公司办公室管理制度

1、第1页 共21页公司办公室管理制度公司办公室管理制度 青海河湟农业投资有限公司 办公室 管理制度办公区域管理制度 一、目的 为保障公司优美的办 公环境和员工的身心健康，树立公司良好的企业形象，特制定 本制度。二、适用范围 本管理制度适应于公司所有员工办公区域 管理。三、制度内容1、公司员工应严格遵守公司的作息安排， 实行上下班打卡的考勤制度，并提前做好上班前的各项准备工 作；2、公司员工在工作时间内不得擅离岗位，如需因公外 出，必须事前向领导报备并做好外出登记；3、公司组织的各 项会议或活动，参加人员应提前3-5分钟到场等候；4、办 公时间不得因私会客,接打私人电话必须简短，在办公区域拨 打电

2、话原则上不得使用免提；5、办公电话铃响后需及时接听，若本人不在座位，就近同事需帮忙接听。接听外部来电时 需统一问候语：“您好！青海河湟农业投资有限公司！”通话过程中，语 言清晰、简练，音量适中，时间不宜过长；态度要热情、有礼 貌、有耐心；6、办公区手机铃声应调低，会议期间关闭手机或者设定在震动状态；7、工作时间，不得闲聊，严禁浏览与 工作无关的网页，不得阅读与工作无关的书刊，不得擅自翻阅 不属于自己的文件、资料等；8、办公区严禁大声喧哗、嘻笑 打闹 、聚堆聊天；不得使用不文明语言,待人接物文明礼 貌、主动热情，做到来有迎声，问有回声，第2页 共21页走有送声。非紧急 情况,不得在办公区内奔跑，

3、喊人；9、办公区域、会议室严 禁吸烟；10、 下班或办公室无人时， 须关闭所有电源， 将资 料、印章、票据锁入抽屉内方可离开；11、个人办公区域及 公共区域应保持环境整洁，办公设备及各种文件、物品摆放整 齐。员工每日上班后要对本部门的公共区域和个人桌面、 电脑 等设备进行例行整理、 清洁；12、会议室由办公室统一管理 安排，如有需要提前向办公室申请。会议室要保持桌椅摆放整 齐、桌面干净，地面整洁。会 议结束后应及时安排保洁人员 进行清扫；13、各部门使用会议室后要对会议室的纸杯、纸 屑等物品进行清理，并将接待椅摆放回原处；14、要爱护公司固定资产，发现损坏应及时向办公室报修，无法修复的由办 公

4、室按资产报废流程做报废处理。因故意或使用不当损坏公物 者，应予以相应赔偿；15、每位员工要自觉维护人身与公司 财产不受侵害，确保对防火、防盗设施检查、维护到位，提高 警惕、消除隐患，预防各种事故的发生；16、员工上班时须 统一穿着工服，并佩戴工牌。四、本办公区域管理制度自发布之日起实施。办公用品管理制度 一、目的 为规范公司办公用品管理 使办公用品的购置、领用、发放、使用和管理有序进行，特拟 定本办公用品管理制度。二、适用范围 本管理制度适应于公司办公用品管理。办 公室是公司办公用品的归口管理部门，负责办公用品的配置、 统计、采购、发放、维修、更新等工作。第3页 共21页三、制度内容1、办公用

5、品的分类1.1固定资产类用品 包括办公家具、办公设备、通讯设备、投影设备、电脑等价值1000元以上的办公用品。1.2办公耗材类用品:包括文书用品、电脑附件、日常 办公生活用品及其他价值1000元以下低值易耗品等。2、办公用品的购置 办 公室根据各部门需求汇总后制定 需求计划，经公司领导批准后统一购置。3、名片的印制与管理 公司员工可根据工作需要印制名 片，经分管领导批准，由办公室按同一格式统一印制。员工离 职，应将剩余的个人名片交办公室处理。4、图书、报刊的订购与管理 各部门根据工作需要，申请 购买与工作相关的图书、刊物等交由办公室统一编号、盖章后 保管。5、办公用品的维护与更新办公用品的日常

