高校基建档案管理中收集工作的难点研究

1、    高校基建档案管理中收集工作的难点研究    摘要：高校基建档案管理工作日益复杂，档案收集作为档案管理的基础工作之一，做好档案收集工作可以提升高校基建档案管理的水平与质量。由于一些客观因素的影响而导致现阶段的高校基建管理工作中的收集工作存在一些不足与问题，笔者对于高校基建档案管理中收集工作进行相应的分析与探讨，并且对档案管理中收集工作的难点与问题提出有效的应对方式与解决方法，以供大家在今后的工作与学习中进行参考。关键词：高校基建档案，难点，应对措施一、引言高校的基建档案是一本全面记录高校所有基本建设与发展的“日记”，也是高校进行整体规划与管理的核心

2、。高校基建档案主要内容包括高校基本建设项目从最初的计划、确定以及建成使用的全过程，并且将该过程里面产生具备保存价值的文字、图纸或者音像等载体的文件材料进行保存。这些材料是高校发展史的写照，也是各种权益的重要凭据。现阶段高校规模都在扩大，基建项目以及相关设施的建设也开始增加，在基建过程中产生的档案资料也在逐步增加。因此要做好高校基建档案管理同时也全面体现基建档案在高校基建中的重要作用，是所有高校基建档案工作人员要面对的问题。二、高校基建档案的内容与特点（一）高校基建档案的主要内容高校基建档案作为高校档案系统的重要环节，不仅记录了所有基建工程的第一手资料，为工程进行后续的维护、管理、检查、改建等工

3、程提供重要凭据。想要设立一个健全的基建工程主要包括立项、设计、施工、以及竣工验收等阶段。高校基建档案种类繁多，常见的种类有以下几种：依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工文件、基建财务文件、监理文件等等。（二）高校基建档案的特点高校基建档案作为高校档案的核心组成而且特点较为明显，包括了以下几个方面：（1）专业性。基建档案的产生也间接地造成了基建档案的相当一部分内容明显出现专业性质。（2）配套性。基建工程主要是通过某个特定的建设工程项目作为对象然后开始。工程项目的档案文件材料是否能够成为一个健全有序的整体是由基建过程决定的，所以带有明显配套性质。（3）现实性。由于基建档案有

4、强烈的实践性与操作性。非基建档案在归档之后就差不多实现了所有的现行功能，有相当一部分是当作历史考查的；但是基建档案较为特殊，它没有退出现行使用范畴，并且仍然体现着现行的作用。（4）周期性长。基建工程要通过立项、设计、施工以及竣工，再通过最后检测合格后才算完整。而在这个过程里面所产生的材料与文件要通过主管机构、建设部门、施工部门、设计部门等多个环节层层审查。所以基建档案往往通过几年甚至十几年的时长才可以顺利地进行归档，导致周期较长。三、高校基建档案管理中的难点与问题（一）档案管理意识不足现阶段在高校基建档案的管理工作上仍然无法全面地做到标准、规范以及制度化。有一部分领导对于档案管理工作觉悟不够，

5、仍然留有重建设轻档案的落后、陈旧思想，因此在工程建设过程中重点关注工程的进度以及工程的现状、工程质量等内容，对于档案资料的收集与整理工作并不重视，从而导致整理基建档案难度大为提高；有一些基建部门在进行档案工作的时候认识不足，造成在具体的档案管理工作中为了走捷径，对于基建资料里面版面、书面载体或是其他音像载体的规格、采用的纸张大小、书面文字是否规范标准等要求不注重，而且经常出现大头笔、圆珠笔、甚至红笔、自动笔等书写工具与方式都严重不符合归案标准的情况；并未制定出一套严谨的登记机制，许多图纸在施工过程中随意放置、丢弃、保管不善等因素造成图纸被污染、磨损变得老旧散乱导致无法进行入档保存。（二）收集工

6、作难度高完整的基建项目是需要多道流程有效的配合下才能够完成的，从项目的确立、设计、施工最后再到工程的验收以及竣工投产，还包括了后期的跟进与建筑改建与护理工作等内容，并且基建工程所使用的时间段也较为漫长，有些工程只需要十天半个月，有些则需要数月乃至于数年的时间。因此对于高校的基建档案管理收集工作也带来了极大的困难，由于高校的基建工作历史悠久，而且在这些基建工程中所涵盖的范围面太大，包括了规划部门、设计单位、建设部门、管理部门等等多个部门与单位，同时这些部门间的制度与法规又不尽相同，造成档案长时间在外，对于档案的归纳与整理带来相当大的困难与阻力。除此之外，有相当一部分基建工程的设施是处于基建档案之

7、外的隐蔽性强的工程，包括一些高校内部的防空建筑或者庞大的地下管道网络以及光纤网络等等。这些不明显的基建设施通常被隐藏在不显眼的位置，因此也容易在档案管理人员进行档案收集工作的时候造成遗漏情况的发生。（三）专业人员的稀缺现阶段国内的所有知名高校积极响应国家与政府的号召开始在高校内部按照在职人员的岗位定编制度，同时在高校内部通过人员精简的方式减少了大量的办公行政人员。按照这样的情况目前短时间以内各大高校无法为基建档案管理部门增加档案管理人员，因此只能让基建部门内部的非档案管理专业的人员来兼管档案工作。但是由于这些兼职的档案工作人员本身没有接触过档案管理方面的知识，也都没有从事过与档案处理相关的工作

