Word、Excel、powerpoint使用技巧

1、Word、Excel、powerpoint使用技巧使用技巧 Word文字方向随意设，排版样式轻松掌控文字方向随意设，排版样式轻松掌控 巧用巧用Word公式公式 三步实现文档页码自动编排三步实现文档页码自动编排 按单字给按单字给Word文档内容快速加上边框文档内容快速加上边框 Word表格中表格中Shift+Alt+方向键的妙用方向键的妙用 Word一栏与多栏文本快速混排一栏与多栏文本快速混排 Word使用技巧使用技巧 Word中的文字方向是可以自由控制的。 如何将文字作以下排列呢？ 其实，要想做到这样，只需使用Word中的“文字方向”功能即可。但直接在文档中右键单击，并选择弹出菜单上的“文字方

2、向”命令，你会发现在“文字方向”对话框上有五种方向选择，但是只能选用其中三种，另外两种不能被选用。Word文字方向随意设，排版样式轻松掌控文字方向随意设，排版样式轻松掌控Word文字方向随意设，排版样式轻松掌控文字方向随意设，排版样式轻松掌控 其实，要想做到这样，只需使用Word中的“文字方向”功能即可。但直接在文档中右键单击，选择弹出菜单上的“文字方向”命令，你会发现在“文字方向”对话框上有五种方向选择，但是只能选用其中三种，另外两种不能被选用。这三种能选用的方向却做不出下图所示的排版。那我们怎么办呢?其实，在图形和文本框中的文字就可以应用所有的文字方向。？Word文字方向随意设，排版样式轻

3、松掌控文字方向随意设，排版样式轻松掌控 首先，在文档中插入一个文本框，然后写入文字，单击右键，在弹出菜单上选择“文字方向”命令，之后在“文字方向文本框”对话框上选择需的文字方向，然后“确定”。 如果文本框的边框影响了文档的美观，可以将文本框的边框去掉。在文本框的边框上点击右键，在弹出的快捷菜单上选择“设置文本框格式”命令。在弹出的“设置文本框格式”对话框上，把线条的“颜色”选为“无线条颜色”。然后“确定”，这样就可以去除了文本框的边框了。 巧用巧用WordWord公式公式 三步实现文档页码自动编排三步实现文档页码自动编排 使用Word时很多人都对繁琐的页码操作感到无助，而巧用Word中的公式，

4、就能实现智能的页码编辑，页码数不但能随着文字的多少而自动的增减，而且还能被组合出多种页码果。 效果图：自动的显示当前的页码，并且能随着你文档的页数的增加改变。（第N页，共N页）巧用巧用Word公式公式 三步实现文档页码自动编排三步实现文档页码自动编排步骤一：单击“选项卡”中的“文件”“页眉页脚”在页脚创建“(第页，共页)”的字样，并把它设置为居中。（第页，共页）步骤二：在“第页”和“共页”的中间各输入两次“Ctrl+F9”并添写如下代码：“=Page=Numpages”。( （第=page页，共=numpages页）步骤三：输入完毕后，在按两下“Alt+F9”输出代码。看看神奇的变化吧。（第1

5、页，共2页）注：公式中“Page”是当前的页数，“Numpages”是总的页数。 按单字给按单字给Word文档内容快速加上边框文档内容快速加上边框 使用Word的稿纸向导可以把整篇文档全部设置成稿纸样式。如果我们需要对文档中的某一部分设置成稿纸样式，如下图所示，那么应该如何处理呢? 按单字给按单字给Word文档内容快速加上边框文档内容快速加上边框 第一步：先选中要加格的文字，按下“Ctrl+F”快捷键或点击功能区选项卡“编辑”功能组中的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。点击“替换”选项卡。在“查找内容”的输入框中输入“?”，在下方“替换为”输入框中输入“&$”，如右图所示。以上内

6、容均需在英文输入法中输入。点击“全部替换”按钮，就可以将选中的每一文字后加上“$”符号，这可以方便我们后面给文字加框。 按单字给按单字给Word文档内容快速加上边框文档内容快速加上边框 替换完成后会弹出一个消息框，询问是否搜索文档的其它部分。点击此消息框中的“否”按钮。消息框及替换结果下图所示。然后关闭“查找和替换”对话框。 第二步第二步：选中替换完成的文字。点击功能区“插入”选项卡中“表格”功能组“表格”按钮下的三角形，在弹出的菜单中选择“文本转换成表格”命令。如下图所示。 按单字给按单字给Word文档内容快速加上边框文档内容快速加上边框按单字给按单字给Word文档内容快速加上边框文档内容快

