复旦校园信息化建设项目

1、1 复旦大学校园办公复旦大学校园办公oaoa系统系统用户培训用户培训 第十四班第十四班 秘书角色版秘书角色版复旦大学信息办 信息中心version: 4.02 培训目标培训目标使各位掌握复旦使各位掌握复旦oa系统的基本操作，能独立完系统的基本操作，能独立完成日常工作的网上处理。成日常工作的网上处理。3 预备知识预备知识 本次培训假设各位已具有以下操作技能：本次培训假设各位已具有以下操作技能：熟悉计算机基本操作熟悉计算机基本操作会使用会使用ms office word会使用会使用ie浏览器浏览、查询网上信息浏览器浏览、查询网上信息4 日程安排日程安排上午上午8：3011：30新模块使用讲解新模块

2、使用讲解/其他模块讲解其他模块讲解下午下午13：3014：30公文写作讲解公文写作讲解14：3015：00练习练习&答疑答疑15：1516：30考考 试试5 oaoa系统系统之之理性认识篇理性认识篇6 oa的概念的概念 什么是什么是oa？ oa(office automation)是办公自动化的英文缩写是办公自动化的英文缩写 通常所说的通常所说的oa是对办公自动化软件系统的简称是对办公自动化软件系统的简称oa系统是做什么用的？系统是做什么用的？提高办公效率提高办公效率主要功能：主要功能：公文管理公文管理个人电子秘书个人电子秘书网上协同工作等网上协同工作等word是做什么用的？是做什么用

3、的？（一般意义上的办公自动化）（一般意义上的办公自动化）提高文字处理的效率提高文字处理的效率主要功能：主要功能：编辑文档编辑文档排版排版对文档进行拼写检查等对文档进行拼写检查等7 单轨制的概念单轨制的概念 校内公文流转使用公务系统 不再使用纸质公文8 oaoa系统系统之之感性认识篇感性认识篇9 登录复旦登录复旦oa系统系统 oa培训系统地址：培训系统地址：http:/ 登录系统方法：登录系统方法： 帐号帐号：签到时领的：签到时领的oa培训部秘书帐号，密培训部秘书帐号，密码也在纸条上面写着，和用户名相同。码也在纸条上面写着，和用户名相同。 请注意这个帐号只能在培训服务器上面使用，请注意这个帐号只

4、能在培训服务器上面使用，和正式服务器无关和正式服务器无关 登录演示登录演示10 登录常见问题解答登录常见问题解答 是否可以以其他角色登录？是否可以以其他角色登录？ 可以，只要有登录密码可以，只要有登录密码 注意：注意：不同角色看到的内容是不同的。不同角色看到的内容是不同的。 为什么已经登录过了，系统再次提示登录？为什么已经登录过了，系统再次提示登录？ 为了安全起见，用户如果在主页面停留时间过长而为了安全起见，用户如果在主页面停留时间过长而没有进行任何操作，系统会自动注销该用户。再次没有进行任何操作，系统会自动注销该用户。再次使用需要重新登录。使用需要重新登录。 建议：建议：请在不使用本系统时关

5、闭主界面退出系统，请在不使用本系统时关闭主界面退出系统，以保证您账号的安全性。以保证您账号的安全性。11 系统综述系统综述 1 1 、系统结构图、系统结构图 2 2 、本系统的主要功能模块、本系统的主要功能模块日常办公子系统日常办公子系统公文管理子系统公文管理子系统公共服务子系统公共服务子系统个人服务子系统个人服务子系统12 系统结构图系统结构图13 新模块讲解新模块讲解法律事务法律事务会议管理会议管理14 日常办公日常办公法律事务法律事务 用途：起草、审核合同用途：起草、审核合同 用户权限：用户权限：各部门秘书：拟稿、发文等各部门秘书：拟稿、发文等各部门负责人：审稿、会签等各部门负责人：审稿

