基层干部领才能训练

1、基層幹部領導才能訓練基層幹部領導才能訓練前言前言l管理是一門活學問，不像物理或工程，你學會了理論就可以解決問題。管理的問題沒有唯一解l管理不是一套辦法，可以一體適用於各種情況，著重在身體力行l養成日常觀察觀察、學習學習、思考思考與嚐試嚐試的習慣是管理者終身所追求的事情l一個世界級的企業，就是一直在學習思考學習思考的企業l有正確的觀念，才會有正確的行為員工問題的診斷員工問題的診斷能能力力意意 願願激激 勵勵 不不 足足認認 用用 失失 當當環環 境境 阻阻 礙礙欠欠 缺缺 訓訓 練練強強弱弱低低高高何以員工有能力做好工作，何以員工有能力做好工作，但卻不願意將工作做好但卻不願意將工作做好 ？l做好

2、工作反而有害做好工作反而有害 - 能者多勞能者多勞的錯誤觀念對策：同工同酬、賞罰分明l不做好工作反而有利不做好工作反而有利 - 多做多錯、少做少錯、 不做不錯的錯誤觀念對策：工作沒做好，應予以懲罰l做好與不做好結果一樣做好與不做好結果一樣對策：員工表現好壞，應給予差別待遇l欠缺做好工作的誘因欠缺做好工作的誘因正面誘因：獎勵 (胡蘿蔔) 馬斯洛需求理論馬斯洛需求理論負面誘因：嚇阻、懲罰 (鞭子)麥葛瑞哥的麥葛瑞哥的 x 與與 y 理論理論 主管對員工的看法主管對員工的看法lx 理論理論：一般人天生不喜歡工作，有機會就設法逃避工作大多數人必須用懲罰來控制與指揮，才會付出努力一般人喜歡被指揮，不喜歡

3、承擔責任，無多大抱負，認為安全感的追求遠超過其他一切 y 理論：理論：在工作中付出心力，有如遊戲一樣自然而有趣員工懂得自律，能自動自發地朝組織的目標前進員工對實現目標的關心程度，取決於組織對其成就之報償的多寡麥葛瑞哥的麥葛瑞哥的 x 與與 y 理論理論 主管對員工的看法主管對員工的看法 (續續) y 理論理論一般員工在正常的情況下，願意主動去承擔責任員工普遍具有解決組織問題的思考力與創造力在當今的工業社會中，一般員工的智能只被局部借重與發揮l主管對員工的態度與預期，足以影響員工的所作所為l自我實現之預言具有相當程度的真確性馬斯洛馬斯洛 (masslaw) 需求層次理論需求層次理論生理生理安全安

4、全社會社會自尊自尊自我自我實現實現各需求層次之界線不明確各需求層次之界線不明確v 每位員工之需求層次不同，激勵時需個別考量，才每位員工之需求層次不同，激勵時需個別考量，才 能發揮效用能發揮效用赫茲伯格兩因素理論赫茲伯格兩因素理論a.滿足與否取決於 “激勵因素激勵因素” ：晉升、責任感、成就感、挑戰性、分紅和團隊認同等。屬於 “高層次高層次” 的需求。b.不滿與否取決於 “維持因素維持因素” ：薪資、福利、工作環境、安全感、公司的風格方式等。屬於 “低層次低層次” 的需求。滿滿 足足無無 滿滿 足足不不 滿滿 足足無無 不不 滿滿(a)(b)表表現現極極佳佳表表現現平平平平表表現現極極差差表表現

5、現平平平平v a, b兩因素是同時存在的公平理論公平理論我的收穫我的收穫我的投入我的投入 別人的收穫別人的收穫別人的投入別人的投入公公 平平 !我的收穫我的收穫我的投入我的投入別人的收穫別人的收穫別人的投入別人的投入 不不 公公 平平 ? 公平並不代表員工會努力工作，必須還要有激勵因素公平並不代表員工會努力工作，必須還要有激勵因素 不公平則會引起員工不滿，降低工作意願不公平則會引起員工不滿，降低工作意願 因此，公平是最基本的要求公平是最基本的要求期望理論期望理論努努 力力 工作工作好好 的的 績績 效效預預 期期 收收 穫穫吸吸 引引 力力客觀的績效衡量客觀的績效衡量有效的獎懲制度有效的獎懲制

