美国科技报告信息共享经验及对我国的启示

1、    美国科技报告信息共享经验及对我国的启示    摘要：科技计划项目档案是承载科研项目成果的载体，完善其信息共享机制对于实现科研项目成果共享，推动社会、经济、科技创新发展具有关键作用。美国科技报告信息共享体系建设起步早，较为成熟，积极借鉴美国科技报告信息共享经验，有利于完善我国科技报告信息共享机制及有关法律法规的建设。关键词：科技计划项目档案，科技报告，档案管理，信息资源共享科技项目档案是科技活动中形成的应当保存的原始记录，是科技档案的重要组成部分，是宝贵的科技信息资源。随着国家对科技创新的不断重视和持续投入，科研成果的数量呈爆发式增长，科技计划项目

2、档案数量也随之激增。合理开放共享科技计划项目档案信息，对于实现公众有效快速获得科技信息资源，实现科技成果的优化配置具有积极意义，是推动科技成果转化为生产力的关键环节之一。1 我国科技计划项目档案信息共享概述1.1 共享现状为更好地推进科技信息的共享和转化，我国政府相关部门做了很多工作。（1）科技计划项目相关信息的共享。科技部、国家自然科学基金委等部门，逐年将我国科技计划执行情况形成年度报告并共享在其网站上；对科技经费、研究机构活动等方面进行统计公布；形成多种科研通讯、成果介绍等。（2）电子政务平台应用。科技部2000年左右建立国家科技计划项目管理系统，2015年开通运行“国家科技管理信息系统公

3、共服务平台”，提供“十三五”国家重点研发计划试点专项申报服务，可以查询到科技项目计划、项目进展公示以及相关科技报告等科技信息资源；国家自然科学基金2000年左右建立系统，2015年以后开放科技成果信息资源，提供科技项目计划、项目申报、受理、公示和成果等信息。但我国并没有统一的国家科技计划项目管理平台。（3）科技项目档案信息共享。目前开展比较好的是科技报告的共享，2014年国家科技报告服务系统开通，将我国科技报告分级别提供获取服务，但存在着格式不统一，有的按国家科技报告编写规则撰写，有的按国家自然科学基金规格撰写，还有按其他规格撰写的情况。国家档案馆在网站上提供部分优秀科技成果介绍，但并没有科技

4、计划项目档案的详尽信息或获取途径说明。（4）各地方和高校共享情况参差不齐。薛冰对各省市科技档案馆、天津市部分科研院所与高等院校、大型企业及央企驻津单位调研，公开科研项目档案有可执行标准或文件的单位只有10家，对社会开放的只有2家。笔者在针对依托单位科研项目管理会上，向“985”和“211”院校发放依托单位科研项目管理调查问卷196份，有效问卷159份。在科技计划项目档案信息共享问题上，众多高校基本都有相关共享规定，但除论文公开外，研究报告等科研项目档案信息仅限于本单位内部利用，并主要用于备查和评奖、职称晋升等出具凭证。1.2 政策法律法规体系（1）国家层面。我国先后出台了科学技术档案工作条例（

5、1980年）、科学技术研究档案管理暂行规定（1987年）、国家科技计划项目管理暂行办法（2000年）、关于深化中央财政科技计划（专项、基金等）管理改革方案（2014年）、关于加快建立国家科技报告制度的指导意见（2014年）等。从制定时间推进来看，我国科技项目档案信息共享相关内容规定，是从简单的提出开发利用到着重提出加强科技信息共享的过程，从粗线条提出利用原则到逐步细化具体规定的过程，如科学技术档案工作条例（1980年）仅是提出要利用的要求，国家科技计划管理暂行规定（2000年）就较为详细的规定了科技部应建立计划的数据库和档案系统，并按一定的标准制定关于数据和档案的保存、使用和共享的规定，包括数

6、据和档案的共享的条件、申请使用的要求等。（2）部门层面。我国科技部、国家自然科学基金委、档案馆等部门依据国家规定和实际工作需要制定了相关制度和规定。开发利用科学技术档案信息资源暂行办法（1988年）时间较为久远，多次强调在保密、严格限制和控制的基础上共享，在当时的环境下起到了积极作用，但已很难适应当前发展需要，需要修订。国家科技计划管理暂行规定（2001年）国家科技计划科技报告管理办法（2013年）、国家科技重大专项（民口）档案管理规定（2017年）等明确规定科技信息的共享，但未制定可实施具体的共享规范细则。国家自然科学基金资助项目研究成果管理办法（2015年）较为详细规定了共享要求细则，指出

