我国机构知识库建设现状分析及应对策略

1、    我国机构知识库建设现状分析及应对策略     摘要：本文介绍了我国机构知识库的建设现状，选择了8个典型的机构知识库，从系统功能、服务管理、机构合作等方面进行对比分析，并针对我国机构知识库建设中存在的问题，就我国高校及其他研究机构如何发展机构知识库提出了应对策略。关键词：机构知识库，建设状况，对比分析，对策机构知识库（institutional repository，简称ir），也称机构库、机构仓储、机构典藏，是大学或研究机构通过网络搜集、保存、管理、检索和利用其学术资源的数据库。其具有学术传播、电子出版、长期保存、知识管理、促进教育、科

2、研评价、共享利用、提高声望等功能1。自2002年以来，机构知识库在世界范围内迅速发展，目前全世界已有数百所大学、研究机构和学术团体建立了自己的ir。我国的一些大学和研究机构也开始了ir建设，但对其具体实践状况目前还缺乏全面深入的介绍2。本文就我国机构知识库的建设现状展开探讨，以期对今后国内的机构知识库实践有所启示。1 我国机构知识库建设现状1.1 我国机构知识库建设的总体状况我国开放存取观念的推广与机构知识库系统的建设，起步都比较晚。在实践探索方面，2004年建成的香港中文大学学术文库是我国第一个真正意义上的机构库。2005年7月，北京大学等50多所大学图书馆的馆长在武汉大学讨论并通过了图书馆

3、合作与信息资源共享武汉宣言，提议“建立一批特色学术机构库”，拉开了内地机构库建设的序幕。2006年，厦门大学率先建立了厦门大学学术典藏库。台湾地区机构库建设的起步时间与内地大致相同，但发展更为迅速。笔者通过opendoar、roar、data providers、oaister等开放存取知识库登记和服务站点搜集机构库资源，依据严格的机构知识库定义，排除了学科知识库和学位论文库，发现：目前，我国机构库的数量不多，但取得了显著的实践进展。其中，香港地区除香港中文大学学术文库以外，还有香港大学学术中心、香港科技大学机构仓储、香港城市大学机构仓储等；内地主要有厦门大学、浙江大学、北京大学、北京理工大学

4、、中科院、中科院力学研究所等建立的机构库，还有多所大学机构库也正在积极筹建中；台湾地区机构库的数量最多，且正以台湾大学为中心建设台湾机构典藏联盟（taiwan institutional repository，tair），其中正式运行的机构库已有28个，处于测试中的有12个。1.2 我国部分ir建设与服务情况对照笔者从搜集到的机构库中选取8个有代表性的机构库，就其主要功能和特点进行对照，详细内容见下表（各项数据截止到2009年3月19日）。  2 我国机构知识库建设状况对比分析2.1  系统功能在系统选择方面，上述机构库都采用dspsce开源软件作为技术平台。其中

5、台湾大学对dspace进行大幅度的修改，新增了很多功能，台湾“清华大学”和政治大学采用了台大改进的系统，其他机构库基本上是利用dspace的原有功能，后续开发较少。在用户界面方面，台湾地区的三个机构库都提供了三种语言界面，其他机构库都是单一语言界面，厦门大学学术典藏库的部分界面还没有完全汉化。在基本功能方面，这些机构库都具有基本检索、高级检索和浏览功能。基本检索支持简单的关键字检索，高级检索可以对特定社群（院系）和字段进行精确检索，浏览方式主要有按社群、合集、题名、作者及日期浏览，中科院的机构库还提供了主题浏览功能。在辅助功能方面，各机构库的统计功能开放程度不一，主要包括资源点击量或下载量统计

6、、资源类型统计、检索词查询统计等，台湾大学机构典藏新增了条目总数和全文数量、访问人次及在线人数的实时统计功能，台湾“清华大学”机构典藏还提供了用户访问的流量分析表。部分机构库开放了电子邮件推送服务，台湾“清华大学”机构典藏则提供了基于rss的信息推送服务。在系统集成整合方面，香港科技大学机构仓储和台湾“清华大学”机构典藏分别与图书馆订购的数据库、馆藏查询系统进行资源整合，香港中文大学机构仓储和台大机构典藏则分别与科研管理系统、计算机及信息网络中心账号认证系统进行接口整合。2.2 服务管理从管理方式上看，上述机构库的管理职责都是由相应机构的图书馆承担的。在服务政策方面，以香港科技大学机构仓储和台

7、大机构典藏最为全面，包括内容政策、提交政策、用户利用政策、著作权政策、长期保存政策等，其他机构库的服务政策只涉及某个或少数几个方面。中科院的机构库还制定了期刊论文、会议论文、课题作品的强制提交政策。在资源搜集方面，各机构库主要采用作者自行提交的方式，一些机构库可以由图书馆员、院系管理人员协助或代理提交。台湾大学机构典藏和香港中文大学学术文库在建库初期都采取主动搜集策略，因而使数据库在短期内达到较大规模。在质量控制方面，各机构库大多由管理者（图书馆员）审查条目内容是否符合收录范围、元数据是否正确或规范、作者身份的合法性，缺乏严格的审稿机制和同行评审机制。在版权管理方面，各机构库主要采用与作者签订

