在这几个方面我就觉得，因为 合同会发生一些欺诈， 在价格条款上他会诈你，在支付方式上，我们坚持用信用证，当你对对方 不太了解，对对方的客户不是很了解的情况下，坚持用信用证的结算方式比较稳妥一点。能不能详细介绍一下外贸的整个外贸操作流程？ （一）接到国外客户的订单（二）做形式发票传国外 客户，国外客户回签 （三）做生产单传国内客户，国内客户回签 （四）向国外客户要回唛头、 彩图、条形码，把唛头、彩图、条形码传给国内客户 （五）紧追国内客户进行生产 （六

16、）在离 船期大约有 10天左右，向国外客户的货代要订舱单标准格式，按要求填好之后反传船公司订舱 （七）船公司传出正式的 S/O （八）一般是自己的验货员去供应商厂里验货（如果客户在大陆有 验货代表一般是要求供应商把货物拖回本公司，再让客户大陆验货代表进行验货）（九）把 S/O传给拖车行（在S/O面前注明拖柜 时间、地点、时间，联系电话等前往拖柜）（十）做出报关内容即“ FAX MESSAGE”拖车行问清报关行地址，以方便外贸公司寄出全套单据（能够归类的尽 量归类，目的是减少核销单）（十一）在“ FAX MESSAGED明报关行地址，再把 “ FAXMESSAGE传给外贸公司（外贸公司会把报关资

17、料传给报关行）,同时给厂家下“装柜通知”（十二）装完柜之后，把柜号、封条号等资料填好，（需要熏蒸的货物，把熏蒸格式填好）再传给报关行，进行报关（十三）做出FORM A把FORM A传给外贸公司 （十四）做装船通知 传给客户（十五）要回报关单，加上 开具增值税专用发票申请表，交给财务会计（用 9.18 汇率来计算）（十六）做提单补料传给船 公司（十七）外贸公司反传正式FORM A （十八）准备装船通知、产地证明（FORMA）、提 单、发票、装箱单、（有时有消毒熏蒸证书），一起传给国外客户，要求国外客户付款（十九）把提单、DEBIT NOTE水单）的复印件交 给财务，财务付完 DEBIT NOTE

18、勺费用以后，船公司放行原 始提单，本人再把以上原始单据直接寄给国外客户，以便国外客户提货我先谈外贸的交易，一笔合同的构成通常是经过四个环节。第一个是询盘，第二是发盘，第三是还盘，最后一个环节是接 受，真正是这四个环节，这四个环节当中我们讲的盘， 第一 询盘是询价，第二发盘是我们根据他 的询价我们报出我们的价格，是包含整个交易的主要条件，如果对我们的发盘里面有一项不能接 受，他可能会提出疑义，最后是接受，如果说对整个过程没有疑义最后接受，接受就是表示合同 的成立， 第二个 环节和第四个环节是我们交易必不可少的环节，一笔交易的达成必须有发盘和接 受，这是我们讲的交易的成立的四个环节，整个外贸的过程

19、，外贸流程实际 上包括和 对方谈判要 做一些准备，谈判前的准备，在谈判中，合同的履约，最后是合同的签订整个交易就是上面的四个环节。我 们知道全部的贸易流程应该是先进行洽谈的准备，里面包含很多的内容，包括对市场的调研、客户 的调研，对货源的准备，有关资料的准备， 这个资料是你的产品资料、报价单，这是准备工作阶 段，然后是洽谈过程当中，在洽谈过程当中作为一个业务人员，要有一点的谈判技巧， 很重要的 是你 对产品对客户的了解有助于你在洽谈当中能够得心应手，能够掌握的很好，然后是合同的签 订，最后是合同的履约，合同的履约同样包含对合同货物的安 排，生 产的安排，验货，出运最后 接货。 根据你上面所 说

20、的，形式发票只是形式上的，对双方没有约束力，可现在为什么好多国外 客户一般都不用合同，而只是在形式发票上签字就可以了呢？这样对我们有风险吗？谢谢你的解 答？ 形式 发票现在有的国家，个别地区国家的客户，没有合同过来，我也遇到过，他只要你发一 个形式发票过去，客户要先申请外汇，有的产品办理产品进口许可证，有了这个形式发票以后， 许可证也办理到了，外汇也申请到了，这样的话，只要他把信用证开出来对我们是没有风险的， 按照国家 贸易规则，特别是我们国家的对外贸易就是最后交易的达成 还是要有书面合同的，至于有的个人，这样有没有风险的话，关键就是说你看你用什么样的支付方式了， 如果是个人跟你要 的形式 发