7、在项目成果管理中履行促进项目成果的共享和传播，指导并监督依托单位项目成果管理以及使用和转化职责，提出基金委和依托单位建立成果共享服务平台、数据库、论文开放获取机构知识库等手段实现科技成果的传播和推广等。（3）承担单位层面。各科研院所、高校等承担单位大都制定有档案的管理办法，条款中有科研档案的管理，但对科技信息的共享利用提及较少。随着科技信息共享的不断推进，部分单位制定有信息公开指南，便于公众获取，如中国科学院机关信息公开指南详细规定了公开信息范围和申请方法，并编制了中国科学院机关信息公开目录，目录显示可以共享科研专利、科技奖励、重大科学装置、大型仪器设备等相关简介。2 健全科技项目档案管理政策

8、法律法规体系2.1 美国与我国科技项目档案管理政策法律法规体系的对比（1）就时间上来看，美国科技项目档案共享起步较早。出于科技信息资源得到有效传播和利用目的，美国的基础法在上世纪70年代左右建立，其他相关法律陆续制定，经过几十年在实际应用中的实践经验，对相关法律法规不断修订，如自由信息法案修订过4次，美国建立了较为完备的科技项目档案管理政策法律法规体系。我国是在上世纪90年代制定的科技项目档案管理政策法律法规，虽然提及推广利用但限制条件较多，更倾向于重视科技项目档案的保存。到本世纪初尤其是近10年，我国才真正开始正视科技信息资源的共享，开始制定相关政策法律法规。（2）从国家基本法来看，美国的基

9、本法宗旨是尽最大可能将政府信息共享。我国在2008年制定了中华人民共和国政府信息公开条例，对政府政务公开具体范围了界定，但没有涉及有关科技信息共享的内容。科学技术档案工作条例（1980年）和科学技术研究档案管理暂行规定（1987年）距今时间较为久远，与整个社会的技术发展共享需求理念无法契合。近年来，陆续制定了国家科技计划项目管理暂行办法（2000年）和关于深化中央财政科技计划（专项、基金等）管理改革方案（2014年）等法律法规，才开始对科技信息资源明确提出共享传播，建立数据库和信息系统平台等要求。从部门相关规定来看，美国各部门都建立了自己的共享具体要求，操作性强。我国科技项目档案相关规定中有共

10、享要求，但实际操作起来往往只是要求共享，缺乏具体如何做才能达到共享目的的规定。这一点，国家基金委制定的国家自然科学基金资助项目研究成果管理办法（2015年）有明确科技项目信息共享要求，具有较强的操作性，但这样的法律法规当前数量偏少，无法全覆盖科技计划项目档案的管理。（3）从各承担单位来看，美国承担单位或依照相关部门或指定自己的共享规定，能够顺利形成科技报告的共享。我国各承担部门由于相关共享规定出台时间比较短，国家或部门相关法律法规可操作性差等诸多原因，大多数承担单位科技项目档案管理还处于“看堆”状态。2.2 加强科技项目档案管理政策法律法规体系建设（1）在理念上，将科技信息共享理念纳入国家战略

11、层面。我国已经开始重视科技信息资源的共享，并提出了一些相关规定，但在国家基本法上需进一步强调科技信息的共享理念，如对中华人民共和国政府信息公开条例进行修订，将政府支持的科技项目信息共享纳入其中，或制定、修订其他相关法律法规，强化科技信息资源有效传播和共享，将面向公众的科技信息共享视为一种义务和责任，强制执行报备制度，确定共享公众范围，以及这些科技信息资源用途等，将科技信息共享理念在国家层面布局，纳入国家基础发展战略，是政府将公共资源取之于社会用之于社会的有效途径。（2）在体系上，科技项目档案管理协调全方位布局。有关科技项目档案管理共享的相关规定应在国家、部门、承担单位三个层面制定，形成相互承接