6、维护由办公室 专人负责，包括保管、维护等。需要更换或更新的用品，由各 部门提出需求，报公司领导审批，办公室统一购置。6、办公用品的保管 由办公室指定专人 负责，分类保 管。7、办公用品的盘点 固定资产： 每年至少盘点一次其数量及使用情况。8、附件8.1固定资产申请表8.2办公用品申购表 四、 本办公用品管理制度自发布之日起实施。五、本办公用品管理制度由公司办公室负责解释。附件8.1:固定资产申请表 编号 申请部门 申请日期 提 供日期 经第4页 共21页办人 工作需求 说明 部门领导确认 办公室 拟办意 见 相关专业部门 意见 部门领导确认 分管领导意见 公司领 导意见 日期：日期：注：提出申

7、请的部门，请提前五天将该表提交办公室。附件8.2：办公用品申购表 青海河湟农业投资有限公司办公用品申 购表 部门：日期：序号 名称 规格 单位 数量 备注1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 12 13 14 15 16 17部门领导：申请人：案管理制度 一、目的 为进一步加强公司档案管理，逐步 实现公司档案工作规范化，不断提高档案的管理水平，更好地 为企业建设和发展服务，结合本公司实际，特制定本制度。二、适用范围 本制度适用于公司全面运营初期档案管理 工作。办公室配备专职档案管理人员，对公司的档案（除工程、 财务档案外）实行集中统一管理，为公司积累档案史 料，为 各部门提供档案服务。

8、三、制度内容1、档案材料的形成1.1档案是指本公司 履行职能活动过程中直接形成的，反映本公司各种职能活动历 史面貌的，依法归档的，对本公司各项工作具有凭证和查考价 值的各种文字、图表、声像第5页 共21页等形式的原始记录。1.2档案须由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负 责收集、整理，及时送交公司办公室集中统一管理，不得由承 办部门或个人分散保存。2、档案的管理2.1档案按年度立卷归档。办公室档案管 理人员于次年四月底以前将公司及各部门上年度在工作中形成 的文书材料和外来文件收集齐全进行立卷归档 。纸质媒体档 案应按时间顺序在材料上标明序号，且序号具有唯一性，与档 案管理系统记载的内容一一

9、对应，便于查找。2.2公司设立档案室。档案室必须具备良好的卫生环境和 防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物和防污 染等安全措施。2.3存放档案必须有专用加锁柜， 箱柜排列要整齐规范、便于查找。3、档案的借阅利用3.1借阅者必须严格办理借阅登记手 续，凡要借阅档案，必须详细填写档案借阅登记/审批 表，查阅完毕，尽快归还，以防遗失。5.2外单位利用本单位档案须持合法介绍信，经分管档案 工作的领导同意，填写档案借阅登记/审批表，并在规定 的期限内归还。3.2.1借阅上级机关下发的三密（秘密、机密、绝密）文 件和公司领导班子会议、党支部会议的原始记录等重要档案资 料，须经董事长或总经理批准

10、，并填写档案借阅登记/审批 表。4、档案的销毁4.1根据档案保管期限的规定，每五年一 次在办公第6页 共21页室分管副总领导下，由档案管理部门和有关业务部门 专业人员共同组成鉴定、销毁小组，对档案进行鉴定与销毁。6.2销毁失去保存价值的档案须由档案专员提出意见，填 写 档案销毁清单，经办公室负责人审核、分管领导批准 后，指定专人负责监销，在销毁清册上注明“已销毁”字样并 签。五、附件1、档案借阅登记/审批表2、档案销毁清单六、本档案管理制度自发布之日起实施。七、本档案管理制度由公司办公室负责解释。附件1：档案借阅登记/审批表 序号 借出 日期 借出单位 档案 题名 借出档号 联系电话 利用目的