6、、会签等法律事务室：初审、复审等法律事务室：初审、复审等校领导：批示等校领导：批示等15 合同提交概要图合同提交概要图部处院系 法律事务室 16 部处院系合同流转过程图部处院系合同流转过程图秘书秘书拟稿拟稿审稿意见审稿意见负责人负责人审稿审稿请求审稿请求审稿送法律事务室送法律事务室初审人初审人送复审人送复审人17 合同拟稿演示合同拟稿演示电子版的合电子版的合同录入同录入秘书秘书登录系统登录系统日常办公日常办公法律事务法律事务单击单击【创建】按钮【创建】按钮填写基本信息填写基本信息并上载附件并上载附件单击单击【发送】按钮【发送】按钮选择角色人员选择角色人员单击单击【确定】按钮【确定】按钮18 发

7、送操作术语说明审稿人审稿人显示本部门负责人列表显示本部门负责人列表发送角色选择发送角色选择发送具体人员选择发送具体人员选择19 请负责人审稿步骤请负责人审稿步骤 步骤一：拟稿步骤一：拟稿 用用word拟稿并保存。拟稿并保存。 步骤二：创建合同步骤二：创建合同 填写合同主题、类型填写合同主题、类型 上传合同上传合同 步骤三：发送步骤三：发送 先选角色再选具体人，并发送。先选角色再选具体人，并发送。 注意：注意：看到看到“发送成功发送成功”提示才说明发送完成，请在提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。20 发送操作术语说

8、明初审人初审人会签人会签人显示初审人名单显示初审人名单显示其他部门负责人列表显示其他部门负责人列表发送角色选择发送角色选择发送具体人员选择发送具体人员选择审稿人审稿人显示本单位负责人列表显示本单位负责人列表21 送初审人步骤送初审人步骤 步骤一：查看审稿意见步骤一：查看审稿意见 单击查阅意见按钮单击查阅意见按钮 步骤二：发送步骤二：发送 先选角色（初审人）再选人员，并发送先选角色（初审人）再选人员，并发送 注意：注意： 看到看到“发送成功发送成功”提示才说明发送完成，请在看到提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。22 查

9、看合同流转过程查看合同流转过程 打开合同打开合同单击单击 查阅流转查阅流转按钮按钮 请查看前面所发送合同的流转过程。请查看前面所发送合同的流转过程。查看合同历史意见查看合同历史意见 打开合同打开合同单击单击 查阅意见查阅意见按钮按钮 请查看前面所发送合同在流转过程中产生的历史意请查看前面所发送合同在流转过程中产生的历史意见。见。23 新模块讲解新模块讲解法律事务法律事务会议管理会议管理24 事务管理事务管理会议管理会议管理会议室申请会议室申请用途：申请会议室，并按照日期查看会议室安排用途：申请会议室，并按照日期查看会议室安排会议室使用会议室使用用途：按照会议室查看会议室安排用途：按照会议室查看

10、会议室安排会议室一览会议室一览用途：查看所有会议室的详细信息用途：查看所有会议室的详细信息申请删除申请删除用途：删除未通过审核的会议室申请用途：删除未通过审核的会议室申请25 事务管理事务管理会议管理会议管理（续）（续）操作演示：申请会议室操作演示：申请会议室用户登录用户登录事务管理事务管理会议管理会议管理申请申请26 其他模块其他模块日常办公日常办公公文管理公文管理公共服务公共服务个人服务个人服务27 日常办公模块结构图日常办公模块结构图 日常办公日常办公 待办事宜 通知公告 法律事务 信息报送 28 日常办公日常办公待办事宜待办事宜待办事宜待办事宜用途：显示有待当前用户处理的各项事宜用途：