6、度實際的獎懲辦法實際的獎懲辦法 目標不宜設定太高目標不宜設定太高 否則將不會有期望否則將不會有期望 主管不可輕諾主管不可輕諾 言出必行，賞罰必信言出必行，賞罰必信 激勵方式要適切、實惠激勵方式要適切、實惠 符合員工的需求層次，符合員工的需求層次， 才會有吸引力才會有吸引力衝突之化解與團隊精神之凝聚衝突之化解與團隊精神之凝聚乙乙方方甲甲 方方 壓制 迴迴 避避 安安 撫撫 仲仲 裁裁 妥妥 協協 整整 合合 偏偏 袒袒 偏偏 袒袒雙人非零和遊戲雙人非零和遊戲l在不溝通的情況下，個人利益最大時，合起來的在不溝通的情況下，個人利益最大時，合起來的利益不見得最大利益不見得最大l經過有效的溝通、談判，可

7、以造成經過有效的溝通、談判，可以造成雙贏雙贏的局面的局面( x,y ) ：x 代表甲的報酬，y 代表乙的報酬a (5,5)c (6,2)b (3,6)d (3,3)乙甲 如果你是甲，你會選擇 ? 如果你是乙，你會選擇 ? 經過雙方有效溝通後， 會選擇 ?值得升遷的幹部值得升遷的幹部l具有客戶導向思考者l具有系統性(全面性)思考者l能兼顧品質(q)、交期 (d) 與成本 (c) 者l能徹底執行 pdca 者l重視並遵守標準者l能掌握事實(數據)並根據事實來行動者l具有發現瓶頸問題能力者l具有改善能力者l具有多種能力者l具有溝通、協調與宣導能力者目標設定的原則目標設定的原則 - smartl特定性

8、特定性 (specific)l可衡量可衡量 (measurable)l可達成性可達成性 v.s. 有挑戰性有挑戰性 (attainable)l相關性相關性 (relevant)l時限性時限性 (timeframe)上司的支持與承諾，以及員工的認同是上司的支持與承諾，以及員工的認同是達成目標的關鍵因素達成目標的關鍵因素 !目標執行的方法目標執行的方法l清楚界定應完成的工作l清楚界定績效評量方式l清楚釐定應達成的指標l清楚說明工作時限l列出目標之優先順序l評量不同目標的難度與重要性l列出所需之支援與配合l取得上司的支持與承諾l要求相關員工的參與l了解員工的能力，適才適用l運用獎懲辦法管理層級與管理

9、技巧的關係管理層級與管理技巧的關係基層幹部基層幹部中階幹部中階幹部高階幹部高階幹部專業專業技能技能專業專業技能技能專業專業技能技能概念概念認知認知概念概念認知認知概念概念認知認知人際人際關係關係人際人際關係關係人際人際關係關係基層幹部之定位基層幹部之定位真正的你真正的你 (情情)你你(法法)部屬部屬溝通協調溝通協調同事同事領導領導上司上司績績效效貢獻貢獻表現表現出現出現恩威並濟恩威並濟賞罰必信賞罰必信智智仁仁管理方格理論管理方格理論 低低高高低低高高關關 心心 績績 效效關關心心員員工工xxxxx109876543211 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (1,1): 無為型管理無為型管理

10、 公務員心態 (1,10): 俱樂部型管理俱樂部型管理 - 人治，小組織可行 (5,5): 中庸型管理中庸型管理 - 中國式管理 (10,1): 任務型管理任務型管理 - 一切向錢看 (10,10): 最佳之管理模式最佳之管理模式四種等級的管理者四種等級的管理者1.問題迴避者問題迴避者在其位而不謀其政企業的殺手2.問題解決者問題解決者守成而被動消極的應付問題 危機處理者3.問題預防者問題預防者凡事預先規劃，防患未然危機管理者4.機會探尋者機會探尋者勇於面對環境變化的挑戰，突破創新使企業具有不斷成長的生命力掌握先機，創造新局卓越的管理者主管下達命令之道主管下達命令之道l命令下達的方式命令下達的方