11、 审批人 借出人签名 归还 日期1 2 3 4 5 6 7 89 10附件2：档案销毁清单 序号 档号 题名 文件编号 责任者 档案备 注 是否销毁1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13电脑使用制度一、目的 为了规范公司办公电脑的使用与管理，提高工作效 率，确保电脑及局域网正常运作，特制定本制度。二、适用范围 本制度适用于公司全体工作人员； 本制度 所称电脑主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、以及所有的电脑网 络产品和附属设备，各类应用软件等。三、制度内容1、公司配备的电脑设备，实行使用人负责 制，未经第7页 共21页使用人允许，他人严禁擅自使用。2、公司电脑是公司员

12、工教育学习、处理信息和整理资料的重要工具，只能用于工作。严禁在工作时间浏览与公司 作无关的网页、资料，严禁利用电脑玩游戏、看视频、网上聊 天、网上购物、播放反动或黄色音像、访问不健康的网站等。3、QQ使用规定：QQ工具只能用来联系与工作有关的事宜，包括文件的传 输、相关单位和人员的沟通联系、信息的发布等，禁止利用QQ工具同与工作无关的人员聊天，传输文件等。4、电脑使用中出现软件系统损坏应及时报修，个人不得 随便安装网上下载的软件，严禁私自安装聊天、游戏等与工作 无关的软件。如因私自安装无关软件造成电脑系统损坏的，由 责任人负责维修或赔偿等值电脑。个人不能私自对电脑软件进 行改动、安装或删除等操

13、 作。5、任何人不得自行调换、拆卸、处理电脑及附属设备。 设备的配备、更新、维修和报废都须按程序通知办公室或信息 部。由于操作不当造成硬件损坏，由个人自行维修或赔偿等值 同类硬件。6、发现电脑故障时应及时报修，不得擅自进行维护。电 脑设备维修应由部门组织进行。严防电脑病毒入侵，其它单位 或个人的外部存储设备（如软盘、U盘、硬盘等）不得随意连 入电脑，确有必要连入的必须事先进行病毒扫描。7、禁止在非正常状态下使用电脑，硬件或应用软件出现 异常，应第8页 共21页及时报修。8、未经部门负责人同意，电脑及其附属设备不得外借。9、电脑资 源紧缺时，遵循紧急事务优先原则协商解决。10、相关使用人员离开座

14、位超过半小时需关闭显示器，以 延长显示器的使用寿命和节约用电，下班后需按正确方法关 机，并关闭电源，方可离开。11、安全规定11.1各部门或个人应高度重视部门数据的 保护。1.1.1严格遵守保密协议，使用人员不得将保密文件资料 上网共享。1.1.2重要的部门或个人文档必要时需加密；对公司或个 人的资料，未经允许任何人不得进行改动，或者告之部门之外 的人员。1.1.3信息部应按照规定做好电脑权限管理。12、罚则12.1违反规定者视情节轻重给予警告 、记过或开除处分，同时月底绩效考核给予最低评价。四、本电脑使用管理制度自发布之日起实施。五、本电脑使用管理制度由公司办公室负责解释。 公文管理制度 一

15、、目的 为规范公司公文管理，提高办文效率，特制定本制度。二、适用范围 本制度所指的公文是指经由公司办公室收 发的外部文件和内部文件。三、制度内容1、公文管理机构及职责1.1办公室为公 司公文归第9页 共21页口管理部门。1.2办公室设立专人负责公文管理的相关工作： 包括收发公文，整理并归档留存。2、常用公文分类2.1决定： 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。1.2.1.2通知： 适用于转发政府、主管上级等单位的公文；发布规章；传 达要求各部门办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项。1.2.1.2通报： 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。1.2.1.2报告（含情况说明）：适用

16、于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。1.2.1.2请示： 适用于向上级请求指示、批准的事项。1.2.1.2批复： 适用于答复各单位请示事项。1.2.1.2函：适用于不相隶属企业间相互商洽工作、询问和答复问题， 向主管部门请求批准和答复审批事项。1.2.1.2会议纪 要： 适用于记载和传达会议情况和议定事项。3、行文规则3.1公文必须坚持逐级上报。各部门上报的 文件须逐级报送部门经理、总监、副总经理、总经理、董事长 审批。5.2呈报总经理签批的文件由办公室专人负责转呈，如需 向总经理详细说明的可由各部门负责人或分管领导直接呈报总 经理签批。第10页 共21页5.3总经理批示相关部门办理的

