高校图书馆编目业务外包质量控制研究

1、    高校图书馆编目业务外包质量控制研究     摘要：本文论述了高校图书馆实施编目业务外包的现状、优势及存在的问题，并结合实际工作的经验，提出了编目业务外包质量控制对策，即事前、事中、事后的三步控制程序。关键词：高校图书馆，编目外包，质量控制随着高校图书馆事业的快速发展，编目业务外包走进了许多高校图书馆，解决了图书馆待编图书积压的燃眉之急，取得了一定的成效。但编目业务是一项技术含量较高的工作，其分编质量的高低直接关系到整个书目数据体系的规范、完整和一致，影响着文献资源共享效果以及图书的有效利用率。1如果编目外包数据质量不过关，图书馆就需要投

2、入大量的人力、物力进行校对和修改，那么编目外包也就失去了“外包”真正的含义，所以编目业务外包质量是决定编目外包工作成败的关键。本文结合外包数据质量控制的实践经验，提出了图书馆对外包商提供的编目数据进行质量控制的对策。1 图书馆编目业务外包的现状、优点及存在的问题1.1 编目业务外包的现状编目业务外包既是当前社会发展的趋势，也是高校图书馆自身发展的客观需要。它不仅能最大限度地节省高校图书馆的人力、物力、财力资源，而且能从根本上解决高校图书馆采编部门工作压力大、新书与读者见面时间过长等老大难问题。目前，各高校图书馆根据自己的人员及进书量的多少大多实行了编目业务外包。这一工作的开展，对高校图书馆工作

3、的科学发展提供了有利条件。21.2 编目业务外包的优点1.2.1 降低成本。编目业务外包一般都是作为图书采购中的一个附加条件，书商为了争取到采购任务，最大限度的让利图书馆，于是对编目业务中的部分或全部工作采用免费加工的形式。21.2.2 提高工作效率。编目业务外包是借助外部人力资源来弥补自身资源的不足，可以节约人力，将工作人员从简单但很繁琐的加工工作中解脱出来，从事更多的研究工作，提高图书馆的信息服务层次。2就天津财经大学图书馆（以下简称该馆）而言，只有两名编目人员，近几年的采书量在逐年增加，无疑加大了编目人员的工作量，致使图书积压。实行编目外包后，减轻了编目人员的劳动强度，使其由编目加工工作

4、转向编目数据检查工作，从而保证了该馆的数据质量，并且缩短了从进书到流通的时间。1.3 编目业务外包存在的问题编目外包也存在着许多弊端，外包商因过多考虑经济效益而降低了对编目质量的要求。为了求得利益最大化，外包公司一般都实行定额管理，为了完成任务，外包编目人员不会花费时间和精力去深入了解图书馆的编目细则，造成编目质量下降3，经常出现的问题主要有：1.3.1 加工不规范。磁条缺漏、扭结、外漏，给图书的安全留下隐患；条码没贴在规定的位置、歪斜、模糊、同一本书的两个条码号不一致；馆藏章加盖位置不规范、漏盖、歪斜；书标张冠李戴、不平整，既不美观又造成书目信息的错误。31.3.2 查重、分类标引不规范。因

5、疏于查重，造成书目记录重复；因分类不当、主题标引和分类标引不一致、多卷书、丛书著录不统一，造成同类图书归类不统一，影响书目数据的质量。32 编目业务外包质量控制对策通过对编目业务外包的现状、优点及存在问题的分析，并对一些已开展此项工作的兄弟馆进行调研，笔者认为如果对编目业务实行全部外包，要保证数据质量，图书馆应采取事前、事中、事后的三步控制程序。2.1 事前外包商的选择、编目业务文件及管理制度的制订与培训2.1.1 认真考察选择外包商由于外包商的选择直接关系到业务外包的成败，因此显得尤为重要。考察外包商应从其从业经历、企业规模、企业信誉、人员素质、技术实力、工作效率、服务态度、社会影响等几方面

6、进行考虑。22.1.2 编目业务文件及管理制度的制订在外包工作开展前，我们首先要整理编目工作程序，根据本馆对分类、著录等方面的特殊要求，编制本馆中文图书种次号中辅助号的使用说明、中文图书著录流程图、编目注意事项及数据质量惩罚制度等一系列文件，提供给外包商，使得外包商在处理编目业务时有章可循，并从思想上引起重视。2.1.3 对外包商的编目人员进行业务培训编目工作具有较强的延续性，且需要较长的实践积累，对馆藏目录体系的准确把握也不是一蹴而就的事情。因而，一直以来，编目人员的工作岗位保持相对的稳定，并且养成了关注细节、特别在意编目质量的职业习惯。4所以对外包商的编目人员进行岗前培训是非常重要的。此外

7、，还应把本馆编目中的一些特殊做法和要求向外包商讲清楚，使其编目人员掌握本馆的一些需要特别注意的细节。因为在总的图书分类规则的指引下，每个图书馆由于其历史性、学科性等原因都会有别于其他馆的分编细则和分编中应注意的事项，因此不管之前这些书商的编目人员分编了多少个图书馆的图书任务，多么富有经验，各个图书馆还是要针对本馆的图书分编情况对外包商的编目人员进行岗前培训，这也是预防书目数据错误的一条重要途径。1培训的主要内容有：（1）图书分类及索书号的选取是图书编目的核心业务，直接关系到图书馆的藏书整序质量，关系到图书检索的检准率和利用率。要详细介绍本馆的分类要求及细则，强调分类的连续性、归类的合理性、细分