11、式 口頭或書面l下達命令的態度下達命令的態度 要求 緊急狀況或對沒有責任感的員工請求 尊重員工，態度適切，效果較佳建議 針對訓練有素且具有高度責任感的員工l慎選承受命令的員工慎選承受命令的員工 能力、經驗、工作態度l詳述命令的內容詳述命令的內容 避免部屬產生誤解l完成命令的時限完成命令的時限 可由部屬提議l陳述下達命令的理由陳述下達命令的理由 尊重部屬並贏得認同l適當的授權適當的授權 公開授權給承受者l命令執行之追蹤命令執行之追蹤 親自定期視察命令執行狀況， 要求部屬定期回報管理者對部屬的態度管理者對部屬的態度l冷漠（冷漠（apathy ）除了公事外，儘量避免與部屬溝通（並非對部屬有偏見或歧視

12、）對部屬過度冷漠 打擊士氣，工作績效低落l同情心（同情心（sympathy）人饑已饑，人溺已溺的胸懷過分認同部屬的情況 失去自我、喪失自我、喪失領導力與洞察力，易寵壞部屬l同理心（同理心（empathy ）：移情設想）：移情設想維持客觀或超然的態度，設身處地看問題站穩自已的立場，而由他人之觀點與角度去看事情主管十誡1.將部屬的功勞據為已有2.容許越級指揮與越級報告3.見異思遷，讓部屬做虛功4.聽而不聞5.對部屬苛索備至6.對少數部屬特別恩寵或特別冷落7.不培植部屬8.不願意為部屬爭權益9.不為部屬的成敗提供適時與適切的評價10.不願意承認自已的錯誤並試圖推卸責任授權與授責授權與授責l授權的主要

13、目的在於授責，權隨責生權隨責生l責任比權力要來得早，勇於負責的人，才會被授予權力l一個有升遷潛力的幹部，不只要把自己職位上的工作做好，還要知道上司最擔心的是什麼事，該如何解決l一個有升遷潛力的幹部要有我要去表現我要去表現的衝勁事務之分類與危機管理事務之分類與危機管理緊緊 急急不不 緊緊 急急重重要要l 危機處理 (救火隊)l 有期限壓力的計劃l 急迫的問題l 忙於收拾殘局l 平時不燒香 臨時抱佛腳l 健康出問題l 防患未然、危機管理l 人才培訓l 工作規劃 (時間管理)l 提升產能與良率l 提升研發能力l 建立良好的人際關係l 發掘新機會l 生涯規劃l 休閒運動 (健康管理)不不重重要要l 不

14、速之客l 某些電話l 某些信件與報告l 某些會議l 瑣碎的工作l 某些信件l 某些電話l 有趣的活動基層幹部必須掌握基層幹部必須掌握l每日的工作結果每日的工作結果 如日報表l每週的工作進度：每週的工作進度：主要工作項目工作督導與部屬互動與客戶(內部或外部)互動部門內會議l善用：善用：看板管理日常管理績效管理領導力之發揮領導力之發揮l一流的主管才能保有一流的部屬，二流的主管只能保有三流或不入流的部屬l一位好的領導者應具備之屬性：知識知識 資訊吸收與工作經驗之累積見識見識 胸襟大、視野廣、有遠見膽識膽識 有使命感、勇於承擔責任l良禽擇木而棲、良臣擇主而伺l強降手下無弱兵、兵隨將轉l領導力之發揮有賴

15、於：一套合情合理且可執行的制度培養策略思考的習慣l身為主管必須時時設法提升自己，使自己成為或保持為一流的主管，如此才能保有一流的部屬領導力的提升領導力的提升l領導力領導力 領導者對被領導者的影響力l支配領導力的關鍵因素：1.威嚇力威嚇力 藉由特權之剝奪、懲戒、解僱等手段使部屬順從其命令2.法定力法定力 利用職位所賦予的權力來支配部屬3.報償力報償力 藉由調薪、升遷等獎勵手段支配部屬4.專家力專家力 藉由專業技術、豐富的經驗與傑出的判斷力使部屬信服5.吸引力吸引力 藉由他在部屬心中的魅力以領導之，部屬因尊重或崇拜 領導者而主動認同l專家力專家力與吸引力吸引力係增進領導力的兩個關鍵因素平行單位之領