17、公文，办公室负责催办、 督办，并及时向总经理汇报办理情况。5.4公司红头文件适用于需遵照执行的制度、规定、决 定、决议、纪要、任命及上报请示等，由办公室统一办理，经 公司总经理或董事长签发后方能生效。5.5红头文件成文日期以签发日期为准，联合行文以最后 签发日期为准。4、处理要求4.1公司公文统一按照以下要求进行编辑： 标题字体为二号、宋体加粗；正文字体为三号、仿宋；行 间距为1.5倍行距。6.2公文内容凡涉及国家秘密及企业商业保密的，经办人 员必须按照国家保密局相关规定做好保密工作。6.3公司所有公文须上交一份到办公室存档保管。5、内部公文流转5.1公司及各部门的重要经营事项，应 由相关部门

18、在充分调研和沟通的基础上提出决策建议，依据相 关管理规定形成书面报告，并与公司有关领导进行沟通后再以 部 门的名义报送审批。为便于沟通，报告正文须附上联系人 及其办公电话和手机号码。内部请示报告由报文部门成功报出后，由办公室专人 进行初审，再由办公室负责人提出办批意见，根据报告所涉内 容和相关管理规定依次送交有关部门负责人会签、分管领导审 核和主要领导审批；需要提交公司党政领导班子会议讨论决策 审议通过的事项，应依公司章程和管理制度的规定依次履行相 关程序审批同意后，由报文部门按批示意见执行。第11页 共21页内部请示报告的办理人收到文件后应尽快研究，并在 规定的办文时限内提出意见。“紧急”类

19、文件必须在文件流转 到达之日起1个工作日内办理完毕，“重要”类文件必须在 文件流转到达之日起2个工作日内办理完毕，“ 普通”类文 件必须在文件流转到达之日起3个工作日内办理完毕。如遇 特殊情况不能在规定时限内办理完结的，办理当事人必须在办 文时限内向总经理办公室进行说明。公司的规章制度颁布及其修订、活动或会议通知、会 议纪要、人事任免、重要信息等事项均通过“发文”或“公 告”形式发布。凡以公司名义上报或下发的文件，应由相关事 项经办部门拟稿，经分管领导或主要领导审核批准，交由办公 室对其文字和格式等进行审核修订后正式发布。以公司名义上报政府有关部门及总公司的正式文件，一般根据业务分工，分别由各

20、部门草拟，然后经董事长或总经 理签发，由办公室编号、打印、盖章，专人负责上报。文稿校 对一般由拟稿人负责，公司领导亲拟的文稿由归口部门负责。6、 外部公文管理6.1政府有关部门及总公司发布的文 件和资料，由办公室根据文件性质和内容呈报总经理或董事长 批阅，办公室根据领导的批示意见，转发相关部门承办并跟踪 督办。办公室负责所有外来文件及有关法令、法规、各类规 章制度的接收、登记、处理、整理编号并存档。各部门接收到 相关文件后，统一送交办 公室管理。第12页 共21页7、 附件 四、 本公文管理制度自发布之日起实施。五、本公文管理制度由公司办公室负责解释。车辆管理制度 一、目的 为规范公司车辆管理

21、，保障正常 工作秩序，合理调配车辆资源，确保员工人身财产安全，特制 订本管理制度。二、适用范围 本制度适应于公司公务用车的管理。办公 室负责公司公务车辆和员工班车的统一管理与调配，为公司各 项业务工作提供交通运输服务。车辆驾驶员必须严格遵守交通 规则和各项规章制度。三、制度内容1、公务用车管理1.1车辆的使用管理各部门如需公务用车，应提前一天或当日上班后一小时 内向车辆管理人员提出用车申请，填写派车单，经部门负 责人和分管领导审批后，提交办公室负责人签字后交车辆管理 人员，车辆管理人员根据行车时间、人数、前往地点等合理调 派车辆。市外业务用车及节假日用车的，经部门负责人、分 管领导和行政副总审