7、速加上边框 此时会打开“将文字转换成表格”对话框。先在对话框下方的“文字分隔位置”项目中选择“其它字符”单选项，并在的输入框中输入“$”符号。然后在上方的“列数”输入框中设置所需要的列数，本例中设置为“23”。如下图所示。 按单字给按单字给Word文档内容快速加上边框文档内容快速加上边框 设置的先后顺序不能颠倒。确定后，所选中的文字就全部放到一个表格中了，而且那些“$”符号也都无影无踪了，如下图所示。 按单字给按单字给Word文档内容快速加上边框文档内容快速加上边框 第三步第三步：这一步其实是表格修饰的过程。如果对于表格的美观程度并不太在意的话，这一步操作可以省略。要想得到好的效果。 请先选中

8、刚刚得到的表格，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令。打开“表格属性”对话框。点击“表格”选项卡，然后点击下方的“选项”按钮，打开“表格选项”对话框。设置“默认单元格边距”的“上”、“下”均为“0”，同时为使文字均位于单元格的正中间，可以试着调整“左”、“右”边距为“0”和“0.05”，将“允许调整单元格边距”复选框选中并设为“0.05”。完成后，点击“确定”按钮，一切就算是OK了。 按单字给按单字给Word文档内容快速加上边框文档内容快速加上边框按单字给按单字给Word文档内容快速加上边框文档内容快速加上边框Word表格中表格中Shift+Alt+方向键的妙用方向键的妙用Word

9、表格编辑时可以使用一些快捷键提高效率，比如Shift+Alt+方向键组合，非常有用一、调整行序一、调整行序用Shift+Alt+上(或下)方向键能够调整文档中段落的顺序，也可以调整Word表格中的行序。方法是：将插入点置于要调整行的任意一个单元格内(或行尾段落标记前)，按下Shift+Alt键，然后按上下方向键，按键可使该行在表格内向上移动，按键可使该行向下移动。Word表格中表格中Shift+Alt+方向键的妙用方向键的妙用二、拆分表格二、拆分表格例如有一个四行表格，如果要拆分为上下两个两行表格，可先选择第三、第四行(或这两行中的部分连续单元格，不连续选择仅对选择区域的最后一行有效)，然后按

10、Shift+Alt+，即可按要求拆分表格。相对于“表格”菜单中的“拆分表格”命令，用这种方法拆分表格更加自由，因为它可以把表格中间的某几个连续的行拆分出来，成为一个独立的表格，方法同上：先选择这几行(或部分连续单元格)，然后按Shift+Alt+，这些行会向表格下部移动，当到达表格底部后再按一次Shift+Alt+，即可完成拆分。Word表格中表格中Shift+Alt+方向键的妙用方向键的妙用 三、合并表格三、合并表格用Shift+Alt+上(或下)可以合并表格，甚至扩越表格间的普通段落合并表格。四、改变表格中文本的大纲级别四、改变表格中文本的大纲级别 将插入点置于表格中的某一单元格内，按下S

11、hift+Alt键，再按键，此行文字样式即变为标题2(如果按键，则变为标题1)。再按或键可以使该行文字样式在标题1和标题2间切换。注意：此方法在一般段落中同样适用，但效果不尽相同。在普通段落中，按Shift+Alt+左(或右)方向键将段落样式改变为标题样式后，再继续使用即会在标题1和标题9之间切换。按Shift+Alt+键，降低级别;按Shift+Alt+键，则会升高级别。 Word表格中表格中Shift+Alt+方向键的妙用方向键的妙用Word一栏与多栏文本快速混排一栏与多栏文本快速混排 在默认情况下，Word的Normal模板被设置为一栏格式，因此，当我们输入文本段落时，输入的格式也是一栏

12、。 然而有时候我们需要在一段文字之后使用两栏或三栏的格式，而在分栏的文字之后又可能再使用一栏的段落，也就是说，经常会遇到一栏与多栏混合出现在同一文档中的情况。 通过设置分栏格式，就可以轻松实现一栏与多栏混合出现在同一文档中。例如，有时我们写一篇文章，先有一段介绍文字是一栏的，介绍完了之后就出现两栏或多栏的文本，在最后再加一段一栏的小结，在一些文摘类杂志中经常遇到这种情况。Word一栏与多栏文本快速混排一栏与多栏文本快速混排 下面我们就来看一下如何实现一栏的段落与多栏文本的混合使用。1.在Word中新建一文档后，先输入一段文字，如下图所示。 2.将插入点定位到这一段落下方，然后选择菜单命令“格式

