8销货方或供应商付款管理规定

1、销货方/供应商付款管理规定签发：总裁办核稿：会签&日期：部门负责人审核&审核日期：编制人& 口期：编制部门：修订历史更新次数更新日期修订人主要修订摘要12016. 10. 27冯万营修改部门名称和流程图1.目的为规范销货方/供应商付款，有效控制不符合规定付款情况的出现，避免重复付款，防 止账务混乱，特制定木管理规定。2. 适用范围集团旗下所有有物资代理或采购合同等应付账款的管理。3. 用语定义无4. 参考文件物资退换货管理规定5. 职责分工5. 1采购开发部：5.1.1负责开发新销货方/供应商，并与销货方/供应商签订合同；5.1.2负责确认销货方/供应商有充足的合同保证

2、金，并配合采购财务组定期将合同保证金 明细及账期约定更新公示；5.2釆购执行部：5. 2.1采购执行专员负责核对物资到货情况，采购财务专员负责对账及对账格式的变更对 接；5.2.2采购财务专员负责单据整理完毕后的审核以及跟进签核的进度，严格按照物资代理 合同付款，确保账务准确性；5. 2.3釆购财务专员负责在付款完毕后进行销货方/供应商的代理手续费催缴，并与集团财 务对接确认代理手续费确认单金额；5. 2. 4定期将付款情况及收款情况以书面形式汇报至部门负责人及分管副总裁。5.3集团财务部：5. 3.1负责明确各类财务单据的格式及要求，并监督采购财务专员的执行情况；3.2负责执行各项付款工作，

3、在付款后将所有待收款记录汇总，并在收到款项后将收款记 录及时反馈至采购执行部财务组。管理流程图备注：011、每月与销货方/供应商对账；付款审批流程易开店供应链事业部米购财务专员易开店供应链事业部采购开发部负责人集团财务部分管对接人事业部总经理分管副总裁付款资料登记付款台帐yes-y 复审-yes审核、 、批准统计汇总并复印2、制作付款通知单、付款单、代理手续费确认单。备注:01:1、通知供应商查收货款,2、通知供应商返款金额。02:1、将返款情况汇总2、上报总经理、分管副总裁管理规定及标准7. 1付款单据整理 7. 1. 1每月 1-15 口销货方/供应商将已到货物资或已安装验收完毕物资的订单

4、按顺序回传或 回寄对账资料，对账资料包括但不限于电子版和盖章版的代购物资对账单、发货时双方 盖章回传的代购单、货物签收单（直营店用）、安装类物资的安装验收单及总部安装验收 管控单等。原则上若销货方/供应商在当月 15日前（节假日或特殊情况可适当放宽）仍未提 供对账资料，该月付款延期到下月。7.1.2采购财务专员负责与销货方/供应商进行对账，确保所有对账资料齐全，并根据实际情 况制作付款单、代理手续费确认单、付款通知单。7. 1.2. 1 采购执行专员确定物资到货情况（对账周期内已到货 ii 门店已确认所到物资无问 题，退单可提前结算），保证结账的订单必须全部到货并且没有供应商方面应承担的损耗；

5、7.1.2.2采购执行专员确认业主有无退货，若有退货，采购执行专员按照物资退换货管理 规定进行操作，下退货单至销货方/供应商。7. 1.2.3采购财务专员核实销货方/供应商是否存在扣款（罚款、合同保证金、赞助费等） 情况；7. 1.2. 4 因门店欠款不能给销货方/供应商付款时，需由采购财务专员或相关物资助理找出 欠款原因，并提交相关人员处理；7. 1.2.5若门店存在代购优惠时，需调整代理手续费，由相关部门出具代理费率变更呈请函。7. 2付款单据审核1采购财务专员对付款资料进行检查核对，结账资料包含但不限于：付款通知单、付款单明细 、 代理手续费确认单 、 销货方/供应商盖章的 代购物资对账