22、批后，须经公司总经理审批。在市内因业务需留公车过夜的， 应在派车申请单上 填写清楚并取得使用部门负责人、部门分管领导和行政副总的 同意，特殊情况的电话请示部门负责人、部门分管领导和行政 副总同意后，报办公室 负责人备案。驾驶员接到出车通知后，应提前检查车辆油料、车 胎、仪表等，确认车辆安全、正常后方可出车，收车后及时登 记出车记录表，严禁公车私用。第13页 共21页出车在外如无特殊情况不得随意改变行车线路，当 用车人提出更改线路时，如属公务可先执行，收车后及时报 告；如属私事，驾驶员有权拒绝。下班后及节假日，车辆停放在公司指定停车场。公务车行程公里数应与路程相符，超出部分应说明 原因。查无原因

23、的由车辆管理人员负责。公务车辆的保养和维修管理1.2.1车辆保养车辆管 理人员负责建立车辆管理档案，对车辆购置 时间、车辆型号、车牌卡、车架号、发动机号、充电器编号、 行驶状况、修理情况等做详细记录，并根据车辆的实际运行状 况安排保养。驾驶员负责做好下列保养工作：1) 车辆的例行保养，每天检查车辆状况；2) 按操作 规程行车；3)定期检查电池、机油、雨刷水，及时补充；4) 保持车辆清洁。车辆维修1.2.2.1机动车辆(公务车)实行定点 维修，由车辆管理人员负责对汽车修理厂进行评价，报办公室 负责人和行政总监批准，选择技术、质量信誉良好的修理厂进 行定点 修理。外出途中的修理，事后应及时报告。对

24、车辆修理，本着勤俭节约的原则，小故障由驾 驶员及车辆管理人员自己动手解决。自己无法修理的，由驾驶员填写车辆维修费用申请单经车辆管理人员审核，开出具 体修理项目并得到领导批准后，方可送到定点修理厂修理。第14页 共21页车辆维修时，驾驶员必须跟车，修理后驾驶员认 真检查、试车，并核准修理结算清单（须附材料及修理单 据），签字接收。修车单据经车辆管理员复核后，报分管领导 审核，经董事长、总经理审批后予以报销。车辆费用管理1.2.3.1对公务车燃油和附 属油 耗、杂费等进行严格管理。实行集中购买油料，专人负责，凭 卡加油。因特殊原因，公务车不能使用油卡加油，经车辆 管理人员签署意见并登记，填报公司报

25、销单，经办公室负责人 复核后，报行政总监审核，经总经理审批后方可报销。车辆管理人员负责对油耗、电耗、行驶里程数、 车辆状况进行登记。车辆事故处理1.2.4.1驾驶员在驾驶公务车执行 公务发生事故时，除报告保险公司、交警处理外，还要及时报 告车辆管理人员。如不报告，一切责任由驾驶员自负。责任划 分和经济赔偿按交管部门的裁定执行，如我方 负主要责任， 除保险公司赔偿外，其余损失1000元以内的当事人负责25%；1000元以上10000元以内的当事人负责20%；10000元以上的当事人负责10%； 如我方负次要责任及非人为因素造 成，除保险公司赔偿外，其余费用由公司承担。违反交通规则被扣证、扣车或罚

26、款，由驾驶员负 全部责任。不按规定停放，出现车辆被盗、损坏、损伤等情 况发生第15页 共21页的，由公车申请人负全责。擅自调用车辆办私事而发生交通事故造成的损 失，由当事人全部承担责任。严禁无证驾驶公务车辆。发现无 证驾驶公务车 辆的，要追究借车当事人责任，如造成后果的由无证驾驶者承 担。四、本车辆管理制度自发布之日起实施。五、本车辆管理制度由公司办公室负责解释。6.附件6.1派车单 附件1：派车单 青海河湟农业投资有限公司派车单 （出差核对凭 证） 青海河湟农业投资有限公司派车单 （出差核对凭证） 存根联 时间 车牌号派出联 时间 车牌号 驾驶员 下乡地点 驾驶员 下乡地点 出发里程数 回公