8、，这些人在没有经过严格档案管理专业培训的情况下就开始接手档案管理工作，以至于档案管理部门经常出现档案丢失以及档案收集时效过慢的问题发生；并且这些兼职的档案工作人员只有正常工作的8个小时时间，而在这8个小时的时间段里工作的内容又比较杂乱，既要做好自己的本职工作，同时也要抽出时间整理档案内容，导致了档案管理上的问题不断。（四）档案保存方式存在缺陷要在高校设立基建档案收集工作主要的原因就是为了能够给以后的管理工作带来便利。现阶段高校以及国家政府和有关部门中的基建档案管理主要是通过纸质载体来进行记录与保存的。也有一部分较为特别的部门或单位采用电话查询的方式来进行档案管理。纸质作为档案的主要载体其最大的

9、优势就是便于查找，对于利用者来说是较为便捷与有效的。但是这纸质的载体从档案保存的方面来说是百害而无一利的，由于纸质材料的本身的特殊性，作为载体本来就不便于进行长期的保存。而且有许多重要的档案原件以及图纸等等长期被使用归还之后，在进行整理档案工作的时候发现破损相当严重，同时有一部分的档案原件已经字迹消失、褪色。而且更让人心疼的是有相当多的图纸以及档案原件被带出去之后经过多次的辗转交流之后早已经不知所踪了。三、基建档案管理的应对措施（一）提升档案管理意识只有长期在基建档案管理工作的人才会明白，基建档案管理工作量大，而且责任也较大，需要档案管理人员通过大量的时间和细致严谨的工作态度才能够做好。虽然本

10、身的付出与努力很重要，可更离不开基建档案管理中的各级领导默默无闻的支持与帮助。由于档案管理的工作量庞大，因此希望学校的领导将档案管理工作提上日程，并且增加一些有经验的档案管理人才加入到档案管理工作中，提升工作效率。同时也要配合领导与相关部门积极参加各种定期检查以及工作汇报，从而能够及时地做出应对措施与方法解决工作中的突发事件与问题。同时作为一个合格的档案管理人员要必须具备吃苦、乐于奉献的精神，认认真真地做好所有与档案有关的工作，并且在业余时间要及时提高自身的职业素养，以保障高校的基建档案管理工作能够向着科学、合理的方面前进。（二）认真做好归档工作归档审核工作是档案管理中的重要核心。由于国内各大

11、高校的历史悠久，而且在基建工程上对于建筑物的扩建以及修整等工作频繁，因此高校的基建档案里的内容较多，并且在类别以及范围上都相对多、广，造成高校基建档案管理中的工作负担很大。但是就算工作量再大，也不可以马虎处理。对于高校基建档案中的归档材料要进行认真严谨的选择与审核，并且要逐一弄清楚档案的来源，以防止一些虚假的档案流入其中造成矛盾与问题。同时要把一些没有必要进行归档的档案以及图纸进行彻底地销毁，避免流向外界而引起不必要的纠纷。对于一些涉及面广以及内容重要的档案内容要进行相应的审查与鉴定，并确定该档案的真实性可靠性。（三）创立全新的管理机制想要创立一套全新的档案管理机制，前提条件就是必须要将传统陈

12、旧的档案管理模式与一些落后的规章制度进行整改。鼓励档案管理部门所有员工参与到管理机制改革中，利用业余时间可以对现阶段的制度以及规章进行补充或是修整，确保能够在日常工作中得到便捷与有效的工作环境，而且也能够对于基建档案工作的收集、鉴定、分类、归档和保密、传递、审核等工作的正常运行起到一定的促进作用。同时在档案管理部门的工作中要博采众长，提升自我。因此可以考虑把基建档案的工作合并到基建计划以及管理制度与基建人员的工作范围里，全面实现基建工程和档案工作同步进行；工程建设工程和竣工材料的积累以及审计和整编工作进行有效地同步；工程竣工验收工作和竣工图进行同步等等。（四）通过网络技术保障基建档案建设与发展

13、在基建档案管理工作中，根据档案借阅人所需要的内容进行分类并记录，同时推测借阅人目的，并且通过一些先进手段与技术来积极扩展档案信息资源，并且能够为广大借阅人提供一个全方位、高效能的服务。运用先进的高校基建档案信息网络来打开档案材料的相关信息来源以及相关的信息获得途径，从而可以更加有效便捷地进行基建档案管理工作。通过这些现代化设备拥有的全面化、高效化的资源共享等优势，把借阅率高而且运用范围广的档案内容（比如一些建筑图纸或是工程机械图纸等等）可以通过先进的图像扫描技术并打印成图文结构，再转到一些移动存储设备之中（移动硬盘、u盘、光盘等等），可以有效地降低档案破损和遗失事件的发生，也提升了档案管理的工作效率，一举多得。四、结语综上所言，高校基建档案对于高校的发展中起到十分重要的作用，作为高校建