21、票他又不要合同，但是他凭着你的形式发票把你的信用证开到了你的公司，这样就没有 风险，因为你最终凭着信用证安排货物，因为信用证的开出本身就是独立于合同以外的， 本身就算有合同了，我要求 对方的付款方式是信用证的话，他是独立合同以外的另外一份履约， 所以我们凭借信用证安排货物的生产、装运。 请问信用证的结算方式风险大吗？会存在一些什么 风险？怎么样才能避免？ 信用 证现在是我们在进出口贸易当中采用的最 多的一种 结汇方式，因为 信用证的结汇应该说是比较安全的 ,因 为信用证有三个特点 第一、 银行信用、因为信用证本身是银 行根据进口商的要求开给我们出口商一种保证付款的凭证，本身是银行信用。开出信用

22、证的这家 银行他承担着第一的付款责任，信用证开出来以后，开证人在期间破产了只要我 们出口方按照信用证里面的要求把货物装运了，按照信用证的有关条款进行了付单，银行就会保证付款，这是银 行信用。 第二、信用 证是一种自足的文件，因为信用证本身是进口商根据合同里面的条款来申请 开除的，但是信用证一经银行开除以后，就是独立于我们签定合同以外 的另外一个履 约，信用证不再受到合同的约束，因此作为我们出口方收到信用证以后，就要按照信用 证里面的条款要求安排货物的生产、出运，包括制作有关单据，只要制作的对，信用证也就保证付款了，所以信用证 开出来以后是独立于合同以外另外一个履约。第三、信用 证是一种单据买卖

23、业务，银行把信用证开出来以后，银行最后向你付款，凭什么呢？他是审查我们出口商向银行提交的单据是否正确， 如果我们出口商向银行提交的单据完全和信用证里面的条款内容保持一致，银行就百分之百的保 证向你付款，不会不付款，所以银行审查的是单据，而不是去看你的货 物，至于你 发的货对不对，货物的品质是否符合要求，银行是不过问的，他只审查你交给他的单据完全符合要求，他就会向你付款。作为我们出口方来说，我们用信用证结汇的，就要做到严格按照信用证里面的条款制作单据，这样我们就能安 全的收到货款， 如果说你的单据有错误，没有按照信用证里面的要求去做，银行就会可能拒付， 如果单据制错了一点银行就会不付款。我们制作

24、的单据跟信用证如果没有保持一致的话，我们就有收不到钱的风险，因为信用证的结算方式要求我们出口商一定要单证要相符，单单相符。因为出口单据有很多，有发票、装箱单、商检证等等很多出口单据，每一份单据之间也要完全相符。只有做到这一点了，信用证的结汇相对来说是比较安全的，是没有风险的，但是单据不一致的情 况，我们的结汇就会有风险，尽管是信用证但是银行可以拒付。在报价的过程中，很多要涉及运费问题，如何搜集到不同地方的运费呢？我们的货代，船公司都会提供这方面的服务的，你这批货要到哪个国家，你准备装哪家船运公司的船，你跟他们要这些资料，他们会无偿的提供给你 的。现在很盛行的有关外贸资格证的考试，比如说单证员、

25、报关员、外销员等等，我是学英语出 身的，我应该怎么把握自己的走向，参加哪一种资格考试比较好？因为外贸专业人才资格考试方面很多，通常外贸系统有报关员、跟单员等等，有这些专业人员，我想对于这样，个人要根据个 人的情况，我在外贸从事这么多年的工作，根据自己的感受，我想是这样的，外销人员作为中心 骨干，如果说你具有很好的外语水平，又熟悉国际贸易方面的知识，通常来说，如果本身学的专业是国 际保证之类的，外销员各个方面的要求是比较高，而且考试也是全国性的，这个证书含金量是非 常高的，不过这对外语的要求是非常高的，我想如果外语又很好，学的又是国际贸易，不妨参加 外销员的考试认证。 单证员，我们在做对外贸易的

26、业务当中，单证员本身的工作就是从事货物交 运以后，单证的制作、审查，是单证员做的，这个工作相对来说比较安逸，因为坐办公室嘛，对 于一般的女孩、性格比较内向的，因为单证人员要与人打交道，如果想工作比 较安静、安逸、不要到处跑，不要经常出差，不妨根据自己本身的喜好做单证比较安逸，相对来说也是不错的，单证人员对英语的要求不是非常高，但必须得有一点基础，因为要根据信用证制作单据，信用证多数的情况下还是英语比较多，你要看懂这个信用证，多看几份，随着年数的增长，也就差不多 的，他们格式不一样，但是条款差不多，天天看这个 东西，很快就掌握了。 跟单员我想是这样的，因为跟单员最好要求的知识比较丰富，作为一个跟