13、|分栏”。 Word一栏与多栏文本快速混排一栏与多栏文本快速混排 3.在“分栏”对话框中选择想要分成的栏数，例如“三栏”，然后在“应用于”右侧选择“插入点之后”，如下图所示。如果需要在栏与栏之间加分隔线，则选中复选框“分隔线”。设置完毕单击“确定”按钮。 Word一栏与多栏文本快速混排一栏与多栏文本快速混排4.输入将要出现在分栏中的文字，如图所示。 Word一栏与多栏文本快速混排一栏与多栏文本快速混排5.将插入点定位到分栏文字结尾处下方，然后选择菜单命令“格式|分栏”。 6.在“分栏”对话框中选择“一栏”，在“应用于”右侧选择“插入点之后”，如下图所示，然后单击“确定”按钮。 Word一栏与多

14、栏文本快速混排一栏与多栏文本快速混排7.继续输入最后一段小结文字，如下图所示。 Excel使用技巧使用技巧 快速录数据快速录数据 让单位自动补全让单位自动补全 把把Excel里的一列数据快速转成多列数据里的一列数据快速转成多列数据 在在Excel中快速添加间隔空行中快速添加间隔空行 快速录数据快速录数据 让单位自动补全让单位自动补全 用Excel做表格，经常遇到需要在某一列使用同一单位的情况。如果先在第一个单元格输入对应单位的名称，然后使用“拖拽”的方法使其它行复制这一单位，达到的效果不尽人意，要么需要再改单位前的数值，要么单位与数值分在两列。 通过预先设置某一列的格式可以让这些单位“自动补全

15、”。这里以将某一列的单位设置为千克(kg)，最终的效果是在该列任一单元格中输入数字后，按下回车键或将光标移至其它单元格，在数字后会自动补齐“kg”。快速录数据快速录数据 让单位自动补全让单位自动补全第一步：运行Excel，单击选中需要设置格式的列。右键单击选中的列，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”(如下图)。 快速录数据快速录数据 让单位自动补全让单位自动补全第二步：在打开的“单元格格式”对话框中，在“数字”标签中，选中“自定义”项，在右侧“类型(T):”下方的文本框中输入“0.00“kg”(如下图,不含外侧引号)，最后单击“确定” 按钮。 快速录数据快速录数据 让单位自动补全让单位自

16、动补全 经过这样设置之后，在该列单元格中输入数据时，不用再考虑单位问题了，直接输入数字即可。 小提示：其中“0.00”表示该列单元格保留两位小数，小数点后面几个“0”就代表几位小数，具体多少可根据需要自行设置。如果是其它单位符号，只要更改双引号中的kg为相应的字符即可。在在Excel中快速添加间隔空行中快速添加间隔空行 如果需要在下图的Excel数据区域每一行的上部添加一空行，如何快速实现? 对于这种添加的行数不多的情况，可按住Ctrl键依次单击行按钮，然后单击右键，选择快捷菜单中的“插入”命令，这样就会在每一个选中行的上面添加一空行。 在在Excel中快速添加间隔空行中快速添加间隔空行 如果

17、要添加的行数比较多(成百上千行)，上述方法就比较麻烦了，可以通过添加辅助列并利用Excel的定位功能进行实现，步骤如下： 1、在数据区域的后面找到一空列作为辅助列，在第一个单元格中输入“2”，下面的单元格置空，选择这两个单元格，按住Ctrl键的同时拖动填充柄向下填充，直至目标位置。如下图。 在在Excel中快速添加间隔空行中快速添加间隔空行2、保持此时的选中状态，执行“编辑”“定位”，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“空值”。如下图。 在在Excel中快速添加间隔空行中快速添加间隔空行3、单击“确定”按钮，原选择区域中的空单元格格将被 选中，如下图。 4、在

18、选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，在对话 框中选择“整行” ，如下图。在在Excel中快速添加间隔空行中快速添加间隔空行6、选中复制列中的所有参考单元格，执行“编辑”“定位”，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“常量”。单击“确定”按钮，原选择区域中的“2”单元格将全部被选中，在选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，再在对话框中选择“整行”，单击“确定”按钮，每个选择单元格所在行上将添加一空行。 5、单击“确定”按钮，将在辅助列每个空格行上添加一空行。 在在Excel中快速添加间隔空行中快速添加间隔空行最后，删除辅助列，任务完成。 Ppt使用技巧使用技巧-让让PowerPoint文档中的数据图表动起来文档中的数据图表动起来 为了加强PowerPoint演示文稿的说服力，我们常常会在幻灯片中使用图表。如果使用图表后再为它设置一下序列动画，让数据演示也动起来，则通常能达到吸引听众注意力，强化演示说服力的良好效果。第一步：创建第一步：创建PowerPoint图表图表Ppt使用技巧使用技巧-让让PowerPoint文档中的数据图表动起来文档中的数据图表动起来在PowerPoint中，新建一张幻灯片，在“幻灯片版”任务窗