8、至不同类目级次的习惯性。3特别强调要熟练掌握分类法，不能单纯参考cip数据或套用其他馆的分类；索书号采用分类号加种次号的形式，对于多卷书、丛书、连续出版物、不同版本书等，种次号后要添加辅助号，这就要求外包商的编目人员要对馆藏仔细检索，熟练掌握取号原则，需要添加辅助号时，应参考本馆中文图书种次号中辅助号的使用说明，避免多卷书、丛书等出现索书号互不相干的现象，方便读者检索。（2）文献著录。如本馆文献的著录是依据calis的著录规则，应要求外包商的编目人员应熟练掌握其著录规则。对图书著录时的各个属性设置、z39.50的smartport字段的设置、下载calis数据时z39.50模块的参数设置等应概

9、括成文，以备实际操作中使用参考。（3）避免重复题名。重复题名是编目过程中经常出现的一种错误，它的出现使得系统中的数据过于臃肿，给读者检索文献带来不便。图书查重不细是主因，所以要求外包商的编目人员通过isbn、题名、责任者等多种途径查重。多数重复题名是由于只通过isbn号查重造成，因为自2007年1月1日起isbn由10位升位到13位，也就是说待编图书中存在着新旧号并存的情况，再版、重印书使用了新号，但是我们使用的读码器在一种模式设定下（10位或13位）无法对另一种模式进行识别，所以在图书查重中只通过isbn号查重，就很可能检索不出来，从而加大了重复题名出现的几率。为了避免这一情况的发生，我们要

10、求外包商的编目人员必须加大查重力度，最大限度地减少重复题名的出现。2.2 事中认真做好数据检查2.2.1 严把数据质量关图书编目是一项非常细致的工作，又是图书馆业务中最基础的工作，数据质量的优劣直接影响到图书的有效利用率。所以在业务外包后，虽然对外包商的编目人员进行了岗前培训，但要想达到熟练掌握的程度还需要一个消化的过程，所以应安排专业技术强、有经验的编目人员检查外包商的编目数据，严把编目数据质量关，对错误的编目数据进行必要的修改和删除，以确保数据质量，方便读者检索到所需图书，更好地为教学科研服务。编目业务外包初期，对外包商的编目数据应采取全面检查。检查的重点内容包括：（1）文献著录是否标准、

11、规范；（2）复本是否漏添，复本信息是否正确；（3）不同出版社出版的同种图书分类是否前后一致；（4）按题名检索是否出现重复题名；（5）依据本馆中文图书种次号中辅助号的使用说明检查多卷书、丛书、连续出版物、不同版本书的索书号是否正确；（6）在完成每批报表后，利用编目数据检查系统对“错误文献类别”、“错误馆址”、“重复索书号”进行检查。2.2.2 及时沟通修改错误遇到外包数据错误或不妥之处应及时通知外包商的编目人员进行修改，并告之如何可以避免相同错误重复出现。记录错误数据的内容及数量，并经双方签字认可，为下一步落实奖惩措施提供依据。2.3 事后监督与惩罚2.3.1 经常交流，持续监督为了使外包业务更

12、好地开展下去，图书馆的编目人员和外包商必须互相理解、互相支持，实时沟通，保持密切联系。图书馆的编目人员要根据本馆的分编要求，与外包商进行经常性的交流，外包商也要就随时发生的问题与图书馆编目人员进行交流，在交流的过程中发现问题、解决问题，从而保证编目业务的顺利进行。2.3.2 加强图书馆编目人员的业务学习编目业务外包工作的开展并不意味着图书馆的编目人员可以退出这项工作。相反这项工作的开展对图书馆的编目人员提出了更高的要求，要做到：（1）时时关注天津市高等教育文献信息中心及calls网站上发布的相关内容；（2）与兄弟馆多沟通；（3）对先前编制的一系列文件中的不妥之处及时完善，确保本馆的数据质量。2

13、.3.3 严格执行惩罚制度，确保数据质量尽管图书馆编目业务外包具有很多优势，但在具体的管理中，还有一些问题要特别注意。首先与外包商签订合同时尽可能考虑全面，如将质量执行标准、业务完成期限、数量、人员及违约的惩罚措施考虑周全，通过合同更好地约束外包商完成业务外包。为保证馆藏数据的质量，制定合理易行的数据管理监测办法，通过全面检查、系统报表追踪等技术手段进行监督，建立严格的错误惩罚制度。在对外包商的编目数据进行检查时，要以合同和图书编目准则为依据，对出现的错误进行分析，视情况进行处理。比如：（1）对经常纠正但还重复出现的错误应严厉处罚；（2）对偶尔出现的错误或是因为对编目细则理解不细造成的错误，要及时提醒并纠正；（3）如果一段时间内没有出现数据错误，应予以表扬及鼓励。当然这只是一种手段，目的是为了培养外包商的编目人员的质量意识和责任心，使其养成关注编目细节的习惯，从而保证数据质量。3 结语以上是结合天津财经大学图书馆编目业务外包实践总结出来的数据质量控制对策。编目外包业务是21世纪高校图书馆编目工作的发展趋势，图书馆引进编目外包业务，确实提高了效率，为图书馆的发展带来了活力和生机，但也存在一些问题。只有在编目业务外包的各个阶段做好质量控制，实施有效的管理和监督，才能达到效率与质量的完美结合，使编目外包这一新的业务工作方式真正达到提高工作效率的作用。参考文献：1 曹秋霞.高