12、、互为补充的有机整体，国家层面首先要提供科技项目档案共享的法理基础，明确共享理念，以及提供基本法的依据；部门层面依照国家相关规定对科技项目档案共享什么、如何共享以及共享标准做出明确规定；各承担单位层面则在国家和部门规定的基础上遵循共享细则。对于我国存在年代久远和当前时代需求不相适应的科技项目档案管理相关法规，要进行及时的修订，对于相关法规空缺的可以及时增加相关条款，提高其可操作性。这样在体系上形成上下联动，互为补充，协调全方位的科技项目档案管理政策法规体系。（3）在内容上，所有研究者在科技项目申请之初就必须提交共享声明，对管理和共享研究中产生的科技信息进行规划，对不提供共享做出合理解释。确定研

13、究项目时，要签订合同书，合同书要明确规定科技项目档案的提交程序、审核标准，同时要制定科研项目档案的版权保护政策，对不同级别的科研项目档案设置不同的权限并详细说明，以及共享科技项目的内容、类型、数量、标准、方法等，使用该共享成果的限制，公开发布时间的最后期限以及格式等，对于涉及到科技项目档案共享信息采集、整理、鉴定和保管等的规定时，要明确规定科技项目档案的标准，便于科技项目档案的后期整理和共享工作，从而尽最大限度的实现信息共享。3 完善一体化科技项目档案管理模式（1）美国科技项目档案共享一体化模式较为成熟，科技项目档案实现了从研究目的、方法、过程、技术内容、中间数据以及经验教训在内的完整资料；实

14、现了科技项目各种上报材料的标准化，为便于统一整理、管理，提供检索、共享服务提供前期准备；设有统一的科技项目申请管理平台；各部门在政府的统一管理下互相协调配合，能有效围绕科技项目档案工作联动起来；多维度、多方式提供科技信息资源的共享。从多个方面互相补充，形成完善的共享一体化模式。（2）我国科技项目档案管理存在的问题主要表现在以下几个方面：科技项目档案碎片化，不利于原生数据积累，难以再现完整的全过程科技信息；缺乏顶层设计，没有统一的国家项目管理平台，各科技项目申请标准不统一，形成的科技项目档案各有千秋，不便于统一管理和共享；各部门之间沟通联动较少，如科技部提供了许多科技信息资源的共享，国家档案馆也

15、提供了部分科技项目档案的共享，但两个部门之间没有链接、没有说明，缺乏科技项目档案信息共享的互动和协调；国家层面在科技信息共享方面做得如火如荼，各承担单位还没有积极响应起来，我国已初步形成科技信息共享格局，但依然存在着我国科技项目档案信息共享与国家科技计划管理改革的形势不相符合，有待进一步推进科技信息共享的步伐。我国科技项目档案管理一体化模式要从两个方面入手。一是加强顶层设计，由上而下强有力推动科技信息的共享。在科技项目档案信息管理单元上，以科技项目全过程形成的原始记录为单元进行管理，强调科技项目原生信息的积累，将科技项目从准备到成果利用和转化全过程形成为一个整套完整的档案，这样对于公众再现科技

16、研究的全过程，实现科技项目的公开透明具有积极意义。在电子政务上，建立统一的科技项目申报门户网站，统一格式和标准，同时在各相关主管部门公布和提供链接，便于公众随时获取相关信息。建立科技项目档案信息综合检索平台，实现一次检索能够获取到国家资助项目的大部分科技信息。二是部门联合共建共享，强化部门之间的沟通。横向，加强各部门之间的联系，建立互动机制，将科技项目档案信息获取方式进行沟通，建立畅通的获取渠道，在各自门户网站上提供链接，既避免科技信息共享建设重复工作，又便于公众获取。纵向，建立统筹健全的管理结构，调动各科研院所、高校等承担单位，形成有效的科技项目档案的收集、整理、整合，强化共享意识，明确其共

17、享义务和具体共享细则，整合各级科技管理信息系统，构建高效、有序的科技信息资源共享体系。参考文献：1安小米.我国科技计划项目档案管理研究j.山西档案，2007（4）：14-17.2王新才，陈荷艳.国家科技计划项目档案管理标准规范建设思考j.档案学通讯，2013（2）：84-88.3潘世萍，侯希闻.科技计划项目档案管理体制发展及创新研究j.中国档案，2011（11）：50-51.4钟凯，宋丽蓉，杨小芳.面向用户服务的国家科技报告资源质量调查分析研究j.情报杂志，2017（2）：140-145.5王维亮.美国政府四大科技报告指南m.北京：科学技术文献出版社，1995.6潘世平，李明选.美国国家档案馆接收科技档案带给我们的启示j.档案学研究，2017（5）：113-116.7黄军英.美国科技项