档案管理毕业论文浅析学校电子档案的管理

1、xx大学毕业论文浅析学校电子档案的管理姓 名：2014年6月25日浅析学校电子档案的管理论文关键词：电子文件档案学校论文摘要：本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机 技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成 为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统來管理木校的各类信息资 源，因此产生的犬量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的 加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护？我将在木文屮谈 谈自己的一些经验和看法。一、电了文件的整理1、基建、设备等电子文件的事

2、理。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数 据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案 卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设 备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，女口： 系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或 其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。2、财务电子文件的整理（1）工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表， 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务 和档案部门双方交接吋的凭证。

3、（2）账簿。学校会计账簿内容一般己进入计算机管理系统，现在看到的 实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，英内容也可以光盘 形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、 账簿页数、启用期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强 账簿的真实性和凭证作用。3、学校其它电子文件的整理现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包扌舌 教学、科研、人事管理等内容；教学管理系统与学生注册屮心、财务结算屮心、 教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、 成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务

4、处与研究生院负责 学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如 何进行整理呢？计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的 数据通过信息屮心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数 据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输， 移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。二、电子文件归档方式和途径的选择纸质档案的载体较为稳定安全，而电了文件的载体稳定性羌，易损坏，因 此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光 盘存贮。网络移交的途径有两条：（一）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递

5、网线。随着各单位计 算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送 到计算机信息管理网上的具有保存价值的电了文件，应由电了文件形成部门编目 整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部 门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种 通用性较强的软件，如 dbf、doc、txt、exe等文件，然后档案人员根据 档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数 据库。如耍杳询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行杳询。（二）选择电子文件信息的汇集点，由让算机与信息管理部门负责归档。为 适应办公自动化

6、工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理屮心，由他 们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信 息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成 的具有保存价值的屯子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编口整理 后，传输给档案部门，不能由档案部门口行从网上下载，以保证电子文件形成部 门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。三、完善电子文件归档制度1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据 录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此z

7、多的电子文件收集归档， 必须靠制度约束，使制度变成归档人员的白觉行动。要将电了文件归档工作纳入 本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核 信息管理工作的同吋，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。2、“两套制”归档的必要性由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具冇 凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目而，电了文件、纸质文件 转化为档案一般采取“双轨制s归档内容形成“两套制s即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。四、电子档案的保护由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘 保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。1、规范排放和使用。2、保持良好的温度、湿度环境。3、注意避光。总之，在规划电子文件归档工作时，我们的着眼点要高，立足