6、单 、 双方盖章的代购单，月结安装类物资必须提供安装验收单、安装验收管控单。7. 2. 1.1 采购财务专员核对销货方/供应商提供的代购单是否与代购物资对账单中 的一致；检查所有代购单与系统源单编号及金额，确保订单与金额无差异。7.2. 1.2采购财务专员核对付款通知单的准确性，是否与付款单明细等一致，并检查大 小写是否填写正确；7.2. 1.3采购财务专员核实销货方/供应商是否存在扣款情况，查看销货方/供应商扣款记录 并确保应扣款项切实扣除。出差报告单中记录的罚款金额和事项要在采购财务经理处进行登 记备案。所有罚款均以书面公函原件作为扣款依据（允许以扫描件为依据先行扣除，原件务 必在一个月内

7、提供），否则罚款无效。7.2.1.4 付款单据制作完毕后，交由部组负责人审核，审核无误后递交至采购开发人员审核, 审核无误后，将相应付款、返款金额汇总至供应商付款明细台账中，并上交集团财务部 审核。1.5集团财务部负责对所有对账材料进行审核，若审核存在问题，则退回至采购财务专 员进行修改；若审核无问题，则提交至易开店供应链事业群分管副总裁进行终审。7.3销货方/供应商付款付款资料经审批后，集团财务部出纳根据付款通知单进行付款，并在付款后将付款 吋间及付款记录告知采购财务专员，由采购财务专员进行记录并及时通知销货方/供应商核 实收款到账情况。7.4销货方/供应商代理手续费返还7.4. 1釆购财务

8、专员负责与销货方/供应商对账时明确付款金额及代理手续费金额。7.4.2原则上，销货方/供应商在收到款项时七个工作日内将代理手续费返款至集团财务，如因销货方/供应商特殊情况未如期返还，采购财务专员负责追踪催缴直至返还，并有权视 实际返还情况给予销货方相应处罚。如遇到销货方/供应商拒不返还代理手续费的情况，可 依据物资代理合同从未结代理款或合同保证金中扣除，并取消合作，单方解约即可。7.4.3集团财务在收到销货方/供应商返还的代理手续费时，将相关返款记录告知采购财务 专员，由釆购财务专员负责登记台账。7.4.4采购财务专员对返还的代理手续费进行确认并登记整理，通过 0a发送至易开店供应 链事业群分

9、管副总裁。7. 5公司财务审核流程7. 5. 1 代理业务：会计一主管会计一财务总监7. 5.2采购业务：主管会计一财务总监一财务负责人7. 5. 3 直营店代付业务：分管财务总监7. 6延迟付款7. 6. 1 销货方/供应商若出现如下情况，我司延迟付款：7.6. 1.1定义：超过物资代理合同中约定的账期付款，即延迟付款。7. 6. 1. 2未在当月 15 口前提供对账资料，该月付款延期到下月；7.6. 1.3产品存在严重质量问题， 产品与样品、 工艺、合同要求不相符； 月结的安装类物资 以安装验收管控单验收结果为准，其他物资以投诉/反馈(核查属实的)为准；最终予以 罚款或出具整改方案，经事业

10、部总经理/分管副总裁同意闭环后付款。7.6.1.4 产品交货超期严重，导致门店投诉；最终予以罚款或岀具整改方案，经事业部总经 理/分管副总裁同意闭坏后付款。7. 6. 1.5月结的安装类物资因我司质检人员巡检不合格，未出具安装验收管控单或出具 安装验收管控单验收结果为不合格；最终予以罚款或出具整改方案，经事业部总经理/分管副总裁同意闭环后付款。7.6. 1.6欠代理费未返还，返还后予以付款，协调无果且坚持不返的直接从货款中扌 ii除。8. 异常情况处理8.1.1门店存在代购优惠时，相关部组或经办人务必将书面呈请函(在给销货方/供应商走付 款流程前)提交给采购财务专员，未提交或提交不及时， 由财务专员反馈至相关部门负责人 予以备案，扣直接责任人绩效/提成 200元/次，两次以上扣绩效/提成 1000元/次。8.1.2 因个人失误造成同一订单重复付款，扣罚绩效 20%/次，当月发现销货方/供应商所提 供对账单中含已付款订单