11、显示有待当前用户处理的各项事宜待办事宜的种类：公文、通知等。待办事宜的种类：公文、通知等。已办事宜已办事宜处理后的待办事宜将自动转到已办事宜中处理后的待办事宜将自动转到已办事宜中处理方法视事宜种类而定，如通知正文被浏览后处理方法视事宜种类而定，如通知正文被浏览后就自动列入已办事宜，其他类事宜处理的具体方就自动列入已办事宜，其他类事宜处理的具体方法将在后面分类讲解。法将在后面分类讲解。操作演示操作演示29 日常办公日常办公待办事宜（续）待办事宜（续）操作练习：查看您的待办事宜操作练习：查看您的待办事宜（ oa培训公开通知培训公开通知）用户登录用户登录日常办公日常办公待办事宜待办事宜点击事宜点击事

12、宜标题查看标题查看待办事宜待办事宜30 日常办公日常办公通知公告通知公告 通知公告通知公告 用途：用途： 用于发布党办、校办发送的公告和各部门的通知用于发布党办、校办发送的公告和各部门的通知 用户权限：用户权限： 校办秘书：新增、修改、删除校办公告校办秘书：新增、修改、删除校办公告党办秘书：新增、修改、删除党办公告党办秘书：新增、修改、删除党办公告部门院系秘书：新增、修改、删除本部门通知部门院系秘书：新增、修改、删除本部门通知一般用户：浏览、查看公告、通知一般用户：浏览、查看公告、通知 操作演示操作演示31 日常办公日常办公通知公告（部门秘书）通知公告（部门秘书） 通知的类型通知的类型 公公

13、开：所有用户可浏览，只有通知接受人才能开：所有用户可浏览，只有通知接受人才能回复通知回复通知 不公开：由通知发送人指定哪些用户可以看到该不公开：由通知发送人指定哪些用户可以看到该通知通知32 日常办公日常办公通知公告（部门秘书）通知公告（部门秘书） 通知的回复通知的回复通知接收人：通过待办事宜或通知页面查看、回通知接收人：通过待办事宜或通知页面查看、回复通知复通知通知发送人：通过通知页面查看接收人的回复通知发送人：通过通知页面查看接收人的回复 用户权限：用户权限： 秘书：新增、修改、删除、发送本部门通知秘书：新增、修改、删除、发送本部门通知 操作演示操作演示33 日常办公日常办公通知公告（部门

14、秘书）通知公告（部门秘书） 注意：注意： 鉴于目前单轨制运行初期，每个部门（院系）账号鉴于目前单轨制运行初期，每个部门（院系）账号数目有限，所以各位有义务将在本系统中看到的通数目有限，所以各位有义务将在本系统中看到的通知公告书面告知部门（院系）中的其他人。知公告书面告知部门（院系）中的其他人。34 日常办公日常办公 通通 知操作练习一知操作练习一u查看公开通知查看公开通知u请查看请查看“开发小组开发小组”发送的发送的oa秘书培训通知秘书培训通知用户登录用户登录日常办公日常办公通知公告通知公告所有通知所有通知（选择时间）（选择时间）点击查看点击查看35 日常办公日常办公 通知操作练习二通知操作练

15、习二u作为指定的作为指定的通知接收人通知接收人查看收到通知查看收到通知u请查看开发小组发送的请查看开发小组发送的“关于参加关于参加2006年年oa系统培训的通知系统培训的通知”用户登录用户登录日常办公日常办公待办事宜待办事宜未查看未查看的通知事宜的通知事宜已办事宜已办事宜已阅过的已阅过的通知事宜通知事宜待办事宜待办事宜36 日常办公日常办公 通通 知操作练习三知操作练习三u作为作为秘书秘书发送通知案例发送通知案例u请发送给请发送给oa培训部部长培训部部长，内容为，内容为“下周一下周一9：00在校办开会在校办开会”用户登录用户登录填入通知主题填入通知主题、内容内容日常办公日常办公单击单击【新建通

