数码照片档案管理方法与程序PPT课件

1、主要内容： 一、数码照片的归档范围 二、数码照片的归档要求 三、数码照片的归档流程第1页/共20页一、数码照片的归档范围按照普通照片的归档范围执行。注意事项如下： 选择性归档 一般不把将活动中形成的数码照片全部作为归档照片、而是有选择重要的、有代表性的、有查考利用价值的照片进行归档。 归档照片数量 各单位根据本单位实际情况自定，主要是要结合重要程度、实际工作需要等因素来定，在实际工作中需要具体情况具体分析。 其他适用情况 通过扫描、数码翻拍普通照片等形成的数码照片归档方式也适用第2页/共20页二、数码照片的归档要求 建立健全相关制度 照片分辨率与格式 单张数码照片文件分辨率应在1280X960

2、以上（采用三百万像素以上），数码照片的存储格式应JPG。 双轨保存制 双套保存制第3页/共20页三、数码照片归档流程 一、归档前期工作（摄影人或责任科室负责） 1、挑选数码照片 2、冲印数码照片 3、移交归档照片 二、具体归档工作（档案室负责完成） 1、实体照片归档 2、数码照片归档 三、光盘的编号与保管科室工作档案室工作第4页/共20页（一）归档前期工作之一挑选照片 如何挑选：有代表意义的、反映活动、事件、会议发展过程、结果的，注意量的控制 如何分组：并非同一类照片为一组，而是同一次活动、事件、会议的照片为一组 如何编写组说明与照片说明 组说明：对本组照片作简单说明，包括六要素：时间、地点、

3、人物、事由、背景、摄影者。 照片说明：说明每组内单张照片的具体情况（如对人物姓名、职务、行为的说明等等）。第5页/共20页第6页/共20页（一）归档前期工作之二冲印照片 冲印数量数码与实体一一对应 所有挑选出归档的照片全部冲印 冲印方式 专门数码照片冲印点冲印。 冲印大小 全部6寸，珍贵的照片可冲印大幅照片。第7页/共20页（一）归档前期工作之三移交照片 移交手续 1、移交签字移交单 2、移交清单移交明细 移交存储：不可存储在系统盘（即不可存在C盘下） 移交内容：实体照片、数码照片、文字说明三者必须同时移交 移交时间：各单位自定，提倡照片形成一周后移交档案室，即随时移交。第8页/共20页第9页

4、/共20页（二）具体归档工作之一实体归档 归档方式：与传统照片归档相同，可以与传统照片连用、混用。 分类方法：类别年度 归档要求：按组归档 编号方法：全宗号目录号案卷号照片号 装具要求：6寸纸芯照片册第10页/共20页（二）具体归档工作之二数码归档 设置类文件夹，将组文件夹对号入座（示例） 组文件夹重新命名（示例） 组文件夹题名格式：全宗号-目录号-案卷号-（本组第一张照片的照片号-本组最后一张照片的照片号）+本组简单说明 如：12-8-3-(12-18)2005全区档案工作会 每张数码照片重新命名（示例） 数码照片题名格式： 全宗号-目录号-案卷号-照片号+本张照片的简单说明 检查组题名，对

5、不符合六要素要求进行修改 刻录光盘： 一次性写入不可擦写光盘，一式两份第11页/共20页第12页/共20页第13页/共20页第14页/共20页（三）光盘的编号与保管 存放位置：放入光盘盒中。 编号： 按照形成年度的顺序用阿拉伯数字大流水排列； 用扣取纸贴于光盘盒盒脊，标明光盘流水号和数码照片形成年度。 标签 保管要求第15页/共20页 数码照片档案背景信息登记表第16页/共20页 数码照片档案登记卡第17页/共20页光盘的保管要求： 避免擦、划、触摸记录涂层。 即用即取，用毕归位。 竖立存放，避免挤压。 保持存放环境清洁，注意防尘与防光。 应每5年进行一次有效性、安全性检查，发现问题，应及时拷贝。如软、硬