8、版权协议、著作权声明等基本的版权管理措施。台湾大学机构典藏和香港大学学术中心实行数字版权管理，权利人可限定资源开放时间和范围，台湾大学机构典藏和台湾“清华大学”机构典藏还采用了版权审查机制，对提交内容的版权及出版商政策进行核实。而中科院的机构库规定机构成员必须在期刊论文正式发表后1个月内提交作品的最终出版版本或最终定稿版本。2.3 机构合作在机构合作方面，台湾大学、台湾“清华大学”、政治大学都加入了台湾机构典藏联盟，其他机构库是单独建设的。很多机构库在roar、opendoar等网站上进行注册，以扩大机构库的影响力。厦门大学、香港大学、香港科技大学的机构库还与oaister、scims、sco

9、pus等搜索引擎及数据库合作，扩大了外部查询和获取的途径。3 高校及研究机构发展ir的策略通过上述分析可以看出，我国的机构库建设出现了不少行之有效的实践模式与措施，同时也存在一些问题，国内高校及其他研究机构应采取积极的策略来构建和发展ir。3.1 健全ir建设的相关政策和管理机制机构库的健康发展需要良好的政策支持和有效的组织管理。ir建设者在规划机构库之初，就应充分调研并制定关于本机构学术成果的典藏政策，以规范内容提供和资源利用行为3。ir建设的相关政策涉及多个方面，主要包括内容政策、提交政策、资源利用政策、著作权政策及长期保存政策。在明确相关政策基础上，ir建设者应建立完善的管理机制，主要包

10、括以下几个方面。3.1.1 扩大资源收集渠道。ir建设者应制定积极的资源收集策略，与机构的科研处、院系、出版中心等部门合作，主动搜集研究成果及相关资料。同时，简化提交程序，建立协助提交机制，由学科馆员和院系窗口帮助资源提供者完成提交，并通过持续不断的宣传和政策激励，动员机构成员主动提交研究成果。3.1.2 加强质量控制。机构库的质量控制包括元数据质量控制和内容质量控制两方面4。ir建设者应根据不同提交方式设专人（学科馆员、院系联络人）审查元数据，并完善提交表单设计，如增设分类表和主题词表链接、实时给出反馈信息和修正建议等。ir建设者还应根据不同资料类型建立内容审查机制，如在院系中选择学科专家组

11、成审查小组进行实质内容审查。3.1.3 完善版权管理。ir建设者应积极采取各种版权管理措施，如与作者签订版权许可协议，明确授权范围；建立版权审查机制，设专人负责数据版权审查，根据出版商政策提供不同版本（预印本、印后本）的全文及链接服务；通过数字版权管理机制对资源实行分级管理，允许作者及出版社设定用户访问权限；通过著作权声明，明确著作权归属和合理使用范围。3.2 改进和完善ir系统的功能机构库的运行离不开稳定高效的技术平台。ir建设者应综合考虑机构库的内容、管理模式、本地技术环境等需求，来评估和选择知识库软件。dspace等开源软件经过不断发展，功能已经很强大，在知识库建设中被广泛采用。但这些软

12、件都是英文软件，要使其更好地适用于中文环境，还必须进行本地化的应用改造，解决用户界面的中文化、中文全文检索等问题。在此基础上，ir系统需重点加强以下功能。3.2.1 完善检索与浏览功能。如针对研究人员的使用习惯，增加主题分类浏览机制，方便用户从学科或主题角度查找资料；建立相关的索引词汇库，为用户提供各字段的常用词汇搜索建议；增加系统的检索结果输出方式，如电子邮件发送。3.2.2 扩充服务空间，开展多种增值服务。包括提供各种数据统计、数据分析及报表功能，如资源提交统计、论文浏览和下载统计、用户流量与分布统计等，为评价知识库运行和资源利用提供依据；提供引用分析服务，方便作者和用户了解论文被引情况；

13、提供个性化推送服务，使用户能通过电子邮件、rss等方式进行个性化信息定制。3.2.3 加强与其他机构系统、服务的整合。一方面，通过与科研处、网络中心等部门合作，集成科研管理系统进行数据交换，开发统一登录接口，进行用户身份认证，方便用户提交信息；另一方面，通过sfx等数字资源整合软件，实现与馆藏目录、全文数据库、二次文献数据库等资源的无缝链接，使用户不必在多个平台进行重复查询，即可获取条目的所有相关信息，以提高资源利用效果。3.3 拓展机构之间的合作机构合作的一个重要方面是建立ir联盟，协作建设机构库。就ir联盟的合作范围而言，可优先开展区域、系统内的合作。高校是机构库建设的重要主体，而高校图书

14、馆向来有良好的合作传统，这些合作基础可在ir联盟中得到拓展和利用；就ir联盟的运作方式而言，可推选实力较强的机构负责系统开发和标准规范的制定并进行推广，可通过学术研讨会等方式，就机构库建设中的各种共性问题，开展讨论和经验交流，以推动合作实践发展。机构库还应加强与oai服务商、搜索引擎、数据库商等相关机构的合作。如积极加入roar、opendoar等机构典藏组织，在oai网站上注册为数据提供者和增值服务提供者开放元数据记录等，从而使机构库内容能够被搜索引擎、大型数据库及其他检索工具发现和索引，使用户能够从主流信息渠道了解并获取机构库资源，扩大机构知识资产的传播和利用范围。总而言之，机构库建设涉及组织管理、技术环境、思维观念等多方面因素。ir建设者应全面