16、知】【新建通知】通知公告通知公告本部门本部门通知通知公开公开不公开不公开选择选择通知名单通知名单（公开可以不选）（公开可以不选）”发送通知发送通知”37 日常办公日常办公 通通 知操作演示知操作演示u作为作为秘书秘书删除本部门通知删除本部门通知用户登录用户登录日常办公日常办公通知公告通知公告本部门通知本部门通知在要删除的在要删除的通知标题后通知标题后打勾打勾出现出现表示选中表示选中可以一次选择多个可以一次选择多个单击单击【删除】【删除】38 问题思考问题思考 请操作后回答：在待办事宜中是否可以查看通知回复？请操作后回答：在待办事宜中是否可以查看通知回复？ 答案：否！答案：否！ 待办事宜显示的是

17、待办公文、通知等待办事宜显示的是待办公文、通知等主题主题的快捷方的快捷方式，故通知式，故通知回复回复只能到专门的通知页面查看。只能到专门的通知页面查看。 要发送一个所有人都可以看到的通知，但是要确认某要发送一个所有人都可以看到的通知，但是要确认某些人的确是看到了该通知，请问如何操作？些人的确是看到了该通知，请问如何操作？ 因为发送者只可以看到通知名单中列出的人的阅读因为发送者只可以看到通知名单中列出的人的阅读情况，所以应选择情况，所以应选择公开公开方式并选定方式并选定通知名单通知名单。39 说明说明 日常办公模块中还有信息报送模块，此模块仅针对信日常办公模块中还有信息报送模块，此模块仅针对信息

18、员开放。息员开放。40 日常办公模块回顾日常办公模块回顾 日常办公日常办公 待办事宜 通知公告 法律事务 信息报送 41 秘书必备操作秘书必备操作日常办公日常办公公文管理公文管理公共服务公共服务个人服务个人服务42 公文管理公文管理公文管理公文管理行文管理行文管理收文管理收文管理文件查询文件查询43 公文管理公文管理行文管理行文管理 用途：起草、传递公文用途：起草、传递公文 网上公文流转的主要优点：网上公文流转的主要优点：流转过程的透明化流转过程的透明化便于移动办公的实现便于移动办公的实现便于流程的规范化便于流程的规范化提高流转效率，缩短公文流转时间提高流转效率，缩短公文流转时间便于历史公文查

19、询便于历史公文查询 用户权限：用户权限：各部门秘书：拟稿、发文等各部门秘书：拟稿、发文等各部门负责人：审稿、会签等各部门负责人：审稿、会签等 校领导：签发等校领导：签发等44 院系公文流转过程图院系公文流转过程图院系秘书院系秘书拟稿拟稿审稿意见审稿意见院系负责人院系负责人审稿审稿请求审稿请求审稿主送单位主送单位机关秘书机关秘书机关处理机关处理送校办送校办45 发文拟稿演示发文拟稿演示用校办规定的用校办规定的word公文模板公文模板起草公文起草公文并保存并保存秘书秘书登录系统登录系统公文管理公文管理行文管理行文管理单击单击【创建】按钮【创建】按钮填写基本信息填写基本信息并上载并上载word文档文

20、档单击单击【发送】按钮【发送】按钮选择角色人员选择角色人员单击单击【确定】按钮【确定】按钮46 发送操作术语说明审稿人审稿人显示本部门负责人列表显示本部门负责人列表发送角色选择发送角色选择发送具体人员选择发送具体人员选择47 请负责人审稿步骤请负责人审稿步骤 步骤一：拟稿步骤一：拟稿 用用word拟稿并保存。拟稿并保存。 步骤二：创建公文步骤二：创建公文 填写公文主题、类型填写公文主题、类型 上传上传word正文正文 步骤三：发送步骤三：发送 先选角色再选具体人，并发送。先选角色再选具体人，并发送。 注意：注意：看到看到“发送成功发送成功”提示才说明发送完成，请在提示才说明发送完成，请在看到该