27、司里程数 出发里程数 回 公司里程数 加油时间 加油量 加油时间 加油量 事由 事由 审批领导 审批领导 用 车人 用车人 经办人 司机确认 经办 人 司机确认 印章管理制度 一、目的 为规范公司印章的使 用，确保印章的正常使用，维护公司的利益，特制定本制度。二、适用范围 本管理制度中所指的印章是在公司发行或 管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需 以公司名称证明其权威作用而使用的印章。三、制度内容1、公司印章类型 公司印章主要包括公司 章、董事会印章、党支部印章、法定代表人章、财务专用 章。2、印章的保管2.1公司公章由办公室负责保管，专人管 理使用。第16页 共21页b38

28、3055e-358f-458d-8a%98b-bc3c839f9026-Numbered_7b4addf8-e556-4597-8f14-7fc4f6361c99-Numbered_562法定代表人章一枚，党支部印章一枚，分别由办公室 专人负责管理。b383055e-358f-458d-8a%98b-bc3c839f9026-Numbered_7b4addf8-e556-4597-8f14-7fc4f6361c99-Numbered_562财务专用章一枚，由财务总监负责管理。b383055e-358f-458d-8a%98b-bc3c839f9026-Numbered_7b4addf8-e55

29、6-4597-8f14-7fc4f6361c99-Numbered_562未经法人代表授权及批准，任何部门和个人不得擅自 刻制公司印章。3、印章管理人员主要责任3.1印章管理人员要坚持原 则，自觉遵守保密规定，严守秘密，严格按照用章管理规定办 事。2444f6ee-8689-4fe7-bda6-877e0b7c2a26-Numbered_1275e466-3c4d-4c5f-9933-86f8c9031378-Numbered_cbd印章管理人员用章时，应当审阅、了解用章内容，同 时检查留存材料是否齐全。2444f6ee-8689-4fe7-bda6-877e0b7c2a26-Numbered

30、_1275e466-3c4d-4c5f-9933-86f8c9031378-Numbered_cbd印章管理人员对每次用章进行严格登记，登记本按年 度存档室。登记的项目包括：编号、用章日期、用章单位或部门、批准人、用章经办 人、办文名称 等项。2444f6ee-8689-4fe7-bda6-877e0b7c2a26-Numbered_1275e466-3c4d-4c5f-9933-86f8c9031378-Numbered_cbd盖章位置要恰当、印迹要端正、清晰；印章名称要与 盖章件落款一致；不漏盖、不多盖。2444f6ee-8689-4fe7-bda6-877e0b7c2a26-Number

31、ed_1275e466-3c4d-4c5f-9933-86f8c9031378-Numbered_cbd印第17页 共21页章管理人员要对印章进行维护，保证印章清晰、端 正。2444f6ee-8689-4fe7-bda6-877e0b7c2a26-Numbered_1275e466-3c4d-4c5f-9933-86f8c9031378-Numbered_cbd印章管理人员如工作变动，应及时上交印章，由印章 管理承接人员办理接收印章手续，不得私自转交他人。4、印章使用申请、审批4.1公司各部门需盖公司印章 的，应提交印章使用申请， 由经办人以“一文一表”的方式填 写 印章使用申请表 ，并要注明用章缘由，然后持需盖章文 件获取公司分管领导、行政总监、总经理、董事长审批意见和 签字。攀 搀搀 一甀洀戀攀爀攀搀开挀挀挀昀 昀 昀 戀 昀搀戀戀攀昀 一甀洀戀攀爀攀搀开搀昀挀愀 昀昀戀 攀 戀攀 愀%24833 攀戀戀挀在公司协同平台完成了审批程序的，则将审批页 （请示/