27、单员要具备各个方面的知识，他的工作面 比较广，工作的跨度也比较大，从接到定单以后到安排的整个过程是跟单员的工作，要和各种人 打交道， 跟 单员要善于交际，要懂得与人沟通，跟单员在办公室呆的时间很少，要经常到别的地 方去，工厂、跑客户等等，所以会经常出差，性格外向的又比较好动的，善于与人打交道的，我 建议不妨做跟单， 报关员我认为在外贸市场当中，现在主要报关的工作，现在国家的报关员考试 通过率也比较低，听说不到 10，但是真正从外 贸公 司来说，报关员外运公司，货贷当中有一一 定的需求，真正的在外贸公司我认为报关员好象需求量不是很大的，就我 们南京、江苏几家贸易公司来说，需求不是很多的，因为报关

28、员是向海关申报，但是现在海 关申报都是船运公司和货公司就可以帮你搞定，所以报关员的需求量在我看来不是很多的，根据 自己的需求选择自己的方向。 我们工厂是刚开始做外贸，但是没有进出口权，如果外商接受了我 们的报价以后，我们应该如何进行具体操作，如何寻找代理外贸公司，找到以后应该如何谈具体 的事项，单子接成功以后如何结算？ 自己 还没有条件自己直接出口的一些企业，无 非是两种做 法，一种是把你的 产品卖断给外贸公司，一次性，比如说该是多少价格，由外贸公司进行买断， 这是一种做法，什么都不要你的，你就从外贸公司收取人民币， 如果这批货是 20 万人民币，你 就从外贸公司拿取 20 万人民 币，如果外

29、贸公司愿意的话。 第二种是通 过外贸公司做代理，比如 说这位同志讲到的，他们的价格已经被外贸接受了，这样的话，你就通过外贸公司，找一家外贸 公司，因为自己不具备出口能力，外贸公司帮你把这批货弄出去，价格是自己定的， 这个当中你 就要交给外贸公司代理费，这个代理费如何商定是根据你的货品等等运作商定的，根据我的经 验，外贸公司的代理费通常是收取 0.8 左右，如果做的金 额非常大，外贸公司收取代理费会相 应的降一点，如果本身很少一些， 代理 费相对会收得高一点，整个操作，外贸公司只是向你收取 代理费，这里面不存在什么责任和风险， 至于你跟客人怎么 谈的，你要求客人如何向你付款，是 用信用证还是客人

30、把预付款给你，还是一次性的打款给你， 怎么付因 为是你工厂直接和客人谈 的，外汇如何结帐你要跟客人谈好，当然是通过外贸公司了，客人肯定是打到外贸公司 的帐上， 等帐到了以后，外贸公司才会哪一天到的 帐按照我们国家的结汇牌价划到你的帐上。扣除自己的代理费，这样就可以了。FOB价需包含哪方面的运费，而FOB港口价应该怎样与出厂价互相转换，是否有一条公式可以直 接换算？ FOB价本身是我们卖方负责把货交到停在我们装运港上的船上的价格，这价格里面本身 是你的成本费加上从你的工厂，比如说你的工厂到这个港口内陆的运费，这就是FOB价格，要把 这个价格加进去，FOB本身是一种成本价，必 须把你的货拉到码头，

31、装上船可能产生一点费用， 集装箱拉你的货产生了我们国内的这笔费用等等，这个价就包含了这些费用，他跟工厂交货价本 身就不存在着内地运费这块价格了， 本身在工厂生 产好了，这个价是工厂交货价从我们这方面的 责任来说风险是非常小的，把产品生产好了以后只要通知客户，他怎么提，怎么装是他的事情，FOB和工厂交货价的转换费用没有什么公式，工厂交货价本身就是你的产品价格不包含内陆这 块，也不包括我跟船运公司这块可能产生一些港口费用。 东西方外贸单据和操作惯例的差别很大 妈？ 西方的 单据没有操作过，我不很清楚，那是国际上必不可少的比如说发票、装箱单，提单东 西方都是一样的，都是必须的，一般来说按照国际 的货款支付，出去是信用证的，不管是东方还 是西方都要按照信用证条款进行支付，不存在操作有差别的问题，因为信用证是国际的一个统一规则，你就按照这个进行操作，我在国外期间我也按照这个信用证来打单据。没有差别很大的， 都是按照国际贸易规则办事。我现在有一个进口加工的一般贸易生意，客户现在寄过来的产品名称写的聚丙烯，我问了一下这 种材料需要开一个进出口许可证才可以取，我们公司刚办理好进出口权的申请，现在我需要做哪 些工作？ 这是化工原料，是需要进口许可证的，他是搞进口加