21、提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。48 发送操作术语说明部门秘书部门秘书审稿人审稿人会签人会签人校秘书校秘书显示本部门秘书列表显示本部门秘书列表显示本部门负责人名称显示本部门负责人名称显示其他部门负责人列表显示其他部门负责人列表显示所有校秘书列表显示所有校秘书列表发送角色选择发送角色选择发送具体人员选择发送具体人员选择部处秘书部处秘书显示单位秘书列表显示单位秘书列表49 送主送单位秘书步骤送主送单位秘书步骤 步骤一：查看审稿意见步骤一：查看审稿意见 单击查阅意见按钮单击查阅意见按钮 步骤二：发送步骤二：发送 先选角色（部处单位秘书）再选具体人

22、员，并发送先选角色（部处单位秘书）再选具体人员，并发送 注意：注意： 看到看到“发送成功发送成功”提示才说明发送完成，请在看到提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。50 查看公文流转过程查看公文流转过程 打开公文打开公文单击单击 查阅流转查阅流转按钮按钮 请查看前面所发送公文的流转过程。请查看前面所发送公文的流转过程。查看公文历史意见查看公文历史意见 打开公文打开公文单击单击 查阅意见查阅意见按钮按钮 请查看前面所发送公文在流转过程中产生的历史意请查看前面所发送公文在流转过程中产生的历史意见。见。51 行文管理常见问题解

23、答行文管理常见问题解答 首次使用行文管理时，提示首次使用行文管理时，提示“是否要下载是否要下载axnotes控件控件”？ 是！是！ 首次使用行文管理功能必须先安装该控件。首次使用行文管理功能必须先安装该控件。 部门秘书是否可以删除公文？部门秘书是否可以删除公文？ 答案：是！但是只能删除自己拟稿的公文。答案：是！但是只能删除自己拟稿的公文。 但是删除后，流转中的相关人员也将无法看到此公但是删除后，流转中的相关人员也将无法看到此公文，相当于该公文遗失，所有操作必须重来，所以文，相当于该公文遗失，所有操作必须重来，所以请慎重操作。请慎重操作。52 秘书送本部门负责人审稿练习秘书送本部门负责人审稿练习

24、 要求如下：要求如下： 拟稿标题：角色名称您的名字的送稿测试拟稿标题：角色名称您的名字的送稿测试 公文类型：请示公文类型：请示 稿件正文：自拟稿件正文：自拟 审稿人：由工作人员担当审稿人：由工作人员担当53 文件查询文件查询 文件查询文件查询 用途：查找历史公文用途：查找历史公文。 用户权限：各部门秘书，各部门负责人，用户权限：各部门秘书，各部门负责人， 校领导校领导54 公文管理模块回顾公文管理模块回顾公文管理公文管理行文管理行文管理收文管理收文管理文件查询文件查询55 院系秘书必备操作院系秘书必备操作日常办公日常办公公文管理公文管理公共服务公共服务个人服务个人服务56 公共服务公共服务q部

25、门简报部门简报q规章制度规章制度q电子论坛电子论坛57 公共服务公共服务-部门简报部门简报q部门简报部门简报q模块说明：模块说明： 各院系能够公开发布本院系的部门简报，所有各院系能够公开发布本院系的部门简报，所有用户可以浏览各部门简报用户可以浏览各部门简报q用户类型：用户类型： 秘书：新建、修改、删除本院系部门简报秘书：新建、修改、删除本院系部门简报 一般用户：分类浏览、查看所有部门简报一般用户：分类浏览、查看所有部门简报58 公共服务公共服务-部门简报部门简报q演示案例演示案例q发布简报（院系秘书发布简报（院系秘书)q删除本院系的部门简报删除本院系的部门简报(院系秘书院系秘书)59 公共服务

26、公共服务-部门简报演示案例部门简报演示案例q演示案例：发布简报演示案例：发布简报(院系秘书院系秘书)院系秘书登录公共服务部门简报选择左侧“本部门”点击右侧上方“新建文档”填入必要简报信息,保存关闭60 公共服务公共服务-部门简报演示案例部门简报演示案例q演示案例：删除本院系的部门简报演示案例：删除本院系的部门简报 (院系秘书院系秘书)院系秘书登录公共服务部门简报选择左侧“本部门”点选待删除的本部门简报,出现勾表示选中点击上方“删除”按钮,删除被选中的部门简报61 公共服务公共服务-规章制度规章制度q规章制度规章制度q模块说明：模块说明： 各院系能够公开发布本院系的规章制度，规章各院系能够公开发