16、導力的發揮平行單位之領導力的發揮甲甲 方方乙乙 方方採採取取立立場場維維護護立立場場讓讓步步妥妥協協或或破破裂裂讓讓步步維維護護立立場場採採取取立立場場認認定定己己方方之之需需要要探探詢詢對對方方之之需需要要探探尋尋解解決決途途徑徑妥妥協協或或破破裂裂探探尋尋解解決決途途徑徑探探詢詢對對方方之之需需要要認認定定己己方方之之需需要要策略規劃之策略規劃之swot分析分析內內 部部 強強 弱弱 分分 析析強強 勢勢 (s)弱弱 勢勢 (w)外外部部環環境境分分析析機機會會(o) 利用機會 發揮強勢 採取積極 成長策略 避開或改善本 身的弱點 有效運用機會 採用迂迴策略威威脅脅(t) 發揮強勢 排除障

17、礙 採取多角化 經營策略 減少投資 重新規劃產品 採取防守或撤 退的策略領導風格理論領導風格理論l員工的成熟度是決定領導風格的關鍵因素l員工的成熟度可區分為四種等級：m 1：工作意願低，工作能力弱 指導指導m 2：工作意願高，工作能力弱 教練教練m 3：工作意願低，工作能力強 支持支持m 4：工作意願高，工作能力強 授權授權領導風格模型領導風格模型高高低低支支持持程程度度命命 令令 程程 度度低低高高m 1m 4m 2m 3指指 導導教教 練練支支 持持授授 權權工作意願低工作能力弱工作意願高工作能力弱工作意願低工作能力強工作意願高工作能力強效能效能 (effectiveness) 與效率與效

18、率 (efficiency)l效能效能：做正確的事 (do right things)l效率效率：用正確的方法做事 (do things right)l管理者當先著眼於效能，再講求效率l工作規劃與執行須考慮到可用資源的限制 成本、人力、設備等l例： 龜兔賽跑 偏僻地區蓋學校 為降低成本而影響服務品質 為減少加班費而影響交期溝通的要素溝通的要素傳訊者傳訊者(source)收訊者收訊者(receiver)訊訊 息息 (message)管管 道道 (channel)n 溝通時應抱持：溝通時應抱持： 冷靜的腦冷靜的腦 溫暖的心溫暖的心 化異為同的態度化異為同的態度 創造雙贏的局面創造雙贏的局面回回 饋

19、饋 (feedback)說服的技巧說服的技巧l企圖說服他人之前，必須先與他建立互信的人際關係l說服他人時，必須先回答下列三個問題：被說服者一旦接納你的意見，將會有何利弊得失？為何以他為說服對象？假如他接那你的意見，你將獲得什麼好處？l秉持利人利己的雙贏觀念結語結語員工乃企業最珍貴的資產(也可能是負債)，在講求人性化管理的今天，身為基層主管除了具備基本之專業知識與技能外，更要培養良好的領導才能與管理技巧。管理是一門活學問，更是一種理論，然而，學了理論之後如何因應不同的環境而活用於日常的管理上才是真正的學問，這也是並非每個人都適合擔任主管的基本道理。管理做得好與壞，直接關係到企業的文化與績效。因此

20、，做好管理乃是一位基層主管應有的認知與職責。瞭解員工的需求，診斷員工的問題，再針對不同的個案施予適當的解決措施，乃是基層主管的基本工作， 唯有耐心、公正且抱著同理心（非同情心）去面對與解決員工問題，才能公正而有效地處理各種問題。對於能力不足的員工必須給予更多專業的訓練，而對於工作意願不高的員工則須加以激勵。員工發生衝突應予協調與仲裁，總而言之，基層主管應多發心思在管理工作上，而非全然投人專業之中，如此，才能發揮整體的績效，而非僅是個人的表現而已。結語結語基層主管應對每位員工設定合理的工作目標，使員工具有努的方向。目標的設定宜合理而明確且須取得上司的承諾與員工的共識，如此，目標才能達成。同時，必須運用適當的獎懲辦法，使達成目標者獲得應有的獎勵，而未達成目標者，給予適當的懲罰。想要達成預期目標，除了要使用正確的方法以外，還要提升員工的工作意願，如此，才能有效而確實地達成目標。澈底運用pdca手法及發揮團隊精神，是較值得我們學習的兩點。身為一位基層主管一定不能迴避問題。而是要主動去發掘問題與解決問題。凡事應預先做規劃，防患問題於