27、布本院系的规章制度，规章制度类别由规章制度权限组中的成员统一维护；制度类别由规章制度权限组中的成员统一维护；所有用户可以浏览所有院系规章制度所有用户可以浏览所有院系规章制度q用户类型：用户类型： 秘书：新建、修改、删除本院系规章制度秘书：新建、修改、删除本院系规章制度规章制度管理者：管理规章制度类型规章制度管理者：管理规章制度类型一般用户：分类浏览、查看所有规章制度一般用户：分类浏览、查看所有规章制度62 公共服务公共服务-规章制度规章制度q演示案例演示案例q发布规章制度（院系秘书）发布规章制度（院系秘书）q删除本院系规章制度（院系秘书）删除本院系规章制度（院系秘书）63 公共服务公共服务-规

28、章制度演示案例规章制度演示案例q演示案例：查看规章制度演示案例：查看规章制度用户登录公共服务规章制度选择左侧某一分类双击某条记录,查看该规章制度64 公共服务公共服务-规章制度演示案例规章制度演示案例q演示案例：发布规章制度演示案例：发布规章制度(院系秘书院系秘书)院系秘书登录公共服务规章制度点击“新建文档”输入内容保存关闭65 公共服务公共服务-规章制度演示案例规章制度演示案例q演示案例：删除本院系规章制度演示案例：删除本院系规章制度 (院系秘书院系秘书)院系秘书登录公共服务规章制度选择左侧“本院系”点选待删除的本院系规章制度,出现勾表示选中点击右侧上方“删除”按钮,删除被选中的规章制度66

29、 公共服务公共服务-电子论坛电子论坛q电子论坛电子论坛q模块说明：模块说明： 所有用户能够发布主题供大家讨论，所有用户可所有用户能够发布主题供大家讨论，所有用户可以修改、删除本人发布的主题，可以回复所有以修改、删除本人发布的主题，可以回复所有人的主题；电子论坛权限组中的成员可以管理人的主题；电子论坛权限组中的成员可以管理主题类别，也可以删除所有主题。主题类别，也可以删除所有主题。q用户类型：用户类型： 电子论坛管理者：删除主题，管理主题类别电子论坛管理者：删除主题，管理主题类别 一般用户：新建、修改、删除本人主题，回复一般用户：新建、修改、删除本人主题，回复所有主题所有主题67 公共服务公共服

30、务-电子论坛电子论坛q演示案例演示案例q查看讨论主题查看讨论主题 q创建新主题创建新主题 q回复主题回复主题 68 公共服务公共服务-电子论坛演示案例电子论坛演示案例 演示案例：查看讨论主题演示案例：查看讨论主题 登录公共服务电子论坛选择左侧某一分类双击某条主题,查看该主题69 公共服务公共服务-电子论坛演示案例电子论坛演示案例 演示案例：发表文章演示案例：发表文章 登录公共服务电子论坛点击右侧上方“发表文章”输入主题及内容选择文章版面分类保存关闭70 公共服务公共服务-电子论坛演示案例电子论坛演示案例 演示案例：回复主题演示案例：回复主题 登录公共服务电子论坛点击某条主题,查看该主题点击查看页面的【回复】按钮在新窗口中输入适当的主题回复信息，保存关闭71 公共服务模块回顾公共服务模块回顾q部门简报部门简报q规章制度规章制度q电子论坛电子论坛72 院系秘书必备操作院系秘书必备操作日常办公日常办公公文管理公文管理公共服务公共服务个人服务个人服务73 个人服务个人服务q电子邮件电子邮件q个人名片个人名片q日程安排日程安排q密码修改密码修改74 个人服务个人服务电子邮件电子邮件q 电子邮